Packstationen für Behörden: Mehr als nur Schließfächer

Herausforderung: Postberge und starre Prozesse

In Behörden fallen täglich Hunderte von Briefen, Akten und Paketen an. Oft werden diese noch mit Papierlisten verteilt oder in überfüllten Posträumen zwischengelagert. Die Folgen sind Suchzeiten, Verzögerungen oder sogar Verluste. Auch für Bürger ist die Situation unpraktisch: Dokumente können oft nur zu bestimmten Öffnungszeiten abgeholt werden, Warteschlangen am Schalter sind die Regel.

Die COSYS Lösung: Digitalisierung von Hauspost und Bürgerdiensten

Mit der COSYS Inhouse Logistik Software wird die gesamte Prozesskette digital erfasst und transparent abgebildet – vom Wareneingang über die interne Verteilung bis hin zur finalen Zustellung oder Selbstabholung. Jede Sendung wird per Barcode-Scan erfasst, automatisch einem Empfänger zugeordnet und im System lückenlos dokumentiert. Digitale Unterschriften und Fotodokumentation ersetzen Papierformulare und stellen eine revisionssichere Nachverfolgung sicher.

COSYS Smart Locker erweitern den Service gleich doppelt: Einerseits können Bürger ihre Dokumente wie Ausweise, Bescheide oder Unterlagen flexibel und kontaktlos abholen – unabhängig von Schalterzeiten. Andererseits dienen die Schließfächer auch als sichere Übergabepunkte innerhalb der Verwaltung, etwa für den Austausch wichtiger Akten oder Unterlagen zwischen verschiedenen Abteilungen oder Behördenstandorten. So profitieren sowohl Mitarbeitende als auch Bürger von mehr Flexibilität, Sicherheit und Transparenz.

Software, Hardware und Service aus einer Hand

Das Besondere an COSYS: Behörden erhalten ein Rundum-sorglos-Paket.

• Software: modular, erweiterbar, integrierbar in bestehende Systeme wie DMS, ERP oder Active Directory.
• Mobile Datenerfassung: ob Tablet, Smartphone oder MDE-Gerät – alle Sendungen lassen sich mit leistungsfähigem Barcodescanning erfassen.
• Smart Locker Integration: elektronische Schließsysteme sorgen für Sicherheit und ermöglichen 24/7-Abholung.
• Backend & WebDesk: im COSYS WebDesk können Administratoren alle Sendungen, Nutzerrechte und Statistiken verwalten.
• Business Intelligence: Dashboards zeigen u. a. Paketvolumen, Durchlaufzeiten oder Engpässe auf – ein wertvolles Werkzeug zur Prozessoptimierung.
• Service: von Installation über Wartung bis Schulung sorgt COSYS für einen reibungslosen Betrieb.

Praxisbeispiel: Stadtverwaltung mit Bürger-Locker

Eine große Stadtverwaltung stand vor der Herausforderung, täglich mehrere Hundert interne Postsendungen und Bürgerdokumente zu bearbeiten. Mit COSYS wurde der Prozess vollständig digitalisiert: Posteingang per Barcodescan, automatische Dokumentation im System, interne Hauspostzustellung mit mobilen Endgeräten und Übergabe an Bürger über Smart Locker. Das Ergebnis: weniger Personalaufwand, klare Nachverfolgbarkeit und ein Service, den die Bürger als echten Mehrwert erleben.

Nachhaltigkeit und Sicherheit im Fokus

Neben der Effizienz spielt Nachhaltigkeit eine zentrale Rolle. Durch digitale Prozesse entfallen Papierlisten, Fahrwege von Kurieren werden reduziert und Ressourcen geschont. Gleichzeitig sorgen Funktionen wie digitale Unterschrift, Authentifizierung per Single-Sign-On oder Rollenzuweisung für höchste Sicherheit.

Fazit: Zukunftsorientierte Verwaltung mit COSYS

Für Behörden und Verwaltungen ist die Kombination aus Inhouse Logistik Software und Smart Locker der Schlüssel zu moderner Post- und Dokumentenlogistik. COSYS bietet nicht nur Schließfächer, sondern eine integrierte Gesamtlösung, die Effizienz steigert, Nachhaltigkeit fördert und Bürgern echten Komfort bietet.

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