IT-Outsourcing als Lösung: Fachkräftemangel zwingt zum Umdenken
Beeindruckende Zahlen vom Marktforschungsunternehmen Gartner verdeutlichen diesen Trend: Bis 2025 könnten bis zu 80 Prozent der firmeneigenen Rechenzentren der Vergangenheit angehören. Unterhaltung und Investition in hardwareintensive Ressourcen im eigenen Gebäude lohnen sich immer weniger. Diese veraltete Herangehensweise hemmt außerdem die digitale Transformation der Unternehmen.
Was ist IT-Outsourcing
Bevor wir auf die Vorzüge des IT-Outsourcings eingehen, ist es wichtig, den Begriff zu verstehen. IT-Outsourcing bezieht sich auf die Auslagerung von IT-Dienstleistungen wie Softwareentwicklung, Datenverarbeitung, Netzwerkmanagement oder IT-Support an externe Dienstleister. Unternehmen können entweder Teile ihrer IT-Aufgaben oder sogar die gesamte IT-Infrastruktur an externe Partner auslagern. Dadurch können sie sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren und gleichzeitig von der Fachkenntnis und den Ressourcen der Outsourcing-Partner profitieren.
Je größer das Unternehmen, desto mehr Outsourcing
Start-ups und kleinere Unternehmen sind oft bestrebt, Prozesse und Anwendungen intern zu betreuen. Eine geringere Firmengröße ermöglicht agiles Handeln, das jedoch mit zunehmendem Wachstum statisch werden kann. Daher zeichnet sich der Trend ab, dass insbesondere mittelständische Unternehmen geeignete Partner suchen, um ihre IT zu transformieren. Eigenentwicklungen sollen vermehrt durch Software-as-a-Service-Lösungen ersetzt werden. Idealerweise sollten Unternehmen und Dienstleister eine ähnliche Größe aufweisen. Ist der Anbieter zu klein, kann er den Anforderungen großer Kunden oft nicht gerecht werden. Auch kann es passieren, dass ein kleineres Unternehmen eine unkomplizierte Abwicklung wünscht, die durch die Sicherheitsstandards und möglicherweise starre Strukturen größerer Dienstleister nicht erfüllt werden können.
9 Monate bis zur passenden IT-Fachkraft
Der Mangel an IT-Spezialisten bringt vor allem mittelständische Unternehmen in Schwierigkeiten. Ohne qualifizierte Fachkräfte ist es schwierig, zu wachsen und Innovationen voranzutreiben. Die Situation kann für Unternehmen existenziell werden. Laut der Bundesagentur für Arbeit dauert es durchschnittlich 132 Tage, um die passende IT-Fachkraft zu finden. Im Jahr 2018 blieben laut dem Digitalverband Bitkom insgesamt 82.000 Stellen im IT-Bereich unbesetzt – eine Steigerung um 50% gegenüber dem Vorjahr. Einige Unternehmen geben sogar an, bis zu 9 Monate nach der richtigen Mitarbeiterin oder dem richtigen Mitarbeiter zu suchen, sofern sie den hohen Gehaltsforderungen der Kandidaten überhaupt noch gerecht werden können. Der Mangel an IT-Fachkräften ist ein strukturelles Problem, das zu einer ernsthaften Wachstumsbremse werden könnte. Denn schließlich muss jemand die Arbeit erledigen – ein Restaurant kann nur dann köstliche Speisen anbieten, wenn der Koch sein Handwerk versteht.
5 Vorteile von IT-Outsourcing1. Planbare und geringere Kosten
Ein großer Vorteil des IT-Outsourcings sind die planbaren und geringeren Kosten. Anstatt hohe Investitionen in die interne IT-Infrastruktur zu tätigen, können Unternehmen die Kosten für IT-Dienstleistungen genau kalkulieren und budgetieren. Durch die Auslagerung der IT-Aufgaben entfallen außerdem Kosten für die Schulung und Weiterbildung des internen IT-Personals. Externe Dienstleister bieten in der Regel flexible Preismodelle, die es Unternehmen ermöglichen, ihre Ausgaben an die tatsächliche Nutzung anzupassen.
2. Effizienzsteigerung durch IT-Outsourcing
IT-Outsourcing ermöglicht es Unternehmen, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren und gleichzeitig die IT-Infrastruktur in die Hände von Experten zu legen. Externe Dienstleister verfügen oft über spezialisiertes Fachwissen und modernste Technologien, die eine höhere Effizienz und Produktivität ermöglichen. Sie sind mit den neuesten Trends und Best Practices in der IT-Branche vertraut und können Lösungen bereitstellen, die den Geschäftsanforderungen entsprechen. Unternehmen können sich somit auf ihre wichtigsten Geschäftsprozesse konzentrieren und gleichzeitig von der Expertise der Outsourcing-Partner profitieren.
3. Garantierte Servicequalität durch IT-Outsourcing
Durch den Abschluss von Service Level Agreements (SLAs) können Unternehmen die gewünschte Servicequalität mit ihren IT-Outsourcing-Partnern vereinbaren. Externe Dienstleister sind bestrebt, die vereinbarten Leistungsstandards einzuhalten und garantieren so eine zuverlässige und qualitativ hochwertige IT-Unterstützung. Dies kann zu einer verbesserten Kundenzufriedenheit beitragen und das Vertrauen in die IT-Systeme stärken.
4. Sicherheit erhöhen mit IT-Outsourcing
IT-Sicherheit ist für Unternehmen heutzutage von entscheidender Bedeutung. Durch IT-Outsourcing können Unternehmen von den fortschrittlichen Sicherheitsmaßnahmen und den besten Praktiken externer Dienstleister profitieren. Diese verfügen oft über dedizierte Sicherheitsteams und setzen erstklassige Sicherheitstechnologien ein, um Unternehmensdaten und -systeme zu schützen. Durch die Auslagerung der IT-Funktionen an Experten können Unternehmen ihre IT-Sicherheit erhöhen und potenzielle Sicherheitslücken minimieren. Externe Dienstleister können auch regelmäßige Sicherheitsaudits durchführen, um sicherzustellen, dass die Systeme und Daten vor Bedrohungen geschützt sind.
