Daten des Einkaufs als Grundlage für Ausschreibung und Abrechnung
Bereits 2014 deuteten verwaltungsinterne Erhebungen auf erhebliche Aufwände in der Rechnungsverarbeitung hin, weshalb sich die Verantwortlichen für das von TEK-SERVICE AG angebotene Gutschriftverfahren, als Ergänzung zum eEinkauf entschieden. Beim Gutschriftverfahren handelt es sich um eine Art „umgekehrtes Abrechnungsverfahren“. Der Besteller bestätigt den Wareneingang im Einkaufsportal. Abrechnungsrelevante Daten werden systemgetrieben und automatisiert durch eine webbasierende Plattform, dem TEK-Kontor, zu einem Abrechnungsdokument im ZUGFeRD, und/oder XRechnungsformat aufbereitet und sowohl an den entsprechenden Lieferanten, als auch an die abrechnungsverarbeitende Stelle der Stadt Lörrach versandt. Lieferant und Stadt partizipieren gleichermaßen. Sämtliche Abrechnungsdokumente des Gutschriftverfahrens sind korrekt, da sie sich auf Preise der vorangegangenen Vergabe beziehen. Die Dateien lassen sich automatisiert verarbeiten; manuelles editieren entfällt. Lieferanten erhalten ihr Geld zeitnah, ohne fakturieren zu müssen. Wie „ein roter Faden“ ziehen sich seither Einkaufsdaten durch die vor- und nachgelagerten Themenbereiche Ausschreibung/Vergabe und Abrechnung.

„Partner in Zeiten knapper Haushalts- und Personalressourcen“
„TEK-SERVICE AG ist für uns als Verwaltung längst nicht nur Lösungsanbieter. Sie ist auch verlässlicher Dienstleister, wenn es um die zeitnahe Anpassung von Formaten und Schnittstellen geht.“ So Ron Morgenthaler, Leiter der Stadtkasse Lörrach. „So können beispielsweise Änderungen von SAP Schnittstellen, nach Vorgabe unseres Rechenzentrums, schnell in unsere laufenden Prozesse hineingreifen. Gut wenn man dann einen Partner an seiner Seite weiß, der für uns schnell und verlässlich die Anpassungen, in unserem Fall zu S/4HANA, übernimmt. In Zeiten knapper Haushalts- und Personalressourcen ist das darüberhinaus ein wichtiger Aspekt," so Ron Morgenthaler abschließend.