Schlagwort: rechnungen

Jetzt Fördermittel wahrnehmen und zeitnah digitalisieren

Jetzt Fördermittel wahrnehmen und zeitnah digitalisieren

Schnelle Finanzhilfe für Errichter- und ITK-Unternehmen: Mit dergo-digital“-Förderinitiative des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) fördert der Bund digitale Projekte mit einer Kostenübernahme von bis zu 50 Prozent. Das kommt insbesondere kleineren und mittelständischen Betrieben zugute, die noch wenig bis gar nicht digitalisiert sind.

In modernen Errichter- und ITK-Unternehmen ist das Thema Digitalisierung mittels zukunftsfähiger Software nicht mehr wegzudenken. Doch gerade im Jahr der Coronakrise fiel auf, an welchen Stellen noch Nachholbedarf herrscht. Laut einer aktuellen Studie des BMWi tun sich mehr als ein Viertel der Unternehmen schwer mit der Digitalisierung. 19 Prozent seien „digitale Anfänger“ und an knapp acht Prozent der Firmen sei die Digitalisierung bislang weitestgehend vorübergegangen.

Wettbewerbskriterium: Kundenzufriedenheit

„Jedes Unternehmen will sich vom Wettbewerb abheben, aber gerade Errichtern und ITK-Anbietern fällt dies schwer, da die meisten doch über sehr ähnliche Produkt- und Dienstleistungsportfolien verfügen“, weiß Esther Eggert, Lead Managerin bei es2000. Der Osnabrücker Branchenspezialist es2000 entwickelt seit mehr als 25 Jahren ganzheitliche ERP-Software auf Basis branchentypischer Anforderungen. Zum Kundenkreis zählen Errichter von Sicherheitssystemen, ITK-Systemhäuser sowie Gebäudetechniker.  „Die Frage lautet deshalb nicht, was verkaufe ich – sondern wie verkaufe ich es“, so Esther Eggert weiter. Zunehmend an Bedeutung gewinnen würden hierbei die Prozesse nach außen, also zum Kunden hin. „Kundenzufriedenheit ist das A und O im täglichen Wettbewerb. Wer Aufträge schnell und korrekt erledigt und Servicearbeiten zuverlässig durchführt, hat auch in Zukunft die Nase vorn.“

Langfristig erfolgreich sein durch Digitalisierung

Allerdings werde dies zunehmend über Digitalisierung und die Transformation des eigenen Geschäftsmodells erreicht. Gerade in Zeiten von Corona und Fachkräftemangel seien durchgängige, digitale Prozesse entscheidend. Man denke nur an das flexible Arbeiten von Zuhause oder mittels mobiler Lösungen beim Kunden. Ebenso an die vielen Vorteile, wenn alle relevanten Informationen in einer Unternehmenssoftware zusammenfließen. Wenn Rechnungen und Wartungsformulare automatisiert per E-Mail die Kunden erreichen. Oder Arbeitszeiten und Materialverbräuche einfach digital erfasst werden. „Gerade Neukunden sind häufig verblüfft, wie sehr ihnen eine moderne Lösung zu mehr Transparenz in den Abläufen und schnelleren Reaktionszeiten gegenüber den Kunden verhilft“, so Esther Eggert.

es2000-Anwender Lars Bendlin, Geschäftsführer beim Bissendorfer Errichter MAB Meldeanlagenbau GmbH, dazu: „Wir setzen auf Digitalisierung, weil wir dadurch den Arbeitsplatz der Zukunft mitgestalten wollen. Mit mobilen Lösungen ermöglichen wir unseren Technikern einen flexiblen Arbeitsantritt aus dem Homeoffice. Wenn ein Mitarbeiter zum Beispiel 40 Kilometer weit weg von unserer Firma wohnt, kann er jetzt flexibel beim Frühstück seine Aufträge auf dem Tablet einsehen und dann die Kundschaft rund um seinen Wohnort bearbeiten. Das bedeutet für ihn, er muss nicht erst in der Firma vorbeischauen, und für uns kürzere Fahrdauerquoten.“

Das alles steigert nicht nur die Kundenzufriedenheit, sondern auch die der Mitarbeiter – und somit final den Umsatz.  

Jetzt Förderhilfen von bis zu 100 Prozent beantragen

Doch natürlich ist solch ein Digitalisierungsprojekt nicht über Nacht geplant und umgesetzt. Gerade für kleinere Errichter und ITK-Anbieter mit begrenzten Ressourcen können sich größere Vorhaben schnell zur Kostenfalle entwickeln. Laut Studien werden 20 Prozent aller IT-Projekte abgebrochen; jedes zweite dauert länger oder wird teurer als geplant. „Denjenigen wollen wir mitteilen, dass es in punkto Digitalisierung eine ganze Bandbreite an Förder- und Finanzierungsmöglichkeiten gibt“, erklärt Esther Eggert. „Die Fördermittelhöhe ist dabei recht unterschiedlich, wir hatten schon Digitalisierungsprojekte, die zu 100 Prozent gefördert wurden. Natürlich geben wir gerne Tipps in diese Richtung.“

Beste Chancen für kleinere Betriebe

Erste Adresse sei diesbezüglich das BMWi, das mit „digital jetzt“ ein Förderprogramm ins Leben gerufen hat, welches IT-Projekte mit maximalen Hilfssummen von 50.000 Euro unterstützt. Gute Chancen auf Finanzierung haben vor allem kleinere bis mittelständische Betriebe in der Größenordnung von 3-499 Mitarbeiter, die ihr Digitalisierungsprojekt noch nicht begonnen haben. Auf der Webseite des Ministeriums finden sich alle notwendigen Informationen für einen Förderantrag. Dieser kann bis Ende 2023 gestellt werden. Noch ein Hinweis dazu von Esther Eggert: „Eingereichte Anträge bis spätestens Juli 2021 erhalten den noch höheren Förderzuschuss – sozusagen als Corona-Soforthilfe. Gerade die kleineren Unternehmen schneiden hier am besten ab.“

