SharePoint Data Governance mit dem neuen ShArc Policy Management Feature

Gefragt ist heute vor allem Automatisierung: Regeln, die sicherstellen, dass Dateien am richtigen Ort, zur richtigen Zeit und unter Einhaltung aller Compliance-Vorgaben abgelegt werden, ohne die Produktivität der Endanwender zu beeinträchtigen.

Genau das liefert das neue ShArc Policy Management. Mit flexiblen Offloading-Regeln und einer hierarchischen Struktur, die speziell auf Microsoft 365 abgestimmt ist, gibt ShArc IT-Admins und CIOs die Möglichkeit, Speicher intelligent zu verwalten und gleichzeitig alle Daten sicher im eigenen Azure-Tenant zu halten.

Funktionsübersicht: ShArc Policy Management

Das Feature führt ein regelbasiertes Automatisierungs-Framework ein, das festlegt, welche Dateien in SharePoint verbleiben und welche in Azure Blob Storage ausgelagert werden. Ziel ist es, Kosten zu senken, die Performance zu optimieren und Compliance-Anforderungen zu erfüllen und das ohne zusätzlichen Administrationsaufwand.

Zentrale Funktionen im Überblick

• Hierarchische Policy-Struktur: Regeln lassen sich auf Domain-, Site-, Subsite- oder Library-Ebene festlegen.
• Flexible Kriterien: Offloading nach Dateigröße, Alter oder Kombination beider Faktoren.
• Smart Override System: Spezifischere Regeln überschreiben automatisch allgemeine.
• Exclusion Support: Sensible Abteilungen (z. B. HR oder Legal) können von globalen Regeln ausgenommen werden.
• Kombinierte Kriterien (AND-Logik): Präzises Targeting durch die Verknüpfung mehrerer Bedingungen.

Praxisnahe Beispiele

• Size-Based Policy: Dateien größer als 50 MB werden automatisch ausgelagert.
• Age-Based Offloading: Dateien älter als 6 Monate in der Marketing-Site werden verschoben.
• Kombinierte Kriterien: Dateien über 25 MB und älter als 8 Wochen werden archiviert.
• Hierarchy Override: Während die Standardregel Dateien ab 100 MB verschiebt, gelten für HR strengere 10 MB.
• Exclusion Policy: Alle Dateien älter als 12 Wochen werden ausgelagert – mit Ausnahme der Rechtsabteilung.

So funktioniert das Hierarchiesystem

ShArc orientiert sich an der natürlichen SharePoint-Struktur:

Domain (Tenant)

• Site Collections
• Subsites
• Libraries

Regelprinzip: Library > Subsite > Site > Domain – je spezifischer die Ebene, desto höher die Priorität.

Policy-Kriterien im Detail

• Größe: z. B. Size > 50MB → Großdateien effizient auslagern.
• Alter: z. B. Age > 12 Wochen → Selten genutzte Daten entlasten den Hauptspeicher.
• Kombination: z. B. Size > 25MB AND Age > 8 Wochen → Nur große und inaktive Dateien werden verschoben.
• Exclusions: z. B. Ausschluss der Legal-Site von globalen Regeln → Schutz sensibler Daten.

Warum ShArc Policy Management ein Gamechanger ist

Mit ShArc Policy Management erhalten IT-Teams ein flexibles Steuerungsinstrument, das:

• Kosten massiv reduziert
• Compliance sicherstellt
• Speicher entlastet, ohne Nutzererfahrung einzuschränken

Endanwender greifen weiterhin wie gewohnt über SharePoint oder Teams auf ihre Dateien zu – IT-Abteilungen genießen dagegen deutlich mehr Kontrolle, Transparenz und Effizienz.

Mit dem neuen Policy Management-Feature setzt ShArc einen Standard für intelligente SharePoint-Datensteuerung. Unternehmen können damit nicht nur ihre Speicherstrategie optimieren, sondern auch Governance und Compliance auf ein neues Niveau heben.

Hier geht es zu allen Fetaures, die ShArc bietet: layer2-sharc.com/features