DocuWare Version 7.3: Internationaler, sicherer, schneller
„In der heutigen Zeit sind die Digitalisierung und gut strukturierte Prozesse wichtige denn je, um die Mitarbeiter an allen Standorten in Abläufe einzubinden und die Geschäftskontinuität aufrechtzuerhalten. Jedes Unternehmen, unabhängig von Branche und Größe, profitiert davon. Mit jedem neuen Release unserer Software stellen wir Funktionen bereit, die nachweislich ein sicheres und schnelles Management von Daten, Prozessen und Dokumenten gewährleisten", so DocuWare-Geschäftsführer Dr. Michael Berger. „Von Anfang an forcierten wir das internationale Geschäft und bieten unsere Software in vielen Sprachen an, damit noch mehr Anwender DocuWare in ihrer Muttersprache einsetzen können. Nun sind Türkisch und Finnisch hinzugekommen.“ DocuWare gibt es jetzt in 18 Sprachen als Cloud- sowie On-Premises-Lösung mit identischem Funktionsumfang.
Auch DocuWare Version 7.3 ist darauf ausgerichtet, Geschwindigkeit und Integrität in jedem Geschäftsprozess zu gewährleisten und überzeugt durch neue Funktionen. Zu den Highlights gehören:
Neue Features im Client:
- Auch bei DocuWare Cloud können sich die Anwender jetzt per Single Sign-On anmelden. Dafür unterstützt DocuWare Microsoft Azure Active Directory als Identity Provider.
- Der DocuWare Client enthält nun einen speziellen Bereich für Formulare, so dass Anwender schneller auf die DocuWare-Webformulare zugreifen und diese ausfüllen können.
- Ergebnislisten und Listen lassen sich filtern, um die angezeigten Treffer einzugrenzen und schneller auf die benötigten Dokumente zuzugreifen. Gefilterte Auswahllisten sind nun auch für Tabellenfelder möglich. Fehlerhafte Zuordnungen lassen sich bei der Indexierung von vorneherein ausschließen.
- Eine Auswahlliste enthält vordefinierte Indexeinträge, die der Benutzer bei der Ablage anklicken kann, anstatt sie manuell einzugeben. Dabei lassen sich die Einträge sogar filtern, das heißt, die Auswahlliste zeigt nur diejenigen Einträge an, die zum Inhalt eines anderen Indexfelds passen.
Mehr Möglichkeiten bei der Archivierung von E-Mails aus verschiedenen Web-Mail-Clients:
- Bilder und Anhänge lassen sich für die Archivierung sperren. Nur relevante Inhalte werden gespeichert und angezeigt.
- Verschiedene E-Mail-Anhänge können jetzt als einzelne Dokumente, losgelöst vom Mailtext, gespeichert werden. So kann beispielsweise für eine Rechnung der Freigabe-Workflow direkt starten. Das Entklammern entfällt.
Neue Konfigurationen für eine höhere Genauigkeit bei Informationen und Arbeitsabläufen:
- Individuelle Barcode-Konfigurationen sind jetzt möglich. Die Barcode-Werte können präziser gelesen werden, was zu einer besseren Indexierung der Dokumente und einem schnelleren Informationsabruf führt.
- Werden automatische E-Mails aus Workflows heraus versendet, gibt es für die angehängten Dokumente die gleichen Formatoptionen wie auch sonst beim Mail-Versand – Orginalformat, PDF mit Anmerkungen oder PDF ohne Anmerkungen.
Und last but not least werden Funktionen aus der DocuWare Administration Schritt für Schritt in die DocuWare Konfiguration übertragen, um eine schnellere technologische Aktualisierung eines Systems zu gewährleisten.
DocuWare mit Hauptsitz in Deutschland und den USA bietet Lösungen für Dokumenten-Management und Workflow-Automation in der Cloud. Heute unterstützt DocuWare 14.000 Kunden in 90 Ländern dabei, ihre Arbeit durch Digitalisierung, Automatisierung und Transformation von Schlüsselprozessen zu vereinfachen. www.docuware.com
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E-Mail: birgit.schuckmann@docuware.com
DocuWare Gruppe steigert Umsatz auf 54,8 Millionen Euro
Im Jahr des Führungs- und Eigentümerwechsels ist der herausragende Erfolg der DocuWare Gruppe auf das florierende Partner-Netzwerk sowie die Strategie zurückzuführen, als eigenständige Tochtergesellschaft der Ricoh Company, Ltd. zu agieren. „DocuWare baut auf dem Erfolg seiner Partner auf. Wenn unsere Partner erfolgreich sind, sind auch wir als Unternehmen erfolgreich. Unsere Strategie ist es, als Unternehmen und Marke innerhalb der Ricoh-Familie unabhängig zu bleiben, damit unser weltweites Partner-Netzwerk unsere Lösungen weiterhin mit Überzeugung verkaufen kann. Unser rekordverdächtiges Jahr beweist, dass diese Strategie aufgeht und unser Verhältnis zu unseren Partnern noch nie so gut war wie heute“, so Geschäftsführer Max Ertl.