Den richtigen Digitalisierungspartner finden

Esther Eggert rät außerdem, sich zunächst den passenden Digitalisierungspartner sowie die richtige Software zu suchen: „Mit fast 30 Jahren Branchenerfahrung unterstützen und begleiten wir Unternehmen gern bei diesem wichtigen Schritt in die Digitalisierung. In einer unverbindlichen Online-Präsentation veranschaulichen wir, wie sich mit der es2000-Software nicht nur Prozesse, sondern auch ganze Geschäftsmodelle durchgängig digitalisieren lassen. Darüber hinaus beraten wir umfassend zu der gesamten Bandbreite verfügbarer Fördermöglichkeiten, damit Unternehmen auch morgen noch erfolgreich am Markt bestehen können.“

Ein Video zur aktuellen Thematik findet sich unter:

https://www.youtube.com/watch?v=5MxWQtBFdfE&t=2s

Über die es2000 Errichter Software GmbH

Seit 1991 entwickelt und vertreibt es2000 ganzheitliche Software-Branchenlösungen für Errichterbetriebe von Sicherheitssystemen, ITK-Systemhäuser und Gebäudetechniker. Das Unternehmen mit Sitz in der Friedensstadt Osnabrück betreut mit über 80 Mitarbeitern rund 500 Kunden mit über 7.000 Anwendern in Europa und in den USA. Mit über 30 Prozent Marktanteil ist es2000 in den deutschsprachigen Ländern mit Abstand der führende Anbieter in diesem Segment. www.es2000.de

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Digitales Archiv und Rechnungsworkflow mit pds Software

Digitales Archiv und Rechnungsworkflow mit pds Software

Die Digitalisierung von Routineprozessen in der Verwaltung stand 2020 bei vielen Handwerksbetrieben hoch im Kurs. Auch 2021 planen Handwerksbetriebe, vermehrt in digitale Abläufe und damit in die eigene Wettbewerbsfähigkeit zu investieren. Mit pds Software erhalten Handwerksunternehmen eine zukunftsweisende und Cloud-fähige Komplettlösung an die Hand, die ihnen einen durchgängig digitalen Belegfluss ermöglicht und damit ein wichtiges Fundament für die Automatisierung im Backoffice schafft.

Digitale Lösungen zur Unterstützung der kaufmännischen und handwerklichen Prozesse gehören im deutschen Handwerk zum Alltag. Doch in vielen kleinen und mittelständischen Handwerksbetrieben kommen diese nur in Teilbereichen zum Einsatz. Während etwa das Angebotswesen zum Großteil digital abgewickelt wird, erfolgt die Rechnungseingangsbearbeitung in weiten Teilen noch in Papierform. Unter den teilweise analog und teilweise digital abgelegten Dokumenten leidet vor allem die Prozesstransparenz und Effizienz im Tagesgeschäft. Um Medienbrüche zu vermeiden und gleichzeitig Routineabläufe zu automatisieren, ermöglicht die pds Software des Rotenburger ERP-Spezialisten für das Handwerk pds GmbH einen durchgängig digitalen Belegfluss – vom Angebot und der Bestellung über die Eingangsrechnungsbearbeitung bis zum Wareneingang und der Ausgangsrechnung.

Digitaler Rechnungseingangs-Workflow

Eingangsrechnungen erreichen das Unternehmen in den unterschiedlichsten Formaten. Ob digital oder in Papierform – mit pds Software werden sämtliche Eingangsrechnungen eingelesen und elektronisch verarbeitet. Eingangsrechnungen im ZUGFeRD-Format lassen sich etwa vom Großhandel direkt an ein eigenes FTP-Verzeichnis übermitteln oder an eine überwachte E-Mail-Adresse schicken. Alternativ können postalisch zugestellte Rechnungen

Rechnungsprüfung in der pds Software:

Abweichungen zu den Einkaufsvorgängen sind sofort sichtbar. Darüber hinaus können sich Anwender der pds Software den Rechnungsbeleg als PDF ansehen und diesen digital kommentieren. (Bild: © pds GmbH)

eingescannt und von der digitalen Rechnungsverarbeitung mit künstlicher Intelligenz ausgelesen werden. Alle Rechnungen werden automatisch im Rechnungseingangsbuch erfasst. Je nach Konfiguration werden die Fachabteilungen für die Prüfung und Freigabe automatisch gesetzt. Jetzt wird der zuständigen Fachabteilung die Rechnung in der Prüfungsübersicht angezeigt, um den Freigabe- oder Zahlungs-Workflow anzustoßen. Vorgelagerte Prozesse, wie zum Beispiel die Bestellung, Auftragsbestätigung oder der Wareneingang, werden automatisch zugeordnet. Sollten bestimmte Rechnungspositionen von diesen abweichen, wird dies dem Nutzer direkt angezeigt, um die einzelnen Rechnungspositionen mit denen des Einkaufsvorgangs abzugleichen. Abweichungen bei der Bestellnummer, der Kurztexte, der Menge oder des Einzelpreises sind so auf einen Blick ersichtlich, um Fehler im Prüfprozess und aufwändige Nachbearbeitungen zu vermeiden. 

Während des gesamten Prüfprozesses sind alle Schritte transparent und nachvollziehbar dokumentiert, sodass alle Prozessbeteiligten jederzeit wissen, in welchem Status sich die Rechnung gerade befindet und welcher Mitarbeiter für den jeweiligen Bearbeitungsschritt zuständig ist, damit keine Skonto-Fristen mehr verpasst werden. 

