Reengineering der Buchhaltung bei der Hagemann-Recycling GmbH mit FibuNet
Als Recyclingunternehmen leistet Hagemann einen gesellschaftlichen Beitrag zur Zukunftssicherung. Das Prinzip der Nachhaltigkeit macht bei den internen Prozessen nicht halt. Konsequenterweise ist Hagemann-Recycling bestrebt, auch in diesem Bereich auf dem Stand der Zeit zu sein, um dauerhaft wirtschaftlich arbeiten zu können und das Unternehmen für die Zukunft zu sichern.
Komplettlösung für den Recycling- und Entsorgungsbereich
Die vielfältigen betrieblichen und logistischen Prozesse werden bei Hagemann Recycling IT-technisch durch die ROWI-Software der Firma brückner büro systeme GmbH aus Neumünster unterstützt. Seit 2015 ist eine fertig entwickelte, bidirektionale Schnittstelle verfügbar, über die FibuNet als leistungsfähige Softwarekomponente für Finanzbuchhaltung und Controlling mit ROWI integriert wird.
Den gestiegenen Anforderungen hinsichtlich Digitalisierung, Automatisierung und Transparenz in den Prozessen konnte die bisher eingesetzte Buchhaltungssoftware von SFK nicht mehr gerecht werden. Darüber hinaus deckt der Nutzungsumfang von SFK nur einen begrenzten Teilbereich der kaufmännischen Prozesse ab, so dass es nahelag, SFK durch FibuNet zu ersetzen.
In der Recycling- und Entsorgerbranche können Geschäftspartner sowohl Kunde als auch Lieferant sein. Die entsprechenden Debitoren- und Kreditoren-Konten in der Finanzbuchhaltung müssen aus diesem Grund miteinander korrespondieren. Beispielsweise muss beim automatischen Zahlungsverkehr saldiert abgerechnet werden. Sowohl die Eingangs- als auch die Ausgangsrechnungen werden ebenso automatisiert über die Schnittstelle überspielt wie die Offenen Posten, so dass entsprechende buchungsrelevante Daten sowohl in der Branchensoftware ROWI, als auch in der FibuNet Finanzbuchhaltung jederzeit aktuell im Zugriff sind.
Reengineering und Automatisierung der internen Prozesse
Die Einführung von FibuNet wurde bei Hagemann mit einem grundlegenden Reengineering der buchhalterischen Prozesse verbunden. Unter anderem wurde die Kostenrechnung in FibuNet integriert, die Buchhaltung auf neue Kontenpläne umgestellt sowie die arbeitsintensiven Abrechnungsprozesse automatisiert. Im Rahmen der Einführung wurden aus SfK sämtliche Altdaten der Wirtschaftsjahre 2018 bis 2020 via GDPdU-Export automatisch überspielt.
Unmittelbar nach Live-Start der FibuNet Finanzbuchhaltung erfolgte die Einführung von FibuNet webIC zur automatisierten Erfassung und Bearbeitung der Eingangsrechnungen. Diese werden seit der Inbetriebnahme des webIC unmittelbar nach Rechnungseingang gescannt und digital archiviert. Der Workflow steuert die getrennte Bearbeitung der ROWI-betreffenden Rechnungen. Bei den die Kostenrechnung betreffenden Rechnungen wird mittels der OCR-Software von CaptureThis! der Großteil der buchungsrelevanten Daten automatisch erkannt, ausgelesen und in Kontierungsvorschläge überführt. Die digitalisierten Rechnungsdaten und Belege werden automatisch an die zuständigen Prüfungs- und Genehmigungskreise weitergeleitet.
Professionelle und schnelle Einführung
Nach Projektstart im Laufe des Junis 2021 erfolgte die komplette Einführung der FibuNet-Software inkl. FibuNet webIC in nur sechs Wochen. Laut dem Hagemann Recycling Digitalisierungsteam war der Zeitrahmen der Einführung sehr ambitioniert. Dennoch wurden die Projektziele "aufgrund der hohen Schlagzahl" gehalten. Alle Beteiligten waren hoch motiviert und bestens vorbereitet. "Auch der Spaßfaktor ist dabei nicht zu kurz gekommen. Unsere Erwartungen haben sich voll erfüllt. Wir sind mit FibuNet sehr zufrieden und sehr schnell zu begeisterten Anwendern geworden. Die Arbeitserleichterung ist in allen Bereichen enorm. Bei Rückfragen können wir aus der BWA per Mausklick auch das kleinste Detail bis auf Belegebene zurückverfolgen. Wir kennen noch längst nicht alle Tipps und Tricks und freuen uns schon auf die weitergehenden Optimierungen mit FibuNet."
Über Hagemann Recycling GmbH
Als Hagemann Recycling im Jahr 1998 zum Entsorgungsfachbetrieb zertifiziert wurde, gehörte es zu den ersten Unternehmen, die diesen hohen Qualitätsstandard erreicht haben.
Basierend auf zwei tragfähigen Säulen – Großhandel für Stahl- und Metallschrotte und regional tätiger Containerdienst – entwickelte sich das Unternehmen kontinuierlich und gesund weiter. Die Kernkompetenzen von Hagemann Recycling liegen heute in den Bereichen Abbruchverwertung, Industrie- und Gewerbe-Entsorgung, sowie Schrott- und Metallgroßhandel.
Als unabhängiges Unternehmen ohne Konzernbindung ist Hagemann bundesweit aktiv und verfügt über beste Kontakte zu den Abfallbehörden in den jeweiligen Bundesländern sowie über ein großes Netzwerk zu Stahlwerken, Deponien, Aufbereitungsanlagen und Kraftwerken. Auf dem 27.000 qm großen Betriebsgelände in Wolfenbüttel sind rund 35 Mitarbeiter tätig. Diese bringen unter anderem mit Hilfe von 15 Lastzügen, modernen Umschlagmaschinen und -geräten sowie 1.000 Containern und Mulden für alle erdenklichen Einsatzzwecke pro Jahr mehr als 70.000 Tonnen unterschiedlichste Rohstoffe wieder zurück in den Wirtschaftskreislauf
Alle Führungskräfte verfügen über eine mindestens 25-jährige Branchenerfahrung. Im Team der qualifizierten langjährigen Mitarbeiter hat in aller Regel jeder Kunde seine konstanten Ansprechpartner.
FibuNet ist eine sichere, vielfach bewährte und besonders leistungsfähige Software für Finanzbuchhaltung, Rechnungswesen und Controlling im Mittelstand. Mit einer Vielzahl vorentwickelter Automatisierungspotenziale hilft FibuNet konsequent dabei, den Zeitbedarf und die Fehleranfälligkeit in buchhalterischen Prozessen erheblich zu reduzieren. Das hochprofessionelle, 100% GDPdU- & GoBD-zertifizierte Buchführungsprogramm ist eine ideale Lösung für mittelständische Unternehmen, die hohen Prüfungspflichten unterliegen.
Die Vielzahl namhafter, zufriedener FibuNet-Kunden ist ein Qualitätsbeweis. Über 1.400 Unternehmen vertrauen auf die Kompetenz und die Qualität von FibuNet, wie beispielsweise Berliner Effektengesellschaft, Flensburger Schiffbaugesellschaft, Hurtigruten, ROLLER Möbel, Feser-Graf Automobilhandelsgruppe, Netto Marken-Discount und Pearl GmbH.
FibuNet integriert sich problemlos in jede Umgebung. Der Datentransfer mit angebundenen Systemen erfolgt bidirektional und automatisch. Ob Kunden-/Lieferantenstammdaten, Buchungen von Ein-/Ausgangsrechnungen oder Bestandveränderungen, Kostenrechnung/Mengenbuchungen oder Daten aus dem Bereich der offenen Posten, alles kann per Schnittstelle ausgetauscht werden. Dabei sind die bereitgestellten Schnittstellen stets gesetzeskonform.