5. Konzentration auf das Kerngeschäft
Ein weiterer wichtiger Vorteil des IT-Outsourcings besteht darin, dass Unternehmen sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Durch die Auslagerung der IT-Aufgaben können interne Ressourcen freigesetzt werden, um sich auf strategische Projekte und geschäftskritische Aufgaben zu konzentrieren. Die Outsourcing-Partner übernehmen die Verantwortung für die IT-Infrastruktur und gewährleisten deren reibungslosen Betrieb. Dies kann zu einer Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit und einer verbesserten Geschäftsentwicklung führen.
Was muss ich bei der Einführung beachten?
Bei der Einführung von IT-Outsourcing gibt es einige wichtige Aspekte zu beachten. Eine sorgfältige Auswahl des Outsourcing-Partners ist entscheidend, um sicherzustellen, dass er über das erforderliche Fachwissen, die Erfahrung und die Ressourcen verfügt, um die gewünschten IT-Dienstleistungen bereitzustellen.
- Präzision ist von Vorteil. Das Service-Level-Agreement (SLA) sollte unbedingt ein Statement of Work (SOW) enthalten, das die genauen Leistungen und Verantwortlichkeiten beschreibt. Dies umfasst beispielsweise die Verfügbarkeit der Server oder die maximale Bearbeitungszeit von Supportanfragen. Auf diese Weise können unangenehme Überraschungen vermieden werden.
- Die Wahl der richtigen Vertragslaufzeit. Die IT-Branche ist von kurzen Innovationszyklen, starkem Wettbewerb und sich ändernden Preisstrukturen geprägt. Es ist ratsam, Vertragslaufzeiten von mehr als fünf Jahren zu vermeiden, um flexibel zu bleiben.
- Preiswert statt billig. Wenn ein Anbieter mit besonders niedrigen Preisen wirbt, gibt es normalerweise einen Grund dafür. Es könnte beispielsweise bedeuten, dass Cloud-Services in Ländern mit bedenklichen Datenschutzbestimmungen ausgelagert werden. Es ist wichtig, hier keine Kompromisse einzugehen, die sich später als teuer erweisen könnten. Um eine realistische Preisvorstellung zu erhalten, können auf den Marktpreis-Benchmark-Report eines unabhängigen Beratungsunternehmens zurückgegriffen werden.
Lohnt sich IT-Outsourcing?
IT-Outsourcing bietet eine Vielzahl von Vorteilen für Unternehmen, darunter planbare und geringere Kosten, höhere Effizienz, garantierte Servicequalität, erhöhte IT-Sicherheit und die Möglichkeit, sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren. Bei der Einführung von IT-Outsourcing sollten jedoch sorgfältige Überlegungen angestellt werden, um den richtigen Partner auszuwählen, die Zusammenarbeit effektiv zu gestalten und rechtliche Aspekte zu berücksichtigen. Mit der richtigen Planung und Umsetzung kann IT-Outsourcing für Unternehmen eine äußerst lohnende Strategie sein, um ihre Geschäftsprozesse zu optimieren, Kosten zu senken und Wettbewerbsvorteile zu erlangen.
Sie sind auf der Suche nach einem Partner, der sich um Ihre IT kümmert?
Vor dem Hintergrund des akuten Fachkräftemangels in der IT und der extremen Zunahme an Cyberangriffen ist es schwieriger denn je, die Performance und Sicherheit der eingesetzten IT-Infrastruktur zu gewährleisten. Unsere IT-Betreuung kann hierbei eine erhebliche Entlastung für Ihre IT-Beauftragten im Unternehmen darstellen und zu einem reibungslosen Arbeitsalltag beitragen.
Als zentraler Ansprechpartner für alle Software- und Hardwarethemen stehen wir Ihnen für Fragen und Unterstützung rund um eine individuelle IT-Betreuung und IT-Support gerne zur Verfügung. Jetzt Kontakt aufnehmen!
Lernen Sie unsere IT-Lösungen kennen
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Pflicht zur eRechnung – Ein lohnender Kraftakt
Was ist eine eRechnung?
Manch ein Unternehmen geht davon aus, das es sich bei einer PDF-Datei bereits um eine elektronische Rechnung handelt. Doch das ist ein Missverständnis: PDF-Dokumente stellen gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU gerade keine elektronische Rechnung dar. Es handelt sich hierbei lediglich um eine digitale und bildhaft repräsentierte Rechnung.
Eine echte eRechnung kann hingegen automatisch und elektronisch verarbeitet werden. Es handelt sich daher um einen Datensatz in einer standardisierten Struktur. Hierfür gibt es unterschiedliche Formate: Die in Deutschland bekanntesten Dateiformate sind die XRechnung und das ZUGFeRD. Doch auch mittels EDI-Verfahren werden Rechnungsdaten ausgetauscht.
Wichtig: Auch bei einer elektronischen Rechnung müssen alle Pflichtangaben nach dem Umsatzsteuergesetz beachtet werden und die Dateien aufbewahrt werden. Nur mit einer ordnungsgemäßen Rechnung ist ein Vorsteuerabzug möglich.
Die Pflicht zur eRechnung ab 2025
Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat erste Vorabhinweise zur geplanten Einführung der elektronischen Rechnung, kurz eRechnung, für inländische B2B-Umsätze gegeben. Diese Neuerung wird im Rahmen des Wachstumschancengesetzes umgesetzt und hat das Potenzial, die Geschäftsabläufe von Unternehmern in Deutschland grundlegend zu verändern.
Der aktuelle Zeitplan des BMF sieht vor, dass ab dem 1. Januar 2025 jeder Unternehmer verpflichtet sein wird, elektronische Rechnungen entgegennehmen zu können. Dies bedeutet, dass die Fähigkeit zur elektronischen Rechnungsbearbeitung zur Pflicht wird. Für die Pflicht zum Ausstellen einer elektronischen Rechnung ist eine gestaffelte Übergangsregelung vorgesehen, um den Unternehmen ausreichend Vorbereitungszeit zu gewähren.
Was ist eine eRechnung?