Der weltweite Umsatz des Unternehmens stieg in 2019 im Vergleich zum Vorjahr um 17 Prozent auf 54,8 Mio. €, der Cloud-Umsatz um 71 Prozent auf 13,4 Mio. €. Wachstumstreiber ist weiterhin DocuWare Cloud. 60 Prozent der Neukunden haben sich für diese Bereitstellung entschieden; damit lag die Zahl der Cloud-Kunden am 31.12.2019 bei rund 3.000 – ein Plus von 50 Prozent gegenüber dem Vorjahreszeitraum. DocuWare bietet Unternehmen jeder Größe die umfangreichste und am besten skalierbare Dokumentenmanagement-Plattform in der Cloud.
Geschäftsführer Dr. Michael Berger sieht den Erfolg im vergangenen Geschäftsjahr nicht nur in einer sehr erfolgreichen Partnerstrategie und dem Cloud-Wachstum begründet, sondern auch in der technologischen Qualität und der intuitiven Benutzerführung der Lösungen, wovon bereits mehr als 600.000 Anwender rund um den Globus profitieren. Michael Berger hebt hervor: „Mit den im vergangenen Jahr erschienenen Versionen 7.1 und 7.2 haben wir unseren vorkonfigurierten Cloud-Lösungen wichtige Funktionalitäten hinzugefügt und konnten sowohl Leistung als auch Stabilität von Cloud- und On-Premises-Systemen deutlich steigern. Eine Kundenbindungsrate von 94 Prozent im Jahr 2019 ist ein weiterer Beleg dafür, dass die Anwender unsere Lösungen schätzen.“
Berger und Ertl sind sich einig, dass die Erfolge im Geschäftsjahr 2019 ohne das große Engagement der Mitarbeiter nicht möglich gewesen wären: „Ohne die großartigen Menschen, die für DocuWare arbeiten, hätten wir diese Ergebnisse nicht erreichen können.“
DocuWare mit Hauptsitz in Deutschland und den USA bietet Lösungen für Dokumenten-Management und Workflow-Automation in der Cloud. Heute unterstützt DocuWare 14.000 Kunden in 90 Ländern dabei, ihre Arbeit durch Digitalisierung, Automatisierung und Transformation von Schlüsselprozessen zu vereinfachen.
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DocuWare und Validated ID kooperieren bei elektronischen Signaturen
Elektronische Signaturen gewährleisten die Echtheit wichtiger Business-Dokumente. Um mit DocuWare erstellte Dokumente mit einer elektronischen Signatur zu unterschreiben, arbeitet der Spezialist für digitales Dokumenten-Management und Workflow-Automatisierung mit dem Signatur-Dienstleister Validated ID zusammen. DocuWare Anwender profitieren von rechtskräftigen Dokumenten, reduzieren die Papiermenge und vereinfachen den sicheren Dokumenten-Workflow im Unternehmen. Den Sicherheitslevel der Signatur, fortgeschritten oder qualifiziert, wählen Anwender entsprechend ihrer Anforderungen selbst aus.
„Elektronische Signaturen sind ein notwendiger Bestandteil eines jeden modernen Unternehmens, unabhängig von der Größe. Ziel der Kooperation mit Validated ID ist es, unseren Kunden eine schnelle und sichere Lösung zur Verfügung zu stellen, um elektronische Signaturen direkt in Workflow-Dokumente einzufügen, ohne die Geschwindigkeit ihrer Geschäftsprozesse zu beeinträchtigen", begründet DocuWare Geschäftsführer Dr. Michael Berger die Kooperation.
Signierung über geprüften Trust Service Provider
Die Anwendung VIDsigner von Validated ID ist nahtlos in den DocuWare Workflow Manager integriert und bietet drei Möglichkeiten der elektronischen Signatur:
- Remote-Signatur: Signiert ein Remote-Benutzer ein per E-Mail gesendetes Dokument, wird seine Identität zunächst von Validated ID bestätigt. Der Signatur-Dienstleister sendet ihm per SMS einen Code, um das Dokument zu überprüfen, zu signieren und wieder in das Workflow-System einzubinden.
