Als erfolgreicher Energiedienstleister versorgt die OVE getreu ihrem Motto „Objekt-Versorgung mit rationellem Energieeinsatz“ mittlerweile über 400 Objekte im gesamten Bundesgebiet. Ziel dabei ist die möglichst weitreichende Entlastung des Kunden (Bauherren, Eigentümer und Nutzer von Immobilien) von allen Fragen im Bereich der Energieversorgung in Verbindung mit der preislichen Attraktivität des Endproduktes, indem die Planung und Errichtung von Energieerzeugungs- und -verteilanlagen, von Systemen der Mess- und Regeltechnik, die Finanzierung und den Betrieb von Anlagen sowie die Lieferung und Abrechnung des fertigen Endproduktes Wärme und – sofern ein Blockheizkraftwerk zum Einsatz kommt – des dezentral erzeugten Produktes Strom von OVE übernommen wird. Die dabei anfallenden Informationen und Dokumente sind je nach Objekt- und Projektbeschaffenheit äußerst vielfältig, oft miteinander verknüpft und müssen revisionssicher nach GoBD abgelegt sein.
Die Verwaltung und Organisation der Objekte und Projekte übernahmen die Mitarbeiter der OVE bislang in einem CRM-System (Customer Relationship Management), das jedoch keine Möglichkeit der Ablage für dazugehörige Dokumente, wie z. B. Verträge oder Belege, bot. Daneben spielten auch die Dokumente und Berichte rund um das ERP-System Microsoft Dynamics NAV eine große Rolle. Diese galt es in Zusammenhang mit ihrer jeweiligen Transaktion so zu archivieren, dass ein schneller und transparenter Zugriff sichergestellt wird.
OVE entschied sich zusammen mit TSO-DATA für den nächsten Schritt der Digitalisierung des Unternehmens, in dem man die CRM- und ERP-Prozesse durch ein DMS bzw. ECM-System verbessert.
"Unsere Anforderungen waren auch Herausforderungen, aber für uns letztlich unumgänglich, um für die digitale Zukunft richtig aufgestellt zu sein. TSO-DATA hat unsere Bedürfnisse auch im Detail verstanden und ein Konzept vorgelegt, das gemeinsam hervorragend umsetzbar war." erklärt dazu Dennis Birkenhäger (Controlling, Projektleitung), OVE Objekt-Versorgung mit rationellem Energieeinsatz GmbH & Co. KG.
Schneller Zugriff, Transparenz, Revisionssicherheit
Die Anforderungen der OVE enthielten neben dem Wunsch nach einem schnelleren Zugriff auf die vorliegenden Informationen auch den Bedarf nach einer einheitlichen und abteilungsübergreifenden Dateiablage, um so gleichzeitig mehr Transparenz zu schaffen. Da der Erfolg einer digitalen Transformation in einem Unternehmen aber auch am Anwender des neuen Systems hängt, war der OVE besonders wichtig, eine nutzerfreundliche Lösung einzusetzen, welche sich an die Bedürfnisse der Mitarbeiter und deren organisatorischen Strukturen anpassen lässt.
Aufgrund der Art der abzulegenden Dokumente (Belege, Verträge, etc.) und Informationen sollte die Lösung selbstverständlich auch die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) erfüllen und eine revisionssichere Ablage gewährleisten.
Smartes und zielgerichtetes Konzept
Um den Bedarf der OVE zu erfüllen, wurden ein Konzept erarbeitet, das im ersten Schritt die Ablösung des CRM-Systems durch die Dokumentenmanagementlösung M-Files vorsah und so eine zielgerichtete Verwaltung und Ablage von Projekten und objektrelevanten Dokumenten erheblich erleichtert. M-Files wird dabei in der Cloud betrieben und ermöglicht einen 24/7-Zugriff auf alle wichtigen Dokumente von nahezu jedem Ort. So ist für die Mitarbeiter der OVE sichergestellt, dass auf einem einheitlichen Informationsstand gearbeitet wird. Ein weiterer Vorteil der Cloudlösung ist, dass keine Investitionen in eine eigene Serverinfrastruktur mit zusätzlicher Wartung und ggf. weiterer Ressourcen erfolgen muss.