Eine elektronische Rechnung, oder eRechnung, ist definiert als eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Dieser Schritt zielt darauf ab, Prozesse zu optimieren, Ressourcen zu schonen und die Bürokratie zu reduzieren.
Wer ist betroffen?
Die Verpflichtung zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung gemäß der oben genannten Definition gilt ausschließlich für Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen (B2B). Zusätzlich müssen der liefernde Unternehmer und der Empfänger der Leistung im Inland (oder in Gebieten nach § 1 Abs. 3 UStG) ihren Sitz haben.
Bitte beachten Sie: Die Ansässigkeit im Inland erfordert entweder einen Sitz, eine Geschäftsleitung oder eine Betriebsstätte im Inland, die an dem betreffenden Umsatz beteiligt ist. Sollte kein Sitz vorhanden sein, genügen auch der Wohnsitz oder der gewöhnliche Aufenthalt im Inland (gemäß § 14 Abs. 2 Satz 3 UStG-E). Eine bloße umsatzsteuerliche Registrierung in Deutschland, ohne gleichzeitig ansässig zu sein, würde daher keine Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen auslösen.
Ausnahmen von der Verpflichtung
Nicht in jedem Fall ist eine eRechnung im o.g. Sinne verpflichtend. So können z. B. Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV) weiterhin als "sonstige Rechnungen" im o.g. Sinne übermittelt werden, also z.B. in Papierform. Gleiches gilt für Fahrausweise (§ 34 UStDV).
Formate, die den Anforderungen entsprechen
Das BMF hat bereits erste Hinweise gegeben, ob die bekannten Formate XRechnung und ZUGFeRD die gesetzlichen Anforderungen an eine elektronische Rechnung erfüllen werden. Das Ergebnis zeigt, dass sowohl das XStandard-Format als auch das ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 grundsätzlich den geplanten Anforderungen entsprechen. Dies ist eine wichtige Information für Unternehmen, die bereits eines dieser Formate nutzen oder planen, es zu implementieren. Es erhöht die Planungssicherheit und gibt Unternehmen mehr Zeit, sich auf die bevorstehenden Änderungen vorzubereiten.
Einsatz von EDI-Verfahren
Das BMF hat sich auch zum Einsatz von Electronic Data Interchange (EDI)-Verfahren geäußert. Hierbei handelt es sich um elektronische Datenaustauschverfahren, die in vielen Unternehmen bereits etabliert sind. Das BMF arbeitet derzeit an einer Lösung, die die Weiternutzung der EDI-Verfahren auch unter dem künftigen Rechtsrahmen sicherstellen soll. Allerdings ist es nicht ausgeschlossen, dass technische Anpassungen erforderlich sein werden. Dennoch ist das BMF bestrebt, den Umstellungsaufwand für Unternehmen auf das Notwendige zu begrenzen.
Ausblick
Die Bedeutung der elektronischen Rechnungsstellung ist unbestreitbar, insbesondere angesichts der offensichtlichen Effizienzvorteile, die sich aus der automatischen Verarbeitung strukturierter Rechnungsdaten ergeben. Im öffentlichen Beschaffungswesen sind elektronische Rechnungen bereits verpflichtend, und auch im privaten Sektor wächst die Erwartung, dass Geschäftspartner in der Lage sind, elektronische Rechnungen zu senden und zu empfangen.
Unabhängig von den nationalen oder EU-Gesetzgebungsplänen wächst der Druck zur Umstellung stetig. Die Zeit- und Ressourcenaufwendungen für diese Umstellung können je nach Unternehmensgröße und Systemlandschaft erheblich sein. Es ist daher ratsam, zeitnah geeignete Projektstrukturen zu implementieren, sofern dies noch nicht geschehen ist. Dies erleichtert eine rechtzeitige Umsetzung, sobald die endgültigen rechtlichen und technischen Details festgelegt sind. Unternehmen sollten sich aktiv auf die unausweichliche Zukunft der elektronischen Rechnungsstellung vorbereiten.
Mit dem Komfortpaket "Kommunikation & Belege" der Sage 100 wird jede Rechnung, die Sie aus dem System heraus versenden, automatisch um das ZUGFeRD-Format ergänzt. Damit können Rechnungsempfänger Ihre Rechnungen automatisch einlesen und schneller bearbeiten. So verkürzen Sie spürbar die Zeit zwischen Rechnungsstellung und Zahlungseingang.
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EDI einfach erklärt – Definition, Vorteile und die wichtigsten Formate
Was ist EDI
EDI steht für Electronic Data Interchange und bezeichnet den elektronischen Datenaustausch. Anstelle von Rechnungen, Lieferscheinen oder Bestellungen per Post oder Fax werden diese als elektronische Dateien verschickt. Dies geschieht in der Regel über APIs, wodurch eine effiziente und schnelle Kommunikation ermöglicht wird. In Verbindung mit ERP-Software ermöglicht EDI eine nahtlose Integration von Daten, indem es manuelle Prozesse durch einen automatisierten Datenaustausch ersetzt. Dabei ist EDI keine spezifische Technologie, sondern bezeichnet das Zusammenwirken verschiedener elektronischer Prozesse, Austauschprotokolle und Dokumentenstandards.
Die Welt des EDI: Fluch und Segen seit 1977
Die Electronic Data Interchange (EDI) existiert seit 1977 und hat sich im Laufe der Jahre zu einem "Standard" für viele Unternehmen entwickelt. Doch was auf den ersten Blick einfach erscheint, entpuppt sich im Detail als etwas komplexer. Lassen Sie uns einen genaueren Blick darauf werfen.
EDI definiert nicht nur das Format der Datei, sondern auch den Übertragungsweg. Mit EDI sprechen Sie die gleiche Sprache wie Ihre Kunden oder Lieferanten. Wenn Sie beispielsweise "Menge 1,5" angeben, versteht Ihr Gegenüber, dass es sich um 1,5 Kilogramm handelt. Im Vergleich dazu erfordert eine API-Integration, dass Sie sich mit jedem Partner auf die Bedeutung der Daten einigen – ein zeitaufwendiger und kostspieliger Prozess.