FibuNet GmbH
Carl-Zeiss-Str. 3
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Lush beschleunigt Abläufe im Rechnungswesen mit FibuNet
Die Unternehmensentwicklung der Lush GmbH hat in Verbindung mit dem Trend zur Digitalisierung zu erweiterten Anforderungen im Rechnungswesen geführt. Die bestehende Finanzbuchhaltungssoftware konnte die enorm gestiegene Datenvielfalt nicht mehr angemessen verarbeiten. Ebenso wurde das Schnittstellenkonzept zur Anbindung des Webshops bzw. zur Integration elektronischer Zahlungsarten nicht unterstützt. Die Entscheidung zugunsten von FibuNet als Ersatz für SBS basierte neben der Brancheneignung für den Einzel- und Onlinehandel auf der sehr guten Integrationsfähigkeit, dem hohen Automatisierungspotenzial sowie der modularen Ausbaufähigkeit.
Die im Lush-Rechnungswesen als Kostenstellen geführten Shops oder auch Point of Sales (POS) verfügen über insgesamt rund 100 Kassen mit jeweils über 600 Kassenbuchungen pro Tag. Mit den POS und dem Online-Shop verbunden sind eine Reihe unterschiedlicher Zahlungsarten, zu denen auch Kreditkartenzahlungen gehören. Diese verschiedenen Zahlarten werden über den Provider Adyen abgewickelt, wofür eigens eine neue Schnittstelle programmiert wurde. Diese "intelligente" Schnittstelle durchsucht die offenen Posten und ordnet Kundenzahlungen entsprechend mit anschließender Verbuchung zu. Zusätzlich werden PayPal-Zahlungen mit der bereits in FibuNet vorhandenen PayPal-Schnittstelle verarbeitet.
Laut Iris Nagel, Leiterin Finanz-, Bilanzbuchhaltung und Steuern bei der Lush GmbH, hat sich durch den mit FibuNet verbundenen, automatisierten Datentransfer die Bearbeitungszeit bei der Verbuchung des Zahlungsverkehrs erheblich reduziert. Gleichzeitig stehen die Daten zur weiteren Bearbeitung nun tagesaktuell zu Verfügung.
Eine weitere Ausbaustufe umfasste nach Start des Produktivbetriebs der FibuNet-Finanzbuchhaltung die Implementierung der Rechnungsbearbeitungssoftware FibuNet webIC. Eine Besonderheit in diesem Bereich ist bei Lush, dass ein großer Teil der Eingangsrechnungen Intercompany-Sammelrechnungen sind. Die Lieferdaten der in anderen Tochtergesellschaften firmierten Produktionsstätten werden nach Warengruppen unterteilt in Excel bereitgestellt und – zunächst ohne Rechnungsbeleg – über einen speziellen Menüpunkt in FibuNet mittels Exceltools automatisch übertragen und gebucht. Nach Prüfung und Genehmigung der zugehörigen Rechnungsbelege im webIC erfolgt die Verknüpfung der im webIC archivierten Belege teilautomatisiert mit entsprechenden Buchungen in FibuNet.
Neben der weitgehend automatisierten Erfassung aller Eingangsrechnungen in FibuNet webIC ist es nun möglich, dass alle Shopleiter im Rahmen der Rechnungsbearbeitung genauso "remote" auf die zentral archivierten Belege zugreifen können, wie die im Homeoffice tätigen Mitarbeiter der Verwaltung, die zum Teil international verteilt sind. Hier kommt auch die Sprachanpassung von FibuNet webIC zum Tragen, über die per Knopfdruck die Bedienungsoberfläche auf Englisch umgestellt werden kann.
Laut Frank Vermeulen, Leiter Finanzen, wurde mit FibuNet die kaufmännische Abwicklung bei Lush Deutschland erheblich optimiert und messbar beschleunigt: "Wir konnten dank FibuNet störende Engpässe auf überzeugende Art beseitigen und können nun auch weiteres Wachstum spielend verkraften."
Über Lush Retail Ltd. und Lush Deutschland GmbH
Lush mit Hauptsitz im britischen Poole gilt als Erfinder der Badebomben und vertreibt die selbst hergestellten Kosmetikartikel über eine eigene internationale Ladenkette. Mit rund 24.000 Mitarbeitern erzielt die Unternehmensgruppe umgerechnet rund 700 Mio. Euro pro Jahr und betreibt neben Onlineshops rund 1.000 Läden weltweit.
In Deutschland befinden sich 38 Filialen sowie eine Produktionsstätte in Düsseldorf, von wo aus die Filialen in den Benelux -Ländern, Deutschland, Frankreich, Schweden und der Schweiz bedient werden.
Lush bewirbt seine Produkte mit dem Slogan fresh handmade cosmetics. Charakteristisch sind die offen ausliegenden, kreisrunden Seifenblöcke, aus denen Stücke wie aus einem Käselaib geschnitten und nach Gewicht abgerechnet werden. Die Inneneinrichtung soll sich an einem Londoner Käsegeschäft und an Gemüseläden orientieren. Ein weiteres Merkmal ist der Duft der offenen Produkte.
FibuNet ist eine sichere, vielfach bewährte und besonders leistungsfähige Software für Finanzbuchhaltung, Rechnungswesen und Controlling im Mittelstand. Mit einer Reihe ausgeklügelter Automatisierungspotenziale reduziert FibuNet den Zeitbedarf und die Fehleranfälligkeit in buchhalterischen Prozessen. Die webbasierte Lösung FibuNet webIC unterstützt Unternehmen sehr effizient dabei, die zeitaufwändigen, wiederkehrenden Tätigkeiten in der Rechnungsbearbeitung drastisch zu reduzieren.
Die Vielzahl namhafter, zufriedener FibuNet-Kunden ist ein Qualitätsbeweis. Über 1.400 Unternehmen vertrauen auf die Kompetenz und die Qualität von FibuNet. Über 200 namhafte FibuNet-Kunden nutzen bereits erfolgreich FibuNet webIC für die optimierte Rechnungsbearbeitung, wie beispielsweise Golf House Direktversand GmbH, ROLLER Möbel, Feser-Graf Automobilhandelsgruppe, Netto MarkenDiscount und Provent Hotels GmbH.
FibuNet integriert sich problemlos in jede Umgebung. Der Datentransfer mit angebundenen Systemen erfolgt automatisch und betrifft beispielsweise Stammdaten, Kontenbuchungen, Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und Offene Posten. Die bereitgestellten Schnittstellen sind stets gesetzeskonform.
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FibuNet webBI liefert Wahr Energie schnell und lückenlos Steuerungsdaten
Die FibuNet Finanzbuchhaltung ist bei Fritz Wahr Energie bereits seit 2007 erfolgreich im Einsatz. FibuNet wird hier als Paketlösung mit der auf Energie- und Mineralölhandel spezialisierten Branchenlösung X-oil des FibuNet-Vertriebspartners Xpoint Software GmbH genutzt. Der Anwendungsumfang der FibuNet-Lösungen wurde seit der Erstimplementierung ständig erweitert. Neben der Kostenrechnung und Anlagenbuchhaltung umfasst dies inzwischen den weitgehend automatisierten Zahlungsverkehr einschließlich automatischer Kontierung von Bankdaten sowie vollautomatisierter Bearbeitung der Eingangsrechnungen.
Das Controlling war bis dato noch nicht in die Digitalisierung der kaufmännischen Prozesse einbezogen. Mit dem Unternehmenswachstum verbunden war ein drastisch gestiegenes Arbeitsaufkommen in den entsprechenden Prozessen, um die für die Berichterstattung und Unternehmenssteuerung erforderlichen Daten zeitnah bereitzustellen. Dies war Anlass, mit dem Controllingtool FibuNet webBI powered by Jedox eine Lösung zu schaffen.