Mehr Transparenz, weniger manuelle Bearbeitungsschritte

Wie bei Belegen in Papierform gewohnt, ist es auch bei säy<mtlichen digitalen Belegen möglich, Notizen einfach per Kommentarfunktion zu hinterlegen, einzelne Bereiche farblich zu markieren oder die Rechnung digital abzustempeln (z.B. „geprüft“, „freigegeben“, „abgelehnt“, „Rücksprache“ etc.). Das Dokumentenarchiv der pds Software ist hierbei auf GoBD-Konformität geprüft. Die mit Kommentaren, Markierungen oder Stempeln bearbeitete Rechnung wird daraufhin samt Name des Bearbeiters und dem Bearbeitungszeitpunkt als weitere Rechnungskopie gespeichert. So ist die vollständige Bearbeitungs-Historie des Beleges, wer wann welche Änderungen oder Vermerke an den digitalen Dokumenten vorgenommen hat, für jeden Benutzer sofort nachvollziehbar und sämtliche Bearbeitungsstände können jederzeit digital abgerufen werden.

Digitalversand von Ausgangsrechnungen in verschiedenen Formaten möglich

Nicht nur die Verarbeitung von Eingangsrechnungen lässt sich in pds Software digital abbilden, auch ausgehende Rechnungen können vollständig elektronisch und GoBD-konform verarbeitet werden. Ausgangsrechnungen können in unterschiedlichen Formaten aus der pds Software heraus exportiert und versendet werden, z.B. über die Standardformate für den elektronischen Rechnungsaustausch ZUGFeRD und X-Rechnung oder als einfaches PDF. Darüber hinaus verfügt pds Software über eine integrierte E-Post Schnittstelle, die es Unternehmen ermöglicht, die in pds Software erzeugten Ausgangsrechnungen elektronisch an E-Post zu übergeben und physisch durch die Post zuzustellen.

Bequeme Volltextsuche auch mobil

Einen enormen Mehrwert im Betriebsalltag entfaltet die Volltextsuche der pds Software. Benutzer können Inhalte in allen im System hinterlegten Dokumenten durchsuchen, um auch dann das richtige Dokument zu finden, wenn man das Bezugsobjekt oder den Dateinamen nicht mehr weiß. In der Suche wird lediglich ein beliebiges Wort eingegeben und die Software listet alle Dokumente mit enthaltenen Treffern auf. Die Treffer sind direkt farblich im Dokument markiert und lassen sich bequem mit den Pfeiltasten ansteuern. Der Suchprozess wird damit nachhaltig vereinfacht. Bei Bedarf stehen pds Anwendern sämtliche Dokumente und die Volltextsuche auch mobil über Notebook, Tablet oder Smartphone zur Verfügung. Nutzer sparen sich damit den lästigen Ausdruck von benötigten Dokumenten oder die Mitnahme von Ordnern zum Kunden.  Mobile Lösungen von pds unterstützen zudem in den Bereichen Bauprojektmanagement, Service- und Wartungsabwicklung, Zeiterfassung, Lagerverwaltung, Materiallogistik sowie Werkzeug- und Geräteverwaltung, sodass Büro und Außendienst digital miteinander vernetzt sind.

Mit pds Software sind Handwerksbetriebe somit nicht nur in der Lage, anfallende Bearbeitungsschritte zugunsten von Transparenz und Effizienz vollständig digital abzubilden, sondern auch ihre Verwaltungsprozesse nachhaltig zu verschlanken.

Über die pds GmbH

Die pds GmbH ist führender Anbieter für cloud-fähige Handwerkersoftware im Bau- und Baunebengewerbe. Mehr als 185 auf Branchen- und kaufmännische Lösungen spezialisierte Mitarbeiter arbeiten im niedersächsischen Rotenburg (Wümme) an der stetigen Weiterentwicklung der Softwareprodukte für Handwerksbetriebe. Seit der Firmengründung 1973 liegt der Fokus auf der Entwicklung von Software mit Branchenanforderungen sowie allen gewerkspezifischen Besonderheiten des Baugewerbes. Neben klassischer ERP-Software mit Auftragsabwicklung und betrieblichem Rechnungswesen (inkl. eines Baulohns) beinhalten pds Lösungen auch mobile Apps für die Baustelle, wie mobiler Kundendienst- und Wartungsservice, Lager- und Materialwirtschaft, Projektmanagement und Baustellenzeiterfassung. Die zukunftsweisende Technologie der pds Software gibt den ca. 3.000 mittelständischen pds Anwenderunternehmen die Sicherheit, auch in Zeiten der Cloud einen langfristig orientierten und zuverlässigen Partner an der Seite zu haben. Die ganzheitliche Implementierung und Schulung der Software ermöglichen die bundesweiten pds Partner in Kombination mit den Standorten der pds Akademie in Rotenburg, Frankfurt (Main), Zwickau (Fraureuth), Dresden, Leipzig, Mülheim (Ruhr), Borken, Stuttgart (Weinstadt) und München (Unterschleißheim).

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PDF Xpansion SDK 15 veröffentlicht: Neue Funktionen für E-Rechnung & elektronische Signatur

PDF Xpansion SDK 15 veröffentlicht: Neue Funktionen für E-Rechnung & elektronische Signatur

"Echte" elektronische Rechnungen werden gegenüber Papier- oder einfachen PDF-Rechnungen immer wichtiger: Zum Beispiel sollen seit dem 27.11.2020 bei Bundesbehörden und im Land Bremen bis auf einige Ausnahmen nur noch XRechnungen eingereicht werden. Auftragnehmer und Lieferanten der öffentlichen Hand müssen ihre Leistungen seit diesem Termin durch die Zusendung einer XML-Datei elektronisch abrechnen. Im Ergebnis soll der Rechnungsinhalt damit nur noch als strukturierter Datensatz erstellt und weiterverarbeitet werden. Seit diesem Tag dürfen die Rechnungsempfänger Rechnungen ablehnen, die in Papierform oder in anderen Formaten (z. B. einfache PDF-Datei) eingehen. Das PDF Xpansion SDK 15 bietet Softwareentwicklern neben den klassischen PDF- und PDF/A-Funktionen (Erstellung und Bearbeitung, Anzeige, Druck auf Papier, Umwandlung zwischen Formaten, Export und/oder Import) auch vor diesem Hintergrund nun noch mehr eRechnung-Features, um aktuelle Markttrends und gesetzliche Anforderungen mit einem breiten Leistungsangebot abdecken zu können.

