Die apoprojekt GmbH setzt auf digitale Bürgschaften mit Trustlog

Digitale Effizienz statt Papierberge

Für uns bei apoprojekt ist die Digitalisierung ein sehr großes Thema.“ Lucia Plüschau arbeitet in der Hauptverwaltung von apoprojekt in der kaufmännischen Abteilung. Und dort ist man sich sicher: Der Digitalisierung gehört die Zukunft. Hier in Hamburg werden alle Bürgschaften der sechs Niederlassungen von apoprojekt zentral verwaltet. Weit über 50 Bürgschaften gehen so pro Monat über den Schreibtisch von Lucia Plüschau und ihren Kolleginnen und Kollegen in der Buchhaltung. Vor der Nutzung von Trustlog bedeutete dies Berge an Papier – und manchmal auch längeres Suchen darin. Die Buchhaltung in Hamburg verwaltet über 50 Bürgschaften pro Monat, was früher viel Papier und langes Suchen bedeutete. Wurde etwa eine Bürgschaft versehentlich an eine der sechs Niederlassungen geschickt anstatt in die Hauptverwaltung, musste sie erst auf dem Postweg nach Hamburg gelangen und dann hausintern verteilt werden. Das alles konnte Tage dauern. Wenn dann noch ein Fehler in der Bürgschaft war, musste alles per Post wieder zurück – und verloren ging so eine Papierbürgschaft schon auch mal. „Und in der Zeit hat der Nachunternehmer natürlich noch kein Geld erhalten“, erklärt Plüschau.

Mit einem Klick, auf einen Blick – schnell und rechtssicher

Ab Januar 2025 verlängern sich diese analogen Prozesse sogar nochmals deutlich, denn dann tritt das neue Postgesetz in Kraft und Briefe dürfen länger unterwegs sein: Statt wie bisher nach einem Tag müssen sie erst nach drei Tagen zugestellt werden. Auch wenn der Aufwand je nach Bürgschaft sehr unterschiedlich ausfallen kann, so ist die Zeitersparnis dank Trustlog doch in jedem Fall groß: „15 Minuten Minimum pro Bürgschaft”, schätzt Plüschau. „Aufgrund der anhaltenden Rezession in der Bauwirtschaft wird das Thema Forderungssicherung immer größer und dementsprechend ist mehr Verwaltungsaufwand in der Buchhaltung nötig. Trustlog ist da wirklich eine große Hilfe, indem wir zumindest beim Thema Bürgschaften keinen Aufwand mehr haben.“ Besonders begeistert ist sie davon, wie schnell und unkompliziert die Enthaftung über die Trustlog-Plattform funktioniert. „Das war wirklich vorher ein großer Aufwand“, erinnert sie sich an die Papierprozesse. „Und so ist es wirklich nur ein Klick und die Arbeit ist einfach erledigt.“ Auch die umfangreichen Suchfunktionen, die über die Trustlog-Plattform möglich sind, erleichtern der Buchhaltung von apoprojekt die Arbeit mit den Bürgschaften: „Das ist wirklich praktisch“, so Lucia Plüschau, „anders wie bei Papierbürgschaften.“

Selbsterklärend, einfach, unkompliziert

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von apoprojekt waren anfangs zwar etwas unsicher, was die Nutzung von Trustlog angeht: „Weil es eine externe Plattform ist, und wir wussten auch nicht, wie genau sich das mit unserem ERP-System vereinbaren lässt“, räumt Lucia Plüschau ein. Doch schnell wurde klar, dass die Skepsis unbegründet ist. „Die Einführung von Trustlog war eigentlich relativ simpel“, beschreibt sie: „Es ist wirklich logisch aufgebaut und genau das, was man sucht, findet man auch.“ Zudem stand Trustlog bei jedem Schritt der Einrichtung mit umfassender Kundenbetreuung zur Seite – und wenn apoprojekt Änderungswünsche äußerte, hat Trustlog umgehend reagiert und Verbesserungen im Sinne des Kunden sofort umgesetzt. „Mit dem Kundensupport sind wir sehr zufrieden“, unterstreicht Plüschau. „Mittlerweile brauchen wir diesen Support aber gar nicht mehr, weil es eigentlich selbsterklärend ist.“ Bleiben da noch Wünsche für die Zukunft? „Wünschenswert wäre für uns auf jeden Fall noch, da es eine externe Plattform ist und nicht direkt mit unserem ERP-System matcht, dass man da eine Schnittstelle herstellt“, erläutert sie. Auch hier entwickelt sich Trustlog stetig in Zusammenarbeit mit ERP-Partnern weiter und arbeitet bereits an einer solchen Schnittstellenlösung.

Digital in die Zukunft

Die Auftragnehmer von apoprojekt haben auf die digitale Umstellung sehr unterschiedlich reagiert: Manche waren sofort begeistert, andere hatten zunächst Vorbehalte. Aber wer einmal erlebt hat, dass die Ausstellung einer Bürgschaft mit Trustlog eine Sache von Sekunden sein kann, ist schnell überzeugt. Lucia Plüschau hofft, zukünftig noch mehr Versicherer und Geschäftspartner für die Plattform gewinnen zu können – doch wie kann man Menschen, die an Papierprozesse gewöhnt sind, für die neuen, digitalen Prozesse begeistern? apoprojekt hat eine Strategie: Das Unternehmen erklärt jedem Auftragnehmer die Vorzüge digitaler Bürgschaften und empfiehlt die Nutzung von Trustlog. „Absoluter Pluspunkt ist natürlich die schnellere Zahlung“, betont Plüschau. „Und je mehr Vorteile wir unseren Auftragnehmern nennen können, desto mehr machen auch mit.“ Sie resümiert: „Wir würden uns langfristig auch vorstellen, dass wir sowohl unsere Nachunternehmer als auch unsere Auftraggeber alle von Trustlog überzeugen können.“ So ebnen apoprojekt und Trustlog der Digitalisierung in der Bürgschaftswelt den Weg.

Der Kunde

Im Jahr 2007 gegründet, ist apoprojekt heute ein führender Anbieter für alle Transformationsaufgaben im Immobilienbestand – von maßgeschneiderten Mieterausbauten bis hin zu komplexen Revitalisierungen und Refurbishments. Der Marktführer im Mieterausbau unterstützt Eigentümer, Makler, Asset und Property Manager sowie Mieter und Nutzer bei der ESG-konformen Zukunftssicherung und Revitalisierung ihres Bestands. Mit seinen knapp 600 Mitarbeitenden an sechs Standorten hat apoprojekt bereits rund 4.400 Projekte mit einem Bauvolumen von ca. 1,7 Mrd. Euro realisiert. Weitere Informationen finden Sie unter www.apoprojekt.de