- Biometrische Signatur: In diesem Fall verwendet der Unterzeichner ein Tablet und einen Stift. Die Verifizierung erfolgt über biometrische Daten wie Schreibdruck und -geschwindigkeit, die mit der Signatur in das Dokument eingebettet werden. Signierte Dokumente werden sofort wieder an das Workflow-System übermittelt. Rund 80 iOS-, Windows- und Android-Geräte sind hierbei zugelassen.
- Zentrale Signatur: Die Identität des Remote-Signierenden wird durch Validated ID verifiziert, bevor er das Dokument einsehen oder signieren kann. Nach der Freigabe durch den Benutzer bringt Validated ID die Benutzersignatur direkt auf das Dokument auf und platziert sie wieder im Workflow-System.
Zu den weiteren Funktionen, die Prozesse beschleunigen, gehören:
- Vorauswahl von festen oder dynamischen Signaturpositionen auf jedem Dokument durch Identifizierung von spezifischem Ankertext, um zu bestimmen, wo die Signatur platziert werden soll. Wenn der Benutzer beispielsweise „Kundensignatur" als Ankertext angibt, wird das System diesen Ort intuitiv für elektronische Signaturen anbieten.
- Gleichzeitige Verwendung von einer Signatur für mehrere überprüfte Dokumente. Nach der Signierung werden diese wieder in das Workflow-System eingebunden.
- Übersichtliche Darstellung der Details einer elektronischen Signatur innerhalb des mit jedem signierten Dokument verbundenen Workflows, so dass alles nachvollziehbar ist.
Kostenloser Signatur-Service für Cloud-Kunden
Der Signatur-Service ist im Cloud-Angebot von DocuWare enthalten. DocuWare Cloud-Kunden können sich kostenlos für den Service anmelden. Für die Kunden vor Ort oder Unternehmen, die eine nutzungsabhängige Abrechnung bevorzugen, liegt der Einstiegspreis bei nur 25 Cent pro Unterschrift.
Die Einrichtung des Signaturdienstes ist ganz einfach. Die Benutzer registrieren ihr Unternehmen nur einmalig, indem sie Informationen über ein DocuWare-Formular übermitteln und die Anwendung Validated ID abonnieren.
DocuWare-Lösungen für intelligente Dokumentenverwaltung und digitale Workflows verleihen Mitarbeiterproduktivität und Business-Performance neue Dynamik. Als leistungsstarke Cloud-Dienste ermöglichen sie die Digitalisierung, Automatisierung und Transformation aller Geschäftsprozesse, ohne Kompromisse. DocuWare ist in 90 Ländern vertreten, mit Hauptsitz in Deutschland und den USA.
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DocuWare Version 7.2: Komfortabler arbeiten, einfacher konfigurieren
Benutzerfreundlichkeit hat einen sehr hohen Stellenwert bei DocuWare, deshalb wird bei der Entwicklung neuer Lösungen ebenso viel Augenmerk daraufgelegt wie auf den Einsatz modernster Technologien. „Anwender-Feedback in Verbindung mit den Ergebnissen aus unserer konsequenten Forschung und Entwicklung sind die Grundlage bei der Planung neuer Versionen”, erläutert Geschäftsführer Dr. Michael Berger. „Wir sind überzeugt, dass digitales Dokumenten-Management und automatisierte Workflows nur dann eine breite Akzeptanz finden, wenn sie Teil einer Lösung sind, die sich sowohl durch Benutzerfreundlichkeit als auch Technologie-Kompetenz hervorhebt. DocuWare Version 7.2 ist ein Beweis dafür. Sowohl das Arbeiten mit Dokumenten als auch die Konfiguration des Systems ist jetzt noch komfortabler.”
Highlights von DocuWare Version 7.2
Funktionen für mehr Benutzerfreundlichkeit:
- XML-basierte Rechnungen vieler Standards, beispielsweise XRechnung, ZUGFeRD 2.0, FacturX- und FatturaPA, werden unterstützt und leserfreundlich, ähnlich einer PDF-Rechnung, angezeigt.
- Die Handhabung von Tabellenfelder wurde optimiert, zum Beispiel durch die automatische Berechnung von Dezimalspalten.
- Bei archivierten Dokumenten können jetzt auch zu mehreren Dokumenten auf einmal weitere Stichworte als Indexbegriffe ergänzt werden.
Neuerungen bei der Steuerung und Bearbeitung von Workflow-Aufgaben:
- Mit der Aktivität „Warten auf Ereignis“ kann man einen Workflow darauf warten lassen, dass zu einem Vorgang gehörende Dokumente eingetroffen oder bearbeitet worden sind. Erst dann erhält der nächste Anwender seine Aufgabe.
