Schlagwort: Software Audit Beratung

Autodesk Audit – Die Top3-Tipps für Unternehmen

Autodesk Audit – Die Top3-Tipps für Unternehmen

Erreicht ein Unternehmen die Aufforderung zu einem Autodesk Audit (auch Autodesk Lizenzaudit genannt), bricht oft Panik aus. Dies ist angesichts der Erzählungen, die in Lizenzmanagerkreisen die Runde machen, nicht verwunderlich. Gerade Autodesk gilt als aggressiv, wenn es um Software Audits geht. Leider werden dann oft am Anfang entscheidende Fehler gemacht, die verhindern, dass die betroffenen Unternehmen mit wenig Auffand durch das Audit manövrieren.

In der Regel versuchen Kunden in einem Autodesk Lizenzaudit erst einmal Zeit zu gewinnen und treffen Zusagen, die sie später bereuen. Beispielsweise erklären sich Kunden ohne weitere Prüfung bereit, eine Vermessung ihrer Systeme zuzulassen. Datenschutzanforderungen, NDAs und andere Regelungen werden dabei außer Acht gelassen. Dies kann dem Unternehmen später auf die Füße fallen.

Um das Autodesk Audit aus Sicht der Kunden erfolgreich zu bestehen, gibt es drei Tipps, die man auf jeden Fall beherzigen sollte:

  1. Kritisch prüfen
  2. Vereinbarungen treffen
  3. Hilfe holen

„Seien Sie kritisch und hinterfragen Sie genau, was man Ihnen sagt und was verlangt wird“, berichtet Christian Grave, Experte für Software Audits, bei ProLicense. In der Regel beruft sich Autodesk auf seine vertragsgemäßen Rechte, wenn es um Autodesk Audits geht. Doch schon hier ist Vorsicht geboten. „Welcher Vertrag mit welchen AGBs wurde rechtswirksam vereinbart“, fragt Grave. „Ein Link auf die Autodesk-Website reicht an dieser Stelle sicher nicht aus“, so Grave weiter. Wichtig ist, dass Kunden zu Beginn des Autodesk Audits genau klären, welche Verträge vereinbart wurden.

Um im laufenden Audit-Prozess keine Überraschungen zu erleben, sollten Details vorab geklärt werden. Gerade Themen wie Datenschutz und Geheimnisschutz sind für Unternehmen sehr wichtig. Hier ist eine passende Geheimhaltungsvereinbarung mit dem Hersteller zu klären. Hier ist jedoch viel Verhandlungsgeschick gefragt; und Unternehmen brauchen allgemein viel Erfahrung in Software Audits. „Man muss wissen, was man überhaupt fordern und verhandeln will. Wer das nicht schon oft gemacht hat, vergisst entscheidende Kriterien. Eine einmal getroffene Vereinbarung gilt dann auch. Man kann sich dann nicht später darauf berufen, dass einzelne Klauseln unwirksam seien“, erklärt Christian Grave, der bereits eine Vielzahl an Autodesk Audits für Kunden verhandelt hat.

Ein Autodesk Audit kann ziemlich langwierig und teuer werden. Sich fachkundige Hilfe zu holen ist hier der richtige Schritt. Die Experten von ProLicense sichern im Autodesk Lizenzaudit die Rechte der Kunden und sorgen für einen sicheren Ablauf zugunsten ihrer Mandanten. Grundsätzlich geht es darum für Kunden sicher zu stellen, dass keine ungerechtfertigten Forderungen erhoben werden und nur Informationen übermittelt werden, die für das Software Audit unbedingt notwendig sind. „Wir besitzen sehr viel Erfahrung in Sachen Software Audits und sind zudem die Initiatoren der Lighthouse Alliance“, verdeutlicht Grave. Die Lighthouse Alliance ist eine Kundenvereinigung gegen umsatzgetriebene Software Audits, der mittlerweile über 30 Unternehmen angehören – darunter viele DAX-/MDAX-Konzerne.

Über die Website der ProLicense können betroffene Unternehmen Kontakt zu den Software Audit Experten aufnehmen:

https://autodesk.prolicense.com/… 

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SAP Lizenzoptimierung, Autodesk Audit, das neue IBM IASP-Programm und Vieles mehr

SAP Lizenzoptimierung, Autodesk Audit, das neue IBM IASP-Programm und Vieles mehr

Am 18.11.2020 treffen sich die Mitglieder der Lighthouse Alliance zu ihrem 8. Mitgliedertreffen in Frankfurt. „Dies ist bereits unser viertes Treffen in diesem Jahr. Coronabedingt waren zwei Treffen rein virtuell, aber nun sind wir seit der Jahreskonferenz in Hamburg zu einer hybriden Veranstaltung gewechselt“, berichtet Markus Oberg, Chairman der Lighthouse Alliance. Vor vier Jahren entstand die Lighthouse Alliance mit der Idee eine Kunden-Allianz gegen umsatzgetriebene Herstelleraudits zu gründen. „Alles begann mit einer Handvoll Unternehmen. Nun sind es über 30 – darunter DAX-Konzerne, öffentliche Auftraggeber und Vertreter des gehobenen Mittelstand“, so Oberg weiter.

Der gesamte Erfahrungsaustausch der Teilnehmer wird aufgenommen und in Playbooks, Musterverträgen und anderen Dokumenten verarbeitet. „Wichtig ist uns, dass unsere Mitglieder stets die besten Tipps aus der Praxis erhalten. Alles kommt auf den Tisch.“, erläutert Rechtsanwalt Sören Reimers, Rechtsanwalt und Experte für Oracle Lizenzaudits.

Beim nächsten Treffen der Lighthouse Alliance stehen wieder spannende Themen auf dem Programm. Der Erfahrungsaustausch bezüglich VMware Audits wird vertieft und Christian Grave, Geschäftsführer bei ProLicense und Spezialist für Software Audits, stellt eine Case Study zu einem weiteren Autodesk Audit vor. „Wir sehen im Markt gerade einen starken Anstieg der Anzahl an Software Audits. Hersteller versuchen derzeit alles, um coronabedingte Umsatzeinbrüche aufzuholen“, erläutert Grave.

Neben den Software Audits wird intensiv über das neue IASP-Programm von IBM diskutiert. Hier garantiert IBM, dass keine Software Audits erfolgen, wenn der Kunde an diesem Programm teilnimmt. Dabei muss er ein Partner-Unternehmen von IBM auf seine Kosten beauftragen, das IBM mit Berichten versorgt. IBM-Kunden befinden sich dann quasi im Daueraudit durch einen „Wirtschaftsprüfer“. Es wird spannend, wenn die erfahrenen Lizenzmanager und Justitiare in der Lighthouse Alliance das Für und Wider dieses Ansatzes durch abwägen und diskutieren.

Darüber hinaus findet ein Streaming-Vortrag zu aktuellen Möglichkeiten der SAP Lizenzoptimierung statt. Auch die jährlichen SAP Lizenzüberprüfungen sind Gegenstand der Diskussion der Mitglieder. Weiterhin werden noch viele andere tagesaktuelle Themen besprochen. Interessierte Unternehmen, die sich näher über diesen Erfahrungsaustausch informieren wollen, werden auf der Homepage der Lighthouse Alliance (www.lighthouse-alliance.com) fündig. Dort wurden erst kürzlich zwölf Erklär-Videos eingestellt, die über die Inhalte und die Arbeitsweise der Lighthouse Alliance informieren (https://www.lighthouse-alliance.com/de/wissenswertes/).