Auf einer ersten Stufe wurde die FibuNet-Kostenrechnung (KLR) präziser für die Belange von Fritz Wahr konfiguriert, um ohne Systembruch die für Auswertungen und Berichte erforderlichen Daten automatisiert aus der Finanzbuchhaltung bereitstellen zu können. Die auf diesem Wege neu angelegten KLR-Strukturen bildeten die Grundlage für das Datenmodell in FibuNet webBI, aus dem nun vielfältige betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) per Knopfdruck generiert werden können. Beispielsweise Roherträge/Margen nach Treibstoffsorten an den Tankstellen. Die Auswertungen wurden nun auf die Shops der Tankstellen erweitert, um ad hoc die Roherträge nach den dort angebotenen Warengruppen auszuwerten.
Eine weitere Ausbaustufe umfasste die Ausweitung des Datenzugriffs auf die Branchenlösung X-oil, um umsatz-, absatz- und bestandsorientierte Kennzahlenauswertungen zu ermöglichen. Dies erforderte eine lizenzrechtliche Ausweitung der Jedox-Komponenten im webBI auf einen unlimitierten Datenzugriff. Der technische Zugriff auf Mengendaten, wie Bestände, Zugänge und Abgänge nach Artikeln in X-oil wird dabei durch das fertig vorentwickelte Modul X-daten unterstützt, das alle gewünschten Daten in einer permanenten SQL-Verbindung bereitstellt. Dadurch ist kein gesonderter Export für den Datenzugriff erforderlich. Über den ETL-basierten Jedox-Integrator werden die aus X-oil bereitgestellten, relationalen Daten in die mehrdimensionalen Datenwürfel des webBI transferiert und täglich aktualisiert.
Die durchgängig automatisierte Controllingssoftware liefert nun präzise, lückenlos und schnell alle für die Steuerung des Geschäftsmodells erforderlichen Informationen. Die Daten werden in vorentwickelten Cockpits grafisch aufbereitet und visualisiert bereitgestellt und können gleichzeitig über das Jedox-Excel-AddIn direkt in der gewohnten Arbeitsumgebung Excel ausgewertet und weiterverarbeitet werden. Die Plandaten werden direkt in der Controllinganwendung generiert und bearbeitet. Damit sind diese bereits in der Jedox-Datenbank hinterlegt, in der auch die Auswertungsdaten für das Reporting und für die Ad-Hoc-Analysen erzeugt und vorgehalten werden.
Laut Thomas Rapp, Leiter Rechnungswesen und Frau Beate Bucher aus dem Controlling der Fritz Wahr Energie GmbH & Co.KG, hat das Unternehmenscontrolling mit der Implementierung der FibuNet webBI-Jedox-Lösung einen riesen Schritt nach vorn gemacht. Geschäftsführung und Führungskräfte haben sich zu begeisterten Usern entwickelt. Das "spielerische" Sichten, Analysieren und Steuern mit dem neuen Controllingtool ist aus der täglichen Arbeit nicht mehr wegzudenken: "Der Zeitgewinn ist enorm, die Daten sind präzise und fehlerfrei. FibuNet webBI powered by Jedox erfüllt ohne Einschränkung unsere Anforderungen an ein zukunftsgerichtetes Controlling."
Über Fritz Wahr Energie GmbH & Co.KG
Die Fritz Wahr Energie GmbH & Co.KG ist als Familienunternehmen seit 1964 am Markt und dabei stetig gewachsen. Mittlerweile setzt das Unternehmen zusammen mit der Tochterfirma BWW Energie (Shell Markenpartner) jährlich über eine Milliarde ltr/kg Kraft- und Brennstoffe um. Aktuell beschäftigt das Unternehmen in Süddeutschland rund 285 Mitarbeiter. Mit über fünf Jahrzehnten Erfahrung ist das mittelständische und inhabergeführte Unternehmen zum Kompetenzträger in allen Energiefragen geworden.
Zu den Kunden des Unternehmens gehören Privatkunden, Industriekunden und Gewerbekunden in allen Segmenten. Des Weiteren werden der Brennstoffhandel und Tankstellen sowie ein eigenes Tankstellennetz unter der Eigenmarke MTB mit über 40 Stationen beliefert. Fritz Wahr bietet seinen Kunden nahezu alle Energieträger aus einer Hand.
FibuNet ist eine sichere, vielfach bewährte und besonders leistungsfähige Software für Finanzbuchhaltung, Rechnungswesen und Controlling im Mittelstand. Mit einer Vielzahl vorentwickelter Automatisierungspotenziale hilft FibuNet konsequent dabei, den Zeitbedarf und die Fehleranfälligkeit in buchhalterischen Prozessen erheblich zu reduzieren. Das hochprofessionelle, 100% GDPdU- & GoBD-zertifizierte Buchführungsprogramm ist eine ideale Lösung für mittelständische Unternehmen, die hohen Prüfungspflichten unterliegen.
Die Vielzahl namhafter, zufriedener FibuNet-Kunden ist ein Qualitätsbeweis. Über 1.400 Unternehmen vertrauen auf die Kompetenz und die Qualität von FibuNet, wie beispielsweise Berliner Effektengesellschaft, Flensburger Schiffbaugesellschaft, Hurtigruten, ROLLER Möbel, Feser-Graf Automobilhandelsgruppe, Netto Marken-Discount und Pearl GmbH.
FibuNet integriert sich problemlos in jede Umgebung. Der Datentransfer mit angebundenen Systemen erfolgt bidirektional und automatisch. Ob Kunden-/Lieferantenstammdaten, Buchungen von Ein-/Ausgangsrechnungen oder Bestandveränderungen, Kostenrechnung/Mengenbuchungen oder Daten aus dem Bereich der offenen Posten, alles kann per Schnittstelle ausgetauscht werden. Dabei sind die bereitgestellten Schnittstellen stets gesetzeskonform.
FibuNet GmbH
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FibuNet glänzt mit lückenlosem Online-Service-Angebot
Eine solide Basis für ein gut funktionierendes Online-Serviceangebot mit einer durchgängigen Kundenbetreuung ist ein hochgradig digitalisiertes Backoffice. Dafür nutzt FibuNet seit Jahren eine aus den Softwarebausteinen FibuNet Enterprise, FibuNet webIC und FILERO bestehende Systemumgebung. Entsprechende Gesamtlösungen haben sich auch bei Kunden wie beispielsweise McDonald`s Promotion GmbH und Geflügelhof Schönecke GmbH unter hohen Anforderungen bewährt. Alle Bausteine sind hier über vorentwickelte, im Standardangebot verfügbare Schnittstellen hochgradig integriert. Das Gesamtsystem unterstützt die prozessübergreifende Automatisierung und beschleunigte Abwicklung in den kaufmännischen Prozessen. Neben der Finanzbuchhaltung selbst umfasst dies auszugsweise die Rechnungserfassung und -bearbeitung, die Archivierung aller geschäftsrelevanten Dokumente und E-Mails, die übersichtliche Vertragsverwaltung mit schnellem Zugriff auf alle Inhalte per Mausklick sowie eine effiziente Vorgangssteuerung aller kundenbezogenen Aufgaben in Service und Vertrieb.
Auf dieser Grundlage konnte – beginnend mit der Integration eines Schulungs-Konfigurators auf der FibuNet-Homepage im Jahr 2019 – das Online-Serviceangebot schrittweise erweitert und in die digitalisierten Backoffice-Prozesse eingebunden werden. Mit dem Schulungs-Konfigurator können Kundenschulungen individuell zusammengestellt bzw. dosiert werden und auf Basis verbindlicher Angebotsdaten direkt online gebucht werden. Die Schulung selbst erfolgt durch einen erfahrenen FibuNet-Mitarbeiter über Team-Viewer.
Auf Basis der guten Erfahrungen mit dem Online-Schulungsangebot wurde in Verbindung mit dem ersten Lockdown zu Beginn der Corona-Pandemie bereits im Frühjahr 2020 der Kundenbetreuungsprozess als Online-Service-Angebot in den folgenden Bereichen ergänzt:
- Erstberatung über Telefon oder Video-Call
- Produktpräsentationen als Online-Demo
- Installations- und Implementierungsunterstützung über Team-Viewer, einschließlich Altdatenübernahme
- Online-Basisschulungen, deren Teilnahme die Schulungsvoraussetzung laut den FibuNet-Support-Vereinbarungen erfüllt.
