Was genau ist eigentlich ein CPQ-System und was kann es leisten?
Ein Angebotskonfigurator ist ein Wissensbasiertes System. Alle Teile, Komponenten und Leistungsbausteine sowie deren zulässige Varianten, sind in einer speziell strukturierten Art und Weise in einer Datenbank angelegt. Zu jeder Variante werden ggf. Preise, Herstellkosten etc. und alle weiteren benötigten Textbausteine in beliebigen Sprachen abgelegt. Darüber hinaus sind Abhängigkeitsbeziehungen aller Teile und Komponenten in dieser Datenbank über Regeln abgelegt.
Der Angebotskonfigurator stellt einen einfachen und schnellen Zugriff auf dieses Wissen zur Verfügung (Configure). Dabei kommen bei KONFEX®, dem Angebotskonfigurator von Planware, folgende Methoden zum Einsatz:
- Globale Parameter
- Standardkonfiguration
- Aktive Regeln
Globale Parameter schränken die Menge der möglichen Varianten ein. Sie entsprechen den Grundanforderungen, die der Kunde an das Produkt stellt. Globale Parameter wirken sich im Allgemeinen nicht auf alle Komponenten, sondern nur auf einen Teil davon aus.
Damit stellt die Verwendung globaler Parameter ein adäquates Mittel zur schnellen Reduzierung der möglichen Varianten auf eine überschaubare und handhabbare Menge dar.
Die Standardkonfiguration dient dazu, für verschiedene Einsatzszenarien (unterschiedliche Wertekombinationen der globalen Parameter) Standardprodukte zu definieren. Damit kann der Konfigurator auf Knopfdruck beliebig komplexe Produkte erzeugen, die sofort in ein Budgetangebot übernommen werden können. Ausgehend davon kann der Vertriebsmitarbeiter ggf. noch einige wenige spezielle Punkte anpassen, um zu einem passgenauen, kundenindividuellen Angebot zu kommen.
Für den Mitarbeiter im Vertrieb stellt die Standardkonfiguration eine enorme Wissensbasis dar, auf die er einfach zugreifen kann. Zum anderen bringt ihm die Standardkonfiguration eine erhebliche Zeitersparnis, weil er sich die verschiedenen Komponenten nicht selbst zusammensuchen muss.
Für das Unternehmen hat die vertriebsweite Bereitstellung von definierten Standardkonfigurationen den Vorteil, dass Standard-nah verkauft wird, was sich im Allgemeinen positiv auf die Margen auswirkt.
Aktive Regeln sind eine effiziente Möglichkeit, Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Komponenten und Bauteilen zu beschreiben. Dabei geht es z.B. um Beziehungen wie „Teil A benötigt zwingend Teil B und Teil C“. Damit kann der Konfigurator automatisch Teil B und Teil C in die Konfiguration mit aufnehmen, wenn Teil A ausgewählt wurde.
Als zweiten zentralen Funktionsbaustein bietet ein Angebotskonfigurator die Möglichkeit, eine Kalkulation durchzuführen (Price). Gegebenenfalls werden unterschiedliche Arten der Kalkulation angeboten. Dabei handelt es sich um die IT-technische Abbildung verschiedener Kalkulationsmethoden, wobei Kunden-individuell und nach Kundenwunsch bestimmte Stellschrauben zur Preisgestaltung angeboten werden (Rabattierungsmöglichkeiten, Risikoaufschläge, etc.).
Der Angebotskonfigurator stellt sicher, dass wirklich alle Bestandteile der Konfiguration in der Kalkulation berücksichtigt werden, und dass nur im gewünschten Rahmen Preisanpassungen in transparenter Form vorgenommen werden können.
Zu guter Letzt bietet der Angebotskonfigurator zudem die Möglichkeit, die erstellte Konfiguration mit den kalkulierten Preisen in ein Angebotsdokument mit dem gewünschten Aufbau und der jeweiligen Corporate Identity (CI) in einer beliebigen bereits hinterlegten Sprache zu drucken (Quote). Dabei können Konfigurations-bezogene Bilder, Skizzen und Zeichnungen sowie allgemeine Produktinformationen aus beliebigen Dateien in das Angebot integriert werden.
