Diese Kombination von ELO Digital Office mit der DATEV eG, dem Dienstleister für Steuerberater, ermöglicht einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung der betrieblichen Verwaltung, die sehr komfortabel ist. ELO for DATEV ist die optimale Verbindung für Selbstbucher. Das System verzahnt drei Elemente der Buchungsschritte „Ablage und Workflow“, „Belegerkennung“ und „Übergabe“. Betriebe, die anstatt der Selbstbuchung „DATEV Unternehmen online“ nutzen, können ebenfalls ELO anbinden.

Ablage und Workflow

Sobald die Papierbelege gescannt bzw. die elektronisch eingegangenen Rechnungen in ELO eingestellt sind, prüft die Software die Dokumente nach vorgegebenen Kriterien. So können Freigabeprozesse definiert, Kostenstellen bestimmt und Zahlungsziele hinterlegt werden. Die Festlegung dieser Werte ist für jede Unternehmensanforderung individuell konfigurierbar. Sind die Ein- und Ausgangsrechnungen, sowie Gutschriften in ELO erfasst, überprüft die Software die Belege auf die gesetzeskonformen Angaben nach § 14 des Umsatzsteuergesetzes. Auch die Erkennung des ZUGFeRD-Formates ist hier bereits sichergestellt. ZUGFeRD ist die Abkürzung für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschlands“. Bei staatlichen Institutionen sind ZUGFeRD-Rechnungen bereits Standard. Experten gehen davon aus, dass sich die Richtlinie zu einem deutschlandweiten Pflichtformat entwickelt.

Nach der Belegerfassung sortiert das System die Dokumente direkt in die richtigen Ordner. So landet eine Eingangsrechnung im Kreditorenordner und gleichzeitig im Lieferantenordner – in dem alle weiteren vorgangsspezifischen Dokumente wie Schriftverkehr, E-Mails und Angebote zentral zu finden sind.

Intelligente Belegerkennung

Das System erkennt mittels KI-Technologie die Beleginhalte und kann diese entsprechend zuordnen, auch die Belegklassifizierung findet automatisch statt. Durch die Abbildung des elektronischen Genehmigungsworkflows finden die Belege ganz einfach den Weg zum zuständigen Prüfer. Und nach der Freigabe erfolgt die automatische Erstellung eines Buchungsvorschlages für die Buchhaltungssoftware.

Datenübergabe und Integration in DATEV

Die freigegebenen Belege können per Knopfdruck an das DATEV-Rechnungswesen übergeben werden. Der vorher erstellte Buchungsvorschlag wird mittels Beleglink ebenfalls übermittelt. Jetzt findet eine Validierung der buchungsrelevanten Stammdaten im Prüfungsprozess statt.

Ein weiterer Vorteil des Systems ist die revisionssichere Speicherung der Dokumente, die den GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) entsprechen und damit die Aufbewahrung von physischen Belegen überflüssig machen.

„Wir wissen, dass die Hemmschwelle groß ist, Belege nicht mehr körperlich aufzubewahren. In unseren Beratungsprozessen helfen wir dabei, dass für das Unternehmen perfekte Archivierungssystem zu entwickeln, das die Zukunft des papierlosen Büros sicherstellt“, erklärt Maurice Fossen, Bereichsleiter ELO bei MODUS Consult.