Neue Komponenten für elektronische Rechnungen

Mithilfe des PDF Xpansion SDK 15 können Softwarehersteller ihre Lösungen mit den nötigen Funktionen ausstatten, um dort elektronische Rechnungen in den aktuellsten eRechnung-Formaten (alle veröffentlichten XRechnung-, ZUGFeRD-und FACTUR-X-Spezifikationen) nicht nur erstellen, lesen und validieren, sondern auch visualisieren zu können. Darüber hinaus bietet das SDK 15 auch Funktionen, um eine Konvertierung zwischen den Formaten vorzunehmen. Der EU-Standard EN 16931 und die EU-Richtlinie 2014/55/EU werden dabei selbstverständlich erfüllt.

Neuerungen bei elektronischen Signaturen

In einem weiteren Digitalisierungsbereich rüstet das PDF Xpansion SDK 15 ebenfalls auf: Es unterstützt für elektronische Signaturen beim Unterschreiben und Validieren nun auch Zertifizierungs- und PAdES-Signaturen sowie die Einbettung von Zeitstempeln gemäß der Norm ISO 32000-2 und dem Protokoll RFC 3161.

Neu in Version 15 & seit Erstveröffentlichung von Version 14

  • Unterstützung der aktuellsten eRechnung-Formate/Spezifikationen für Ausgang & Eingang von Rechnungen: ZUGFeRD 1.0 bis 2.1.1 (alle Profile) und Factur-X, XRechnung 1.2.2 und 2.0
  • Unterstützung der UBL-Syntax für den Import von Daten aus XRechnungen (nach UN/CEFACT-Rechnung)
  • XML-Rechnungen visualisieren (PDF-Erstellung aus XML und Design-Vorlage): Content der XML-Rechnung in PDF-Datei umwandeln, die ein vordefiniertes Rechnungslayout (Design) nutzt
  • Konvertierung elektronischer Rechnungsformate (Standards) untereinander: Öffnen eines Formats, Umwandlung, Speicherung
  • Erweiterung elektronischer Signaturen: Zertifizierungssignaturen, PAdES-Signaturen beim Unterschreiben und Validieren – Levels B (Basic), T (Time), LT (Long-Term-Validation) und LTA (Long-Term Availability and Integrity of Validation)
  • Einbettung von Zeitstempeln gemäß ISO 32000-2 und Protokoll RFC 3161 in elektronische Signaturen
  • Außerdem neu in Version 15: Vergleich von Text in zwei PDF-Dokumenten (Diff Procedure), Markierung von Änderungen, um sie im Viewer anzuzeigen oder als Text-Markup zu speichern; Verbessertes Rendering von PDF-Inhalten
Über die soft Xpansion GmbH & Co. KG

soft Xpansion ist ein international tätiges, 1995 gegründetes Unternehmen, das in der IT-Branche als Spezialist für Softwareentwicklung aktiv ist. Das Portfolio umfasst innovative Software Development Kits (SDKs), leistungsfähige Standardsoftware (Desktop-Applikationen und Windows-Apps) und flexible Individualentwicklung. Das Unternehmen blickt auf eine über 25-jährige Erfahrung und Entwicklung im IT-Bereich zurück und deckt das komplette Spektrum der Veröffentlichung von Software ab – von der ersten Marktanalyse bis zur fertigen Lösung oder zum fertigen Produkt. Multinationale Teams entwickeln und veröffentlichen standardisierte Softwareprodukte und komplexe Individualprojekte für einen weltweiten Einsatz. Der Hauptsitz des Unternehmens ist Bochum.

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Wieso das Archiv für MS Dynamics 365 FO ein Gamechanger ist

Wieso das Archiv für MS Dynamics 365 FO ein Gamechanger ist

Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations fehlt eine Funktion, die im Alltag vieler Kunden mit jedem Tag wichtiger wird: Die Option, Dokumente direkt aus der Anwendung rechtssicher zu archivieren. Der Bedarf wächst mit verschärften Datenschutzrichtlinien. Kunden müssen ihre sensiblen Dokumente im ERP-System langfristig so aufbewahren, dass sie geschützt und revisionssicher sind. Ein simples Ordnersystem ist zu unsicher; externe Lösungen bedeuten Mehraufwand. EASY for Dynamics 365 FO gehört zu den ersten Integrationen, die Kunden ermöglichen, Dokumente direkt aus ihrem Microsoft ERP-System lokal oder in der Cloud zu archivieren.

Wenige Schritte trennen die bisherige Microsoft Dynamics 365 FO-Anwendung von einer sicheren Verbindung zum EASY Archive. Die Integration archiviert eingehende und ausgehende Dokumente; meist, ohne dass jemand seine Finger auf die Tastatur bewegen muss. EASY for Dynamics 365 FO liest Dokumente aus und erspart den Aufwand, alle Eckdaten manuell einzutippen. Egal, ob Kunden lieber die Desktop-Applikation oder den Dynamics Web-Client nutzen – die Archiv-Integration erkennt sämtliche unterstützten Dokumenttypen mitsamt ihrer Metadaten und Anhänge. Umgekehrt können User genau so einfach Dokumente aus dem Archiv im Microsoft ERP-System anzeigen und dort mit ihnen arbeiten. Zu den unterstützten Dokumententypen zählen die wichtigsten alltäglichen Formen wie Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Angebote und mehr.

EASY for Dynamics 365 FO archiviert unauffällig im Hintergrund, während User normal weiterarbeiten. Es entsteht kein Bruch in den etablierten Prozessen. Die Archiv-Integration ist so nahtlos, dass User, die mit Microsoft Dynamics 365 FO vertraut sind, die neuen Funktionen nach minimaler Eingewöhnung beherrschen.

Die Integration ist ideal für den einfachen Umstieg vom On-Premises-Modell zur Cloud – entweder per Private Cloud Server oder per bereitgestelltem EASY Cloud Archive. Das Abo-Modell mit monatlichen Kosten pro User lässt Kunden ihre Investition präzise verwalten. EASY for Dynamics 365 FO harmoniert ideal mit Microsofts neuer Cloud-Strategie. Mit dem GoB- und DSGVO-konformen Archiv für tägliche ERP-Prozesse sind Compliance-Fragen Vergangenheit.