Obwohl EDI seit 1977 existiert und den Anspruch hat, alle Branchen abzudecken, gibt es unterschiedlichste branchenspezifische EDI-Standards, Verfahren und Kommunikationswege. EDI ist nicht gleich EDI – es ist vergleichbar mit verschiedenen Dialekten. Jeder spricht Deutsch, aber es gibt Unterschiede wie zwischen Switzerdütsch und Plattdeutsch. Diese Vielfalt an Dialekten hat sich im Laufe der Zeit entwickelt und kann eine Implementierung herausfordernd machen.
Vorteile von EDI für Unternehmen
Die Einführung von EDI in Ihr Unternehmen bringt zahlreiche Vorteile mit sich:
ZEITERSPARNIS
Echzeit-Abwicklung von Geschäftsprozesse ohne Papierformulare oder manuelle Eingaben.
KOSTENEINSPARUNG
Reduzierung von Kosten für Porto, Papier, Personal und Minimierung von Fehlern bei der Dateneingabe dank EDI.
EFFIZIENZSTEIGERUNG
Beschleunigung und Fehlervermeidung durch automatisierten Datenaustausch mit EDI.
STEIGERUNG DER KUNDENZUFRIEDENHEIT
Verkürzung von Lieferzeiten und Verbesserung der Genauigkeit von Bestellungen und Lieferungen durch EDI.
QUALITÄTSVERBESSERUNG DER DATEN
Automatische Validierung und Fehlererkennung vor der Weiterverarbeitung durch EDI, um die Datenqualität zu verbessern.
ERHÖHUNG DER AGILITÄT
Schnelle und automatische Anpassung von Geschäftsprozessen an Marktveränderungen dank EDI.
Voraussetzungen für eine erfolgreiche EDI Anbindung in Ihr ERP-System
Die Integration von EDI in Ihr ERP-System ermöglicht eine effektive Prozessoptimierung. Diese nahtlose Integration führt zu einer automatisierten und optimierten Ausführung Ihrer Geschäftsprozesse. Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens lässt sich EDI problemlos skalieren und anpassen.
Eine wesentliche Grundlage für eine erfolgreiche Anbindung bilden sorgfältig gepflegte Stammdaten. Einheitliche Artikelinformationen und Kontokorrentdaten sind entscheidend. Die Nutzung von global standardisierten Nummern wie EAN und GLN erleichtert die Eindeutigkeit der Daten.
Mit EAN und GLN haben Sie zwei Standards für Artikel und Kontokorrentdaten, die weltweit normiert sind. Eine GLN (Global Location Number) für Ihr Unternehmen können Sie sich bei der GS1-Germany beantragen. Diese Nummer zusammen mit der Artikelnummer mündet in der EAN.
Kommunikationswege und WebEDI
Für den Datenaustausch zwischen EDI-Partnern werden verschiedene Kommunikationswege wie AS2, OFTP2 (OFTP) oder X400 genutzt. Hierbei können Sie auf Dienstleister oder das EDI Gateway der DPS BS zurückgreifen.
Es gibt auch den Ansatz des WebEDI, bei dem nur einer der EDI-Partner eine Integration bereitstellt und der andere Partner Daten manuell über eine Online-Plattform erfasst.
Wie profitieren Geschäftsführer, Projektleiter und der Vertrieb von EDI?
Geschäftsführer können von einer optimierten Ressourcennutzung profitieren, da Mitarbeiter nicht mehr mit zeitaufwendigen manuellen Prozessen belastet sind. Projekt- und Teamleiter gewinnen durch EDI eine verbesserte Transparenz über laufende Projekte, da Echtzeitdaten den aktuellen Status widerspiegeln.
Vertriebsleiter profitieren ebenfalls von der beschleunigten Auftragsabwicklung durch EDI, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit führt. Die Möglichkeit, Echtzeitdaten abzurufen, unterstützt Vertriebsleiter bei fundierten Entscheidungen und Strategien.
Einsatz von EDI-Verfahren bei eRechnungen
Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat erste Vorabhinweise zur geplanten Einführung der elektronischen Rechnung, kurz eRechnung, für inländische B2B-Umsätze gegeben. Diese Neuerung wird im Rahmen des Wachstumschancengesetzes umgesetzt und hat das Potenzial, die Geschäftsabläufe von Unternehmern in Deutschland grundlegend zu verändern.
Der aktuelle Zeitplan des BMF sieht vor, dass ab dem 1. Januar 2025 jeder Unternehmer verpflichtet sein wird, elektronische Rechnungen entgegennehmen zu können. Die elektronische Rechnungsbearbeitung wird zur Pflicht, und mit EDI lassen sich Rechnungsdaten problemlos übermitteln.
Fazit
EDI ist trotz seiner langen Existenz relevanter denn je. Es ermöglicht eine effiziente, standardisierte und fehlerfreie Kommunikation zwischen Unternehmen. Wenn Sie weitere Fragen haben oder eine EDI-Anbindung in Ihre Sage 100 in Erwägung ziehen, stehen unsere Consultants zur Verfügung. Jetzt Kontakt aufnehmen!
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Datenschutz und Compliance in der digitalen Ära
Herausforderungen beim Datenschutz und Compliance-Richtlinien
Datenschutz-Herausforderungen
- Datenschutzgesetze und -regelungen:
Unternehmen müssen Gesetze wie die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und den California Consumer Privacy Act (CCPA) einhalten. Diese Regeln legen fest, wie Unternehmen persönliche Daten sammeln, speichern und verarbeiten dürfen. - Datensicherheit:
Mit mehr Nutzung von Daten steigt das Risiko von Datenschutzverletzungen. Fortschrittliche Sicherheitstechnologien und -protokolle sind nötig, um Daten vor unbefugtem Zugriff und Cyberangriffen zu schützen. - Transparenz und Einwilligung:
Kunden müssen über Datenerfassung und -verarbeitung informiert werden. Klare Richtlinien zur Nutzung von Kundendaten und Einholung von Zustimmung sind entscheidend.