„Ich kenne keine andere Quelle, an der so viel Content zu Software Audits zusammengetragen wurde. Vom Erhalt des Audit Letters bis zum Settlement Agreement findet man Dokumente, Verträge und Musterschreiben in unserer Datenbank“, verdeutlicht ein mehrjähriges Mitglied. Für Unternehmen, die eine Hersteller-Aufforderung zu einer Lizenzprüfung erhalten, ist die Mitgliedschaft in der Lighthouse Alliance der einfachste und kostengünstigste Weg das Audit zu bestehen. „Zudem verfügt das Unternehmen sofort über eine 45 Personen-starke Audit Task Force – wir helfen uns immer gegenseitig“, so Markus Oberg.

Auf ihrer Website informiert die Lighthouse Alliance unter „Wissenswertes“ (https://www.lighthouse-alliance.com/de/jetzt-mitglied-werden/) über die Möglichkeiten einer Mitgliedschaft. Gern können interessierte Unternehmen auf diesem Wege Kontakt zu Chairman Markus Oberg aufnehmen und sich unverbindlich informieren.

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Software Lizenzaudit – Was ist die beste Strategie?

Software Lizenzaudit – Was ist die beste Strategie?

Wenn die Aufforderung zu einem Software Audit bei einem Unternehmen eintrifft, müssen sich CIOs und Software Asset Manager für eine Strategie entschieden. Soll man die Auditbegehren des Herstellers knallhart ablehnen oder doch lieber nachgeben? Die Angst, dass bei zu harter Ablehnung der Eindruck erscheint, dass man etwas zu verbergen hat und der Hersteller es einem beim nächsten Lizenzkauf heimzahlen will und nur noch minimale Rabatte gewährt, ist berechtigt. Auf der anderen Seite können Kosten explodieren, wenn Software Kunden quasi alles umsetzen, was Hersteller verlangen.

Bei genaueren Überlegungen wird schnell klar, dass es keine allgemeingültige Strategie für ein Software Audit gibt. Es kommt immer auf den Einzelfall an. „Wir haben verschiedenste Audit-Szenarien analysiert und eine Entscheidungsmatrix für Software Audits erstellt“, so Markus Oberg, Chairman der Lighthouse Alliance, der Kunden-Allianz gegen Software Audits. Konkrete Beurteilungskriterien aufzustellen war dabei keine leichte Aufgabe. Unter anderen bezieht sich die Matrix auf die Fragen:

  1. Worauf bezieht sich der Hersteller (Vertrag oder gesetzliche Regelung)?
  2. Welches Recht liegt zu Grunde (zum Beispiel deutsches Recht oder US-Recht)?
  3. Wie ist mein Wissensstand über den konkreten Hersteller?
  4. Bin ich erpressbar?

Mit der neuen Entscheidungsmatrix, die auf den Erfahrungen unzähliger Software Audits beruht, finden Kunden schnell einen Anhaltspunkt, welche Strategie sich für eine genauere Betrachtung im Einzelfall lohnt. Darüber hinaus stellt die Lighthouse Alliance auf ihrer internen Plattform auch Muster-Antwortschreiben je Strategie zur Verfügung, die Unternehmen auf Ihren konkreten Fall anpassen können. Bei der Lighthouse Alliance tauschen sich seit Ende 2016 über 30 Unternehmen, darunter einige DAX-Konzerne, bezüglich Ihrer Erfahrungen bei Software Audits auf. Auf diese Weise sind viele Whitepaper, Musterverträge, Handlungsanweisungen und Musterschreiben entstanden, welche die Mitglieder auf der internen Plattform abrufen können.

„Neuerdings stellen wir fest, dass Hersteller kreativer werden, um ihre Kunden zu einem Software Audit zu zwingen“, meint Chairman Markus Oberg. „Beispielweise werden Audit-Aufforderungen nicht an die Firmenzentrale geschickt, sondern man versucht über Niederlassungen in Drittländern einen Einstieg zu finden“, ergänzt Christian Grave, Experte für Oracle Lizenzaudits. Es sind auch Fälle bekannt, bei denen Kunden eine Supportanfrage stellten und im Rahmen der Problemlösung vom Hersteller Daten erfasst wurden, die dann eine kurze Zeit später in einem Software Audit präsentiert wurden. In anderen Fällen erreichte das Unternehmen die Software Audit Aufforderungen per Email und schon zwei Stunden später versuchten Wirtschaftsprüfer die Datenbankadministratoren zu interviewen. „In wenigen Fällen mag ein Software Audit angebracht sein, da zweifelsfrei der Verdacht einer Urheberrechtsverletzung besteht. In der Regel sehen wir aber Audits, die eher der Erzielung von Lizenzumsätzen dienen sollen. Dem muss Einhalt geboten werden", erläutert Oberg.

Betroffene Unternehmen sollten sich nicht von Software-Herstellern unter Pauschalverdacht stellen lassen und auf ihre Rechte bestehen. Der Gesetzgeber hält hier klare Regelungen für eine Urheberrechtsverletzung bereit, die auch den Kunden schützen. Beispielsweise ist eine Untersuchung nur bei einer hinreichenden Wahrscheinlichkeit zulässig, die auch vom Hersteller belegt werden muss. 

Über die Website der Lighthouse Alliance können Unternehmen Kontakt zu Chairman Markus Oberg aufnehmen und sich in einem unverbindlichen Gespräch genauer informieren:

www.lighthouse-alliance.com

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Micro Focus Lizenzaudit – Neue Welle an Software Audits!

Micro Focus Lizenzaudit – Neue Welle an Software Audits!

Software Audits sind stets ein Dorn im Auge der CIOs und Software Lizenzmanager. Besonders gefürchtet dabei sind Micro Focus Audits (Micro Focus Lizenzaudits), da dieser Software-Hersteller für seine aggressiv geführten Software Audits bekannt ist. Im Gegensatz zu anderen macht dieser Vendor auch keinen Hehl daraus. Auf seiner Internetseite zu der Micro Focus Compliance Policy (https://supportline.microfocus.com/licensing/compolicy.aspx) bekennt sich der Hersteller zu einem harten – aber fairen – Ansatz zur Beseitigung von Unterlizenzierungen. Wie fair der Ansatz aus Kundensicht ausfällt? –  Darüber lässt sich streiten. Im Markt wurde schon vor Jahren von einer steigenden Anzahl an Micro Focus Audits berichtet. Insbesondere nach der Akquisition von Attachmate, die ebenfalls eine bekannte Audit-Historie aufweisen. Gern wird hier auch ein Zusammenhang zwischen Umsatzrückgängen auf der einen Seite und zunehmenden Audits auf der anderen Seite hergestellt. Wir haben das alles schon bei Sybase erlebt. Als denen der Neuumsatz wegbrach, haben die sich darauf fokussiert ihre Bestandskunden zu melken – mittels Software Audits.

Auffällig war, dass Micro Focus Anfang diesen Jahres neue Stellen für sogenannte Micro Focus License Verification Manager ausschrieb. Mehr Personalbedarf für diese Zwecke lässt gesteigerte Aktivitäten an Micro Focus Lizenzaudits vorausahnen. So berichten auch derzeit einige Unternehmen gerade ins Fadenkreuz dieses Herstellers gekommen zu sein. Scheinbar sind die aktuellen Herausforderungen in Sachen Covid-19, die allen Unternehmen das Leben derzeit schwer machen, kein Hinderungsgrund, Kunden mit Software Audits zu belegen. Teilweise können gerade diese Schwierigkeiten im Tagesgeschäft der Auslöser für neue Software Audits sein, da Hersteller vermuten, dass durch Umstrukturierungen der IT, mehr Home Office und vernachlässigtes Software Asset Management erhebliche Unterlizenzierungen auftreten können.   

