Seit 1995 erstellt das Planungsbüro Ledermann im unterfränkischen Mellrichstadt-Bahra. Freianlagen- und Flächenplanungen, insbesondere Bebauungs-, Grünordnungspläne, Umweltberichte, Prüfungen und Studien zum Artenschutzrecht oder zur Umweltverträglichkeit. Zum Team gehören neben der Landschaftsarchitektin und Geschäftsführerin Marion Ledermann drei Ingenieure, ein Bauzeichner und eine Diplom-Betriebswirtin zur Unterstützung der Geschäftsleitung. Unterstützt wird Ledermann seit 2014 auch von der Büro- und Projektmanagement-Software VVW Control sowie dem digitalen Bautagebuch. Beide Programme von Weise Software sind in der Serverversion an fünf PC-Arbeitsplätzen im Einsatz, die Bautagebuch-Software zusätzlich auch mobil auf einem Tablet mit Remote Desktop-Zugriff auf den Büro-Server.

AUSWAHL UND EINSTIEG "LEARNING BY DOING"

Auslöser für die Software-Beschaffung vor sechs Jahren war die ineffiziente Erfassung und Auswertung der Arbeitszeit über Excel-Tabellen. Deshalb hat sich Büroinhaberin Ledermann nach Alternativen umgesehen: „Nach einer Internetrecherche habe ich mehrere Programme ausprobiert und mich schließlich mit VVW Control für eine verständliche, einfach bedienbare und bezahlbare Zeiterfassung, Abrechnung und Nachkalkulation entschieden. Da ich später mehrere große Baustellen zu betreuen hatte, mit VVW Control und dem Service sehr zufrieden war, habe ich mich auch für das Bautagebuch von Weise Software entschieden“. In beide Programme hat sich Ledermann selbst eingearbeitet und dann das Wissen an ihre Mitarbeiter weitergegeben. Der Einstieg in VVW Control und das Bautagebuch erfolgte nach dem Prinzip "learning by doing", erinnert sich die Landschaftsarchitektin: „Wir haben zunächst Testprojekte angelegt und etwas herumprobiert, danach haben wird direkt mit einem Projekt begonnen. Bei Fragen haben uns die Mitarbeiter von Weise Software meist sehr kurzfristig mit Rat und Tat zu Seite gestanden.“

ZEITERFASSUNG OPTIMIERT DAS LEISTUNGSSPEKTRUM

Wichtig war und ist Ledermann eine sorgfältige Dokumentation der Arbeitszeiten – wegen der Projektkontrolle und wegen den flexiblen Arbeitszeitkonten im Büro. Die zeitnahe Zuordnung zu den Projekten und den Leistungsphasen vermittelt ein aktuelles Bild über den Projektverlauf und für welche Projekte mal wieder eine Rechnung fällig ist. Werden Büroleistungen angeboten, die nicht oder nur unzureichend in der HOAI beschrieben werden, kann das Büro auf Zeiterfassungen vergleichbarer Projekte zurückgreifen und realistische Werte eintragen. „Das hilft, besondere Leistungen kostendeckend zu kalkulieren, denn man unterschätzt oft den Aufwand“, berichtet Ledermann die Vorteile auch in Bezug auf das Leistungsspektrum sieht: „Die projektund leistungs-phasenbezogene Zeiterfassung ermöglicht uns, die Ausrichtung unseres Büros zu optimieren. Weil wir inzwischen genau wissen, was für unser Büro wirtschaftlich ist und was nicht, bieten wir beispielsweise bestimmte Projekttypen nicht oder eher hochpreisig an. Damit wissen wir auch, auf welche Projekte wir uns konzentrieren müssen.“ Auch die Möglichkeit, in VVW Control einzelne Leistungsphasen freizuschalten oder zu sperren, hat sich Ledermann zufolge bewährt: „Meine Mitarbeiter sehen damit, welche Leistungen beauftragt wurden und welche nicht. Das ist bei vielen kleinen, parallellaufenden Projekten sehr hilfreich, denn gelegentlich fordern Auftraggeber Leistungen ab, die nicht angeboten wurden und erst beauftragt werden müssen.“ Mitarbeiter-Vertragsdaten wurden vor Einführung von VVW Control in der Personalakte aufbewahrt – nun sind sie in den Mitarbeiter-Stammdaten hinterlegt: Daten zur Arbeitszeit, zur Urlaubsregelung, zu Sonderurlaub, zur Entlohnung etc. Das hat unter anderem den Vorteil, so Ledermann, dass Mitarbeiterzeiten, einschließlich der Über- oder Unterstunden oder der Urlaubsplanung stets abrufbar sind. Die Möglichkeit der Ressourcenplanung nutzt Ledermann nicht, da im Büro zu viele kleine Tätigkeiten parallel laufen und die Eingabe aller Tätigkeiten und Änderungen zu aufwändig wäre.