Compliance-Herausforderungen:
- Einhaltung verschiedener Gesetze:
Unternehmen müssen Datenschutzgesetze in den Ländern, in denen sie tätig sind, verstehen und einhalten. - Regelmäßige Überprüfungen und Berichte:
Mittelständische Unternehmen sollten regelmäßige Audits durchführen, um sicherzustellen, dass die implementierten Datenschutzmaßnahmen wirksam sind und den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen. - Schulung und Bewusstsein:
Alle Mitarbeiter müssen über Datenschutz- und Compliance-Anforderungen informiert sein. Regelmäßige Schulungen und Awareness-Programme sind daher unerlässlich.
Wie können mittelständische Unternehmen sicherstellen, dass ihre ERP- und HR-Systeme den geltenden Datenschutzbestimmungen entsprechen?
Mittelständische Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre ERP- und HR-Systeme im Einklang mit den Datenschutzbestimmungen stehen. Dies erfordert eine gründliche Überprüfung der Prozesse und Technologien, um sicherzustellen, dass persönliche Daten sicher erfasst, gespeichert und verarbeitet werden.
- Durchführung einer Datenschutzanalyse:
Vor allem zu Beginn und in regelmäßigen Abständen sollten mittelständische Unternehmen eine gründliche Datenschutzanalyse für ihre ERP- und HR-Systeme durchführen. Diese Analyse identifiziert sensible Daten, prüft, wie sie erfasst, gespeichert und verarbeitet werden, und erkennt potenzielle Datenschutzrisiken. - Implementierung von Datenschutzrichtlinien und -protokollen:
Auf Grundlage der Datenschutzanalyse sollten klare Datenschutzrichtlinien und -protokolle erstellt und in die ERP- und HR-Systeme integriert werden. Dies umfasst auch die Festlegung von Zugriffsrechten, Verschlüsselungsstandards und anderen Sicherheitsmaßnahmen, um die Vertraulichkeit und Integrität der Daten zu gewährleisten. - Reaktion auf neue Datenschutzvorschriften:
Datenschutzgesetze ändern sich, und mittelständische Unternehmen sollten flexibel genug sein, um auf neue Vorschriften zu reagieren. Dies erfordert eine ständige Aktualisierung von Datenschutzrichtlinien und gegebenenfalls die Anpassung von Systemen, um den neuesten Anforderungen gerecht zu werden. - Zusammenarbeit mit externen Experten:
Die Zusammenarbeit mit externen Datenschutzexperten oder IT-Dienstleistern, die auf Datenschutz spezialisiert sind, kann eine effektive Möglichkeit sein, sicherzustellen, dass die Systeme stets den geltenden Datenschutzbestimmungen entsprechen. Diese Experten können bei der Bewertung, Implementierung und Überwachung unterstützen.
Wie die DPS|BS Ihnen als externer IT-Dienstleister Unterstützung bieten kann
- Umfassende Systembewertung:
Wir führen eine umfassende Bewertung der vorhandenen ERP– und HR-Systeme durch. Dies umfasst die Identifizierung potenzieller Datenschutzrisiken und die Überprüfung der bestehenden Sicherheitsmaßnahmen. Durch diese Analyse können Schwachstellen erkannt und Maßnahmen zur Verbesserung vorgeschlagen werden.
- Maßgeschneiderte Lösungen:
Basierend auf der Systembewertung entwickeln wir maßgeschneiderte IT-Lösungen, die den spezifischen Anforderungen und Compliance-Richtlinien des Unternehmens entsprechen. Dies kann die Implementierung zusätzlicher Sicherheitsprotokolle, die Aktualisierung von Software oder die Integration neuer Technologien umfassen, um höchste Standards zu gewährleisten.
- Schulungen und Sensibilisierung:
Auf Wunsch führen wir Schulungen und Sensibilisierungsprogramme für Mitarbeiter durchführen, um das Bewusstsein für Datenschutz und Compliance zu stärken. Dies umfasst nicht nur die technischen Aspekte, sondern auch die Förderung einer Datenschutzkultur im gesamten Unternehmen.
- Regelmäßige Überwachung und Aktualisierung:
Durch kontinuierliche Überwachung der Systeme stellen wir sicher, dass die implementierten Lösungen wirksam sind und den sich ständig ändernden Anforderungen entsprechen. Regelmäßige Aktualisierungen und Anpassungen können somit proaktiv vorgenommen werden, um auf neue Bedrohungen oder gesetzliche Änderungen zu reagieren.
- Notfallmanagement und Reaktion:
Im Falle von Datenschutzverletzungen oder Cyberangriffen erstellen wir ein Notfallmanagementplan. Dies beinhaltet schnelle Reaktionen, Wiederherstellungsmaßnahmen und die Zusammenarbeit mit den Behörden, um den Schaden zu minimieren und die Einhaltung von Meldepflichten zu gewährleisten.
Welche Rolle spielt die Einhaltung von Compliance-Richtlinien für Geschäftsführer und EDV-Leiter?
Geschäftsführer und EDV-Leiter spielen eine Schlüsselrolle bei der Sicherstellung der Compliance. Sie müssen nicht nur die Gesetze verstehen, sondern auch sicherstellen, dass ihre Organisation regelmäßige Überprüfungen durchführt, Schulungen anbietet und eine Kultur der Datensicherheit fördert. Die Einhaltung von Compliance-Richtlinien trägt nicht nur zur rechtlichen Sicherheit bei, sondern stärkt auch das Vertrauen von Kunden und Partnern.
Zusammenfassung und Fazit:
Die erfolgreiche Integration von Datenschutz und Compliance erfordern im Unternehmen eine ganzheitliche Herangehensweise. Die Zusammenarbeit aller Mitarbeiter, unterstützt durch Schulungen, klare Richtlinien sowie externe IT-Dienstleister sind der Schlüssel. Geschäftsführer und EDV-Leiter spielen dabei eine entscheidende Rolle, um nicht nur die Einhaltung von Gesetzen sicherzustellen, sondern auch das Vertrauen der Stakeholder zu stärken. In dieser dynamischen digitalen Landschaft ist eine proaktive Herangehensweise an Datenschutz und Compliance entscheidend für den langfristigen Erfolg von mittelständischen Unternehmen.