Micro Focus stellt auf einer seiner Websites recht detailliert dar, was sie vom Kunden im Falle eines Micro Focus Audits (Micro Focus License Verification Process: https://www.microfocus.com/en-us/solutions/lvprocess) erwarten. Die sogenannte Micro Focus License Compliance Charta wird vom Global License Verification Team über den Lizenzverifizierungsprozess umgesetzt. Im Rahmen dieses Prozesses bindet der Hersteller nach eigenen Aussagen auch Distributoren und Wiederverkäufer in den Prozess ein. Je nach Produkt und besonderen Umständen kann dies durch das Ausfüllen eines Lizenzverifizierungsfragebogens, eine Bewertung der Kundennutzung durch einen Vertreter von Micro Focus, eine gegenseitige Systemprüfung und/oder eine Datenerfassung vor Ort durch einen Prüfer von Micro Focus oder Dritten erfolgen.

Was können Kunden bei einem Micro Focus Lizenzaudit erwarten? 

Der Micro Focus Lizenzverifizierungsprozess umfasst im Kern drei Schritte:

1. Informationsbeschaffung

Durch Ausfüllen von Fragebögen, Bewertung durch eine Micro Focus Repräsentanten oder auch Datenerhebung vor Ort.

2. Abgleich der Daten mit gekauften Lizenzen und Identifizierung von Unterlizenzierungen

Micro Focus benachrichtigt den Kunden in der Regel innerhalb von 10 Tagen über Unterlizenzierungen.

3. Lösung von Unterlizenzierungen

Micro Focus erwartet eine Lösung innerhalb von 45 Tagen nach Meldung der Unterlizenzierung.  Dabei werden Lizenzgebühren für den Zeitraum der Unterlizenzierung und zudem Wartungsgebühren erhoben. Micro Focus teilt auf seiner Homepage mit, dass hier Listenpreise zur Anwendung kommen. Zudem werden Verzugszinsen für die verspätete Zahlung erhoben. Die Kosten, die beim Audit z.B. durch die Hinzunahme eines externen Auditors entstehen, soll der Kunde zudem tragen, sofern seine Compliance signifikant ist.

Bereits in den allgemeinen Erläuterungen baut der Hersteller Micro Focus ein erhebliches Drohszenario gegenüber dem Kunden auf – nicht nur gegenüber dem Unternehmen, sondern auch gegenüber dem verantwortlichen Lizenzmanager und/oder Einkäufer. Micro Focus macht schon einmal deutlich, dass die Angelegenheit möglichweise an leitende Manager im eigenen Unternehmen eskaliert wird. Zudem wird Micro Focus die Angelegenheit möglicherweise intern an das Micro Focus Global Compliance Team mit weitreichenden Berechtigungen, wie Kündigung von Lizenz- und Wartungsverträgen, eskalieren (https://supportline.microfocus.com/licensing/compolicy.aspx). Bei unangemessener Verzögerung droht Micro Focus mit der  Rechtsabteilung bzw. Rechtsstreitigkeiten.

Steht der Vertrieb von Lizenzen im Fokus?

Interessanterweise macht Micro Focus deutlich, dass sie bestrebt sind Lizenzprobleme „schnell, einvernehmlich und kommerziell“ zu lösen (siehe: https://www.microfocus.com/en-us/solutions/lvprocess). Die Lösung eines Lizenzproblems wird in der Regel durch Ausführung eines Kaufauftrags und/oder einer Abrechnungsvereinbarung und die entsprechende Zahlung abgeschlossen. Aus Sicht der Kunden gebe es natürlich auch andere Lösungsmöglichkeiten, wie zum Beispiel Hilfe bei der Neustrukturierung der Infrastruktur, um mit den bestehenden Lizenzen die Software compliant einzusetzen. Bei der Komplexität, die bei Studium des Kleingedruckten entsteht, wäre das sicher auch eine faire Gangart, die wir bei Micro Focus vermissen.

Tipp: Micro Focus Audit ruhig angehen

Kunden sollten sich jedoch nicht einschüchtern lassen, sondern ein Micro Focus Lizenzaudit ruhig und strukturiert angehen. „Zunächst geht es bei einem Software Audit immer um die gleiche Frage: Was wurde rechtswirksam unterschrieben“, erklärt Rechtsanwalt Sören Reimers, Geschäftsführer der ProLicense GmbH und Experte für Software Audits und Lizenzrecht. Erläuterungen der Software Hersteller auf Websites oder in sogenannten Policies stellen zwar die Sicht des einzelnen Herstellers auf das Thema Software Audit dar. Sie werden aber nicht automatisch Vertragsbestandteil. Diese Umstände sind genau zu klären und im Zweifel vom Hersteller zu belegen. „Wir unterstützen unsere Mandanten  dabei, Ruhe zu bewahren und die bestmögliche Strategie für das Mico Focus Audit zu entwickeln“, so Christian Grave, Spezialist für Software Audit Verhandlungen. Die Experten von ProLicense bieten dafür einen initialen Workshop an (https://legal.prolicense.com/software-audit/). Typische Inhalte eines solchen Workshops sind:

  • Bildung eine Software Audit Response Teams (SAR-Team)
  • Grundsätzliche Software Audit Strategien
  • Analyse von Software Audit Ankündigungsschreiben
  • Analyse der Software Auditklausel in Lizenzverträgen
  • Entwicklung von Musterschreiben
  • Entwicklung eines speziellen NDAs für Software Audits
  • Abwehr von technischen Vermessungstools
  • Grundsätze der Auditverhandlungen
  • Und weitere

Über die Website von ProLicense Legal können sich betroffene Kunden weiter informieren und ein erstes unverbindliches Informationsgespräch vereinbaren.

Schwarmintelligenz als Wunderwaffe?

Seit 2016 organisiert ProLicense© die Lighthouse Alliance, der Kunden-Allianz gegen Software Audits.

Die Mitglieder der Lighthouse Alliance tauschen sich intensiv in Bezug auf Ihre Erfahrungen in Sachen Software Audits herstellerübergreifend aus. Die auf diese Weise entstehende Schwarmintelligenz hilft den einzelnen Mitgliedern unbeschadet das nächste Software Audit zu bestehen oder auch ganz zu verhindern. Somit kann jedes Mitglied auf einen umfangreichen Fundus an Erfahrungen anderer zugreifen, spart Beraterkosten und wendet finanziellen Schaden ab.

Mittlerweile verfügt die Datenbank der Lighthouse Alliance über mehr als 300 Seiten prägnantes Software Audit-Know-how zusammengetragen. Es liegen Whitepaper zu verschiedenen Softwareherstellern vor und darüber hinaus Musterverträge, Musterantwortschreiben und viele andere Whitepaper mit Handlungsempfehlungen.

In der Lighthouse Alliance haben sich mehr als 45 Teilnehmer zusammengeschlossen und tauschen ihre Erfahrungen aus. Sie beschäftigen zusammen mehr als eine 1,8 Millionen Mitarbeiter und erwirtschaften zusammen mehr als 700 Milliarden Euro Umsatz. Dazu zählen zum Beispiel DAX-Konzerne (Automobil, Energie, Medien), SMI-Konzerne (Pharma), Versicherungen, der gehobene Mittelstand, (Landes-)Rechenzentren, sowie andere öffentliche Auftraggeber aus Deutschland, Österreich und der Schweiz.

