– Gaurav Tiwari, Produktleiter bei Konnect eMail 

Die Herausforderung: Verbesserung der Datensatz-Authentizität in Microsoft 365-Umgebungen  

Um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Kontrollen und Verpflichtungen zu gewährleisten, ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie in der Lage sind, die Authentizität der Dateien in Ihrer Microsoft 365-Umgebung, insbesondere in SharePoint, im Rahmen von Audits oder anderen Verfahren zur Einhaltung von Aufzeichnungen nachzuweisen.

Unternehmen, die Microsoft 365-Umgebungen nutzen, stehen vor erheblichen Herausforderungen bei der Verwaltung und Sicherstellung der Einhaltung von Aufzeichnungen. Manuelle Prozesse für den Umgang mit E-Mails und Anhängen führen oft zu Ineffizienzen und potenziellen Risiken der Nichteinhaltung, insbesondere wenn sie von den manuellen Handlungen einzelner Endbenutzer abhängen. Microsoft bietet keine nahtlose Integration zwischen Outlook und SharePoint an, was zu Lücken in den Arbeitsabläufen bei der Aktenführung führen kann.

„Wir wollten dieses Problem für unsere Kunden lösen, indem wir eine Lösung geschaffen haben, die die Lücke zwischen Outlook und SharePoint schließt und die Einhaltung von Aufzeichnungen und E-Mails in Microsoft 365-Umgebungen vereinfacht“, sagt Gaurav Tiwari, Product Director bei Konnect eMail. „Wir beabsichtigen, eine proaktive und umfassende Compliance-Kultur zu etablieren, die sicherstellt, dass Unternehmen und Behörden ihre gesetzlichen Anforderungen, Kontrollen und Verpflichtungen erfüllen“, fügt er hinzu.

„Unsere Produkte verwandeln die Outlook-Erfahrung der Benutzer in ein leistungsstarkes Informationsmanagement-Tool, indem sie die gesamte Microsoft 365-Umgebung des Unternehmens in Outlook selbst abbilden. Wir ermöglichen es den Anwendern, E-Mails und Anhänge einfach per Drag & Drop in eine praktische Seitenleiste in Outlook zu ziehen und wichtige Metadaten für die Klassifizierung und das Aktenmanagement zu erfassen“, erläutert Gaurav Tiwari. “Dies steigert nicht nur die Benutzerakzeptanz von SharePoint im gesamten Unternehmen, sondern auch die Produktivität, während gleichzeitig die langfristige Aufbewahrung von Akten sichergestellt wird.

Die Lösung: Nahtlose Integration von Konnect eMail mit dem “Truth Enforcer” 

Die Partnerschaft zwischen Connecting Software und Konnect eMail adressiert diese Herausforderungen, indem sie die robusten Records-Management-Funktionen von Konnect eMail mit der Fähigkeit von Truth Enforcer verbindet, die Authentizität von Dateien jederzeit nachzuweisen.

Konnect eMail bietet Tools, mit denen Benutzer E-Mails und deren Anhänge in SharePoint speichern, abrufen und durchsuchen können. Die E-Mails werden im .eml- oder .msg-Format gespeichert, aber der wichtigste Aspekt ist, dass dies direkt in Outlook geschieht, ohne dass die Dateien manuell nach SharePoint übertragen werden müssen.

Sobald sich die Datei in SharePoint befindet, können Sie den Truth Enforcer für SharePoint so konfigurieren, dass die Datei automatisch versiegelt wird (z. B. basierend auf dem Ordner oder dem Dateityp).

Jede versiegelte Datei hat einen entsprechenden Zeitstempel, der für die Einhaltung von Vorschriften wichtig ist. Außerdem kann jede Datei ab dem Zeitpunkt, an dem sie versiegelt wird, jederzeit und von überall aus überprüft werden – entweder von Truth Enforcer für SharePoint aus, welcher die Liste der Dateien in SharePoint präsentiert, oder vom “Truth Verifier” online. Der Verifizierungsprozess stellt sicher, dass die Datei seit der Versiegelung unverändert geblieben ist.

Hauptmerkmale und Vorteile der Integration 

Durch den Einsatz von Konnect eMail und Truth Enforcer für SharePoint können Microsoft 365 Anwender:  

• Eine proaktive Compliance-Kultur in den täglichen Aktivitäten aufbauen: Die Benutzer können ihre täglichen Arbeitsabläufe innerhalb von Outlook ordnungsgemäß protokollieren, ohne dass ihre tägliche Arbeit unterbrochen wird und sie zwischen den Anwendungen wechseln müssen.  
• Erfüllen Sie die Anforderungen der Gesetzgebung in Bezug auf Aufzeichnungen und Informationen: Unterstützung von Information-Governance-Initiativen und Hilfe bei der Erfüllung verschiedener gesetzlicher Anforderungen im Rahmen der jeweiligen Aufzeichnungsgesetze, wie z. B. dem Federal Records Act 1950 der USA, den GDPR-Richtlinien oder dem Public Records Act 1973 Victoria von Australien.  
• Sichtbarkeit durch Metadatenextraktion: Extrahieren Sie automatisch wichtige Metadaten, wie z. B. Absenderinformationen, Empfängerdetails, Betreff und Anhangsinhalte, und machen Sie so Datensätze mit robusten Suchfunktionen leicht durchsuchbar und identifizierbar.  
• Steigern Sie die Akzeptanz von SharePoint und erleichtern Sie die Versiegelung von Dokumenten: Die einfache Speicherung von E-Mails und Anhängen per Drag & Drop in SharePoint erhöht die Akzeptanz der Plattform und stellt sicher, dass die Dokumente für die Versiegelung und Überprüfung verfügbar sind.  
• Breite Anwendbarkeit: Besonders vorteilhaft für Branchen wie Rechtswesen, Bankwesen, Finanzwesen, Bauwesen und Behörden, in denen die Einhaltung strenger Vorschriften für Aufzeichnungen entscheidend ist. 