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ERP-Software so essenziell wie ein Kugelschreiber
Mit der Unterstützung der DPS | Business Solutions GmbH erfolgte 2022 die technologische Aktualisierung auf Sage 100. Seitdem hat das Unternehmen die Einkaufs- und Auftragsabwicklung sowie die Produktion erfolgreich im Griff. Sage 100 verwaltet zudem bis zu 4.000 Rahmenverträge, was einen klaren Überblick über die Geschäftsperformance ermöglicht.
Marcus Schaeffer, mobiler Gruppenleiter und Sage-Administrator, betont die zentrale Rolle von Sage 100: „Sage 100 ist das zentrale Werkzeug, um unsere tägliche Arbeit machen zu können. Es ist so essenziell wie ein Bleistift oder Kugelschreiber.“
Die Anpassbarkeit und Benutzerfreundlichkeit von Sage 100 machen die Software nicht nur für technikaffine Mitarbeitende, sondern auch für weniger erfahrene Nutzer zugänglich. Die vielfältigen Analysemöglichkeiten unterstützen bei der Planung von Disposition und Fertigung.
Die Oberland Werkstätten GmbH setzt auf die flexible und leistungsstarke ERP-Lösung von Sage 100, um nicht nur Waren- und Materialflüsse, sondern auch die gesamten Geschäftsprozesse transparent und effektiv zu gestalten.
Über die Oberland Werkstätten GmbH: Die Oberland Werkstätten GmbH begleitet Menschen mit Behinderungen seit 50 Jahren bei ihrer Teilhabe am Arbeitsleben. Als gemeinnütziges Unternehmen haben sie es sich zur Aufgabe gemacht, die in den Menschen vorhandenen Potenziale personenzentriert zu entdecken, zu entwickeln und zu fördern.
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DPS Business Solutions GmbH ausgezeichnet als Top-Company-Unternehmen 2024
Mitarbeiter-Feedback wie "Stärken werden wo es möglich ist gefördert", "DPS|BS hat immer ein offenes Ohr für Mitarbeiter-Empfindungen, Wünsche und Verbesserungsvorschläge" sowie "Der Zusammenhalt zwischen den Kollegen ist super. Probleme werden gemeinsam gelöst" unterstreichen die positiven Eindrücke, die unsere Mitarbeiter bei kununu hinterlassen haben.
Was ist das „kununu“-Portal?
„kununu“ ist eine Website, auf der Mitarbeiter anonymes Feedback zu ihren Eindrücken und Erfahrungen bei ihrem Arbeitgeber geben können. Diese Bewertungen ermöglichen Interessierten und potenziellen Bewerbern Einblicke in Unternehmen, ihre Unternehmenskultur, Benefits usw., bevor sie sich bewerben.
Wann verleiht „kununu“ das Top Company Siegel?
Um das Siegel zu erhalten, müssen Unternehmen:
- eine bestimmte Anzahl regelmäßiger und aktueller Bewertungen sammeln
- und auf Grundlage dieser Bewertungen einen Score von mindestens 3,8 erreichen.
Mit der Auszeichnung zur Top Company bei kununu ist ein weiterer Meilenstein erreicht! Denn nur etwa 5% aller Unternehmen erhalten diesen Award. Das Feedback unserer Mitarbeiter, Bewerbern und Auszubildenden zeigen uns, dass wir auf dem richtigen Weg sind und motivieren uns, in Zukunft noch besser zu werden!
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Leichtsinn mit Folgen – Cyberangriffe im Mittelstand
Ein Montagmorgen im März. Die Mitarbeiter eines mittelständischen Unternehmens in Süddeutschland beginnen den Arbeitstag und starten ihre Rechner. Ein Mitarbeiter öffnet eine Datei, und es erscheint eine Fehlermeldung. Binnen Sekunden ist der Zugriff auf alle Unternehmensdaten verschlüsselt. Der Geschäftsführer und die IT-Mitarbeiter werden benachrichtigt, doch niemand kann auf Daten zugreifen. Ein Verschlüsselungstrojaner hat sich unbemerkt in das System eingeschleust und wurde durch das Öffnen der verseuchten Datei aktiviert. Ein Hacker hat nun die Kontrolle über alle Firmendaten. Prompt erscheint eine Lösegeldforderung auf dem Bildschirm. Das Unternehmen befindet sich in einer hochkritischen Situation: Gibt es kein Backup der Firmendaten, hat das Unternehmen kaum eine andere Wahl als das Lösegeld zu bezahlen, denn auch von IT-Spezialisten lässt sich der Trojaner nach Aktivierung nicht mehr entfernen. Selbst durch Zahlung des Lösegelds hat das betroffene Unternehmen keine Garantie, das versprochene Entschlüsselungspasswort zu erhalten.
Cyberangriffe wie dieser verursachen bei deutschen Unternehmen einen Schaden von über 223 Milliarden Euro pro Jahr.[1] Längst sind es nicht mehr nur große Unternehmen, die in die Schusslinie von Hackerangriffen geraten, denn die Unternehmensgröße ist nicht mehr das alleinige Kriterium für die Wahrscheinlichkeit eines Angriffs. Ausschlaggebend ist viel mehr die Unternehmensstruktur und das Tätigkeitsfeld. Bei kleinen und mittleren Unternehmen mit mehr als einem Standort oder Exporten steigt die Betroffenheitsrate deutlich an [2]. So waren bei der Bitkom Studie 2021 88% der Unternehmen mit 10-99 Mitarbeitern von Diebstahl, Industriespionage oder Sabotage betroffen [1]. Der aktuelle DsiN Praxisreport „Mittelstand IT-Sicherheit 2020“ betont die Aktualität des Themas und belegt, dass 46% der mittelständischen Unternehmen im Befragungszeitraum April 2019 bis April 2020 Opfer eines Cyberangriffs waren [2]. Die Dunkelziffer liegt wesentlich höher, da extrem viele Angriffe mit dem Ziel, Daten eines Unternehmens zu entführen, lange Zeit unbemerkt im Verborgenen stattfinden und in den seltensten Fällen sofort erkannt werden. Das bedeutet, dass sich mindestens die Hälfte der mittelständischen Unternehmen bereits aktiv mit Cyberangriffen beschäftigen und entsprechende Vorkehrungen treffen mussten. Maßnahmen zur Abwehr und Aufklärung eines Angriffs sowie zur Wiederherstellung manipulierter, verschlüsselter oder gelöschten Firmendaten verschlingen erhebliche finanzielle Mittel. Wie alltäglich Cyberangriffe geworden sind, zeigt sich im aktuellen Fall der Sicherheitslücke bei Microsoft Exchange Servern, in Folge derer E-Mail Server von deutschen Unternehmen und Behörden Opfer von Hacker-Angriffen geworden sind. Derzeit ist noch unklar, wie viele Server genau betroffen sind. Das Bundesministerium für Sicherheit und Informationstechnologie geht von mehreren zehntausend Servern aus (mehr dazu hier).