Mehr Informationen zum Lösungsumfang von EASY for Dynamics 365 FO finden Sie hier.

Über die EASY SOFTWARE AG

Die EASY SOFTWARE AG mit Sitz in Mülheim an der Ruhr entwickelt seit 1990 für Kunden intuitiv bedienbare, maßgeschneiderte Softwareprodukte zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Diese lassen sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren und automatisieren, mobilisieren sowie optimieren Arbeitsabläufe weltweit. EASY stellt diese Lösungen On-Premises, in der Cloud und mobil zur Verfügung.

Mit über 13.600 branchenübergreifenden Installationen ist die EASY SOFTWARE AG eines der marktführenden Unternehmen für Softwareprodukte und Softwarelösungen in Deutschland. Das Unternehmen ist in 60 Ländern aktiv und beschäftigt aktuell mehr als 393 Mitarbeiter. Die EASY SOFTWARE verfügt dabei über ein Netzwerk von rund 100 Partnern. Ihre internationalen Tochterunternehmen befinden sich in Europa, Asien und den USA.

Mit der Akquisition der Apinauten GmbH aus Leipzig, die die Multiexperience Plattform ApiOmat anbietet, hat die EASY SOFTWARE AG Ende 2018 einen bedeutenden Technologiezukauf getätigt. Dieser bietet Zugang zu neuen Kundensegmenten im attraktiven und stark wachsenden Cloud-Geschäft.

Im Geschäftsjahr 2019 erzielte die EASY SOFTWARE Gruppe Umsatzerlöse von EUR 50,6 Mio.

Weitere Informationen finden Sie unter www.easy-software.com.

Firmenkontakt und Herausgeber der Meldung:

EASY SOFTWARE AG
Am Hauptbahnhof 4
45468 Mülheim
Telefon: +49 (208) 45016-0
Telefax: +49 (208) 45016-90
http://easy-software.com

Ansprechpartner:
Christoph Nordmann
Head Of Corporate Communication
Telefon: 020845016410
E-Mail: christoph.nordmann@easy.de
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progros: Digital gewinnt

progros: Digital gewinnt

Seit Beginn der Pandemie ist die Nachfrage der Hospitality Branche nach digitalen Lösungen der progros sprunghaft um über 25 Prozent gestiegen. „In der Krise hat sich deutlich gezeigt: Diejenigen, die ihre Organisation digitalisiert haben, sind jetzt im Vorteil. Wo Mitarbeiter in Kurzarbeit oder Meetings nur unter erschwerten Bedingungen möglich sind, gleichzeitig aber im Eiltempo Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine oder Unterlagen für die Beantragung von Soforthilfen und Fördergeldern zusammengestellt werden müssen, kann der zentrale ortsunabhängige, mobile Zugriff auf alle Dokumente in digitaler Form der entscheidende Faktor für die wirtschaftliche Stabilität und agile Steuerung des Unternehmens sein. Aus diesen Erfahrungen haben viele erkannt, dass digitale Lösungen für die Arbeitsorganisation wichtiger sind als jeder noch so schöne Aktenordner im Regal“, sagt Jochen Oehler, Geschäftsführer der progros.

Zwei Digitalplattformen seit 2020

Die progros ist bereits seit 2006 neben dem klassischen Einkauf auch auf die Digitalisierung des Einkaufs- und Rechnungsmanagements spezialisiert. Seit diesem Jahr bietet progros als einzige Einkaufscompany Deutschlands jetzt nicht mehr nur eine, sondern gleich zwei Technologieplattformen zur Auswahl. Beide Plattformen unterscheiden sich in ihren jeweiligen Ausprägungen sowie im Design und haben bestimmte Schwerpunkte. Abgedeckt werden durch die Plattformen die webbasierte Bestellung, Warenwirtschaft sowie Rechnungs- und Vertragsmanagement. Sie sind beide mehrsprachig, revisionssicher als auch als Apps für den mobilen Einsatz verfügbar. „Somit schaffen wir für die Hospitality Branche eine größere Auswahlpalette. Durch eine kostenfreie Bedarfsanalyse erarbeiten wir mit den Häusern, welche der Plattformen am besten zu den jeweiligen Wünschen passt. Ein Web-Team, das aus der Hotellerie kommt, ist zuständig für Setup, Integration, Schulung, Beratung als auch tägliche Anwenderunterstützung. Das bedeutet kurze Wege, Verständnis für die Arbeit vor Ort im Hotel sowie Klartext, anstatt technisches Kauderwelsch“, so Oehler. Die Nutzung der Plattformen ist komplett unabhängig von einer sonstigen Zusammenarbeit mit progros. Zudem werden bei beiden Plattformen alle Lieferanten eines Hotels abgebildet – bis hin zum lokalen Bäcker. Bestellungen bei dutzenden Lieferanten auf einen Klick sind damit Realität. Schnittstellen (Interfaces) zu über 50 führenden Finanzbuchhaltungssystemen entlasten die Buchhaltung, da alle Rechnungen kontiert und mit dem Bild der Rechnung übergeben werden.

Digitale Tools sind hygienischste Arbeitswerkzeuge der Welt

„Die Hospitality Branche hat sich 2020 jetzt auch im „Back-of-the-house“-Bereich auf den Digitalisierungs-Weg begeben. Sie wird in den kommenden zwei bis drei Jahren massiv aufholen und ihre Potenziale somit noch besser ausschöpfen. Viele Betriebe gehen bereits voran. Das breite Feld zieht nach, um den Anschluss nicht zu verpassen. Aber auch, weil sich die Erkenntnis durchsetzt, dass digitale Lösungen und Systeme inzwischen sehr einfach zu handhaben sind und sich jede Investition innerhalb kürzester Zeit amortisiert. Wer beispielsweise die Beschaffung automatisiert, wird den Aufwand für die Initialisierung des Systems sehr schnell durch bessere Einkaufskonditionen, Zeitersparnis beim Wareneinkauf und durch Effizienzsteigerungen in der Abrechnung und im Handling der Belege wettmachen. Allein die zeitliche Entlastung liegt laut Studien bei Faktor 4“, so Oehler.