Zusätzlich zum eigentlichen Angebot können weitere Dokumente auf Knopfdruck aus dem Angebotskonfigurator erzeugt werden, welche sich aus Daten der Konfiguration zusammensetzen. Beispiele hierfür sind Auftragsbestätigung, Stücklisten oder Produktionsaufträge.
Das sind also die namensgebenden Kernfunktionen eines CPQ-Systems. Darüber hinaus gibt es noch eine Reihe weiterer nützlicher Funktionen, die ich in einem späteren Beitrag vorstellen werde.
Planware ist ein Münchner Softwarehaus, das sich schon bald nach der Gründung im Jahr 1989 auf das Thema Konfigurationssoftware fokussiert hat. Damit ist Planware eines der äl-testen und erfahrensten Unternehmen in diesem Spezialgebiet im deutschsprachigen Raum. Wir haben es uns zur Aufgabe gemacht, mit dem absoluten Fokus auf die individuellen An-forderungen eines jeden Kunden genau die Konfigurationslösung zu liefern, die für den Kun-den den optimalen Nutzen bringt. Dabei setzen wir auf unsere ausgereifte Standardsoftware KONFEX® und deren weitreichenden Funktionsumfang sowie auf das Know-how und die Erfahrung unserer Mitarbeiter.
JustRelate Planware GmbH
Gollierstr. 70
80339 München
Telefon: +49 (89) 540936-0
Telefax: +49 (89) 540936-40
http://www.planware.com
Geschäftsführer/Pressekontakt
E-Mail: josef.huber@planware.com
Produktkonfiguration leicht gemacht: Wie die Einführung eines Konfigurators zur Erfolgsstory wird
Durch intelligente, benutzerfreundliche Pflegetools werden Angebotserstellung und Kalkulation enorm vereinfacht. Nicht der Konfigurator an sich ist also komplex, sondern das Produkt, das verkauft werden soll. Der Einsatz eines Konfigurators dient der Reduzierung der Komplexität.
Die Einsatzmöglichkeiten von Konfigurationslösungen/CPQ beschränken sich jedoch keineswegs auf komplexe Produkte und anspruchsvolle Kalkulationsanforderungen, ein Konfigurator beherrscht das gesamte Spektrum von einfach bis komplex.
Darüber hinaus integriert die Software verschiedene Vertriebsprozesse: die Produktkonfiguration, die Preiskalkulation und die Angebotserstellung. Der Mehrwert für Unternehmen entsteht durch fehlerfreie und effiziente Prozessabläufe. Das Regelwerk für die Produkt- und Kalkulationslogik läuft im Hintergrund ab, die Technik befindet sich sozusagen unter der Motorhaube.
Eine weitere Hürde bei der Einführung einer Konfigurationssoftware liegt in der verbreiteten Ansicht, dass Konfigurator-/CPQ-Projekte sehr langwierig und ressourcenintensiv sind.
Die Implementierung kann in weniger als 12 Wochen abgeschlossen sein. Das liegt daran, dass es bereits ausgereifte CPQ-Softwaresysteme gibt, die die benötigte Funktionalität vollständig beinhalten. Lediglich die Produktdaten müssen geeignet strukturiert und ins System gebracht sowie einige kundenindividuelle Anpassungen implementiert werden.
Da insbesondere der erste Punkt, die Produktabbildung, aufgrund der umfangreichen und komplexen Produktportfolios durchaus nicht unterschätzt werden darf, ist es empfehlenswert, ein solches Projekt schrittweise umzusetzen und den Umfang des Rollouts gleich zu Beginn klar zu definieren.
Daher ist es besser, mit einem klaren Ziel zu beginnen: z.B. der Geschäftsbereich A wird bis zu einem wichtigen Messetermin implementiert. So wird schon frühzeitig ein ROI erzielt, und der Ausbau der Anwendung kann dann nach einem klar strukturierten Terminplan fortgesetzt werden.