- Innerhalb eines Workflows können nicht nur die Metadaten des aktuellen Dokuments aktualisiert werden, sondern auch diejenigen zugehöriger archivierter Dokumente.
- Auswahllisten in Workflow-Dialogfelder lassen sich so filtern, dass Mitarbeitern nur die für ihre Aufgaben relevanten Einträge angezeigt werden.
- Beim Zugriff auf ein Dokument, das sich in einem Workflow befindet, kann man über die Workflow-Historie den aktuellen Bearbeitungsschritt einsehen.
Mehr Komfort bei der Konfiguration:
- Auch Stempel werden jetzt bequem im Browser konfiguriert statt in der lokal installierten Administration. Mit Stempeln platziert man nicht nur Informationen auf Dokumenten, sie können auch Indexeinträge der Dokumente verändern und diese so im Verarbeitungsprozess weiterreichen. Eine neue Vorschau zeigt die Stempel-Einträge schon während der Konfiguration.
- Design und Handhabung von DocuWare Request und Connect to Mail wurden komplett überarbeitet und für ein einheitliches Erscheinungsbild an die übrigen Module in der DocuWare Konfiguration angepasst.
DocuWare Version 7.2 gibt es für DocuWare Cloud und als On-Premises-Lösung mit identischem Funktionsumfang.
DocuWare-Lösungen für intelligente Dokumentenverwaltung und digitale Workflows verleihen Mitarbeiterproduktivität und Business-Performance neue Dynamik. Als leistungsstarke Cloud-Dienste ermöglichen sie die Digitalisierung, Automatisierung und Transformation aller Geschäftsprozesse, ohne Kompromisse. DocuWare ist in 70 Ländern vertreten, mit Hauptsitz in Deutschland und den USA.
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DocuWare stellt Tool zur Erstellung von Prozessdiagrammen vor
Um Arbeitsabläufe optimal zu planen und transparent darzustellen, empfiehlt es sich, diese zu visualisieren. Kein Problem mit dem Process Planner: Dank einfacher Drag-and-Drop-Funktionen können beliebige Prozesse, beispielsweise das Onboarding eines neuen Mitarbeiters oder das Erstellen eines Verkaufsangebots, als Flussdiagramme abgebildet werden. Mehrere Personen können in Echtzeit an den Diagrammen arbeiten – einfach und überall via Browser; ebenso ist es möglich, die Diagramme als PDF oder PNG abzuspeichern. Das kostenlose Tool setzt keine Kenntnisse über Workflow-Standards oder Erfahrungen mit Diagrammlösungen voraus. Vor allem kleine und mittlere Unternehmen, die nicht über die personellen oder finanziellen Ressourcen für komplexe Diagramm-Software verfügen, bekommen damit ein wertvolles Werkzeug an die Hand.
Die Erstellung klarer Diagramme zur Erläuterung des Informationsflusses ist der erste Schritt, um Kernprozesse zu verstehen und zu optimieren. Diese Erfahrung hat DocuWare in Tausenden von erfolgreichen Implementierungen seiner Dokumentenmanagement- und Workflow-Lösungen gemacht. „Wir haben eines der einfachsten Tools entwickelt, mit dem sich Geschäftsprozesse als Diagramme darstellen lassen,“ sagt DocuWare-Geschäftsführer Dr. Michael Berger. „Es gibt keine Hemmschwelle, das Tool ist selbsterklärend. Jeder kann sofort damit arbeiten.“
Im Mittelpunkt aller DocuWare-Produkte steht die einfache Bedienung und intuitive Benutzerführung. Auch mit dem Process Planner bleibt das Unternehmen seiner Mission treu, Mitarbeitern unabhängig von ihrem technischen Know-how den Arbeitsalltag zu erleichtern.
DocuWare-Lösungen für intelligente Dokumentenverwaltung und digitale Workflows verleihen Mitarbeiterproduktivität und Business-Performance neue Dynamik. Als leistungsstarke Cloud-Dienste ermöglichen sie die Digitalisierung, Automatisierung und Transformation aller Geschäftsprozesse, ohne Kompromisse. DocuWare ist in 90 Ländern vertreten, mit Hauptsitz in Deutschland und den USA.