Weitere Informationen unter: www.progros.de/de/home-de/webtools

Über die progros Einkaufsgesellschaft mbH

progros ist der größte Full-Service-Anbieter für ganzheitliches Einkaufsmanagement und Beratung für die Hospitality Branche. Als erste Einkaufsberatung der Privat- und Markenhotellerie ist progros ISO 9001:2015 seit dem Jahr 2020 DEKRA-zertifiziert. Das 50-köpfige Einkaufs- und Verhandlungsteam der progros arbeitet für rund 900 renommierte Privathotels und Hotelgruppen in acht Ländern Europas. Zu ihnen zählen unter anderem Lindner Hotels, Althoff Collection, Best Western, Rocco Forte, Brenners Park-Hotel & SPA oder der Öschberghof. progros bietet für Kunden aus der Hospitality Branche sowie aus artverwandten Branchen wie Privat-, Wellness-, Resort- & Luxushotellerie, nationale & internationale Hotelketten, Gastronomiebetriebe, Residenzen sowie Long-Stay & Health-Care-Konzepte Dienstleistungsangebote für die gesamte Supply Chain an – von Einkaufsberatung und Volumenpreise, Digitalisierungskonzepte für Order, Inventory und Invoice, Projekt Management für die Einrichtung neuer Hotels (FF&E, OS&E) sowie Konzepte für maßgeschneiderte Einkaufsoptimierung oder das komplette Outsourcing. Dabei sind die vier eigenständigen Geschäftsfelder der progros, die einzeln, zusammen oder im Baukastensystem von Kunden genutzt werden können:

1. progros UNITED – der Einkaufspool "buy" progros. "Plug & Play. Sofort. Besserer Einkauf. Bessere Kosten. Bessere Prozesse". The best of both – Konditionsvorteile wie ein Zentraleinkauf, und alle Flexibilität & Freiheit wie ein Einzelunternehmen. Hochprofessionelles Einkaufssystem mit volumenstarken Rahmenabkommen für alle Sortimentsbereiche sowie ausgereiften Dienstleistungen zur messbaren Entlastung bei den Einkaufskosten, dem Beschaffungsprozess und der Bezahlung.

2. progros DIGITAL – die Web:Tools "buy" progros. "Smarter Prozess. 100%. Sofort." Kreditorenmanagement (Invoice), Bestellsystem (Order), Warenwirtschaft (Inventory), Vertragsmanagement (contract) für die Vereinfachung aller Einkaufs-, Bestell-, Zahlungs- und Reportingprozesse. 100% digitales procure-to-pay im Back of the house-Bereich / Back Office mit First-Level-Support und Contentmanagement aus einer Hand.

3. progros PROJECT – das Einrichtungs- & Ausstattungspaket "buy" progros. "Neubau & Renovierung. 100% neutrales Projektmanagement. Aus einer Hand." Maßgeschneiderte Beschaffungsplanung und -durchführung zur kompletten Einrichtung & Ausstattung von Hotels, Resorts, Long Stays / Apartments, Residenzen und vergleichbaren Projekten mit Mobiliar, Technik und operativem Equipment.

4. progros UNLIMITED – Das neue Grenzenlos "buy" progros. "Strategie. Analyse. Konzeption. Beratung". Das 100% individuelle Signature Programm der progros. Maßgeschneiderte Beratung zur Entwicklung individueller Einkaufsstrategien und -konzeptionen, Ausschreibungen, Verhandlungsführung bis hin zur Komplettübernahme des strategischen Zentraleinkaufs.

Weitere Informationen: www.progros.de

Firmenkontakt und Herausgeber der Meldung:

progros Einkaufsgesellschaft mbH
Frankfurter Straße 10-14
65760 Eschborn
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Ansprechpartner:
Anke Cimbal
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insinno und ABBYY jetzt Partner für intelligente Automatisierung

insinno und ABBYY jetzt Partner für intelligente Automatisierung

Die B2B-Softwarehersteller ergänzen ihre Expertise in der Unternehmensautomatisierung und helfen mit ihren Technologien Geschäftsprozesse end-to-end zu automatisieren. Mit Lösungen für digitale Intelligenz können Unternehmen Einblick in große Datenmengen erlangen und damit ihre Geschäftsprozesse analysieren, bewerten und optimieren.

insinno ist Spezialist für die Integration automatisierter Prozesse in bestehende Systemlandschaften und führt erfolgreich digitale Projekte durch. Mit ABBYY als starken Partner in intelligenter Dokumentenverarbeitung und Datenerfassung wird das von insinno entwickelte Robotic-Process-Automation-System (RPA) exzellent unterstützt. Mit der Content-Intelligence-Technologie von ABBYY und der insinno Low-Code-Plattform iCore können z. B. bei Versicherern und Industrieunternehmen zeitintensive analoge Prozesse in eine effiziente Roboter-gesteuerte Dunkelverarbeitung verwandelt werden. Dieser digitale Prozess bildet fachliche und komplexe Regeln zur Datenvalidierung ab und nimmt Rechnungen eigenständig entgegen. Mithilfe von Texterkennung werden die Rechnungen mit den Vertrags- und Kundendaten abgeglichen und so der Leistungsfall digital erstellt und verbucht.

Eine Besonderheit besteht bei der Anforderungsaufnahme. Durch den insinno Use Case Builder können die fachlichen Anforderungen extrem schnell aufgenommen und in automatisierte Prozesse übersetzt werden. Dies beschleunigt die Umsetzung zusammen mit der ABBYY Digital Intelligence Plattform in der Cloud signifikant.

insinno und ABBYY haben bereits gemeinsam ein Webinar über intelligente Automatisierung für die Versicherungsbranche realisiert und arbeiten an der Umsetzung weiterer Automatisierungsprojekte.

