Bei der Ablösung veralteter Systeme ist die Migration auf moderne KIS-Plattformen ein tiefgreifender, jedoch unvermeidbarer Schritt. Als digitales Herzstück einer Klinik verknüpft das KIS zentrale Bereiche wie Patientenadministration, medizinische und pflegerische Dokumentation, Abrechnung sowie Leistungs- und Diagnosenerfassung. Bei einem Wechsel müssen Daten sicher migriert, Schnittstellen zu bestehenden Systemen integriert, Prozesse neu definiert und Anwender umfassend geschult werden. Für die Häuser bedeutet dies einen hohen technischen und organisatorischen Aufwand. Gleichzeitig eröffnet der Wechsel die Chance, Strukturen zu modernisieren, Abläufe effizienter zu gestalten und die Patientenversorgung nachhaltig zu verbessern.

Ganzheitliche Begleitung durch x-tention

Das Leistungsspektrum von x-tention umfasst die komplette Projektbegleitung – von der strategischen Auswahl geeigneter Systeme über die sichere Datenmigration bis hin zur Prozessoptimierung und Schulung der Mitarbeitenden. Darüber hinaus stellt das x-tention Team während und in den ersten Wochen nach der Inbetriebnahme eine durchgängige Betreuung vor Ort sicher und steht den Kliniken auch bei der weiteren Betriebsführung als langfristiger Partner zur Seite. Ziel ist es, Kliniken nicht nur technisch, sondern auch organisatorisch und fachlich verlässlich durch den Wandel zu führen.

Einblicke aus der Praxis

Das Healthcare Consulting Team von x-tention hat in den letzten Jahren bereits mehrere große Krankenhäuser bei der KIS-Umstellung erfolgreich unterstützt. Am Klinikum Wels-Grieskirchen, dem größten Ordensklinikum Österreichs mit 1.248 Betten an zwei Standorten, wurde Ende 2023 zunächst das Radiologie-Informationssystem durch das RIS-Modul des neuen KIS abgelöst. Knapp ein Jahr später folgte die Inbetriebnahme des gesamten KIS im Klinikum.

Als strategischer Partner der IT- und Digitalisierungsabteilung des Klinikums Wels-Grieskirchen begleitete das Team von x-tention das Klinikum unter anderem bei der fachlichen Implementierung von Prozessen und Formularen, der Integration von Schnittstellen, der Datenmigration, der Durchführung von Systemtests, der Schulung der Nutzer und der Vorbereitung und Begleitung der Inbetriebnahme. Während der Umstellung standen mehr als 120 Mitarbeitende von x-tention drei Wochen lang rund um die Uhr vor Ort bereit und betreuten insgesamt 43 Ambulanzen und 46 Stationen. Im Vorfeld wurden 400 Key User und 2.400 Endanwender gemeinsam mit dem Digitalisierungsteam des Klinikums geschult.

Auch das Krankenhaus St. Josef Braunau mit 380 Betten konnte in Zusammenarbeit mit x-tention die größte IT-Umstellung in seiner Geschichte erfolgreich realisieren. In dem mehrjährigen Projekt wurden mehrere Einzelsysteme – etwa für Radiologie, OP oder Pflege – durch ein gemeinsames KIS ersetzt. Das System wurde exakt auf die Bedürfnisse des Hauses zugeschnitten und mehr als 1.300 Mitarbeitende wurden intensiv geschult. Zudem übernahm das x-tention Team während der Inbetriebnahme die übergreifende Koordination und Kommunikation, die Ticketbearbeitung und den First-Level-Support rund um die Uhr.

Ein zentrales Zukunftsprojekt für Kliniken

„Der KIS-Wechsel ist für Kliniken eine enorme Aufgabe – schließlich handelt es sich um das zentrale System, das nahezu alle Abläufe in Medizin, Pflege, Verwaltung und Abrechnung steuert“, erklärt Wolfgang Pramendorfer, Geschäftsführer von x-tention. „Wir sehen unsere Rolle darin, diese komplexen Veränderungsprozesse mit einem starken Team verlässlich zu begleiten. Eine erfolgreiche KIS-Umstellung gelingt nur mit professionellem Change Management und der konsequenten Einbindung aller Beteiligten. Da in den kommenden Jahren viele Kliniken vor genau dieser Herausforderung stehen werden, möchten wir mit unserer Erfahrung sicherstellen, dass Häuser diesen Schritt effizient und zukunftssicher meistern – unabhängig davon, welches System abgelöst wird.“

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