Ein CPQ-Projekt sollte niemals als reines IT-Projekt gestartet werden, da die Vertriebs-Software an der Schnittstelle zu CRM- und ERP-System anzusiedeln ist. Die erfolgreiche und zügige Einführung eines Konfigurators umfasst daher immer die Abstimmung verschiedener Geschäftsbereiche. Ebenso wichtig ist es, das Vertriebspersonal schon sehr früh z.B. in die Oberflächengestaltung einzubinden, um so die Akzeptanz zu steigern und die Anwenderfreundlichkeit zu testen.
Bei der Einführung eines Produktkonfigurators setzt man sich einmal intensiv mit der Produktkomplexität auseinander und sorgt dafür, dass man bei der Angebotserstellung keine Komplexität mehr hat, gemäß dem Motto von Planware: Wir machen Komplexes einfach.
Planware ist ein Münchner Softwarehaus, das sich schon bald nach der Gründung im Jahr 1989 auf das Thema Konfigurationssoftware fokussiert hat. Damit ist Planware eines der ältesten und erfahrensten Unternehmen in diesem Spezialgebiet im deutschsprachigen Raum. Wir haben es uns zur Aufgabe gemacht, mit dem absoluten Fokus auf die individuellen Anforderungen eines jeden Kunden genau die Konfigurationslösung zu liefern, die für den Kun-den den optimalen Nutzen bringt. Dabei setzen wir auf unsere ausgereifte Standardsoftware KONFEX® und deren weitreichenden Funktionsumfang sowie auf das Know-how und die Erfahrung unserer Mitarbeiter.
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Prozessverbesserung im Vertrieb durch Einführung eines Konfigurators
Diese Annahme ist aber nicht richtig: Ein Konfigurator ist ein Standard-Produkt mit einer maßgeschneiderten Anbindung an die speziellen Erfordernisse des jeweiligen Unternehmens mit den entsprechenden Schnittstellen zu vorhandenen Systemen (z.B. ERP, CRM, PIM, CAD, PLM, etc.). Auf diese Weise eingebettet in die individuelle IT-Landschaft, kommuniziert ein Konfigurator an den Nahtstellen zwischen Vertrieb, Entwicklung, Produktmanagement und Technik.
So gesehen schließt der Konfigurator eine Lücke und verbessert damit den Workflow, zumindest in den Fällen, in denen die bestehenden Prozessabläufe schon optimiert sind.
In vielen Fällen ist das aber gar nicht der Fall. Es gibt Unternehmen, in denen sich wesentliche Arbeitsbereiche im Laufe von vielen Jahren aufgrund organisatorischer Gegebenheiten und vorhandener, möglicherweise schon älterer IT-Systeme, „irgendwie entwickelt“ haben. Mit optimierten Abläufen hat dies meist nichts zu tun und ganz besonders in diesen Fällen stellt die Einführung eines Konfigurators eine Chance dar, sich mit der Optimierung der Prozesse zu beschäftigen. Gerade weil der Konfigurator eine Schnittstellenfunktion einnimmt, ist er besonders prädestiniert dafür.
Ganz konkret trägt der Konfigurator an sich in folgenden Bereichen zur Prozessverbesserung bei:
- Neuorganisation der Datenhaltung, Vermeidung doppelter Datenpflege und Ersatz einer händischen und damit fehleranfälligen Datenübertragung von einem System ins andere.
- „Automatisierung“ von Prozess-Schritten wie Konfiguration, Kalkulation und Dokumentenerstellung
- Vermeidung von bereichsübergreifenden Nachfragen zu technischen Möglichkeiten, da das Produktwissen vollständig im Konfigurator abgebildet ist.
- Mit dem Einsatz eines Konfigurators kann Händlern oder sogar Endkunden ermöglicht werden, Teile des Vertriebsprozesses selbst zu übernehmen. Sie können ihre Anforderungen digital im System hinterlegen, sie können sich selbstständig über technische und kommerzielle Möglichkeiten informieren und sich Angebote selbst erstellen. Möglicherweise können sie das ausgewählte komplexe Produkt sogar gleich bestellen.
In Zeiten der Digitalisierung sollten Unternehmen die Vorteile, die ein CPQ-System bietet, unbedingt nutzen, um ihre Vertriebsprozesse zu optimieren und damit einen bedeutenden Schritt in Richtung Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit zu machen.