Über ABBYY

ABBYY ermöglicht es, mit seiner Digital Intelligence Plattform die gesamten Geschäftsprozesse und Informationen, die ein Unternehmen antreiben, zu analysieren und im Detail zu verstehen. ABBYY-Technologien werden von mehr als 5.000 Unternehmen weltweit eingesetzt, darunter viele Fortune-500-Unternehmen. Die als führend ausgezeichneten Lösungen im Bereich Intelligent Document Processing (IDP) und Process Discovery & Mining steigern Effizienz, Rentabilität und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens und verbessern das Kundenerlebnis nachhaltig. ABBYY ist ein globales Unternehmen mit Niederlassungen in 14 Ländern. Weitere Informationen finden Sie unter https://www.abbyy.com/de.

Über die insinno GmbH

Die Heidelberger insinno GmbH ist ein international operierender Partner für digitale Business Innovationen. Für die digitale Zukunft von Unternehmen entwickelt insinno wirtschaftlich erfolgreiche Lösungen innerhalb weniger Wochen von Konzeption bis Go Live und darüber hinaus. insinno vereint jahrzehntelanges Business- und Prozess-Know-how, Projekterfahrung und agile Softwareentwicklung. Mit dem Use Case Builder werden Anwendungsfälle inklusive technischer Grundlage abgebildet. Dies wird ermöglicht durch den selbst entwickelten Software-Modulbaukasten iCore. Individuelle und skalierbare Lösungen auf Basis von Standardkomponenten verkürzen die Implementierungszeit signifikant. Damit versetzt insinno Unternehmen in die Lage, wirtschaftlich erfolgreich und zukunftsfähig zu agieren.

insinno wurde 2010 gegründet und beschäftigt rund 40 Mitarbeiter an den Standorten Heidelberg und Sevilla.

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ITZBund leistet bei der elektronischen Rechnungsstellung Pionierarbeit

ITZBund leistet bei der elektronischen Rechnungsstellung Pionierarbeit

Das ITZBund bietet seinen Kunden, insbesondere Behörden der Bundesverwaltung, die passgenaue Infrastruktur zum Empfang von elektronischen Rechnungen gemäß der E-Rechnungsverordnung (ErechV) und nutzt diese auch selbst. Damit wird ein weiteres Etappenziel auf dem Weg zu einer modernen digitalen Verwaltung erreicht.

Die flächendeckende Einführung der E-Rechnung für alle Bundesbehörden erfolgte zum 27.11.2019. Seitdem können Lieferanten und Dienstleister ihre Rechnungen an die gesamte Bundesverwaltung über das zentrale Rechnungseingangsportal (ZRE) durch verschiedene Kanäle einreichen. Am 27.11.2020 tritt jetzt die Lieferantenverpflichtung in Kraft. Lieferanten der Bundesverwaltung dürfen nur noch elektronische Rechnungen einreichen.

Bei einer elektronischen Rechnung nach der ErechV handelt es sich um ein Dokument in einem wohldefinierten, strukturierten XML-Datensatz. Dies ermöglicht dem Rechnungssender, Rechnungen in einem Buchhaltungssystem automatisiert zu erstellen, rechnungsbegründende Unterlagen direkt in die Rechnung einzubetten und ohne Medienbrüche durch die gesamte Lieferkette über die ZRE bis zum Rechnungsempfänger zu übermitteln. Der Empfänger kann diese dann in seinem ERP-System direkt übernehmen, prüfen – sachlich und rechnerisch richtig zeichnen – und zur Auszahlung anweisen. Abschließend erfolgt mit der Archivierung die rechtssichere Aufbewahrung.

Die Vorteile liegen auf der Hand: Die E-Rechnung spart Unternehmen sowie Behörden der Bundesverwaltung viel Arbeit und Zeit. Durch den automatisierten Informationsaustausch werden Fehlermöglichkeiten minimiert. Druck- und Versandkosten entfallen. Der gesamte Prozess der Rechnungsstellung erfolgt automatisiert und medienbruchfrei. Die E-Rechnung leistet einen wichtigen Beitrag auf dem Weg zu einer modernen digitalen Verwaltung und markiert damit auch einen Meilenstein bei der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG). Das ITZBund als der zentrale IT-Service Provider für die Bundesbehörden wurde im Projekt E-Rechnung mit der Entwicklung und dem Betrieb des zentralen Rechnungseingangsportals (ZRE) beauftragt. Zusätzlich bietet es den Bundesbehörden die Nutzung von Templates an, mit denen die eingegangenen Rechnungen in deren nachgelagerten ERP-Systemen weiterverarbeitet werden können. Das ITZBund stellt einerseits diese Infrastruktur den Bundesbehörden als Service zur Verfügung, nutzt diese allerdings auch selbst.

Die FAQs und weitere, hilfreiche Informationen zur Nutzung, Hinweise und Downloads rund um das Thema E-Rechnung finden Sie auf der Website www.e-rechnung-bund.de."

Über ITZBund Dienstsitz Bonn

Das ITZBund ist der zentrale IT-Dienstleister der Bundesverwaltung. Beim ITZBund sind ca. 3.400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an deutschlandweit zwölf Standorten beschäftigt. Hauptsitz ist Bonn. Das ITZBund bietet seinen Kundenbehörden ein breites Spektrum an IT- Dienstleistungen. Diese reichen von der Konzeption, Beratung und Anforderungsanalyse über die Entwicklung bis hin zum Betrieb von IT-Lösungen. Themenfelder sind u. a. Verkehr, Zoll, Haushalt, Steuer, Personal, Statistik, Innere Sicherheit, Asyl und Integration. Von den Leistungen des ITZBund profitieren sowohl die Wirtschaft und Verwaltung als auch Bürgerinnen und Bürger. Gegründet wurde das ITZBund 2016. Es war das erste Ergebnis der IT-Konsolidierung Bund und setzt in diesem Rahmen als alleiniger Generalunternehmer aktiv Maßnahmen der Betriebs- und Dienstekonsolidierung um. Weitere Informationen unter [url=http://www.itzbund.de]www.itzbund.de[/url]