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Ricoh hat heute die Übernahme von DocuWare, einem führenden Anbieter von Enterprise Content Management Software, bekanntgegeben
David Mills, Corporate Senior Vice President, Ricoh Company Ltd, zur Übernahme: „Wir arbeiten konsequent daran, einen Geschäftsbereich weiter auszubauen, der den wachsenden Anforderungen von Unternehmen rund um den Globus Rechnung trägt. Wir sehen eine starke Nachfrage bei unseren Kunden, den Wert ihrer Dokumente und Arbeitsabläufe zu optimieren, um ihr Wachstum zu fördern. Die Übernahme von DocuWare, Anbieter einer marktführenden Cloud First-Lösung, ist ein ganz wichtiger Schritt, um diese Anforderungen zu erfüllen. Wir freuen uns über die zusätzlichen Möglichkeiten, die wir unseren bestehenden und neuen Kunden bieten können.”
Ricoh ist seit Jahren erfolgreicher DocuWare-Partner und vertreibt die ECM-Software nicht nur, sondern setzt sie auch selbst ein. Mills fügt hinzu: „Geschäftsprozesse werden mit DocuWare einfacher und effizienter, menschliche Fehler deutlich reduziert und vor allem wird die Unternehmenseffizienz verbessert. Mitarbeiter können ihre wertvolle Arbeitszeit für wichtigere Aufgaben einsetzen. Unser Ziel bei Ricoh ist es, die Digitalisierung des Arbeitsplatzes zu unterstützen und voranzutreiben. Das bedeutet in der Praxis, Menschen schneller und komfortabler mit Informationen zu versorgen sowie die Kommunikation und Kreativität zu verbessern. Durch Nutzung von Synergien werden wir dieses Ziel schneller erreichen. DocuWare wird als eigenständige Tochtergesellschaft von Ricoh agieren und das äußerst erfolgreiche Partnerprogramm beibehalten. Wir werden den Ausbau des Vertriebsnetzes vorantreiben und in die Weiterentwicklung der Produkte investieren. DocuWare lässt sich über die Ricoh Smart-Integration bereits jetzt nahtlos mit unseren neuen Multifunktionssystemen der IM C-Serie verbinden. Unsere Kunden können dadurch Dokumente einfach und sicher digitalisieren und direkt in einen intelligenten Workflow einspielen.”
Mills weiter: „Als langjähriger Partner versteht Ricoh die Stärke des DocuWare-Channels im Hinblick auf die Vermarktung von Lösungen für Dokumenten-Management- und Workflow-Automatisierungs-Lösungen. Wir möchten diesen Vermarktungsansatz stärken und ausbauen, indem wir das DocuWare-Team tatkräftig unterstützen und von ihm lernen.“
Die DocuWare-Geschäftsführer Dr. Michael Berger und Max Ertl fassen zusammen: „DocuWare verfolgt einen ehrgeizigen Wachstumsplan, der es ermöglicht, aktuellen und zukünftigen Partnern moderne Dokumenten-Management- und Workflow-Technologien zur Verfügung zu stellen. Ricoh als starker Investor gibt uns die Sicherheit, dass wir unsere Ziele erreichen und weiterhin ein zuverlässiger, vertrauenswürdiger und innovativer Anbieter für die gesamte DocuWare-Partner- und Kunden-Community sein werden.”
Ricoh investiert in Technologien und Services für den digitalen Arbeitsplatz, indem es sowohl organisch als auch durch Akquisitionen wächst. Die Übernahme von DocuWare steht im Einklang mit der Strategie von Ricoh, sein Angebot zur Transformation digitaler Arbeitsplätze auszubauen.
Der Abschluss der Transaktion mit DocuWare wird für den Sommer 2019 erwartet, vorbehaltlich der Zustimmung der zuständigen Wettbewerbsbehörden in Deutschland und Österreich und der Erfüllung weiterer rechtlicher Bedingungen. Nach Abschluss der Transaktion wird DocuWare als Tochtergesellschaft von Ricoh mit den Geschäftsführern Dr. Michael Berger und Max Ertl fungieren.
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DocuWorld 2019 auf Mallorca und in Las Vegas – Teilnehmerrekord bei DocuWare-Konferenzen
Die neuen Geschäftsführer Dr. Michael Berger und Max Ertl bedankten sich in ihren Eröffnungsreden bei ihren Vorgängern Jürgen Biffar und Thomas Schneck für das Vertrauen, das sie in ihre Nachfolger gesetzt haben, und bei den Partnern für die Unterstützung der Erfolgsgeschichte „30 Jahre DocuWare“. Max Ertl, verantwortlich für Vertrieb und Marketing, blickte auf das Geschäftsjahr 2018 zurück und zeigte die Vertriebsziele auf. Dr. Michael Berger, verantwortlich für Entwicklung & Finanzen, erläuterte, was DocuWare als Unternehmen und Produkt einzigartig macht. Beide begründeten, warum DocuWare der sicherste, zuverlässigste und technologisch fortschrittlichste Partner auf dem Markt ist. Die hohe Teilnehmerzahl an den Konferenzen werteten beide Geschäftsführer auch als Vertrauensbeweis. „Cloud First“ lautet weiterhin die Strategie, um den weltweiten Erfolg des Unternehmens voranzutreiben.