„In der Lighthouse Alliance werden Micro Focus Lizenzaudit ebenfalls diskutiert. Auch in unserem gesamten Netzwerk spüren wir eine verstärkte Tätigkeit der regionalen Verification Teams“, so Markus Oberg, Chairman der Lighthouse Alliance. „Gern stehen wir für betroffene Unternehmen für eine erste Diskussion zu Micro Focus Audits bereit“, so Oberg weiter. Hier können Sie sich näher über die Lighthouse Alliance informieren und Kontakt aufnehmen:

www.lighthouse-alliance.com

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Bald mehr Software Audits? Das sind die Top5-Auslöser!

Bald mehr Software Audits? Das sind die Top5-Auslöser!

Die weltweite Verbreitung des Corona-Virus hat zu erheblichen wirtschaftlichen Verwerfungen geführt. Fast jedes Unternehmen verzeichnet starke Umsatzeinbußen. Die Hoffnung auf ein baldiges Ende des Spuks ist verständlich, doch könnte es in der Zeit danach zu mehr Software Audits seitens der Hersteller kommen.

Umsatzsicherung durch Software Audits

Mehr oder weniger wird jedes Unternehmen am Markt versuchen seinen Umsatz zurück zu erobern – dafür ist manchen jedes Mittel recht. Auf der einen Seite gibt es die klassischen Instrumente, um den Umsatz zu erhöhen, wie zum Beispiel Sonderangebote, Bündelnachlasse und andere Kundenaktionen – oder einfach mehr Vertriebsdruck. Software Hersteller haben aber noch einen anderen Pfeil im Köcher, den andere nicht haben: Software Audits. Vor allem stechen fünf Auslöser für mehr Software Audits hervor:

1. Schlagartige Home-Office-Nutzung

Mit weiterer Verbreitung des Virus schickten alle Unternehmen, denen es möglich war, Mitarbeiter ins Home-Office, um die Ansteckungsgefahr zu senken. Doch nicht alle Software Produkte lassen dies den Lizenzbedingungen nach auch so einfach zu. Teilweise sind andere Metriken der Lizenzen erforderlich, wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter bei einer gerätegebundenen Lizenz nicht mehr an seinem Arbeitsplatz sitzt, sondern nun über ein anderes Laptop die Anwendung bedient. Auch eigens veränderte IT-Strukturen können ad hoc einen anderen Lizenzbedarf erfordern, wenn beispielsweise aufgrund verstärkten Online-Zugriffs auf Datenbanken, diese von den DBAs auf leistungsstärkere Maschinen gebracht werden. Hängt der Lizenzbedarf, wie bei Oracle-Datenbanken, auch von der Hardware ab, sprich der Anzahl der verwendeten Prozessorkerne, wird es deutlich teurer. Ein anderes Beispiel wäre, wenn Anwendungen oder Datenbanken auf einmal in virtualisierten Umgebungen laufen, die vom Lizenzbestand nicht abgedeckt sind.

 2. Weniger Software Asset Management

Auch weniger Software Asset Management kann zu Software Audits bzw. zu Problemen in Audits führen. Mitarbeiter versuchen aus dem Home Office heraus das unter den Umständen Bestmögliche zu gewährleisten, aber nicht immer ist dies auch uneingeschränkt möglich. Weniger Abstimmung und vielleicht auch durch Krankheit ausfallende Kollegen führen zu weniger SAM. Leicht treten in dynamischen Situationen wie diesen Fehler auf, die am Ende teuer werden können. Erfahren die Software Lizenzmanager vielleicht zu spät von Maßnahmen der DBAs (siehe Punkt 1.), können sie nicht die vertragskonforme Lizenzierung sicherstellen. Hersteller werden das zum Thema machen – nicht heute, aber morgen.

 3. Keine oder zu wenige Software-Investitionen

Geld auf den Tisch zu legen und dann wieder zurück zu nehmen, war schon immer ein starker Auslöser für Audits. Gerade jetzt verschieben Unternehmen Investitionen in die Zukunft oder suchen ihr Glück in kostenfreier Freeware. Doch auch die Sales-Mitarbeiter der Software Hersteller müssen Ihre Vertriebsquoten erfüllen und werden den Druck erhöhen. Wenn dies nicht hilft, bleibt manchmal auch das Mittel eines Software Audits oder die Aufforderung der Hersteller ein freiwilliges True-Up zu durchlaufen, was im Kern nichts anderes ist als ein Software Audit. Die gleichen Personen gehen hier mit den gleichen Mitteln ans Werk.

 4. Keine Verlängerung von Verträgen

Werden Verträge vom Kunden nicht verlängert, bedeutet es einen tiefen Eingriff in die Finanzstruktur der Software Hersteller. Supporteinnahmen müssen auf jeden Fall gesichert werden, denn hier wird auf Herstellerseite das große Geld verdient. Die Margen im Support liegen bei den Softwareriesen in der Regel bei deutlich über 90%. Wer Verträge nicht verlängert, sollte auf jeden Fall mit einem Software Audit in der Zukunft rechnen.

5. Mergers & Acquisitions, Divestitures

In den nächsten Wochen und Monaten wird es zu vielen Umorganisationen von Unternehmen kommen. Manche werden Unternehmensteile abstoßen, andere werden zukaufen und manche werden Insolvenz anmelden und aus der Zahlungsunfähigkeit heraus ganz oder teilweise übernommen werden. Dies führt zu erheblichen Auswirkungen auf die Lizenzierung und die Compliance der Unternehmen. Problematisch ist, dass Software Hersteller oft beide Seiten als Ihre Kunde kennen – den Käufer und das gekaufte Unternehmen. Sie erkennen dann anhand ihrer eigenen Unterlagen, dass die Verträge nicht zusammen passen können. Dann folgt ein Software Audit, welches auf einen konkreten Anfangsverdacht begründet ist und somit auch nach dem deutschen BGB zulässig wäre. AGB rechtlich begründete Abwehrversuche scheitern. Es entsteht eine schwierige Verteidigungsposition für Unternehmen. Aber auch die reine interne Umorganisation aus Kostengründen in Unternehmen kann eine veränderte Lizenzierung erfordern, auf die sofort reagiert werden muss. Viele Software Produkte tracken die Nutzung mit. Diese Daten werden später von den Auditoren abgerufen und können zum Verhängnis werden.

„Wir denken nicht, dass wir sofort mehr Audits auf dem Höhepunkt der Krise sehen werden. Ganz im Gegenteil hört man im Markt von Audits, die verschoben wurden. Doch in ein paar Wochen oder Monaten wird sich das ändern“, ist sich Markus Oberg, Chairman der Lighthouse Alliance, der Kundenallianz gegen Software Audits sicher. Unternehmen sollten sich trotz aller schwierigen Anforderungen auf kommende Audits vorbereiten.

Besonders leicht geht dies durch eine Mitgliedschaft in der Lighthouse Alliance. „Wir haben in den vergangenen Jahren über 300 Seiten Knowhow zusammengetragen. Nahezu jedes Software Audit lässt sich verhindern oder zumindest aus Kundensicht abmildern“, meint Oberg. Neben Playbooks zu einzelnen Herstellern, wie zum Beispiel, Oracle, IBM oder auch Microsoft, finden Mitglieder auf ihrer Online Plattform auch Muster-Antwortschreiben auf Audit-Aufforderungen der Hersteller oder auch fertige Musterverträge zur Durchführung von Software Audits.