Komplettiert wurde das Angebot im März 2021 mit dem Livegang des Online-Preiskalkulators. Kunden und Interessenten können sich damit in Echtzeit selbst Komplettpreise wahlweise für Kauf oder Miete kalkulieren lassen. Der intuitiv und einfach bedienbare Preiskalkulator führt den Anwender durch benutzerfreundliche Masken und fragt neben der Produktauswahl nach wesentlichen Parametern. Beispielsweise nach Usern, nach Bedingungen für die Altdatenübernahme oder nach speziellen Projektarbeiten. Innerhalb von Sekunden erhalten Kunden und Interessenten eine detaillierte Zusammenstellung von Preisen inklusive der für die Systemeinführung und Betreuung erforderlichen Dienstleistungen.
Laut Herrn Ralf Graap, technischer Geschäftsführer der FibuNet GmbH, geht FibuNet mit dem Online-Service-Angebot nicht nur mit der Zeit, sondern es ist auch das Ziel, den Kunden in der Anwendung immer einen Schritt voraus zu sein: "Wenn FibuNet neue Produkte und Dienstleistungen anbietet, haben wir uns von dem damit verbundenen Nutzen aus eigener Anwendung selbst überzeugt. Selbstanwendung ist für uns nicht nur ein Innovationstreiber, sondern stellt auch die Qualität unserer Produkte und Leistungen mit der Markteinführung sicher."
FibuNet ist eine sichere, vielfach bewährte und besonders leistungsfähige Software für Finanzbuchhaltung, Rechnungswesen und Controlling im Mittelstand. Mit einer Vielzahl vorentwickelter Automatisierungspotenziale hilft FibuNet konsequent dabei, den Zeitbedarf und die Fehleranfälligkeit in buchhalterischen Prozessen erheblich zu reduzieren. Das hochprofessionelle, 100% GDPdU- & GoBD-zertifizierte Buchführungsprogramm ist eine ideale Lösung für mittelständische Unternehmen, die hohen Prüfungspflichten unterliegen.
Die Vielzahl namhafter, zufriedener FibuNet-Kunden ist ein Qualitätsbeweis. Über 1.400 Unternehmen vertrauen auf die Kompetenz und die Qualität von FibuNet, wie beispielsweise Berliner Effektengesellschaft, Flensburger Schiffbaugesellschaft, Hurtigruten, ROLLER Möbel, Feser-Graf Automobilhandelsgruppe, Netto Marken-Discount und Pearl GmbH.
FibuNet integriert sich problemlos in jede Umgebung. Der Datentransfer mit angebundenen Systemen erfolgt bidirektional und automatisch. Ob Kunden-/Lieferantenstammdaten, Buchungen von Ein-/Ausgangsrechnungen oder Bestandveränderungen, Kostenrechnung/Mengenbuchungen oder Daten aus dem Bereich der offenen Posten, alles kann per Schnittstelle ausgetauscht werden. Dabei sind die bereitgestellten Schnittstellen stets gesetzeskonform.
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FibuNet unterstützt die BITMi-Verbandsbuchhaltung bereits im 20. Jahr
Um sich effizient um die Kernaufgaben eines Verbands kümmern zu können, sollten die Verwaltungsprozesse so schlank wie möglich gehalten werden. Deshalb war es dem BITMi bei der Auswahl des Buchhaltungsprogramms neben passgenauer Funktionalität wichtig, dass die Software schnell implementiert und ohne großen Schulungsaufwand einfach bedient werden kann.
Seit Anfang 2002 ist FibuNet beim BITMi erfolgreich im Einsatz. Ein Kernbereich der Finanzbuchhaltung ist hier das Debitorenmanagement. Dies umfasst für die Mitgliedsfirmen des Verbands das Zahlungswesen und Inkasso der Mitgliedsbeiträge sowie berechnete Zertifizierungsleistungen im Rahmen der BITMi-Gütesiegel, beispielsweise "Software Made in Germany" und "Software Hosted in Germany". Entsprechende Gütesiegel können auch von Nichtmitgliedsfirmen beantragt werden.
Für den Bereich der förderungswürdigen Forschungs- und Technologieprogramme wiederum ist es wichtig, dass die Projekte nach den Fördermittelrichtlinien von Förderinstituten abgerechnet werden und transparent einsehbar sind. Zu diesem Zwecke werden diese Projekte in FibuNet auf eigenen Kostenstellen erfasst, für die zu jeder Zeit auf Knopfdruck vorentwickelte Berichte generiert werden können.
Seit Ende 2019 nutzt der BITMi mit FibuNet webIC die Lösung für die automatisierte Rechnungsbearbeitung, mit der die Digitalisierung der Verwaltungsprozesse weiter vorangetrieben werden konnte. Der Großteil der Eingangsrechnungen trifft beim BITMi per Mail ein und wird über den in FibuNet webIC integrierten MailCollector vollautomatisch erfasst. Die restlichen Rechnungen, die nach wie vor auf postalischem Wege eingehen, werden zu diesem Zwecke eingescannt, bevor die Rechnungsbearbeitung digitalisiert erfolgt.
Laut Jennfer Kirch, Verbandsreferentin in der Verwaltung, war FibuNet webIC gerade in der aktuellen Pandemie und der damit verbundenen Präsens im Homeoffice von großem Nutzen, weil jeder eingebundene Mitarbeiter unabhängig von Ort und Zeit auf jeden Beleg zugreifen konnte.
Der Präsident des BITMi, Dr. Oliver Grün, sieht sich nach wie vor in der Entscheidung zugunsten von FibuNet bestätigt: "Die FibuNet-Software erfüllt unsere Anforderungen in vollem Umfang. Besonders hervorzuheben ist neben der Transparenz und Rechtssicherheit das hohe Automatisierungspotenzial, wodurch wir auch in der Digitalisierung unserer Verwaltung mit gutem Beispiel vorangehen können."
Über den Bundesverband IT-Mittelstand
Der Bundesverband IT-Mittelstand e.V. vertritt die Interessen von über 2.000 Unternehmen mit einem gemeinsamen Umsatzvolumen von mehreren Milliarden Euro. Der Verband besteht aus direkten Mitgliedern sowie assoziierten Regional- und Fachverbänden aus der IT-Branche. Unter den Mitgliedern sind Unternehmen aus den Bereichen Software, Internet, Dienstleistung und Hardware, die maximal 1.000 Mitarbeiter beschäftigen.
FibuNet ist eine sichere, vielfach bewährte und besonders leistungsfähige Software für Finanzbuchhaltung, Rechnungswesen und Controlling im Mittelstand. Mit einer Reihe ausgeklügelter Automatisierungspotenziale reduziert FibuNet den Zeitbedarf und die Fehleranfälligkeit in buchhalterischen Prozessen. Die webbasierte Lösung FibuNet webIC unterstützt Unternehmen sehr effizient dabei, die zeitaufwändigen, wiederkehrenden Tätigkeiten in der Rechnungsbearbeitung drastisch zu reduzieren.
Die Vielzahl namhafter, zufriedener FibuNet-Kunden ist ein Qualitätsbeweis. Über 1.400 Unternehmen vertrauen auf die Kompetenz und die Qualität von FibuNet. Über 200 namhafte FibuNet-Kunden nutzen bereits erfolgreich FibuNet webIC für die optimierte Rechnungsbearbeitung, wie beispielsweise Golf House Direktversand GmbH, ROLLER Möbel, Feser-Graf Automobilhandelsgruppe, Netto MarkenDiscount und Provent Hotels GmbH.