Planware ist ein Münchner Softwarehaus, das sich schon bald nach der Gründung im Jahr 1989 auf das Thema Konfigurationssoftware fokussiert hat. Damit ist Planware eines der ältesten und erfahrensten Unternehmen in diesem Spezialgebiet im deutschsprachigen Raum. Wir haben es uns zur Aufgabe gemacht, mit dem absoluten Fokus auf die individuellen An-forderungen eines jeden Kunden genau die Konfigurationslösung zu liefern, die für den Kun-den den optimalen Nutzen bringt. Dabei setzen wir auf unsere ausgereifte Standardsoftware KONFEX® und deren weitreichenden Funktionsumfang sowie auf das Know-how und die Erfahrung unserer Mitarbeiter.
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Digitalisierung: jetzt die Weichen für die Zukunft stellen
Jedoch sagt ein Wirtschaftsrückgang von -0,1% nicht, dass jedes Unternehmen gleichermaßen von rückläufigen Entwicklungen betroffen ist und dass die Rückgänge im Allgemeinen als dramatisch zu sehen wären. Vielmehr liegt die konkrete Gefahr in der psychologischen Wirkung der täglichen Negativ-Nachrichten. Diese wirken wie eine sich selbst erfüllende Prophezeiung. Selbst Unternehmen, die bisher noch keinerlei Konjunktureintrübung verspüren, werden unsicher und fahren ihre Investitionen zurück, setzen ihren Personalaufbau aus oder treffen sonstige Vorkehrungen für schlechtere Zeiten. Und genau dieses Verhalten macht aus einer „die Bäume wachsen nicht in den Himmel“-Situation eine echte Rezession.
Dem sollten wir Unternehmer entschieden entgegenwirken. Gerade jetzt sollten wir die Weichen für die Zukunft stellen und das für alle zentral wichtige Zukunftsthema Digitalisierung ernsthaft angehen. Hier muss jetzt – ggf. unter Inkaufnahme von kurzfristig geringeren Gewinnen – in die Wettbewerbsfähigkeit in der Zukunft investiert werden. Denn der nächste Aufschwung kommt bestimmt, außer für diejenigen, die im globalen Wettbewerb ihre Wettbewerbsfähigkeit nicht gehalten oder ausgebaut haben.
Gerade so eine Situation bietet die Chance, sich neben dem Tagesgeschäft um ein strategisches Thema wie die Digitalisierung intensiv zu kümmern. Das gesamte Unternehmen – angefangen beim Vertrieb bis hin zur Produktion – muss hinsichtlich der Prozesse und der dafür notwendigen Software analysiert und in vielen Fällen auf den aktuellen technischen Stand gebracht werden. Diese Investitionen genau zum jetzigen Zeitpunkt stärken nicht nur die eigene Wettbewerbsfähigkeit, sondern leisten einen wichtigen Beitrag, dass der Abschwung nicht zu stark wird bzw. schon wieder zu Ende ist, bevor wir unsere Digitalisierungsprojekte abgeschlossen haben.
Viele Bundesländer unterstützen derartige Investitionen mit Digitalisierungsbonus, Innovations- und Digitalisierungsgutschein oder ähnlichen Programmen. Diese Möglichkeiten sollte natürlich jedes berechtigte Unternehmen nutzen. Das reduziert die eigenen finanziellen Belastungen und macht es leichter, in das wichtige Zukunftsthema Digitalisierung zu investieren.
Zum Autor: Der Diplom-Informatiker Josef Huber ist Geschäftsführer und Mehrheitsgesellschafter der Planware Beratung und Software GmbH. Er kümmert sich dort schwerpunktmäßig um den Vertrieb und die wirtschaftlichen Belange des Unternehmens.
Planware ist ein Münchner Softwarehaus, das sich schon bald nach der Gründung im Jahr 1989 auf das Thema Konfigurationssoftware fokussiert hat. Damit ist Planware eines der ältesten und erfahrensten Unternehmen in diesem Spezialgebiet im deutschsprachigen Raum. Wir haben es uns zur Aufgabe gemacht, mit dem absoluten Fokus auf die individuellen Anforderungen eines jeden Kunden genau die Konfigurationslösung zu liefern, die für den Kunden den optimalen Nutzen bringt. Dabei setzen wir auf unsere ausgereifte Standardsoftware KONFEX® und deren weitreichenden Funktionsumfang sowie auf das Know-how und die Erfahrung unserer Mitarbeiter.