Trotzdem schätzen in einer Befragung des Kriminologischen Forschungsinstituts Hannover unter 5.000 Unternehmen 69% der Befragten das Risiko eines ungezielten Angriffs als gering ein. Die Wahrscheinlichkeit eines gezielten Angriffs halten sogar 93% für gering [3]
Die wachsende Gefahr von Cyberangriffen ist also bekannt, wird aber dennoch häufig unterschätzt. Woran liegt das? Viele Unternehmen vergessen, dass mit zunehmendem Digitalisierungsgrad die Angriffsfläche für Cyberattacken und Angreifern wächst. Mit ungesicherten Tools wird potentiellen Angreifern unwissentlich Tür und Tor geöffnet. Insbesondere während der Corona Pandemie wurden viele unzureichend gesicherte Homeoffice-Arbeitsplätze bzw. ungesicherte Verbindungen zum Unternehmensnetzwerk zur Verfügung gestellt. Egal wie kurzfristig Prozesse digitalisiert werden, für einen effektiven Schutz sollten sämtliche Maßnahmen von präventiven IT-Sicherheitsmaßnahmen und Mitarbeiterschulungen begleitet werden. Damit einher geht die klare Regelung der Verantwortlichkeit für IT-Themen im Unternehmen. Die Mehrheit der Befragten im DsiN Praxisreport sieht die Verantwortung für IT-Sicherheit bei der Geschäftsführung. Je kleiner das Unternehmen ist, desto eher liegt die Verantwortung bei der Geschäftsführung (bei jedem zweiten Kleinstunternehmen) oder gar bei den einzelnen Mitarbeitern selbst.[4] Was früher gut funktioniert hat, ist heute mit der Komplexität von Hardware- und Software zu einem gefährlichen Risiko geworden. Die Sachverhalte rund um IT-Security sind durch neue Technologien vielschichtig und kompliziert geworden. Ohne Zusatzausbildung oder Weiterbildung sind Prävention, Erkennung und Handlung für normale Mitarbeiter kaum möglich. Für die Integration und die laufende Kontrolle von Systemen, die präventiv vor Cyberangriffen schützen, sind spezialisierte Mitarbeiter oder die Unterstützung durch einen IT-Dienstleister zwingend notwendig.
Der Mensch als Risikofaktor
Mit spezialisiertem Personal und geeigneter Hard- und Software ist ein wichtiger Schritt getan. Doch auch wenn die Verwaltung der IT-Sicherheit in die Hände von Spezialisten gelegt wird, spielen die Mitarbeiter eines Unternehmens eine tragende Rolle. Denn: Der Mensch ist der größte Risikofaktor bei Cyberangriffen. Das liegt in erster Linie daran, dass ¾ der Angriffe auf Phishing und sonstige Schadsoftware zurückzuführen sind und diese durch menschliches Zutun (z.B. das Öffnen eines verseuchten E-Mail Anhangs) überhaupt erst ausgelöst werden [5]. Zudem ist gerade durch die stark gestiegene Nutzung der Homeoffices in der Pandemie eine weitere Quelle für Sicherheitslücken entstanden. Seltener, aber nicht minder bedrohlich sind Angriffe durch Spyware, manuelle Hackerangriffe oder CEO-Fraud. Ergänzen Unternehmen die eingesetzten IT-Security-Systeme mit regelmäßigen Schulungen der Mitarbeiter und der Integration von IT-Sicherheitsrichtlinien in die Unternehmenskultur können damit zumindest die weit verbreitetsten Angriffe verhindert werden.
Bewusstsein und Prävention
In Hinblick auf die stark steigende Tendenz von Cyberangriffen ist die wichtigste Botschaft, dass insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen die Gefahr nicht unterschätzen dürfen. Mit präventiven Maßnahmen lässt sich das Risiko eines geschäftsschädigenden Angriffs effektiv senken. Hilfe erhalten Unternehmen, die ihre IT-Sicherheit ausbauen oder auf den Prüfstand stellen wollen, von externen Beratern oder IT-Dienstleistern, aber beispielsweise auch von der Initiative „IT-Sicherheit in der Wirtschaft“ des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie. Das Angebot richtet sich in erster Linie an kleine und mittlere Unternehmen. Interessierte finden dort ein breites Informationsangebot und Hilfestellungen zu den Kernthemen der IT-Sicherheit. Weitere Unterstützung bietet der Verein Deutschland sicher im Netz e.V. mit umfangreichen Informationsmaterialien sowie Lern- und Mitmachangebote für Verbraucher und kleine Unternehmen.
Quellen:
[1] Studie Bitkom e.V., 2021 und 2019; https://www.bitkom.org/sites/default/files/2021-08/bitkom-slides-wirtschaftsschutz-cybercrime-05-08-2021.pdf
[3] [5] Cyberangriffe gegen Unternehmen in Deutschland, Kriminologisches Forschungsinstitut Hannover e.V., 2018/2019 https://www.pwc.de/de/cyber-security/cyberangriffe-gegen-unternehmen-in-deutschland.pdf
[2][4] Deutschland sicher im Netz e.V., DsiN Praxisreport Mittelstand 2020, 2020, https://www.sicher-im-netz.de/dsin-praxisreport-2020-mittelstand-it-sicherheit
Als kompetenter Partner für IT-Lösungen von über 1800 mittelständische Kunden führt die DPS BS IT-Basisprüfungen durch. Die Spezialisten identifizieren Schwachstellen in der vorhandenen IT-Infrastruktur und erarbeiten Handlungsempfehlungen zur Minimierung der Sicherheitsrisiken. Zusätzlich bietet die DPS BS die Implementierung von IT-Security-Lösungen sowie die Betreuung von Netzwerken an.