Die Herausforderung der Anbindung der von OVE eingesetzten ERP-Lösung Microsoft Dynamics NAV an M-Files wurde mittels des DMS Connector gelöst, einer von TSO-DATA für genau diesen Prozess entwickelten Schnittstelle. Das Add-on sorgt für einen reibungslosen Ablauf von Vorgängen wie der Archivierung von Eingangsrechnungen und Verkaufsbelegen. Parallel werden die Stammdaten des ERP-Systems repliziert, um Dokumente mit Bezug zu eben diesen Stammdaten (Debitoren, Verträge, Messstellen, etc.) in M-Files ablegen zu können.
Bei der Übertragung von Stammdaten und Vorgängen werden alle Dokumente aus dem ERP-System Microsoft Dynamics NAV automatisch in M-Files mit Informationen aus NAV versehen. Die Anwender können auf diesem Weg gescannte Belege aus der täglichen Eingangspost über das ERP-System in M-Files sichten und den richtigen Vorgängen zuordnen. Der Wunsch nach einem individuellen Genehmigungsworkflow im Rahmen der Rechnungsprüfung und -archivierung wird hierbei mittels M-Files zur Verfügung gestellt und erlaubt einen smarten Prüfprozess.
Proof of Concept
Um auch für OVE sicherzustellen, dass das erarbeitete Konzept der richtige Weg in die digitale Zukunft ist, wendet TSO-DATA eine eigens entwickelte Proof of Concept-Methodik an, die vor dem eigentlichen Projektstart wichtige Schritte durchspielt und das Zusammenspiel und die Belastbarkeit der Systeme prüft. Und so selbstverständlich auch als Grundlage für die spätere Investitionsentscheidung dient, denn in dieser Phase werden Lizenzgebühren für Software und ggf. Hardware von TSO-DATA übernommen. Da hierbei auch schon Soll-Anforderungen in einer Testumgebung umgesetzt wurden, ergab sich für OVE schnell ein klares Bild, dass das vorgeschlagene Konzept die Bedürfnisse voll erfüllt und die Umsetzung wurde angestoßen.
"Die große Anzahl an Dokumenten erfordert von uns eine saubere Organisation und Verwaltung. Dies effizient zu gestalten konnten wir mit den von TSO-DATA angebotenen Lösungen rund um das Dokumentenmanagementsystem M-Files perfekt abbilden." bestätigt Christoph Baumann (IT-Management), OVE Objekt-Versorgung mit rationellem Energieeinsatz GmbH & Co. KG.
Digitale Transformation – DMS im Zentrum
Um die im CRM-System vorhandenen Daten, wie bspw. Projekte, Objekte, Kontakte, Notizen etc., sauber zum Dokumentenmanagementsystem M-Files übernehmen zu können, setzte TSO-DATA auf die Schnittstelle seines Partners KingswaySoft. Die Anbindung von M-Files an das vorhandene ERP-System erfolgte dann wie geplant mittels des TSO-DATA Add-ons DMS Connector. Es bot sich an, in diesem Ablauf auch eine vollautomatische Belegverarbeitung zu integrieren. Hier griff man auf die Lösung Document Capture von Continia zurück, die einen effizienten Prozess bei der Rechnungsverarbeitung und parallel die Vorteile von ERP und DMS voll nutzt.
Die Abbildung des gewünschten mehrstufigen Genehmigungsworkflows für Rechnungen und Gutschriften ließ sich perfekt in M-Files darstellen und wurde von TSO-DATA mit der von OVE in M-Files festgelegten Metadatenstruktur konfiguriert.
Dank der strukturierten Konzeptschritte, einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit und gegenseitig tatkräftiger Unterstützung betrug die Projektdauer für die Gesamtumsetzung weniger als ein halbes Jahr.
Durch die intensive Nutzung von M-Files in zentraler Position wie bei der OVE, zeigt sich, dass ein intelligentes Dokumentenmanagementsystem sich auch als besondere Unternehmenslösung mit Mehrwert einsetzen lässt.