Schwerpunkte unserer integrierten Lösung sind die Bereiche Finanzen und Recht. „Unsere Kunden aus dem Finanzsektor, darunter eine große kanadische Regierungsbehörde, nutzen Konnect eMail intensiv in ihrer Rechtsabteilung. Das Ziehen und Ablegen von E-Mails aus Outlook in SharePoint mit der Möglichkeit, jeden E-Mail-Datensatz zu klassifizieren, hat sich als äußerst wichtig für die effiziente Speicherung und den Abruf von Regierungs- und öffentlichen Falldokumenten erwiesen und auch die effektive Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern der Rechtsabteilung und der Compliance-Abteilung gefördert“, erklärt Gaurav.

Die Hinzufügung der digitalen Versiegelung von Akten ist ein logischer nächster Schritt. Adam Maurer erklärt: „Die Unternehmen wenden derzeit zu viel Zeit, Mühe und Geld auf, um die Authentizität von Akten für behördliche Zwecke nachzuweisen. Eine kosteneffektive, unveränderliche Lösung zum Nachweis der Authentizität Ihrer Dateien gegenüber Aufsichtsbehörden und Prüfern kann Ihnen Zeit und Geld sparen und gleichzeitig das Vertrauen stärken. Wenn Sie sicherstellen können, dass Sie die Authentizität der Dateien in Ihrer Umgebung aus einer Laune heraus überprüfen können, haben Sie die Gewissheit, dass Sie die Gesetze und Vorschriften zur Dokumentationsgenauigkeit einhalten.

In ähnlicher Weise profitiert der Banken- und Versicherungssektor von einer verbesserten Compliance und Dokumentationsgenauigkeit, die für Vorschriften wie die des Public Records Office Victoria (PROV) in Australien und anderen Ländern unerlässlich sind. Diese Vorschriften erfordern strenge Standards für die Aufbewahrung von Unterlagen, was die nahtlose Integration zwischen Microsoft 365, Konnect eMail und Truth Enforcer noch wertvoller macht.

Die Einhaltung von Aufzeichnungen mit Technologie verbessern  

 Diese strategische Partnerschaft zwischen Connecting Software und Konnect eMail setzt einen neuen Standard für die Einhaltung von Vorschriften und die Verwaltung von Aufzeichnungen in Microsoft 365-Umgebungen. Durch die Kombination von Benutzerfreundlichkeit und leistungsstarken Compliance-Funktionen löst diese Zusammenarbeit nicht nur kritische Herausforderungen, sondern erschließt auch neues Potenzial für Effizienz und ein noch nie dagewesenes Maß an Vertrauen in verschiedenen Branchen.

Connecting Software:  

Seit 2004 bietet die österreichische Connecting Software KG Synchronisations-, Migrations- und Integrationssoftwarelösungen für Unternehmen auf der ganzen Welt an. Als führender Anbieter digitaler Lösungen ermöglicht es Connecting Software Unternehmen, ihre Informationen und Dokumente sicher und effizient zu verwalten. Die Truth Enforcer-Technologie bietet eine fälschungssichere Methode zur Überprüfung der Authentizität und Integrität von digitalen Dokumenten. Sie ist sofort in Microsoft SharePoint, Salesforce und andere Unternehmenssoftware integriert und kann in Power Automate-Abläufe integriert werden, um sicherzustellen, dass die Arbeitsabläufe der Benutzer nicht unterbrochen werden. Als unterstützender digitaler Notariatsdienst verfügt Port of Trust über eine API, so dass Sie auch kundenspezifische Integrationen vornehmen können, die Sie in ihre Software einbauen können.

Konnect eMail:  

Die Konnect eMail aus Australien bietet Tools zum Speichern von E-Mails und Anhängen in SharePoint, OneDrive und Microsoft Teams sowie zur Erfassung von E-Mail-Metadaten für die Klassifizierung und das Records Management. Durch die Zentralisierung der E-Mail-Verwaltung in Outlook und die Bereitstellung robuster Funktionen für die Aufbewahrung von Unterlagen ermöglicht Konnect eMail Unternehmen eine bessere Informationsverwaltung, eine bessere Aufbewahrung von Unterlagen, eine effizientere Dokumentenverwaltung, die Einhaltung von Industriestandards, eine höhere Akzeptanz von SharePoint sowie eine bessere Sichtbarkeit und Auffindbarkeit von Dokumenten. Mit Konnect eMail können Unternehmen ihre Unterlagen effizient verwalten, gesetzliche Vorschriften einhalten und ihre Arbeitsabläufe optimieren, um die Produktivität zu steigern