„Wir nutzen die Strategie der Lighthouse Alliance im Falle eines Audits und haben damit sehr gute Erfahrungen gemacht. Voraussetzung ist natürlich, dass das Verfahren auch von der Führungsebene getragen wird, das ist bei uns der Fall“, weiss der Leiter des Lizenzmanagements eines DAX-Energie-Konzerns zu berichten. „Die Lighthouse Alliance gibt einem Sicherheit in panischen Auditsituationen“, sagt der IT-Service Manager bei einem großen Bekleidungsunternehmen. Besonders die starke Gemeinschaft der Mitglieder untereinander, die sich gegenseitig coachen, wird als starker Vorteil in Software Audit-Situationen gesehen. Der Referent für IT-Systemarchitektur einer Berufsgenossenschaft meint dazu: „Die gemeinsam entwickelten Strategien lassen mich gelassener dem nächsten Audit gegenübertreten“.

Interessierte Unternehmen können über die Website der Lighthouse Alliance (www.lighthouse-alliance.com) Kontakt zu Chairman Markus Oberg aufnehmen und sich unverbindlich über eine Mitgliedschaft informieren. Das nächste Software Audit kommt bestimmt, wenn die Krise zum Teil überstanden ist.

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Software Audit – Die Top 5-Tipps für das nächste Audit!

Software Audit – Die Top 5-Tipps für das nächste Audit!

Software Audits sind in der Branche aktueller denn je. Die Anzahl an Software Audits steigt immer weiter an. Einigen Herstellern erscheint es als probates Mittel, um Lizenzverkäufe anzukurbeln und zusätzliche Einnahmen zu generieren. Auch wenn Kunden manchmal über Jahre nicht auditiert werden – hier müsste man sich fragen, ob man eigentlich zu viel kauft – bedeutet dies noch lange nicht, dass Kunden von Software Herstellern „vergessen“ werden. Irgendwann ist jeder dran und wer bereits schon einmal im Fadenkreuz eines Software Audits war, der wird es in Zukunft garantiert auch wieder werden.

Gerade zu Beginn des Software Audits, also wenn die Unternehmen den gefürchteten „Notification Letter“ bekommen, kann in den Software Asset Management Abteilungen Einiges schieflaufen.

Die Software Audit-Experten von ProLicense haben die fünf Top-Tipps, die zu Beginn des Software Audits zu beachten sind, hier zusammengestellt:

1. Nimm es Ernst!

Leider stellen die versierten Spezialisten immer wieder fest, dass Software Audits am Anfang nicht ernst genug genommen werden. „Es müssen sofort alle Alarmsirenen bimmeln. Oft geht wertvolle Zeit verloren, weil Prozesse fehlen und sich keiner so richtig zuständig fühlt“, berichtet Markus Oberg, Chairman der Lighthouse Alliance, der Kundenallianz gegen Software Audits. Erkennen die Unternehmen am Anfang des Software Audits nicht die Risiken, die damit in Verbindung stehen, wird allzu leicht bereits ersten Terminen mit den Auditoren zugestimmt – getreu den Motto:

„Man kann ja erstmal zuhören, was die so wollen…“

„Aber genau hier fängt das Übel bereits an. Es werden oft bereits erste Fragen zur Lizenz-situation gestellt; schnell verstricken sich Unternehmen in Aussagen, die sich später nicht so leicht zurücknehmen lassen“, so Oberg weiter. „Sobald der Audit-Letter hereinflattert, muss ein definierter Prozess starten, um dem Audit richtig zu begegnen. Wer noch keinen Prozess mit einem festen SAR-Team (Software Audit Response-Team) etabliert hat, sollte jetzt damit anfangen“, erklärt Software-Audit-Experte Christian Grave, Geschäftsführer der ProLicense GmbH.

[*]Leg Deine Strategie fest!

Grundsätzlich müssen Unternehmen entscheiden, mit welcher Strategie sie dem Software Audit begegnen wollen. Soll das Audit mit allen Mitteln verhindert werden oder möchte man kooperativ das Audit schnell hinter sich bringen. „Es bieten sich verschiedene Strategien an, dem Audit zu begegnen. Man kann es grundsätzlich verweigern oder auch einen auf den Kunden zugeschnittenen Vertrag über den Ablauf des Software Audits mit dem Hersteller vereinbaren“, so Oberg. „Einfach mal loslegen und schauen, wie es so läuft, führt in der Regel zu schlechten Ergebnissen aus Kundensicht“, weiss Grave aus seiner langjährigen Erfahrung mit Software License Reviews zu berichten.

[*]Schließ die Reihen!

„Die Auditoren werden mit allen Mitteln versuchen ins Unternehmen zu kommen – auch wenn sie alle Rollläden herunterziehen und sich mit allen rechtlichen Mitteln gegen das vielleicht unrechtmäßige Audit wehren“, erklärt Rechtsanwalt Sören Reimers, ebenfalls Geschäftsführer der ProLicense GmbH. „Wir haben bereits öfter erlebt, dass letztlich gehöriger Druck auf den CEO ausgeübt wird, weil man auf Herstellerseite der Ansicht ist, dass Lizenzmanagement sei nicht kooperativ genug“, berichtet Grave. Wichtig ist, dass sich alle – bis zur Unternehmensspitze – den Risiken bewusst sind und sich an die Prozesse halten und bei allen Anfragen des Herstellers und der Auditoren immer wieder auf das SAR-Team verweisen. „Single-Point-of-Contact“ ist das Stichwort.

[*]Kläre die rechtliche Position!

„Kunden müssen unbedingt wissen, wo sie rechtlich stehen“, mahnt Rechtsanwalt Reimers. Zum einen geht es um die relevanten Verträge: Was wurde unterschrieben zu welchen Bedingungen und welche AGBs wurden wirksam mit einbezogen? Welche Änderungen gab es seither? Wurde ein Rahmenvertrag mit Individualklauseln abgeschlossen, der zu beachten ist, usw.

„Nur wer seine Situation genau kennt und die Auswirkungen der Vertragsinhalte bis ins Detail abschätzen kann, wird wirksam gegen das Audit vorgehen können“, erklärt Oberg. Es muss im Unternehmen auf der einen Seite klar sein, wozu man verpflichtet ist und welche Rechte man selbst hat. Allzu oft wird zu viel Prozesshoheit an die Auditoren abgegeben. „Die Auditoren stellen sich selbst gern als Berater der Kunden dar. Sie verfügen meist über einen erheblichen Wissens- und Erfahrungsvorsprung und können Ihren Case somit gut vertreten. Kunden tendieren dann aus Unsicherheit dazu ihm zuzustimmen. Aber bedenken Sie immer wem Sie gegenübersitzen. Das Ziel der Auditoren, oft durch persönliche Compensation-Pläne manifestiert, ist es, einen Lizenzdeal mit Ihrem Unternehmen abzuschließen. Nur dann kann der Auditor beim nächsten Business Review im eigenen Unternehmen einen Erfolg vermelden.“, gibt Grave zu bedenken, der selbst acht Jahre bei Oracle beschäftigt war.

[*]Gib nur durchdachte und für Dein Ziel richtige Antworten

Wenn Unternehmen verstanden haben, dass man Software Audits nicht auf die leichte Schulter nehmen kann, muss adäquat auf den „Notification Letter“ geantwortet werden. Die Art der Antwort hängt dabei von der jeweiligen Software Audit-Strategie ab, die das Unternehmen gewählt hat. Will man hart ablehnen oder zunächst ergänzende Fragen stellen?