MEHR TRANSPARENZ, MEHR GEWINN

Durch die Budgetierung der einzelnen Leistungsphasen mit einem geschätzten Stundenkontingent haben die Mitarbeiter einen Überblick über vorgegebene Zeiten für bestimmte Tätigkeiten. Dadurch lässt sich die eigene Arbeitsleistung und die des Teams besser einschätzen. Auch die Rückmeldung, ob Projekte gut oder schlecht laufen, sorgt in Form einer roten oder grünen Ampel für mehr Transparenz, steigert die Identifikation mit dem Projekt und dem Büro. Für die Büroliquidität bietet mehr Projekttransparenz ebenso Vorteile: „Ich habe immer einen guten Überblick und kann entscheiden, wann wir für welche Projekte Abschlagsrechnungen schreiben sollten. Sofern Leistungsphasen budgetiert und der jeweilige Bearbeitungsstand konsequent eingetragen werden, kann man im Controlling detailliert und zeitnah alle Soll- und Ist-Daten auswerten, inklusive einer Jahresprognose und des monatlichen Mindestumsatzes. Das hat in unserem Büro inzwischen für gleichmäßigere Einnahmen, mehr Umsatz und Gewinn gesorgt“, freut sich Ledermann. Alle Angebote und Rechnungen werden über das HOAI-Modul von VVW-Control erstellt, was eine zeitnahe Rückkoppelung über den Abrechnungsstand im Vergleich zum Mitarbeiter-Einsatz ermöglicht. „Damit behalten wir auch den Überblick, ob wir für den jeweiligen Monat genügend abgerechnet haben. Der Kontostand ist da wenig aussagekräftig“, weiß Ledermann aus Erfahrung. Auch für die Kunden sind die Zeitabrechnungen des Büros nachvollziehbarer geworden und werden meist ohne Rückfragen oder Kürzungen akzeptiert.

DIGITALES BAUTAGEBUCH

Dass auch für die Bautagebuch-Erstellung ein neues Werkzeug angeschafft wurde, lag ebenfalls an ineffizienten Abläufen: Früher wurden der Schriftverkehr und die Protokolle über eine Office-Software abgewickelt. Fotos wurden extra abgelegt. Das hatte Nachteile – etwa wenn Bauherren Foto- oder Mängeldokumentationen angefordert haben. Die mussten dann manuell zusammengestellt und geordnet werden. Heute geht das quasi per Mausklick. Marion Ledermann gefällt vor allem die Aufteilung in Weisungen, Mängel und Bemerkungen: „Man hat eine klare, einheitliche Gliederung und wird bei der Protokollerstellung gezwungen, auch im Zeitstress zu den einzelnen Punkten Angaben zu machen. Gut gefallen mir auch das Mängelmanagement und die Möglichkeit, einfach nachvollziehbar zu dokumentieren, was schief gelaufen ist. Man erläutert die Mängel, erstellt Fotos oder fügt Planausschnitte zum besseren Verständnis hinzu und markiert die betreffende Stelle“. Jeder Baustellentermin wird in einem Bericht erfasst, inklusive aller Anwesenden, des Baustands, der Witterung, eventueller Anweisungen sowie festgestellter Mängel und Probleme. Gut findet Ledermann auch die Reportfunktion, mit der man unerledigte Punkte aus allen Protokollen schnell herausfiltern kann. Während das Bautagebuch über separate Mail-Verteiler an alle Beteiligten versandt wird, geht das Besprechungs¬protokoll nur an Betroffene. Das hat den Vorteil, dass jeder Beteiligte genau die Informationen erhält, die er benötigt. Bei jeder Baubesprechung wird die Mängelliste durchgegangen und die Beseitigung protokolliert. So vergisst man nichts, vor allem, wenn der Mangel schon vor einiger Zeit aufgetreten ist und aus Zeitgründen oder witterungsbedingt erst später beseitigt werden kann.

FAZIT: SICHERERE ABRECHNUNG OHNE LÜCKEN

„Insgesamt wurde das Arbeiten wirtschaftlicher, insbesondere seit der Einführung von VVW Control, weil die Projekte und Zeiten transparenter wurden“, resümiert Ledermann ihre bisherigen Erfahrungen. Auch in Bezug auf Angebote und Abrechnungen haben sich bürointerne Vorgänge vereinfacht: Aus den Angeboten werden unmittelbar Rechnungen generiert. Lediglich die Eckdaten wie anrechenbare Kosten oder Bearbeitungsgebietgröße werden angepasst. Einfacher ist auch die Berücksichtigung bereits beglichener Rechnungen, Skonti, Rechnungskürzungen oder Sicherheitseinbehalten. „Die oftmals recht komplexe Abrechnung unserer Projekte hat sich vereinfacht“, stellt Ledermann fest. Das Entscheidende ist ihrer Ansicht nach aber, dass erbrachte Leistungen nicht mehr vergessen werden: „Über das Angebot haben die Mitarbeiter immer auch einen Überblick, welche Leistungen beauftragt wurden und welche nicht. Damit kann man diese zusätzlichen Leistungen nach Abstimmung dann auch zusätzlich abrechnen. Das war bei der Abrechnung über Office-Programme immer ein Problem. Deshalb haben wir gelegentlich zusätzliche Leistungen ausgeführt, die nie abgerechnet wurden – ohne es zu bemerken. Dank VVW Control ist auch die Abstimmung zwischen Projektbearbeitung und Abrechnung wieder im grünen Bereich.“