Sichtbarkeit auf Knopfdruck

Verschiedene Fachgruppen bieten Raum für plattformspezifische Themen und sind immer auf der Suche nach neuen Ansätzen zur Optimierung von Anwendung und Integration. Jeder kann und soll sich einbringen und profitieren. DNUG ist eine ganzjährig aktive Usergroup. Einander zu unterstützen, ist das Herzstück der Zusammenarbeit.

KIM sorgt für Transparenz

Helmut Sproll, Vorstand bei der DNUG

In diversen Excel-Tabellen haben wir Informationen zu verschiedenen Aspekten unserer Arbeit geführt, so zum Beispiel Mitglieder, Stimmberechtigungen und Zugriff auf unsere Cloud-Umgebung. Wie immer, wenn mehrere Personen auf die gleichen Dateien zugreifen und deren Inhalt bearbeiten können, gab es immer eine gewisse Unsicherheit darüber, ob wohl stimmt, was da steht. Die genannten Excel-Tabellen haben wir – wie auch Informationen wie zum Beispiel Sitzungsprotokolle – in HCL Connections abgelegt, einer Plattform, die wir für die Zusammenarbeit in unserer Community nutzen. Darüber hinaus gab und gibt es diverse Tools, mit denen wir arbeiten. Beispiele hierfür sind ein Ticketsystem, ein Event-Managementsystem und ein Newsletter-Tool.

Long Story short: wir hatten schlicht zu viele verschiedene Tools und keines dieser Tools hatte in irgendeiner Form einen integrierenden Charakter. An eine auch nur einigermaßen übergreifende Prozessautomatisierung war damit nicht zu denken.

Als Verein bestehen wir aus dem Vorstand und externen Mitarbeitern sowie fünf Fachgruppen, jeweils mit einem Fachgruppenleiter und einem Vertreter von HCLSoftware („Paten“ genannt). Insgesamt arbeiten somit rund 20 Personen für die DNUG und ihre Mitglieder. Da reicht die Organisation mittels E-Mail und Excel nicht mehr. Wir wollten einerseits für unser Kernteam weniger Tools, konsistente und verlässliche Daten und nach Möglichkeit automatisierte oder zumindest automatisierbare Prozesse. Unsere Fachgruppen sollten enger und transparenter mit dem Kernteam zusammenarbeiten. Gesucht war somit eine Lösung, mittels derer wir Daten wie auch Prozesse konsolidieren könnten. CRM-Lösungen haben genau diesen Anspruch, sprich, wir brauchten ein Customer-Relationship-Management-System (CRM).

Aufgrund unseres Fokus auf Lösungen von HCLSoftware war klar, dass wir auf eine Domino-basierende Lösung setzen wollen. Domino ist unsere Plattform für E-Mail, Kalender, Eventmanagement und diverser Formulare, die wir bereits mit Domino Leap abgebildet haben. Welchen Sinn würde es da ergeben, für das CRM eine andere Plattform zu wählen? Genauso klar wie die Plattform war allerdings auch das Front-End. Wie alle unsere anderen Lösungen muss auch das CRM via Browser und Mobile Devices nutzbar sein.

Auf den Punkt

Mit der Einführung von KIM haben wir bislang folgende Bereiche verbessert:

• Zentrale Mitgliederverwaltung
• KIM als Adresslieferant für das Buchhaltungssystem Sevdesk
• KIM ist Marketingwerkzeug zur Segmentierung für Kampagnen im Newsletter.
• Visualisierung von Newslettern und Mailinglisten
• Moderne, anpassbare Charts in Cockpit, Dashboards oder gefilterten Ansichten
• Übersicht über alle Dokumente (z. B. E-Mails, Telefonnotizen, Meetings, Dateien)
• Schnelle Sicht auf offene Rechnungen
• Einfache Recherche unterwegs dank moderner, ansprechender, responsiver Weboberfläche.
• Nutzung von Daten auch unterwegs auf Tablet oder Smartphone ohne Einschränkungen.

Ein wichtiger Aspekt ist darüber hinaus auch, dass wir alle verstärkt mit dem gleichen Tool arbeiten. Das führt zu einem besseren Verständnis der Lösung und damit einhergehend einer besseren Akzeptanz.

Welche besonderen Anpassungen und Schnittstellen sind im Projekt umgesetzt?

Für uns lag der Fokus zunächst tatsächlich auf der Mitgliederverwaltung. Deshalb gibt es auch spezielle Parameter für die Verwaltung derselben, die wiederum in besondere Ansichten dargestellt werden. Auch lassen sich Mitgliederparameter sehr gut über Filter auswerten oder in Grafiken darstellen.

Dem Vorstand der DNUG war sehr wichtig, dass das CRM keine Insellösung ist. KIM wird durch die Schnittstellen zu anderen Systemen noch viel interessanter. Das CRM-System bringt Dinge ans Tageslicht, die im angebundenen System selbst untergehen würden. Sichtbarkeit auf Knopfdruck, das ist es, worin ein CRM wie KIM stark ist. Deshalb ist Integration so wichtig! 

So kann auch die Adresspflege vereinfacht werden. Daten werden 1 Mal für alle Systeme angelegt und stehen überall zur Verfügung (z. B. Rechnungsadresse, die in KIM und Sevdesk genutzt werden kann). Setzt man in einer Adresse ein bestimmtes Flag, wird die Adresse über eine Schnittstelle nach Sevdesk übernommen. Gepflegt werden Adressen von Mitgliedern und Lieferanten trotzdem ausschließlich in KIM.

Wo bringt die Lösung den größten Mehrwert?