FibuNet integriert sich problemlos in jede Umgebung. Der Datentransfer mit angebundenen Systemen erfolgt automatisch und betrifft beispielsweise Stammdaten, Kontenbuchungen, Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und Offene Posten. Die bereitgestellten Schnittstellen sind stets gesetzeskonform.
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C4B Manuals: Prozessdokumentation im Rechnungswesen leicht gemacht
Das betriebliche Rechnungswesen steht wegen der sich fortlaufend ändernden Rahmenbedingungen vor großen Herausforderungen. Kosten- und Zeitdruck nehmen zu und die Digitalisierung und Automatisierung haben auch diesen Bereich längst erfasst. Häufig erweisen sich die unzureichende Datenqualität aus Vorsystemen, fehlende oder nicht ausreichende Abstimmungsregelungen sowie nicht vorhandene Dokumentationen als Schwachpunkte. Ebenso befinden sich bereits vorhandene, interne Kontrollsysteme nicht immer auf dem aktuellsten Stand.
Dies war Anlass für die C4B-Team GmbH & Co. KG, in Zusammenarbeit mit Experten aus der Praxis, leicht verständliche, schematische Prozessdokumentationen für das Rechnungswesen zu erstellen, die sogenannten C4B Manuals. Viele Prozesse im Rechnungswesen laufen in Unternehmen ähnlich ab, so dass diese in den C4B Manuals in einem leicht anpassbaren Standard vorkonfiguriert werden konnten. Aufbau, Ablauf und Ergebnisse der jeweils dokumentierten Prozesse sind dabei vollständig und schlüssig. Als vormodellierte Prozesse verfügbar sind bereits Kreditoren, Debitoren und Anlagevermögen, aktuell in Bearbeitung sind Jahresabschluss, Richtlinien, Bilanzierungshandbuch und Treasury. In den C4B Manuals enthalten sind konkrete Best-Practise-Tipps zur Digitalisierung und Automatisierung, Gebrauchsanweisungen sowie fertige Handbücher.
Laut Doris Dreyer, geschäftsführende Gesellschafterin der FibuNet GmbH und maßgeblich beteiligte Expertin aus der Praxis, sind die C4B Manuals damit sehr gut für eine Verfahrensdokumentation geeignet, wie sie die GoBD für buchhalterische Prozesse vorschreibt: „Anwender der C4B Manuals sollten die GoBD nutzen, um die Geschäftsprozesse ihres jeweiligen Unternehmens einer eingehenden Auditierung zu unterziehen und an den Stand der aktuellen Rechtslage anzupassen. Das ist die beste Vorbereitung für eine weitere Optimierung und Digitalisierung."
Für Ute Schröder, Geschäftsführerin der C4B-Team GmbH & Co. KG, ist die Mitwirkung von Doris Dreyer an den C4B Manuals ein erheblicher Mehrwert: „FibuNet setzt sich täglich mit gesetzeskonformen Arbeitsprozessen im Rechnungswesen auseinander und verfügt über sehr namhafte und anspruchsvolle Kunden. Hinzu kommen die persönlichen Erfahrungen von Frau Dreyer aus hunderten von Softwareeinführungen. Alles in allem eine einzigartige Verbindung aus Best Practise-Expertise im Rechnungswesen, der Umsetzung rechtlicher Anforderungen in buchhalterischen Prozessen sowie einem umfassenden Digitalisierungs-Know-how. Dies alles spiegelt sich eins zu eins in der Qualität unser C4B Manuals wider."
Über C4B-Team GmbH & Co. KG
C4B bietet mit den Benchmarking Circles DIE Plattform zum Vernetzen und Vergleichen für Führungskräfte im Rechnungswesen und Controlling. Ziel der Netzwerktreffen ist ein kontinuierlicher und effektiver Austausch unter Finance-Führungskräften: Mitarbeiter aus dem Top-Management treffen sich zu regelmäßiger Standortbestimmung und Zieldefinition, dem Vergleich von Kennzahlen und Prozessen sowie dem Setzen von Benchmarks.
Die C4B Manuals sind das erste Produkt aus dem Hause C4B: vorgefertigte Prozesse und vormodellierte Flow-Charts in einer Software sollen Unternehmen dabei helfen, ihre individuellen Prozesse im Handumdrehen abbilden zu können.
Mit den eigenen langjährigen, operativen Erfahrungen aus Controlling, Rechnungswesen, Organisationsberatung und Wirtschaftsmediation gewährleistet C4B eine interdisziplinäre, kompetente und vorausschauende Betreuung. Bei fachübergreifenden Fragen kooperiert C4B mit Partnern und Experten aus Wirtschaft und Wissenschaft.
C4B auf LinkedIn []https://www.linkedin.com/… und Xing []https://www.xing.com/….
FibuNet ist eine sichere, vielfach bewährte und besonders leistungsfähige Software für Finanzbuchhaltung, Rechnungswesen und Controlling im Mittelstand. Mit einer Vielzahl vorentwickelter Automatisierungspotenziale hilft FibuNet konsequent dabei, den Zeitbedarf und die Fehleranfälligkeit in buchhalterischen Prozessen erheblich zu reduzieren. Das hochprofessionelle, 100% GDPdU- & GoBD-zertifizierte Buchführungsprogramm ist eine ideale Lösung für mittelständische Unternehmen, die hohen Prüfungspflichten unterliegen.
Die Vielzahl namhafter, zufriedener FibuNet-Kunden ist ein Qualitätsbeweis. Über 1.400 Unternehmen vertrauen auf die Kompetenz und die Qualität von FibuNet, wie beispielsweise Berliner Effektengesellschaft, Hurtigruten, ROLLER Möbel, Feser-Graf Automobilhandelsgruppe, Netto Marken-Discount und Pearl GmbH.
FibuNet integriert sich problemlos in jede Umgebung. Der Datentransfer mit angebundenen Systemen erfolgt bidirektional und automatisch. Ob Kunden-/Lieferantenstammdaten, Buchungen von Ein-/Ausgangsrechnungen oder Bestandveränderungen, Kostenrechnung/Mengenbuchungen oder Daten aus dem Bereich der offenen Posten, alles kann per Schnittstelle ausgetauscht werden. Dabei sind die bereitgestellten Schnittstellen stets gesetzeskonform.
FibuNet GmbH
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24568 Kaltenkirchen
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VARIO Software setzt auf FibuNet als Lösungspartner
Das seit über 25 Jahren erfolgreich am Markt tätige Unternehmen VARIO-Software hat sein umfassendes ERP-System schwerpunktmäßig auf kleine und mittelständische Unternehmen ausgerichtet. Schon frühzeitig wurden Funktionen für den Online-Handel in die Unternehmenssoftware integriert. Auf dieser Basis hat sich VARIO zu einem der führenden ERP-Systeme für den B2C- und B2B-Onlinehandel entwickelt, das funktional neben der Warenwirtschaft und Produktionsplanung auch Bereiche wie Customer-Relationship-Management (CRM), Dokumenten-Management-System (DMS) und Finanzbuchhaltung (Fibu) abdeckt.
Gestiegene Anforderungen anspruchsvoller VARIO-Kunden im Bereich Rechnungswesen machten eine Erweiterung des Lösungsspektrums um eine besonders leistungsfähige und rechtssichere Software für Finanzbuchhaltung erforderlich. Die Wahl fiel dabei auf FibuNet. Wie auch VARIO ist FibuNet branchenneutral und hat dennoch eine große Kundenbasis im Bereich Handel und E-Commerce, so dass VARIO und FibuNet in Bezug auf Mentalität und Branchenerfahrung die gleiche Sprache sprechen. Bei beiden Unternehmen steht das Ziel Kundenzufriedenheit an erster Stelle.
Hervorragende bidirektionale Datenintegration
Über eine schon seit längerem verfügbare, hochintegrative Schnittstelle kommuniziert die VARIO-ERP mit FibuNet. Die Daten aus der Warenwirtschaft fließen nahtlos in die FibuNet-Finanzbuchhaltung und von dort aus wieder zurück. Alle buchungsrelevanten Daten sind jeweils aktuell im VARIO-ERP-System und in der FibuNet-Finanzbuchhaltung im Zugriff. Sowohl die Eingangsrechnungen als auch die Ausgangsrechnungen werden ebenso automatisiert überspielt wie die Offenen Posten.