„Wer das Audit über sich ergehen lassen will, jedoch mehr Zeit benötigt oder einen individuellen Ablauf verhandeln will, ist gut beraten, sich den Auditbrief einmal ganz genau –Wort für Wort – anzuschauen. Leicht findet man Anhaltspunkte, auf die man gezielt antworten kann“, verdeutlicht Reimers. In der Regel beziehen sich die Auditoren auf „die vertragsgemäßen Rechte“, diese kann man sich ja einmal genau schriftlich darlegen lassen bevor man im Prozess weiter voranschreitet. „Gelegentlich steht in Audit-Anschreiben, dass dem Kunden kostenlose Beratungsdienstleistungen zum Verständnis vertragsgemäßer Nutzung der Software angeboten werden – kein Wort bezieht sich auf ein Software Audit“, ergänzt Grave. Wie wäre es, wenn Kunden erst einmal dankend ablehnen und auf derartige Beratung verzichten oder darauf hinweisen, dass Beratungsdienstleistungen im Hause zunächst einmal ausgeschrieben werden müssen? „Die Auditoren müssen dann die Katze aus dem Sack lassen und konkreter werden. Dies ermöglicht dem Kunden an dieser Stelle zunächst Zeit zu gewinnen, und dann alle rechtlichen Mittel auszuschöpfen, um das Software Audit zu verhindern. In einzelnen Fällen verlaufen die Dinge dann auch einfach im Sande“, meint Markus Oberg. Zumindest ist es ein Zeitgewinn, den man auch nutzen kann, um sich vorab einen Überblick zu verschaffen. Und wenn man dann wirklich feststellt, dass etwas compliance seitig im Argen ist, kann man dann kontrolliert entsprechende Entscheidungen treffen, wie damit umzugehen.

In allen einzelnen Punkten steckt eine Menge Arbeit für die Software Asset Management- und Rechtsabteilungen. Wer dies unter Zeitdruck im Software Audit erledigen muss, erreicht meist keine optimalen Ergebnisse. Wünschenswert wäre es, wenn man alle Prozesse und Verträge einfach fertig aus der Schublade zieht. „Wir halten bei uns in der Lighthouse Alliance alle Dokumente bereit, die man für ein Software Audit braucht –egal um welchen Hersteller es geht“, sagt Chairman Oberg. Über die Website der Lighthouse Alliance können interessierte Unternehmen Kontakt zu den Software Audit-Spezialisten aufnehmen und sich über die Lighthouse Alliance informieren. Dieser Kundenallianz gegen Audits gehören mittlerweile 28 Unternehmen an – darunter einige DAX-/MDAX-Konzerne, sowie Konzerne aus Österreich und der Schweiz. „Unsere Mitglieder erzielen zusammen einen Umsatz von über 700 Milliarden Euro und haben unzählige Audits durchlebt. Wir bringen all diese Erfahrungen zusammen. Neben dem Wissensvorsprung, den man mit dem Beitritt hat, erhält man Zutritt zu einem exklusiven Kompetenznetzwerk von Spezialisten, die sich immer gegenseitig mit Rat und Tat zur Seite stehen“, so Oberg abschließend.

Mehr erfahren Unternehmen auf
www.lighthouse-alliance.com

 

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Ansprechpartner:
Markus Oberg
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Software Audits ablehnen – Wie geht das?

Software Audits ablehnen – Wie geht das?

Software Audits gelten vor allem als zeitaufwendig, nervig und teuer. Viele CIOs und Software Asset Manager sehen darin nur noch ein Geschäftsmodell der Hersteller noch mehr Software Lizenzen zu verkaufen. Viele würden Software Audits am liebsten einfach ablehnen. Die Frage ist, ob das überhaupt geht. Markus Oberg, Chairman der Lighthouse Alliance, der Kunden-Allianz gegen Software Audits, referiert auf den IT-Tagen 2018 in Frankfurt über dieses brisante Thema.

Hat der Hersteller ein Recht auf Software Audits?

Lässt man die äußerst seltenen individuellen Regelungen zwischen Unternehmen und Software Herstellern einmal außen vor, existieren grundsätzlich zwei Bereiche aus denen eventuell ein Recht auf ein Software Audit vom Hersteller herleiten ließe. Dies sind zum einen die Lizenzregeln und zum anderen gesetzliche Regelungen.

Gibt es ein  gesetzliches etabliertes Recht ein Software Audit durchzuführen?

Zunächst kann man festhalten, dass sich weder aus dem BGB noch aus dem Urheberrecht ein gesetzlicher Anspruch herleiten lässt, wenn nicht ein belegbarer, konkreter Anfangsverdacht auf eine Urheberrechtsverletzung vorliegt. Es sind nur wenige Fälle denkbar, die ein Recht auf ein Software Audit auf rein gesetzlicher Basis für möglich erscheinen lassen. In der Praxis finden Kunden sogenannte Audit-Klauseln in den Lizenzbedingungen.

Zieht die Software-Audit-Klausel im Lizenzvertrag?

Da diese Klauseln sehr unterschiedlich formuliert sind, kann deren Gültigkeit nur im Einzelfall überprüft werden. Dennoch finden sich in der Praxis sehr viele Klauseln, die ungültig sind. Da sie für eine Vielzahl an Verträgen formuliert wurden, handelt es sich nach deutschem Recht vielerorts um sogenannte AGB (Allgemeine Geschäftsbedingungen). Die sogenannte rechtliche AGB-Prüfung besagt, dass Klauseln für den Kunden nicht überraschend und einseitig benachteiligend sein dürfen. Dieser Prüfung halten viele Software-Audit-Klauseln nicht stand.

Vortrag von ProLicense auf den IT-Tagen

Markus Oberg, Chairman der Lighthouse Alliance, klärt in seinem Vortrag „Software Audits ablehnen – wie geht das?“ über viele Fragen rund um die gefürchteten Software Audits auf. Die Lighthouse Alliance wurde 2016 von ProLicense gegründet und steht für eine Kunden-Allianz gegen Software Audits als reines Geschäftsmodell zur Generierung neuer Lizenzumsätze. Mittlerweile haben sich 25 große Unternehmen (darunter einige DAX-Konzerne) der Lighthouse Alliance angeschlossen. Zusammen erzielen Sie einen jährlichen Umsatz von über 536 Milliarden Euro. Die Teilnehmer tauschen sich unter der Moderation von ProLicense über alle Ihre Erfahrungen bezüglich Software Audits herstellerübergreifend aus. Die Lizenzexperten von ProLicense verfassen dann anhand dieses Erfahrungsaustausches sogenannte Audit-Playbooks, auf die jedes Mitglied Zugriff hat. „Unsere Playbooks reichen von der Abwehr der Audit-Klausel oder der technischen Vermessung bis hin zu Whitepapern bezüglich einzelner Vendoren, wie Microsoft, SAP oder auch Oracle“, so Chairman Oberg. „Dazu gibt es noch eine Reihe von Musterverträgen und anderen hilfreichen Dokumenten. Nirgends gibt es so viel geballtes Software Audit-Wissen in Kombination mit Erfahrungsaustausch aus der Praxis“, fügt er noch hinzu.

In seinem Vortrag bei den IT-Tagen in Frankfurt geht es vor allem um die Ablehnung der Audit-Klausel in Lizenzverträgen, die gesetzlichen Grundlagen von Software Audits und alternative Strategien zur Vermeidung von Software Audits.

„Ich freue mich auf den Vortrag und die sich immer wieder daraus ergebenden Diskussionen. Im nächsten Jahr wird es noch spannender, denn dann behandeln wir bei Lighthouse Alliance nicht nur Software Audits, sondern auch das Thema Cloud“, so Oberg abschließend.

Interessierte Teilnehmer können sich auf der Seite www.lighthouse-alliance.com näher informieren.

 

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Oracle Lizenz Audit verweigern – geht das überhaupt?

Oracle Lizenz Audit verweigern – geht das überhaupt?