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Partnerschaft zwischen DPS Business Solutions und H&S Software Solutions
ADASMA ist ein Produkt der H&S, einem Softwareunternehmen mit Sitz im westfälischen Rheine. Mit ADASMA bietet das Unternehmen eine moderne, auf Serviceprozesse spezialisierte Softwarelösung an, die sich durch hohen Bedienkomfort und umfangreiche Funktionalität auszeichnet. Die Software kommt in Wartungs-, Service- und Montageunternehmen, bei Service-Dienstleistern sowie im technischen Kundendienst unterschiedlicher Branchen zum Einsatz. ADASMA unterstützt bei der Digitalisierung der Serviceprozesse mittels einer flexiblen Anlagenverwaltung, Einsatzplanung und offline-fähigen Servicetechniker-App.
Über die Schnittstelle zwischen Sage 100 und ADASMA werden die Daten automatisch und auf Abruf synchronisiert. Neben Kunden-, Lieferanten- und Artikelstammdaten werden ebenso Kontaktdaten und Ansprechpartner übertragen. Für die Administration bedeutet das eine erhebliche Arbeitserleichterung im Bereich der Verwaltung und der Fokus liegt auf dem eigentlichen Serviceauftrag. In der Praxis können ADASMA-Anwender dank der Schnittstelle bei Kundenaufträgen vor Ort die relevanten Stammdaten direkt in der Wartungssoftware abrufen und im Anschluss die erfassten Auftrags- und Materialdaten zurück in die Sage 100 spielen. Die Serviceprozesse lassen sich schneller abwickeln und die Fehleranfälligkeit sinkt, da keine redundante Datenpflege mehr notwendig ist. „Durch die Partnerschaft mit der DPS BS und der Schnittstelle zur Sage 100 können wir unseren Kunden ein leistungsstarkes Gesamtprodukt anbieten, das den Benutzern genau die Funktionen bietet, die sie für ihre Anwendungszwecke benötigen“, erklärt Marcel Schlautmann, Geschäftsführer bei H&S.
Die vernetzte Softwarelösung bietet die DPS BS gemeinsam mit H&S ab sofort für den Sage ERP-Markt im DACH-Raum an und unterstützt damit insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen bei der digitalen Optimierung ihrer Serviceprozesse.
Weitere Informationen finden Sie unter: www.adasma.de www.dps-bs.de/produkte/sage-100.html
H&S Software Solutions GmbH & Co. KG
Die H&S begleitet kleine und mittelständische Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Serviceprozesse. Mit ADASMA bietet das Unternehmen eine intuitive und anpassbare Wartungssoftware für Serviceunternehmen an, die um eine Full-Service Projektbetreuung ergänzt wird.
Die DPS Business Solutions GmbH unterstützt Unternehmen im Mittelstand bei der Optimierung und Digitalisierung von Geschäftsprozessen und bietet umfassende Projektbetreuung bei ERP- und HR-Lösungen. Hosting und IT-Dienstleistungen. Leistungsstarke Erweiterungen ergänzen den Funktionsumfang der Standardlösungen von Sage.
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Strategische Partnerschaft zwischen DPS Business Solutions und 4SELLERS
Das Assistenzsystem Elements arbeitet als webbasierte Anwendung mit einer Schnittstelle zum ERP-System Sage 100 und kann als Commerce Cockpit für optimierten Kundenservice sowie als Commerce B2B-Portal als Shop für Geschäftskunden eingesetzt werden. Insbesondere kleinen und mittelständischen Unternehmen wird es damit ermöglicht, Produkte über die eigene Website an B2B-Kunden zu verkaufen, ohne ein kostenintensives Shopsystem zu implementieren. „Im Kontakt mit unseren zahlreichen Kunden hören wir immer wieder den Wunsch nach einem schnellen, einfach zu integrierenden Shop. Mit Elements haben wir für diese Anforderungen eine hervorragende Lösung, die allein schon durch ihre Modernität unseren Kunden und auch uns eine völlig neue Welt öffnet,“ erzählt Johannes Gwuzdz, Vertriebsleiter bei DPS BS. Bei der Entwicklung der Software setzt 4SELLERS die neuesten Erkenntnisse aus den Bereichen User Experience und Design Thinking um und verabschiedet sich damit von vielen alten Grundsätzen. Im E rgebnis nutzt der Anwender die Leistungsstärke der Sage 100, kombiniert mit der hochmodernen, intuitiv zu bedienender Oberfläche von Elements. Dies bietet nicht nur B2B-Kunden ein performantes Einkaufserlebnis, sondern beschleunigt gleichzeitig die eigene Auftragsabwicklung.
Weitere Informationen finden Sie unter https://elements.dps-bs.de/
Die DPS Business Solutions GmbH unterstützt Unternehmen im Mittelstand bei der Optimierung von Geschäftsprozessen und bietet umfassende Projektbetreuung bei ERP- und HR-Lösungen. Hosting und IT-Dienstleistungen. Leistungsstarke Erweiterungen ergänzen den Funktionsumfang der Standardlösungen.
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Perfekt vorbereitet für den Jahreswechsel in der Personalabteilung
Für die perfekte Vorbereitung auf den Jahreswechsel, veranstaltet die DPS BS Akademie ein Jahreswechselseminar für alle Anwender der Sage HR Suite mit folgenden Themenschwerpunkten:
- Änderung in der Sozialversicherung, Meldewesen und Lohnsteuer im Jahr 2021
- Arbeitsrechtliche Hinweise/Änderungen für das Personalbüro im Jahr 2021
- Programmneuerungen und Produkterweiterungen in der Sage HR Suite und HR Suite Plus
- Jahreswechselarbeiten im Lohnbüro
- Tipps und Trick für die tägliche Arbeit rund um das Personalbüro
Das Seminar findet als Präsenzveranstaltung an acht Schulungsstandorten in Deutschland und als Onlineseminar statt. Weitere Informationen und Anmeldung unter: https://www.dps-bs.de/akademie.html
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