Wir leisten einen wichtigen Beitrag zur Digitalisierung des Vertriebs.
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Was kostet ein Konfigurator?
Der Preis setzt sich üblicherweise aus den beiden Komponenten Dienstleistungsaufwand und Lizenzkosten bzw. Nutzungsgebühren zusammen. Die Variante, dass der Dienstleistungsaufwand 0 ist, kann man ausschließen. Denn das würde bedeuten, dass der Konfigurator so allgemein, so flexibel und so intuitiv ist, dass ein unbedarfter User selbstständig das System für die unterschiedlichsten Umgebungsbedingungen und Anforderungen komplett selbst einrichten könnte. Oder man bräuchte einen KI-unterstützten Konfigurator-Konfigurator. Aber den gibt es derzeit nicht. Das andere Extrem – nur Dienstleistungsaufwände – kommt in der Praxis durchaus vor. Das sind komplette Individualentwicklungen, die bei extrem hohen Benutzerzahlen und eher überschaubaren Produktumfang oder bei sehr speziellen Konfigurationsanforderungen ausnahmsweise auch mal sinnvoll sein können.
Der Normalfall wird aber der sein, dass ein Standard-CPQ-System die Basisfunktionalität für Konfiguration, Kalkulation und Dokumentenerzeugung zur Verfügung stellt und die individuellen Kundenwünsche mit Beratung und Customizing umgesetzt werden. Am Ende wird damit eine auf die speziellen Anforderungen des Kunden zugeschnittene Konfigurationslösung zu einem Preis erreicht, der in den meisten Fällen einen sehr guten ROI ermöglicht.
Der Dienstleistungsaufwand setzt sich im Normalfall zusammen aus Beratung zu Prozessanpassung und Produktstrukturierung und zur Abbildung im CPQ-System, Spezifikationsarbeiten zu den gewünschten Anpassungen, Schulung und Customizing. Hier variiert der Aufwand von Fall zu Fall durchaus erheblich. Das hängt ab von der Anzahl und der Art der benötigten Schnittstellen zu anderen Systemen, von den Abweichungen beim Workflow sowie von den Anforderungen für die automatisiert zu erzeugenden Dokumente und dem Kalkulationsverfahren.
Bei den Lizenzpreisen gibt es ebenfalls Unterschiede, meistens hängen die Kosten in irgendeiner Weise mit der Anzahl der User zusammen. Das bedeutet, dass bei Anwendungen mit einigen wenigen Anwendern die Kosten für die Dienstleistungen den größeren Anteil am Preis ausmachen, bei Anwendungen mit sehr vielen Anwendern die Lizenzkosten überwiegen können. Bei Modellen mit Nutzugsgebühren werden die Lizenzkosten üblicherweise auf eine bestimmte Zeitspanne verteilt und die anfallenden Wartungskosten sowie die Kosten des Hostings addiert. So wird schließlich die Nutzungsgebühr festgelegt.
Aber was kostet nun der Konfigurator tatsächlich? Ich sag dann immer: das ist wie bei einem Auto, zwischen 10 T€ und 500 T€ ist alles möglich. Und es geht auch noch mehr. Dann bekommt man sogar einen Auto-Konfigurator dafür.
Planware ist ein Münchner Softwarehaus, das sich schon bald nach der Gründung im Jahr 1989 auf das Thema Konfigurationssoftware fokussiert hat. Damit ist Planware eines der äl-testen und erfahrensten Unternehmen in diesem Spezialgebiet im deutschsprachigen Raum. Wir haben es uns zur Aufgabe gemacht, mit dem absoluten Fokus auf die individuellen An-forderungen eines jeden Kunden genau die Konfigurationslösung zu liefern, die für den Kun-den den optimalen Nutzen bringt. Dabei setzen wir auf unsere ausgereifte Standardsoftware KONFEX® und deren weitreichenden Funktionsumfang sowie auf das Know-how und die Erfahrung unserer Mitarbeiter.