Keine Lust auditiert zu werden? Am liebsten möchten Sie sicher das Oracle Audit (auch Oracle Lizenzaudit genannt) einfach absagen bzw. verweigern. Die Frage ist nur, ob das überhaupt geht. Die Rechtslage ist oft nicht eindeutig, wenn Software Hersteller die Kunden zu einem Software Audit bitten.

Müssen Kunden das Oracle Lizenz Audit über sich ergehen lassen?

Die Beweggründe der Kunden, das Oracle Lizenzaudit zu verweigern, liegen auf der Hand. Ein Oracle Audit gilt in der Regel vor allem als:

– Zeitaufwendig

– Nervig

– Teuer

Zu groß ist im Markt die Furcht vor immensen Nachzahlungen wegen vermeintlicher Kleinigkeiten. Immer wieder kursieren Geschichten in der Software Asset Management Branche, dass selbst kleinere Mittelständler sich auf einmal mit Millionenforderungen konfrontiert sehen, weil man vielleicht Details der Oracle Lizenzierung bei der Server-Virtualisierung anders interpretiert hat als der Hersteller Oracle.

Bei der Frage nach der Rechtmäßigkeit wird es kompliziert. Mögliche rechtliche Ansprüche auf ein Oracle Audit sind wie folgt zu gliedern:

– Gesetzliche Ansprüche

– Allgemeine vertragliche Ansprüche (AGB bzw. die Lizenzklauseln)

– Individuelle vertragliche Ansprüche

– Individuell verhandelte Oracle Lizenz Audit-Klauseln

– Individuell verhandelte Rahmenverträge

Zunächst kann man festhalten, dass sich rein auf gesetzlicher Basis – sei es aus dem Bürgerlichen Gesetzbuch oder auch dem Urheberrecht – der gesetzliche Anspruch des Herstellers auf ein Oracle Audit grundsätzlich nicht ableiten lässt. Es sind nur wenige Spezialfälle denkbar, die einen entsprechenden gesetzlichen Anspruch als gerechtfertigt erscheinen lassen. Es existieren jedoch unter Umständen vertragliche Ansprüche.

Wurden individuelle Verträge, Rahmenverträge oder einzelne Klauseln verhandelt, die ein Oracle Lizenz Audit akzeptieren, wird es in der Regel rechtmäßig sein. Dies hängt dann von der Formulierung im Einzelfall ab.

Anders sieht es bei den üblichen Lizenzklauseln aus, aus denen Oracle in der Praxis das Recht auf ein Oracle Lizenzaudit ableitet. Sind diese Klauseln für eine Vielzahl an Verträgen formuliert, handelt es sich um AGB. Das bedeutet, dass die einzelnen Klauseln bestimmten Anforderungen genügen müssen. Die dürfen beispielsweise nicht überraschend sein und eine Seite nicht unangemessen benachteiligen. Hier finden sich in der Praxis immer wieder Klauseln, die einer juristischer AGB-Prüfung nicht Stand halten und somit ungültig sind. Es empfiehlt sich auf jeden Fall bei einem Oracle Lizenz Audit von einem fachkundigen Berater prüfen zu lassen, ob die Ansprüche, die der Hersteller anführt, überhaupt berechtigt sind.

 Was können Sie tun, wenn ein Oracle Lizenz Audit rechtmäßig ist?

Scheint das Oracle Lizenz Audit rechtmäßig zu sein, oder der Kunde entschließt sich aus anderen Gründen das Oracle Audit zu durchlaufen, steht immer noch die Frage im Raum, wie das Oracle Audit abläuft. Oracle LMS (Oracle License Management Services), die Abteilung, die das Oracle Audit beim Kunden durchführt, sieht dafür einen einseitig bestimmten Prozess vor, der nicht mit dem Kunden abgestimmt ist. Aus Kundensicht empfiehlt es sich, vor allem diese Bereiche durch individuelle Verträge zu regeln:

– Geheimhaltung (NDA)

– Datenschutz

– Ablauf des Audits

Jeder dieser Bereiche beinhaltet eine sehr detaillierte Regelung, die dem Grundsatz einer Selbstauditierung folgt. Das bedeutet, dass der Kunde die Lizenzüberprüfung mit geeigneten Mitteln und geeigneten Prozessen selbst durchführt (eventuell unter Begleitung von Fachberatern oder Rechtsanwälten), und im Anschluss das Ergebnis mit dem Hersteller bespricht.

Wer hilft unabhängig bei einem Oracle Audit ohne Verbindung zum Hersteller?

Christian Grave, Geschäftsführer der ProLicense GmbH und Spezialist für die unabhängige Oracle Audit Begleitung dazu: „Wir unterstützen unsere Mandanten dabei, einen auf sie zugeschnittenen Auditprozess zu verhandeln, der eine Diskussion auf Augenhöhe ermöglicht und den Kunden nicht wie oft bei Software Audits, als Sündenbock an die Wand stellt.“ Besonders die Verhandlung individueller Regelungen fällt Kunden oft schwer. „Auf der einen Seite wissen Kunden nicht, was überhaupt verhandelbar ist, und auf der anderen sehen wir immer wieder Regelungen, in denen viele wichtige Aspekte, wie beispielsweise die Datenlöschung nach dem Oracle Audit, gar nicht beachtet wurden“, so Rechtsanwalt Sören Reimers, Experte für die Verhandlung von Oracle Lizenz Audits und ebenfalls Geschäftsführer der ProLicense GmbH.

ProLicense bietet seinen Mandanten zunächst die Möglichkeit sich in einem unverbindlichen Gespräch über die Arbeitsweise der unabhängigen Berater zu informieren. „ Wir verkaufen keine Software und sind kein Oracle Partner. Wir sind nur unseren Mandanten verpflichtet“, so Grave dazu, der 16 Jahre Erfahrung in der Oracle Lizenzierung besitzt.

Ein besonderer Service der Oracle Spezialisten ist der sogenannte ProLicense ToughTalk. Dabei können Mandanten mit bis zu drei Personen an einem intensiven Gespräch mit einem Oracle Spezialisten teilnehmen und alle ihre offenen Oracle Fragen stellen. ProLicense garantiert dabei, dass nur Oracle-Experten an dem ToughTalk teilnehmen, die mindestens 15 Jahre Erfahrung in der Oracle Lizenzierung besitzen und mindestens 10 Oracle Audits begleitet haben.

„Vor allem raten wir einfach zu mehr Mut im Oracle Audit. Es lässt sich viel mehr verhandeln, als sich Mandanten vorstellen können. Irgendwann vergeht auch dem Auditor die Lust“, so Grave mit einem Augenzwinkern. Über die Website von ProLicense (www.prolicense.com) können betroffene Oracle Kunden direkten Kontakt zu den unabhängigen Spezialisten aufbauen und das Software Audit vielleicht einmal ganz anders als bisher angehen – mit einer entschlossenen Strategie.

Oracle Audit – Lessons learnt:

Es existieren viele rechtliche Aspekte, warum die Verweigerung eines Oracle Audits angebracht erscheint. Nicht zuletzt, weil die gesetzliche Grundlage fehlt. Ist ein Oracle Audit rechtmäßig oder entschließt sich der Kunde freiwillig dazu, gilt es für den Kunden zunächst alle Energie auf die Verhandlung geeigneter Regelungen zu setzen. Die unabhängigen Experten von ProLicense entwickeln und verhandeln für ihre Mandanten individuelle Oracle Audit-Verträge, die perfekt auf die jeweilige Position des Kunden zugeschnitten sin.

