Praxisbeispiel Meinhardt, Gieseler & Partner mbB: Mit Kanzlei-Digitalisierung REFAs um 10 Prozent entlasten

Mit Digitalisierung Zukunftssicherheit gewährleisten

Die bundesweit tätige Kanzlei mit 12 Rechtsanwälten und 13 Mitarbeitenden hatte sich angesichts steigender Anforderungen und wachsender Komplexität entschlossen, ihre Kanzleistrukturen zu digitalisieren. Klassische Arbeitsmittel wie Aktenordner oder Fax reichen nicht mehr aus – gefragt sind digitale Prozesse, ortsunabhängiger Dokumentenzugriff und zentrale Wissensverfügbarkeit. Nach einer Marktanalyse entschied sich die Kanzlei – als langjähriger Winmacs-Nutzer – für einen Test der Lösung stp Documents. „Die Kombination aus Documents und Winmacs war für uns die richtige Entscheidung“, sagt Rechtsanwalt Johannes Meinhardt. Eine interne Arbeitsgruppe prüfte die Funktionen und das Effizienzpotenzial intensiv, um den Nutzen und Aufwand der Umstellung realistisch bewerten zu können.

Begeisterte Mitarbeiter und messbare Erfolge

Nach dem überzeugend verlaufenen Test wurde stp Documents eingeführt und inzwischen arbeiten nahezu alle Mitarbeitenden mit der Lösung und profitieren von automatisierten Abläufen, mobilem Arbeiten, besserer Recherche und Kommunikation sowie höherer Transparenz. Besonders erfreulich sind die messbaren Effekte: Das Sekretariat spart dank intelligenter Workflows täglich rund 45 Minuten pro Person – das entspricht 49 Stunden pro Woche. Auch die Anwälte gewinnen durch sofort verfügbare Informationen und wegfallende Aktenrecherche täglich etwa 30 Minuten für abrechenbare Tätigkeiten – hochgerechnet 30 Stunden pro Woche für die 12 Berufsträger.

Vor der Einführung von stp Documents hatte die Kanzei klare Ziele definiert: bessere Kommunikation, moderne Aufgaben- und Dokumentenverwaltung, ortsunabhängiger Zugriff sowie effizienterer Austausch mit Mandanten. Laut Johannes Meinhardt wurden alle Erwartungen erfüllt. „Alle arbeiten immer auf dem aktuellen Stand – das spart Zeit, Nerven und steigert die Profitabilität“, so Meinhardt. “Zudem stärkt die moderne IT-Struktur die Position der Kanzlei als attraktiver Arbeitgeber. Insgesamt hat sich das Digitalisierungsprojekt durch effizientere Workflows und einen standardisierten Informationsfluss voll ausgezahlt – fachlich wie strategisch.”

Mehr Informationen unter: So entlasten wir REFAs und Sekretariat um 10 Prozent!