Für Hendrik Schneider, Vertrieb und Marketing VARIO Software AG, war die Partnerschaft mit FibuNet eine logische Konsequenz: "FibuNet und VARIO ergänzen sich hervorragend. So gibt es schon seit Jahren zufriedene, gemeinsame Kunden. Es lag nahe, die gemeinsamen Vorteile beider Systeme zu bündeln und als Gesamtsystem aktiv zu vertreiben."
Auch Doris Dreyer, geschäftsführende Gesellschafterin von FibuNet, sieht im gemeinsamen Vorgehen großes Potenzial: "Die Bandbreite der FibuNet-Kunden stellt sicher, dass wir im VARIO-Umfeld mit unserer Buchhaltungssoftware hinsichtlich der funktionalen Abdeckung und bei den Leistungsanforderungen mit hohen Reserven aufwarten können. Durch attraktive Umstellungspakete wollen wir weiteren VARIO-Kunden den Umstieg auf FibuNet erleichtern und zu erhöhter Kundenzufriedenheit beitragen."
Über die VARIO Software AG
Die Unternehmensgeschichte der VARIO Software AG begann vor 30 Jahren mit der Entwicklung eines Programms zur Abbildung von Werkstattprozessen. Mit steigender Nachfrage entwickelten die Gründer Ralf Schneider und Frank Wolter einen anpassbaren, flexiblen Standard, aus dem ein branchenunabhängiges Warenwirtschaftssystem entstand. Dies war die Basis für ein umfangreiches ERP-System für KMUs, welches Unternehmen heute auch in Bereichen wie CRM, Fibu, DMS und POS unterstützt.
Mit der frühzeitigen Integration umfassender Funktionen speziell für den Online-Handel hat sich VARIO dank selbst entwickelter Schnittstellen zu sämtlichen bekannten Verkaufsplattformen bis heute zu einem der führenden ERP-Systeme für B2C und B2B entwickelt.
Mit der Software wuchs auch das Team. Seit 2007 sitzt die VARIO Software AG mit über 50 Mitarbeitern am jetzigen Standort in Neuwied. Im Mittelpunkt der täglichen Arbeit steht die Mission, Fortschritt und Zeit in jedes Unternehmen zu bringen. Inzwischen betreut die VARIO Software AG mehr als 5.000 Kunden in der DACH-Region.
FibuNet ist eine sichere, vielfach bewährte und besonders leistungsfähige Software für Finanzbuchhaltung, Rechnungswesen und Controlling im Mittelstand. Mit einer Vielzahl vorentwickelter Automatisierungspotenziale hilft FibuNet konsequent dabei, den Zeitbedarf und die Fehleranfälligkeit in buchhalterischen Prozessen erheblich zu reduzieren. Das hochprofessionelle, 100% GDPdU- & GoBD-zertifizierte Buchführungsprogramm ist eine ideale Lösung für mittelständische Unternehmen, die hohen Prüfungspflichten unterliegen.
Die Vielzahl namhafter, zufriedener FibuNet-Kunden ist ein Qualitätsbeweis. Über 1.400 Unternehmen vertrauen auf die Kompetenz und die Qualität von FibuNet, wie beispielsweise Berliner Effektengesellschaft, Flensburger Schiffbaugesellschaft, Hurtigruten, ROLLER Möbel, Feser-Graf Automobilhandelsgruppe, Netto Marken-Discount und Pearl GmbH.
FibuNet integriert sich problemlos in jede Umgebung. Der Datentransfer mit angebundenen Systemen erfolgt bidirektional und automatisch. Ob Kunden-/Lieferantenstammdaten, Buchungen von Ein-/Ausgangsrechnungen oder Bestandveränderungen, Kostenrechnung/Mengenbuchungen oder Daten aus dem Bereich der offenen Posten, alles kann per Schnittstelle ausgetauscht werden. Dabei sind die bereitgestellten Schnittstellen stets gesetzeskonform.
FibuNet GmbH
Carl-Zeiss-Str. 3
24568 Kaltenkirchen
Telefon: +49 (4191) 8739-0
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Bei Autohaus Röwe läuft DMS CARLO reibungslos mit FibuNet
Zur Auto Birne-Autohandelsgruppe gehören insgesamt 9 Autohäuser mit rund 500 Mitarbeitern, die allesamt VW-Konzernmarken vertreiben und das komplette Servicespektrum rund ums Automobil anbieten. Alle Betriebe der Auto Birne-Gruppe sind in der MV Lack und Karosserie GmbH gebündelt, die neben ihrem operativen Geschäftsbetrieb als zentrale Verwaltungsgesellschaft fungiert. Neben der zentralen Disposition ist hier die Zentralbuchhaltung der Gruppe angesiedelt, in der die FibuNet-Finanzbuchhaltungssoftware seit über 6 Jahren erfolgreich im Einsatz ist. Nach Umstellung auf den Branchenkontenrahmen SKR51 in Verbindung mit der Einführung von FibuNet im Jahr 2014 wurde gegen Ende 2018 gruppenweit FibuNet webIC als Software für die Rechnungsbearbeitung eingeführt.
Im Gegensatz zur Mehrzahl der zur Gruppe gehörenden Gesellschaften, in denen die bewährte Kombination DMS CROSS mit FibuNet im Einsatz ist, wurde bei Röwe Automobile das DMS CARLO als Komplettlösung genutzt. Mit dem Abgang der Buchhalterin aus dem Unternehmen zum 01. März dieses Jahres wurde es schwierig, einen Ersatz mit entsprechendem Buchhaltungs-Know-how zu finden. Durch eine zügige Anbindung von FibuNet an CARLO konnte Röwe jedoch ersatzweise als Mandant in der Zentralbuchhaltung angelegt werden, wo ausreichend viel Buchhaltungs-Know-how auf Basis von FibuNet angesiedelt ist. CARLO konnte damit als bestehendes DMS für die Steuerung und Abwicklung von Vertrieb und Service im Autohaus Röwe belassen werden.
Das Dealer-Management-Systems CARLO wurde auf der Basis von Navision entwickelt. Zuletzt wurde das System von der incadea Deutschland GmbH übernommen und ist nach eigenen Angaben bei rund 800 Kunden im Einsatz. Eine Schnittstelle zur FibuNet-Buchhaltungssoftware war bereits vorhanden, allerdings im Format SKR61.
Das FibuNet-Lösungspaket deckt mit seinem Funktionsspektrum die Anforderungen von VW- und Audi-Händlern bereits so branchenspezifisch ab, dass bei einer Standard-Einführung in diesem Umfeld keine Softwareanpassungen oder Erweiterungen erforderlich sind. Der Schwerpunkt der Umstellung der Buchhaltung von CARLO auf FibuNet umfasste dadurch neben der Anpassung der bidirektionalen Schnittstelle lediglich die Übernahme der Altdaten, die im GDPdU-Format aus der Navision-Datenbank des CARLO-DMS in FibuNet migriert werden konnten. Die Anpassung der Schnittstelle umfasste neben der Umstellung auf den aktuellen Branchenkontenrahmen SKR51 den Einbau eines Mappings der Sachkontenstämme von sechsstelligen Sachkontennummern in CARLO auf vierstellige Sachkontennummern in FibuNet.
Das Zusammenspiel von FibuNet mit dem DMS CARLO funktioniert laut Edgar Krettek, Projektleiter in der Zentralgesellschaft MV Lack und Karosserie GmbH, reibungslos: „Wir haben für die zügige Anbindung von Autohaus Röwe an die kaufmännische Steuerung der Auto Birne-Gruppe Dank des Branchen-Know-hows und der Flexibilität von FibuNet eine ressourcenschonende und im Endeffekt sehr gute Lösung realisieren können“.