Auf Mallorca ergänzten das abwechslungsreiche Programm Gastredner aus Wirtschaft und Politik mit ihren Vorträgen aus externer Perspektive. Bernhard Oberschmidt, Vorstandsvorsitzender der börsennotierten USU-Gruppe, Anbieter von IT- und Knowledge Management-Software, referierte über den stattfindenden Umbruch durch die Cloud, die damit verbundenen Chancen in der IT-Welt und zeigt die Herausforderungen auf, denen sich Hersteller und Vertriebspartner stellen müssen.
Große Begeisterung rief Wolfgang Bosbach mit seiner Rede hervor. Unter dem Titel „2019 – Deutschland und Europa im Stresstest“ sprach der ehemalige Bundespolitiker und Rechtsanwalt auf unterhaltsame Art und Weise über aktuelle innen- und außenpolitische Themen und Entwicklungen, über die Rolle Deutschlands und Europas in einer globalisierten Welt und über die Auswirkungen der Digitalisierung für die Gesellschaft und weltweite Wirtschaft.
Auch die an der Technologie-Ausstellung teilnehmenden Firmen zeigten sich sehr zufrieden. Auf Mallorca beispielsweise konnten sich die Besucher bei der Neffe Consulting GmbH & Co. KG über die Integration von DocuWare in SAP-Systeme sowie die Ablösung von Fremdsystemen informieren. Objectif Lune und Validated ID zeigten Softwarelösungen auf, mit denen sich der DocuWare-Einsatz effizient ausbauen lässt, etwa durch die Automatisierung der Geschäftskommunikation oder die Einbindung elektronischer Signaturen. plustek, Epson, Fujitsu, Panasonic und Canon führten ihre neuesten Technologien vor.
Hier geht es zu den Aufzeichnungen einzelner Vorträge, zu Interviews mit autorisierten DocuWare-Partnern sowie DocuWare Cloud-Partnern.
DocuWorld 2020 – Save the date
Vom 22. bis 24. April 2020 findet die DocuWorld Europe im Hotel Intercontinental in Berlin statt. Die Konferenz auf dem amerikanischen Kontinent wird vom 10. bis 12. Juni 2020 im Hyatt Regency Grand Cypress in Orlando, Florida, abgehalten.
DocuWare-Lösungen für intelligente Dokumentenverwaltung und digitale Workflows verleihen Mitarbeiterproduktivität und Business-Performance neue Dynamik. Als leistungsstarke Cloud-Dienste ermöglichen sie die Digitalisierung, Automatisierung und Transformation aller Geschäftsprozesse, ohne Kompromisse. DocuWare ist in 70 Ländern vertreten, mit Hauptsitz in Deutschland und den USA. start.docuware.com/de
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Mehr Power auch in der Cloud
Schnelle und sichere Prozesse sind heutzutage das A&O in jedem Unternehmen und die Basis für Wettbewerbs- und Zukunftsfähigkeit. Denn sie garantieren klaren Aufgabenzuweisungen, prompte Bearbeitung und strukturierten Informationsfluss. DocuWare Version 7.1 bietet nun eine Reihe neuer Funktionen, um Arbeitsschritte innerhalb von Workflows noch schneller und bequemer zu erledigen und gleichzeitig noch übersichtlicher darzustellen. So lassen sich zum Beispiel mehrere Aufgaben parallel bearbeiten, Aufgaben zur besseren Übersicht filtern und Benachrichtigungsmails gleichzeitig an weitere Adressaten versenden.
Das Highlight der neuen Version stellt die Unterstützung der automatisierten Rechnungsverarbeitung auch auf Basis einzelner Rechnungspositionen dar. Splitbuchungsprozesse, also die Zuweisung einzelner Posten auf verschiedene Kostenstellen inklusive verteilter Freigaben, lassen sich damit jetzt mühelos umsetzen. Die intelligente Indexierung erkennt dabei die einzelnen Einträge und überträgt sie als Metadaten in ein neues Feld. Diese Einträge liegen der Steuerung des Rechnungs-Workflows zugrunde.