 

Über die ProLicense GmbH

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Lighthouse Alliance für Innovationspreis-IT nominiert

Lighthouse Alliance für Innovationspreis-IT nominiert

Das disruptive Konzept „The Lighthouse Alliance“ von ProLicense gewann bereits im Januar dieses Jahres eine wichtige Auszeichnung. Von der Zeitschrift Handelsblatt wurde die Lighthouse Alliance, die Kunden-Allianz gegen Software Audits, im Rahmen der Veranstaltung „Strategisches IT-Management“ als eines der fünf innovativsten IT-Projekte des Jahres geehrt. Nun besteht die Chance einen weiteren Preis zu erhalten.

Die Lighthouse Alliance ist für den Innovationspreis-IT 2018 von der Initiative Mittelstand nominiert. „Wir freuen uns sehr über die Teilnahme an dem Wettbewerb für den Innovationspreis-IT und haben gleich zwei Chancen eine Auszeichnung zu erhalten. Zum einen in der Kategorie Wissensmanagement und zum anderen in der regionalen Kategorie Hamburg“, erläutert Markus Oberg, Chairman der Lighthouse Alliance.

ProLicense startete Ende 2016 mit einer innovativen Idee. Software Audits gelten vor allem als zeitaufwendig und teuer. Mittlerweile sind sie zu einem Geschäftsmodell der Software Hersteller geworden. The Lighthouse Alliance ist ein disruptives Modell für den radikalen und detaillierten Erfahrungsaustausch in Bezug auf Software-Audits jeglicher Hersteller. Ziel ist die Verdrängung des klassischen Vendor-Audits als Geschäftsmodell zur Erzielung neuer Lizenzumsätze. Die Software Audit-Erfahrungen der Lighthouse Alliance-Mitglieder werden gesammelt und strukturiert aufbereitet zur Verfügung gestellt. Es entstehen auf diese Weise Software-Audit-Playbooks, Handlungsempfehlungen, Shortpaper, rechtliche Bewertungen und weitere Dokumente, je nach Bedarf der Mitglieder.

Die Mitglieder profitieren von den Erfahrungen anderer und realisieren deutliche Kostenersparnisse hinsichtlich geringerer Nachlizenzierungen und weniger Beraterkosten. Software-Audits verlaufen zudem schneller und blockieren deutlich weniger Ressourcen in den Unternehmen. Diese profitieren von dem Know-How unzähliger durchlebter Software Audits.

In nur 12 Monaten konnten viele namhafte Mitglieder für diese Idee gewonnen werden. Die Unternehmen, die sich als Lighthouse Alliance zusammengeschlossen haben, erzielen zusammen einen Umsatz von mehr als 370 Milliarden Euro und beschäftigen mehr als 1 Million Mitarbeiter. Unter den Mitgliedern finden sich mehrere DAX-Konzerne, größere Mittelständler, aber auch öffentliche Auftraggeber. „Wir wachsen weiter und haben bereits Mitglieder aus Deutschland, Österreich und der Schweiz. So kommen immer neue Erfahrungen in unsere Plattform“, so Oberg. Es wurden bereits eine Reihe interessanter Audit-Playbooks fertig gestellt, zum Beispiel über die Abwehr einer Audit-Klausel oder die richtige Verhandlung des Ablaufs eines Software Audits.

Die Mitglieder der Lighthouse Alliance treffen sich regelmäßig. Im Januar fand die 2-tägige Jahreskonferenz in Hamburg statt. Das nächste Mitgliedertreffen wird vom 7.-8.06.2018 in Heidelberg stattfinden. Interessierte Unternehmen können über die Website der Lighthouse Alliance (www.lighthouse-alliance.com) Kontakt zu Chairman Markus Oberg aufnehmen, der über die weiteren Schritte einer Aufnahme in einem persönlichen Gespräch informiert.

„Eine weitere Auszeichnung für unser Konzept Lighthouse Alliance wäre sensationell. Aber schon die Nominierung zeigt uns, dass wir auf dem richtigen Weg sind“, berichtet Markus Oberg. Die Chancen stehen für ProLicense nicht schlecht.

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Diamond Star 2018 – The Lighthouse Alliance unter den Top 5-Innovationen

Diamond Star 2018 – The Lighthouse Alliance unter den Top 5-Innovationen

Das disruptive Projekt “The Lighthouse Alliance” der ProLicense GmbH ist in die Finalistenrunde der Top 5 zum IT-Innovationspreis Diamond Star 2018 – excellence in Business vom Handelsblatt gewählt worden. Diese Auszeichnung wird jedes Jahr im Rahmen der Handelsblatt-Tagung „Strategisches IT-Management“ in Kooperation mit der Universität St. Gallen und VOICE – Bundesverband der IT-Anwender e.V. für innovative Projekte verliehen.

Eingereicht werden konnten abgeschlossene und laufende IT-Innovationsprojekte. Diese sollen Prozesse, Produkte, Dienstleistungen, Infrastrukturen oder Geschäftsmodelle oder Kombinationen dieser Objekte verändern. Die Lighthouse Alliance ist eine Kundenallianz gegen Software Audits, welche rein zu Erzielung von Lizenzumsätzen initiiert werden und nicht vorrangig dem Schutz von Urheberrechten dienen. Die Mitglieder dieser Allianz tauschen sich intensiv bezüglich ihrer Erfahrungen rund um das Thema Software Audits herstellerübergreifend aus. Die Spezialisten für Software Asset Management und unabhängige Software Lizenzberatung von ProLicense nehmen alle Erfahrungen auf und verarbeiten diese in sogenannten Software Audit Playbooks, um sie den Mitgliedern in aufbereiteter und strukturierter Form zur Verfügung zu stellen. Diese werden ongoing durch neue Erfahrungen und Kenntnisse zum Vorgehen der jeweiligen Vendoren aktualisiert. Somit kann jedes Mitglied auf einen umfangreichen Fundus an Erfahrungen anderer zugreifen, spart Beraterkosten und wendet finanziellen Schaden durch Audits von seinem Unternehmen ab. Darüber hinaus werden auch Strategien entwickelt, um Software Audits ganz zu verhindern.

Diese innovative und für den Beratungsmarkt disruptive Strategie der Lighthouse Alliance überzeugte auch die sechsköpfige Jury mit Marcus Schaper (CIO Innogy SE), Prof. Dr. Walter Brenner (Universität St. Gallen), Uwe Dumslaff (CTO Capgemini), Matthias Karlshaus (VW Financial Services), Jürgen Krusch (Deutsche Bank Bauspar AG) und Prof. Dr. Thomas Schildhauer (Universität der Künste Berlin).

Mitte Dezember wird es für die Finalisten noch einmal spannend. Denn dann müssen sie ihr IT-Innovationsprojekt noch im Rahmen einer persönlichen Präsentation vor der Jury verteidigen. „Das ist für uns eine spannende Herausforderung, da sich unser Projekt der Schwarmintelligenz gegen eher klassisch-technische Innovationen behaupten muss. Wir sind jedoch sehr zuversichtlich, da sich unser Projekt sehr gut in den ersten 18 Monaten entwickelt hat und wir alle gesteckten Milestones erreicht haben“, so Markus Oberg, Chairman der Lighthouse Alliance. „Wir wollen mit unserer Idee erreichen, dass Software Audits ihren Schrecken verlieren und die Unternehmen letztlich viel Geld und Nerven sparen. Diese Ressourcen sind dann wiederum in anderen innovativen Projekten der jeweiligen Unternehmen besser angelegt“, fügt Rechtsanwalt Sören Reimers, Geschäftsführer der ProLicense GmbH und Experte für Software Lizenzaudits, noch hinzu.

Am 15.01.2018 heisst es dann im Rahmen der 24. Handelsblatt Jahrestagung Strategisches IT-Management: „Diamond Star 2018 – And the winner is…“.

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