Über die Röwe Automobile GmbH und Auto Birne-Autohandelsgruppe
Die Röwe Automobile GmbH mit Sitz in Bützow wurde 1931 als Familienbetrieb gegründet und zum 01. Januar 2020 in den Verbund der Auto Birne-Gruppe integriert. Zur Auto Birne-Autohandelsgruppe gehören insgesamt 9 Autohäuser mit rund 500 Mitarbeitern. Das Produktportfolio der Gruppe erstreckt sich über die VW-Konzernmarken Audi, Porsche, ŠKODA, Volkswagen sowie Volkswagen Nutzfahrzeuge. Die Unternehmensgruppe deckt neben dem Verkauf von Neu- und Gebrauchtwagen sämtliche Dienstleistungen in den Bereichen Werkstattservice, Teiledienst, Reparaturfinanzierungen, Autovermietung, Unfallinstandsetzung, Lackierarbeiten, Glas- und Felgenreparaturen, Smart-Repair und Reifeneinlagerungsservice ab.
FibuNet ist eine sichere, vielfach bewährte und besonders leistungsfähige Software für Finanzbuchhaltung, Rechnungswesen und Controlling im Mittelstand. Mit einer Vielzahl von vorentwickelten Automatisierungspotenzialen hilft FibuNet konsequent dabei, den Zeitbedarf und die Fehleranfälligkeit in buchhalterischen Prozessen erheblich zu reduzieren. Das hochprofessionelle, 100% GDPdU- & GoBD-zertifizierte Buchführungsprogramm ist eine ideale Lösung für mittelständische Unternehmen, die hohen Prüfungspflichten unterliegen.
Die Vielzahl namhafter, zufriedener FibuNet-Kunden ist ein Qualitätsbeweis. Über 1.400 Unternehmen vertrauen auf die Kompetenz und die Qualität von FibuNet, wie beispielsweise Berliner Effektengesellschaft, Flensburger Schiffbaugesellschaft, Hurtigruten, ROLLER Möbel, Feser-Graf Automobilhandelsgruppe, Netto Marken-Discount und Pearl GmbH.
FibuNet integriert sich problemlos in jede Umgebung. Der Datentransfer mit angebundenen Systemen erfolgt automatisch und betrifft beispielsweise Stammdaten, Kontenbuchungen, Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und Offene Posten. Die bereitgestellten Schnittstellen sind stets gesetzeskonform.
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Energiehändler Otto Fricke forciert Digitalisierung mit FibuNet webIC
Die Otto Fricke & Co. GmbH vertreibt über ein öffentliches Tankstellennetz Kraftstoffe und Tankstellenzubehör sowie als Direktlieferant Heizöl, Kraftstoffe, Erdgas, Strom und Schmierstoffe unter der Marke AVIA. Als Branchenlösung für die Warenwirtschaft nutzt das Unternehmen die edoil-Software des Herstellers eurodata AG einschließlich Tankstellenabrechnung und Tankkartensystem. Die FibuNet-Finanzbuchhaltung ist dabei als integrierte Komponente der edoil-Lösung einschließlich Kostenrechnung und BankBlitz XL für die automatisierte Bearbeitung von Bankbuchungen seit 2017 im Einsatz.
Die Einführung von FibuNet webIC zur automatisierten Bearbeitung von Eingangsrechnungen startete Anfang 2019. Zusammen mit der Abbildung der unternehmensspezifischen Bearbeitungsprozesse im integrierten Workflow-Designer wurde FibuNet webIC für die besonderen Anforderungen von Otto Fricke & Co. GmbH konfiguriert. Dieser untergliedert die Bearbeitung der Rechnungen in den das Warenwirtschaftssystem edoil betreffenden Part der AVIA-Rechnungen und den die Kostenrechnung betreffenden Part, der verschiedene Lieferanten betrifft.
Alle Eingangsrechnungen werden seit der Inbetriebnahme des webIC unmittelbar nach Rechnungseingang gescannt und digital archiviert. Bei den die Kostenrechnung betreffenden, monatlich rund 400 Rechnungen, wird mittels der OCR-Software von CaptureThis! der Großteil der buchungsrelevanten Daten automatisch erkannt, ausgelesen und in Kontierungsvorschläge überführt. Die digitalisierten Rechnungsdaten und Belege werden automatisch an die zuständigen Prüfungs- und Genehmigungskreise weitergeleitet, in die insgesamt 15 Mitarbeiter eingebunden sind. Nach Genehmigung bzw. Freigabe erfolgt die automatische Übergabe der digitalisierten Rechnungen mit Anhängen nebst Kontierungsvorschlägen zur Verbuchung in die Finanzbuchhaltung. Die eingescannten AVIA-Rechnungen werden zusammen mit Lieferscheinen und Bestellungen im FibuNet webIC formell geprüft, bevor sie im angebundenen Dokumenten-Managementsystem FILERO archiviert werden. Deren Verbuchung erfolgt gesondert in edoil.
Der mit der Einführung von FibuNet webIC verbundene Nutzen ist vielfältig. Laut Claudia Otto, Projektleiterin bei der Otto Fricke & Co. GmbH, hat sich neben der erheblichen Zeitersparnis bei der Rechnungsbearbeitung vor allem die Transparenz enorm erhöht: „Für jede Rechnung kann jetzt sofort der Bearbeitungsstand ermittelt werden. Damit wird sichtbar, an welcher Stelle Rechnungen nicht zügig genug geprüft und freigegeben werden und man kann durch gezieltes Eingreifen Bearbeitungsstaus verhindern.“ Als weitere Vorteile werden seitens Otto Fricke & Co. GmbH vor allem die mit dem Workflow verbundene, strukturierte Arbeitsweise hervorgehoben sowie die mit der automatisierbaren, formellen Prüfung verbundene Rechtssicherheit. Mit der formellen Prüfung im webIC werden nämlich die formellen Bedingungen zur Geltendmachung der Vorsteuer gemäß § 14 UStG nun lückenlos erfüllt.
Über die Otto Fricke & Co. GmbH
Die Otto Fricke & Co. Gesellschaft mit beschränkter Haftung vertreibt über ein öffentliches Tankstellennetz Kraftstoffe und Tankstellenzubehör und setzt ausgehend vom Sitz der Gesellschaft in Gütersloh Heizöl, Kraftstoffe, Erdgas, Strom und Schmierstoffe unter der Marke AVIA um. Das Unternehmen erzielt mit rund 50 Mitarbeitern einen jährlichen Umsatz von über 200 Mio. Euro.
Nach der Gründung in 1858 baute Friedrich A. Fricke das Unternehmen mit dem Ex- und Import von Leinen und Gewürzen auf. Im Jahr 1922 wurde die Spedition um den Handel mit Kohlen und Düngemittel erweitert, bevor in das Verkaufsprogramm Kraftstoffe und Mineralölprodukte aufgenommen wurden und 1927 die erste FRICKE-Tankstelle errichtet wurde. Das Tankstellennetz präsentiert sich heute mit rund 70 Stationen.
2002 erwarb FRICKE Anteile an der Deutschen AVIA Mineralöl-GmbH, München. Die Mitglieder der Deutschen AVIA vertreiben alle Formen der Energie. Neben klassischen Mineralölprodukten werden Kunden u.a. auch mit netzgebundenen Energien wie Erdgas und Strom versorgt. Die AVIA besteht in Deutschland aus 30 mittelständischen Unternehmen als Gesellschafter sowie einer großen Zahl an Lizenznehmern.
FibuNet ist eine sichere, vielfach bewährte und besonders leistungsfähige Software für Finanzbuchhaltung, Rechnungswesen und Controlling im Mittelstand. Mit einer Reihe ausgeklügelter Automatisierungspotenziale reduziert FibuNet den Zeitbedarf und die Fehleranfälligkeit in buchhalterischen Prozessen. Die webbasierte Lösung FibuNet webIC unterstützt Unternehmen sehr effizient dabei, die zeitaufwändigen, wiederkehrenden Tätigkeiten in der Rechnungsbearbeitung drastisch zu reduzieren.