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Konfiguratoren sind die Zugmaschinen der Digitalisierung im B2B-Vertrieb
Dies ist zum einen dem veränderten Kaufverhalten des potentiellen Kunden geschuldet, der es aus dem privaten Bereich gewohnt ist, in Ruhe Leistung und Preise verschiedener Anbieter zu vergleichen und das zu einem Zeitpunkt, der ihm am besten passt. Er kann mögliche Produktvarianten erzeugen und ausloten, was von seinen Vorstellungen zu welchem Preis umsetzbar ist. Aktuelle Studien belegen, dass der größere Teil des Auswahlprozesses bereits stattgefunden hat, bevor ein direkter Kontakt zum Anbieter aufgenommen wird.
Zum anderen haben aber auch die Anbieter ein Interesse, sämtliche Informationen zu ihrem Produkt- und Leistungsspektrum dem Kunden in geeigneter Form direkt im Internet zur Verfügung zu stellen. Denn sie gewinnen damit eine deutliche Kostenreduzierung und vollständige Fehlerfreiheit im Vertriebsprozess. Der Kunde probiert selbstständig verschiedene mögliche Varianten für seinen Bedarf aus, Kalkulation und Angebotserstellung werden automatisiert durchgeführt, und die Qualität der Beratung hängt nicht von der Erfahrung und dem Wissen des Vertriebsmitarbeiters ab. Die Zeitspanne zwischen erster Kontaktaufnahme mit dem Vertriebsmitarbeiter und der Bestellung kann deutlich verkürzt werden.
Zur Umsetzung dieses digitalen Vertriebsweges kommen üblicherweise Konfiguratoren zum Einsatz. Im Sinne eines „guided selling“ werden die Anforderungen des Kunden abgefragt, das passende Angebot ausgewählt, die technischen und kommerziellen Informationen samt einer Produktvisualisierung angezeigt und ggf. auch gleich eine Bestellmöglichkeit bereitgestellt. Entscheidend dabei ist, dass die eingesetzte Konfigurationssoftware in der Lage ist, aufgrund der Anforderungen des Kunden die passenden Varianten zu finden, und nicht der Kunde schon Produktbezeichnungen oder gar Artikelnummern kennen muss.
Genau passend für diese Zielsetzung hat die Planware Beratung & Software GmbH ihren Konfigurator KONFEX® weiterentwickelt. Dieser ist uneingeschränkt webbasiert und verfügt über die entsprechende Methodik, mit der auf Basis der eingegebenen Anforderungen immer die optimal passende Variante angeboten wird. KONFEX® bietet die Möglichkeit, dass Produkteigenschaften, Preise und sämtliche Informationen einfach und ohne Programmierung vom betreibenden Unternehmen selbstständig angepasst werden können. Eine Anbindung an vorhandene Systeme wie ERP oder CRM ist selbstverständlich möglich und auch üblich.
Der Einsatz von KONFEX® ermöglicht also das einfache, schnelle und fehlerfreie Herausfiltern der besten Lösungsvariante für die jeweiligen Anforderungen und Wünsche. Sämtliche Informationen stehen orts- und zeitunabhängig zur Verfügung. Der Prozess des Findens der besten Lösung ist transparent und nachvollziehbar. Die durch den Einsatz von KONFEX® gewonnene Beschleunigung, Aufwandsreduzierung und Fehlerfreiheit stellt einen wichtigen Beitrag in der Digitalisierungsstrategie von Unternehmen im B2B Geschäft dar.
Planware ist ein Münchner Softwarehaus, das sich schon bald nach der Gründung im Jahr 1989 auf das Thema Konfigurationssoftware fokussiert hat. Damit ist Planware eines der ältesten und erfahrensten Unternehmen in diesem Spezialgebiet im deutschsprachigen Raum. Wir haben es uns zur Aufgabe gemacht, mit dem absoluten Fokus auf die individuellen Anforderungen eines jeden Kunden genau die Konfigurationslösung zu liefern, die für den Kunden den optimalen Nutzen bringt. Dabei setzen wir auf unsere ausgereifte Standardsoftware KONFEX® und deren weitreichenden Funktionsumfang sowie auf das Know-how und die Erfahrung unserer Mitarbeiter.
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