Bereits vor einem Jahr bestätigte DocuWare mit Verfügbarkeit der vierten Generation der Cloud-Architektur seine Vorreiterrolle im Cloud-Segment. DocuWare Version 7 überzeugte durch höchste Performance, Stabilität und Skalierbarkeit. Der Cloud First-Strategie folgend bietet DocuWare mit der Version 7.1 nun die neue Benutzerlizenz „Workflow User“ an, mit der Cloud-Anwender unternehmensweite Workflows kostengünstig realisieren können. Diese Lizenz ist für Mitarbeiter geeignet, die selbst keine Dokumente archivieren, aber im Rahmen von Workflows dennoch Aufgaben zu erledigen haben und lesend auf archivierte Dokumente Zugriff benötigen. Zudem können Benutzer mit dieser Lizenz auch Formulare ausfüllen und speichern.
„Die neuen Funktionen ermöglichen Unternehmen jeglicher Größe und Branche ein noch zeitsparenderes und effizienteres Arbeiten", sagt DocuWare-Geschäftsführer Dr. Michael Berger. Berger, der seit mehr als 10 Jahren das Entwicklungsteam leitet, sieht in der neuen Version einen weiteren Schritt, Unternehmen vom Einsatz einer Cloud-Lösung zu überzeugen: „Mit DocuWare Version 7.1 erhalten unsere Kunden zusätzliche Möglichkeiten, komplexe Aufgaben einfach abzuwickeln und übergreifende Prozesse zu realisieren, ohne eine komplexe IT-Infrastruktur vorhalten zu müssen.
DocuWare Version 7.1 gibt es als Cloud- und On-Premises-Software mit identischem Funktionsumfang.
DocuWare-Lösungen für intelligente Dokumentenverwaltung und digitale Workflows verleihen Mitarbeiterproduktivität und Business-Performance neue Dynamik. Als leistungsstarke Cloud-Dienste ermöglichen sie die Digitalisierung, Automatisierung und Transformation aller Geschäftsprozesse, ohne Kompromisse. DocuWare ist in 90 Ländern vertreten, mit Hauptsitz in Deutschland und den USA.
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Die moderne Verwaltung ist digital
Durch vorkonfigurierte Vorlagen schnell einsetzbar
Die Digitalisierung der Arbeitsabläufe macht den Umstieg auf digitale Akten sehr einfach. Und eine einfache Implementierung und intuitive Benutzerführung lassen Verwaltungen jeder Größe schnell produktiv arbeiten. Einen besonders hohen Stellenwert hat zudem die einfache Integration mit anderen Anwendungen.
Die Rechnungsverarbeitung erfolgt vom Erfassen bis zum Buchen durchgängig digital. Rechnungen jeden Formats werden einheitlich erfasst, automatisch ausgelesen und auf den digitalen Dienstweg gegeben. Die Mitzeichnung, Prüfung und Freigabe können sowohl am Desktop-PC als auch am Tablet oder Smartphone erfolgen. Außenstellen wie Kindergärten, Schulen, der Bauhof, die Feuerwehr oder auch Planungsbüros lassen sich somit direkt in die sachliche und rechnerische Prüfung einbinden. Auszahlungsanordnungen werden im vertrauten Finanzfachverfahren erstellt, automatisch mit der Rechnung abgelegt und digital rechtskonform signiert. Dank intelligenter Schutzmechanismen wie Zugriffsberechtigung bis auf Dokumentebene werden die Anforderungen der DSGVO erfüllt. Und auf Knopfdruck stehen alle zusammengehörigen Informationen den berechtigten Mitarbeiter/-innen am Bildschirm zur Verfügung.
„Die Nachfrage nach vorkonfigurierten Lösungen nimmt stark zu“, begründet DocuWare-Geschäftsführer Max Ertl die Entwicklung von fertigen Paketen für spezielle Anwendungsfälle. „Das belegen bereits unsere in 2018 auf den Markt gebrachten Systemen für einzelne Prozesse wie Rechnungsverarbeitung und Personalmanagement. Neben den finanziellen und organisatorischen Vorteilen kommt ihnen zugute, dass sie dank fertiger Konfigurationen schnell einsetzbar sind und keine langwierigen professionellen Dienstleistungen erfordern.“
DocuWare-Lösungen für intelligente Dokumentenverwaltung und digitale Workflows verleihen Mitarbeiterproduktivität und Business-Performance neue Dynamik. Als leistungsstarke Cloud-Dienste ermöglichen sie die Digitalisierung, Automatisierung und Transformation aller Geschäftsprozesse, ohne Kompromisse. DocuWare ist in 90 Ländern vertreten, mit Hauptsitz in Deutschland und den USA.