Die Vielzahl namhafter, zufriedener FibuNet-Kunden ist ein Qualitätsbeweis. Über 1.400 Unternehmen vertrauen auf die Kompetenz und die Qualität von FibuNet. Über 200 namhafte FibuNet-Kunden nutzen bereits erfolgreich FibuNet webIC für die optimierte Rechnungsbearbeitung, wie beispielsweise Golf House Direktversand GmbH, ROLLER Möbel, Feser-Graf Automobilhandelsgruppe, Netto MarkenDiscount und Provent Hotels GmbH.
FibuNet integriert sich problemlos in jede Umgebung. Der Datentransfer mit angebundenen Systemen erfolgt automatisch und betrifft beispielsweise Stammdaten, Kontenbuchungen, Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und Offene Posten. Die bereitgestellten Schnittstellen sind stets gesetzeskonform.
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MK IT-Service optimiert mit FibuNet webIC die Rechnungsprüfung bei der Grützner Gruppe
Bereits seit über 10 Jahren nutzt die Autogruppe Grützner die FibuNet-Finanzbuchhaltungssoftware. Das FibuNet-Lösungspaket deckt mit seinem Funktionsspektrum die Anforderungen von VW- und Audi-Händlern umfassend und präzise ab und erfordert im Rahmen einer typischen Einführung in diesem Branchenumfeld keine Softwareanpassungen oder Programmerweiterungen. Die Firma MK IT-Service Michael Könecke e.K., ein auf den Autohandel spezialisiertes Unternehmen aus dem FibuNet-Partnerverbund, hat die FibuNet-Software an die Grützner Gruppe verkauft und dort eingeführt. Deren Inhaber und Geschäftsführer Michael Könecke betreut die Autogruppe Grützner seit 1990 persönlich und berät diese in IT-spezifischen und buchhalterischen Fragestellungen.
Die Übernahme der Geschäftsführung durch Marit Grützner wurde zum Anlass genommen, in den letzten Jahren eine Reihe kaufmännischer Prozesse mit hoher Dringlichkeit zu optimieren. Die Standorte des Unternehmens sind zum Teil regional weit verteilt. Einer der drei rechtlich selbständigen Betriebe befindet sich in Anklam und damit rund 50 Kilometer von Neubrandenburg entfernt. Dies führte insbesondere bei der Prüfung und Freigabe von dezentral eingegangenen Rechnungen zu unnötigen Zeitverzögerungen, was den Anlass dafür gab, FibuNet webIC als Lösung für die elektronische Rechnungsbearbeitung einzuführen.
In FibuNet webIC werden nach dem Einscannen die relevanten Buchhaltungsdaten mittels OCR-Erkennung aus den Eingangsrechnungen extrahiert und für die weitere elektronische Bearbeitung bereitgestellt. Die gescannten Belege sind im Unternehmen sofort digital verfügbar. Mitarbeiter unterschiedlicher Abteilungen können Rechnungsbelege jederzeit und unabhängig von ihrem Standort erfassen, abfragen, bearbeiten und freigeben. Innerhalb des integrierten Workflows prüfen berechtigte Benutzer Rechnungen und geben diese zur Zahlung frei. Dies ermöglicht der Geschäftsführung der Autogruppe Grützner auch die Rechnungsdaten der an den dezentralen Standorten erfassten Rechnungen an ihrem Schreibtisch in der Zentrale schnell zu überblicken und unabhängig von Ort und Zeit zu prüfen bzw. freizugeben. Dadurch verbessert sich die Kontrollfähigkeit deutlich und gleichzeitig wird enorm viel Zeit eingespart.
Der Projektstart für die flächendeckende Einführung von FibuNet webIC durch MK IT-Service war im Juli 2019. Zunächst wurden die Abläufe der Rechnungserfassung und -bearbeitung der drei Standorte durchleuchtet, die sich in der Vergangenheit völlig unabhängig voneinander entwickelt hatten und sehr individuell ausgeprägt waren. Das damit verbundene interne Benchmarking führte zu einer standortübergreifenden Vereinheitlichung und gleichzeitig zu einer Verbesserung des Workflows. Ab September 2019 wurden zunächst alle elektronisch per Mail eingehenden Rechnungen separat erfasst und die Rechnungsbearbeitung im webIC geübt. Ab Mitte Oktober wurde die Anwendung auf alle papiergestützten Rechnungen ausgedehnt, die seitdem unmittelbar nach Rechnungseingang an den drei Standorten eingescannt werden. Standortübergreifend sind über 50 Anwender in den Workflow von FibuNet webIC einbezogen.
Laut Marit Grützner, Geschäftsführerin der Grützner Gruppe, ist FibuNet webIC in sich so logisch aufgebaut und lässt sich die Software auf so einfache Art konfigurieren, dass für die Einführung wenig Schulungsaufwand erforderlich ist: „Die mit der Einführung von webIC verbundenen Ziele wurden zu 100% erreicht. Trotz der verteilten Standorte haben wir jetzt die Eingangsrechnungen viel besser im Blick.“
Über die Grützner Gruppe
Die Anfänge der Grützner Gruppe gehen zurück auf das Jahr 1989 mit der Gründung als Dacia- Vertragswerkstatt. Im Juni 1993 wurde das Autohaus Grützner GmbH am Bethanienberg in Neubrandenburg eröffnet. Es folgten 1998 die Eröffnung der Grützner GmbH in Anklam sowie 1999 die Eröffnung der Autoforum Neubrandenburg GmbH. An den drei Standorten werden insgesamt 105 Mitarbeiter beschäftigt.
Das Leistungsspektrum umfasst den Neuwagen-, Gebrauchtwagen- und Nutzfahrzeuge-Vertrieb, Service, Verkauf von Ersatzteilen und Original Zubehör der Marken VW und Audi sowie Vermietung, Finanzierung, Leasing von Fahrzeugen und Garantieverträge für Gebrauchtwagen.
Der Generationswechsel des Unternehmens hat sich in mehreren Stufen vollzogen. Nachdem der Gründer Alfred Grützner im Januar 2004 völlig unerwartet verstarb, ging die Geschäftsverantwortung an Renate und Marit Grützner über. Renate Grützner verabschiedete sich 2016 in den Ruhestand. Seitdem nimmt Marit Grützner die alleinige Geschäftsverantwortung wahr.
FibuNet ist eine sichere, vielfach bewährte und besonders leistungsfähige Software für Finanzbuchhaltung, Rechnungswesen und Controlling im Mittelstand. Mit einer Reihe ausgeklügelter Automatisierungspotenziale reduziert FibuNet den Zeitbedarf und die Fehleranfälligkeit in buchhalterischen Prozessen. Die webbasierte Lösung FibuNet webIC unterstützt Unternehmen sehr effizient dabei, die zeitaufwändigen, wiederkehrenden Tätigkeiten in der Rechnungsbearbeitung drastisch zu reduzieren.
Die Vielzahl namhafter, zufriedener FibuNet-Kunden ist ein Qualitätsbeweis. Über 1.400 Unternehmen vertrauen auf die Kompetenz und die Qualität von FibuNet. Über 200 namhafte FibuNet-Kunden nutzen bereits erfolgreich FibuNet webIC für die optimierte Rechnungsbearbeitung, wie beispielsweise Golf House Direktversand GmbH, ROLLER Möbel, Feser-Graf Automobilhandelsgruppe, Netto MarkenDiscount und Provent Hotels GmbH.
FibuNet integriert sich problemlos in jede Umgebung. Der Datentransfer mit angebundenen Systemen erfolgt automatisch und betrifft beispielsweise Stammdaten, Kontenbuchungen, Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und Offene Posten. Die bereitgestellten Schnittstellen sind stets gesetzeskonform.
FibuNet GmbH
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