Erheblichen Mehrwert sehen wir in den Informationen zur Mitgliederverwaltung und zur Stimmberechtigung. Die DNUG hat Mitgliedschaften von Einzelpersonen und Unternehmen der Größenordnungen 1 bis 300.000 Mitarbeiter. 

Vor allen Dingen in großen Unternehmen – und davon gibt es aktuell 31 bei DNUG – ist das ein wichtiges Thema. Hier gibt es viel Bewegung und das kann nun transparent dargestellt und verwaltet werden. Jedes Team-Mitglied sieht zu jeder Zeit den aktuellen Mitgliederstand. Bei jedem Mitglied sind alle relevanten Informationen direkt hinterlegt und stehen damit auf Knopfdruck zur Verfügung. So können wir z. B. auf Knopfdruck eine Liste der stimmberechtigten Personen erstellen.

Kommt es zu Veränderungen der Firmenmitgliedschaft, informiert KIM automatisch den Stimmberechtigten bspw. über Kündigung. Die zuvor eingesetzte Excel-Datei war bei diesen komplexen Zusammenhängen für die Verwaltung der Mitglieder keine Hilfe.

Zu welchen Themen oder Szenarien wird KIM eingesetzt?

Der Schwerpunkt liegt im Moment auf der Mitgliederverwaltung. Hier werden alle Informationen zu Mitgliedschaften angezeigt. Es gibt Firmen- und Personenmitgliedschaften. Über eine grafische Auswertung lässt sich ganz schnell die Mitgliederzusammensetzung erkennen. Auch ganz wichtig sind immer aktuelle Informationen zur Stimmberechtigung, da bei einer Firmenmitgliedschaft nur 1 von 3 Personen stimmberechtigt ist. Lieferanten für DNUG-Konferenzen werden ebenso in KIM verwaltet.

Was ist für die Zukuft geplant?

• Anlage von DNUG-Cloud-Usern aus KIM heraus. Sperrung des Cloud-Zugriffs bei Kündigung.
• Steuerung von Vorgängen z. B. für Webinare (Termin, Inhalt, Sprecher, Events [kostenlos, kostenpflichtig]), Workshops, Konferenzen, Stammtische.
• Einbindung aller KIM-Benutzer, um die Möglichkeiten weiter auszuschöpfen.
• Abfragen der in KIM geführten Mitgliedsinformationen für die Anmeldung an Events

Ein Mal im Monat versendet die DNUG ihren Newsletter. Daneben gibt es Informationen zu Stammtischen, und den Fachgruppen. Interessenten von der Website werden in Brevo für den Newsletter eingetragen. Wie viele Empfänger in welchen Verteilerlisten sind (Newsletter, Stammtische …) kann direkt in KIM gesehen werden (API) – auch grafisch z. B. in Form von Kuchendiagrammen. 

Die Marketing-Kampagnen werden, wie bisher auch schon, per Newsletter-Tool Brevo versendet. Unsere „Kunden“ können sich jederzeit zum Newsletter respektive einer unserer Mailinglisten an- oder abmelden. Der Adressbestand zum Newsletter wie auch zu jeder einzelnen Mailingliste wird über eine Schnittstelle in KIM übernommen und dort visualisiert. So hat jedes Team-Mitglied zu jeder Zeit einen aktuellen Blick über die Interessen unserer „Kunden“, ohne sich dafür mit Brevo befassen zu müssen. Moderne, anpassbare Charts in Cockpit, Dashboards oder gefilterten Ansichten helfen den Benutzern dabei, schnell an die benötigten Informationen zu gelangen.

Damit nicht ständig die Buchhaltung gefragt werden muss, stehen Informationen zu offenen Rechnungen jetzt direkt in KIM zur Verfügung. Auch hier gibt es zusätzlich eine grafische Übersicht, wer noch nicht bezahlt hat. Angebunden ist das Buchhaltungssystem Sevdesk mittels API. Als Verein sind wir darauf angewiesen, dass unsere Mitglieder die Mitgliedsrechnungen pünktlich begleichen und auch sonstige Zahlungen zeitgerecht eingehen. Mit der für die Adressübernahme geschaffenen Schnittstelle zwischen KIM und Sevdesk können wir auch in KIM sehen, welche Zahlungseingänge noch offen sind. Wurde ein Mitglied bereits auf eine offene Rechnung hingewiesen? Bei Bedarf kann aus dieser Information heraus direkt ein Ticket zu Händen eines Vorstands generiert werden. Damit stellen wir sicher, dass Dinge nicht in Vergessenheit geraten, sondern so lange getrackt werden, bis sie erledigt sind.

Tickets werden direkt in KIM im Servicemodul bearbeitet. Alle rund 20 Mitarbeiter haben Einblick in offene Serviceanfragen der Mitglieder.

Sämtliche Kommunikation wird über Vorlagen gesteuert. Egal ob E-Mail, Brief, Telefonnotiz oder Besprechungsprotokolle, alle Dokumente sind Mitgliedern oder Lieferanten zugeordnet. 
Sehr hilfreich sind dabei die Willkommensnachricht für Personen oder Firmen bei Mitgliedschaftsbeginn. Auch die Kündigung der Mitgliedschaft kann so einfach bestätigt werden. Geht eine Kündigung ein, kann auch der Mitgliedsstatus für später hinterlegt werden und wird dann automatisch geändert.

Alle Kommunikation zu Personen- und Firmenmitgliedschaften sowie die Abstimmung zu Event, lässt sich in KIM übersichtlich darstellen. Die jeweilige Sicht kann passend zur Aufgabenstellung gewählt werden (z. B. alle Kommunikationsdokumente zu einer bestimmten Veranstaltung oder einem ausgewählten Firmenmitglied und dessen Kontakten).

Weitere Informationen auf unserer Website im Blog.