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Führungsrolle im Cloud-Markt ausgebaut
Die Zahl der Unternehmen, die sich für DocuWare Cloud entschieden haben, wuchs 2018 um 53 Prozent. Mehr als 100.000 Anwendern haben inzwischen DocuWare Cloud lizenziert, ein Plus von 100 Prozent gegenüber 2017. Die Anzahl der in der Wolke abgelegten Dokumente stieg um 257 Prozent in 2017 und im vergangenen Jahr um 124 Prozent auf 112 Millionen. Insgesamt ist die Cloud-basierte Lösung mittlerweile in 158 Ländern im Einsatz. Die Implementierungen reichen von vier bis weit über 1.000 Anwendern, die Anwendungen von der einfachen Archivierung bis hin zum anspruchsvollen Management von abteilungsübergreifenden Geschäftsprozessen.
Im Rahmen ihrer Cloud-Strategie setzen immer mehr Unternehmen auf DocuWare; dadurch haben sich Akzeptanz und Nutzung von DocuWare Cloud signifikant erhöht. Zwischen 2016 und 2018 stiegen die User-Zahl pro Kunde und die Zahl der archivierten Dokumente pro Kunde um 37 beziehungsweise 126 Prozent.
Unternehmen, die DocuWare Cloud einsetzen, verteilen sich über Nord- und Südamerika (42 Prozent) sowie die Regionen DACH (27 Prozent) und EMEA / RoW (31 Prozent). Im Jahr 2018 entschied sich wie schon im Jahr zuvor fast die Hälfte aller Neukunden für das SaaS-Modell im Vergleich zur On-Premises-Lösung.
Wachstumstreiber in 2018: DocuWare Kinetic Solutions und DocuWare Cloud Partner
Im Jahr 2018 startete DocuWare zwei neue Programme, die das Cloud-Wachstum beschleunigten. Zum einen wurde das DocuWare Cloud Partner-Programm in Deutschland erfolgreich ausgerollt, wodurch zahlreiche neue Partner gewonnen werden konnten, die sich ausschließlich auf den Vertrieb der Cloud-Technologie des Unternehmens konzentrieren. Zum anderen stieß die Einführung der DocuWare Kinetic Solutions bei den etablierten Partnern und Kunden des Unternehmens auf großes Interesse. Durch diese Cloud-basierten vorkonfigurierten Lösungen – momentan verfügbar für Rechnungsverarbeitung und Personalmanagement – lässt sich die Implementierungszeit auf wenige Stunden verkürzen und DocuWare schnell einsetzen. In diesem Jahr wird DocuWare sein Cloud Partner-Programm auch in den USA anbieten und weitere Cloud-basierte vorkonfigurierte Lösungen auf den Markt bringen.
DocuWare-Geschäftsführer Max Ertl blickt zuversichtlich in die Zukunft: „Immer mehr Kunden erkennen die technischen und finanziellen Vorteile der Cloud. Unsere strategischen Initiativen stellen sicher, dass Kunden, die Cloud-Lösungen suchen, genau das bekommen, was sie zur Optimierung ihrer Kernprozesse benötigen.“
Zur richtigen Zeit auf die Cloud gesetzt
Im Jahr 2012 brachte DocuWare seine erste SaaS-basierte Public Cloud-Lösung unter dem Namen DocuWare Online auf den Markt. Heute heißt sie DocuWare Cloud und verfügt über den vollständigen Funktionsumfang der etablierten On-Premises-Lösung des Unternehmens. Um seinen Kunden weltweit höchste Verfügbarkeit, Datensicherheit und Skalierbarkeit zu bieten, setzt DocuWare auf Microsoft Azure als Plattform für DocuWare Cloud.
Dr. Michael Berger, der seit Anfang dieses Jahres ebenfalls als Geschäftsführer die Geschicke des Unternehmens lenkt, legte mit der Einführung des Web Clients vor elf Jahren den Grundstein für ein echtes Cloud-System. Auch er sieht die Strategie des Unternehmens bestätigt: „DocuWare investiert weiterhin in die Benutzerfreundlichkeit, Sicherheit, Flexibilität und Skalierbarkeit seiner Cloud-Architektur. Wir sehen ein enormes Potenzial bei kleinen und mittleren Unternehmen, da Führungskräfte durch sich ständig ändernde Marktgegebenheiten Geschäftsprozesse nicht nur optimieren, sondern auch automatisieren müssen.“
DocuWare-Lösungen für intelligente Dokumentenverwaltung und digitale Workflows verleihen Mitarbeiterproduktivität und Business-Performance neue Dynamik. Als leistungsstarke Cloud-Dienste ermöglichen sie die Digitalisierung, Automatisierung und Transformation aller Geschäftsprozesse, ohne Kompromisse. DocuWare ist in 90 Ländern vertreten, mit Hauptsitz in Deutschland und den USA.
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