Firmenkontakt und Herausgeber der Meldung:

ITZBund Dienstsitz Bonn
Bernkasteler Straße 8
53175 Bonn
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Wanted: 5 Tipps, wie Sie offene Rechnungen richtig eintreiben

Wanted: 5 Tipps, wie Sie offene Rechnungen richtig eintreiben

Das Geschäft läuft trotz Pandemie und Lockdown langsam aber spürbar wieder an. Das Konto hingegen sieht nicht so gut aus. Der Grund? Zahlreiche Außenstände. Kunden, die ihre Rechnungen nicht pünktlich bezahlen, können Unternehmen gerade in der heutigen Lage in starke Bedrängnis bringen.

Faktor Internationalität: Im internationalen Geschäft sind Unternehmen oftmals mit einem erhöhten Risikofaktor konfrontiert: schwankende Wechselkurse, ein sich stetig änderndes Wirtschaftsklima, lokal unterschiedliche Auswirkungen der Pandemie auf Geschäftspartner oder die richtige Einschätzung der lokalen Zahlungsmoral. Deutschland weist beispielsweise eine sehr hohe Zahlungsmoral auf und liegt im europaweiten Vergleich nahe an der Spitze: Eine aktuelle Studie von CRIBIS Dun&Bradstreet zeigt, dass 63,9 Prozent der Unternehmen ihre Rechnungen pünktlich bezahlen. Unter die Top Drei schafft Deutschland es jedoch nicht: Hier liegt Dänemark auf Platz 1 mit 87,3 Prozent, dicht gefolgt von Polen (76,5 Prozent) und den Niederlanden (73,3 Prozent). Österreich lag bei der Vorjahresuntersuchung im Vergleich eher im Mittelfeld mit 38,9 Prozent.

Rechtzeitig aktiv werden

Wer seine Außenstände erfolgreich eintreiben möchte, muss mehr tun, als nur Mahnungen zu schreiben. Denn wer sich erst dann um die offenen Rechnungen kümmert, wenn die Leistung bereits erbracht ist oder die Ware geliefert wurde, ist bereits zu spät dran. Hier ist es ratsam, bereits im Vorfeld aktiv zu werden. Was Sie machen können und wie Sie eine moderne ERP-Software wie proALPHA unterstützen kann, das haben wir hier für Sie zusammengefasst:

1. Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser

Gerade bei neuen Kunden ist es sehr schwierig, ihr Zahlungsverhalten richtig einzuschätzen. Auch bei Bestandskunden kann sich die Kreditwürdigkeit ändern. Um hier das Risiko weitgehend zu minimieren, ist ein regelmäßiger Bonitätscheck ein Muss. Da die hierfür erforderlichen Informationen kaum selbst zu beschaffen sind, empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit Wirtschaftsauskunfteien. Noch effektiver lässt sich diese gestalten, indem das ERP-System direkt per Schnittstelle an die jeweilige Wirtschaftsauskunftei angebunden wird. So wird die Bonitätsprüfung zu einer Standardprozedur, wodurch das Ausfallsrisiko deutlich sinkt. Vor allem im Auslandsgeschäft ist das von großem Vorteil, da sich hier das Zahlungsverhalten meist noch schwieriger einschätzen lässt. Wer über einen direkten Draht zum Inkassodienstleister verfügt, profitiert auch von der Möglichkeit, die Bonitätsprüfung proaktiv und automatisiert im Hintergrund ablaufen zu lassen. Im Falle eines negativen Ergebnisses kann die Zahlungsweise per Workflow sofort auf Vorkasse umgestellt werden. So werden Risiken gar nicht erst eingegangen.

2. Nichts aus den Augen verlieren

Läuft das Geschäft gut, kann es passieren, dass Außenstände auf der Prioritätenliste nach unten rutschen. Damit das nicht passiert, liefert proALPHA tagesaktuelle Berichte zum aktuellen Forderungsbestand. So behält auch der Vertrieb die Übersicht über die offenen Posten der Kunden, denn sämtliche Dokumente werden kundenbezogen gespeichert. Ein freundlicher Hinweis auf offene Rechnungen im Rahmen eines Telefonats wirkt oftmals besser als ein standardisiertes Mahnschreiben. Um im Falle von Rechtsstreitigkeiten abgesichert zu sein, wird außerdem jeder Schritt automatisch dokumentiert.

Wichtig, wenn es um professionelles Forderungsmanagement geht, ist außerdem die Konsequenz: Mahnungen sind idealerweise zeitnah nach Verstreichen der Frist auszustellen und nicht erst geraume Zeit später. Automatische, softwaregestützte Mahnläufe können das einfach gewährleisten. Hierbei gilt es jedoch einen gewissen Rahmen zu wahren: Nach der zweiten Mahnung – bei guten Kunden in Ausnahmefällen nach der dritten – ist es empfehlenswert, rechtliche Schritte einzuleiten.

3. Saubere Daten, ordentliche Mahnungen

Wer seine Daten nicht sauber erfasst, wird dies spätestens bei der Mahnung bereuen. Unvollständige Bestellnummern, Zahlendreher, unklare Angaben etc., all das wirkt sich negativ auf die pünktliche Bezahlung von Rechnungen aus. Diese Fehler lassen sich jedoch vermeiden, etwa mit einem cloudbasierten Zusatzdienst, der zur Prüfung der Adresse oder der Steuernummer eingesetzt wird. Mithilfe standardisierter Masken lassen sich Fehler bei der Kundenanlage vermeiden, indem fehlende oder fehlerhafte Angaben gleich erkannt werden.

4. Mit Teilabrechnungen schneller ans Ziel

Vor allem im Projektgeschäft ist die Rechnungsstellung oftmals ein komplexes Unterfangen. Daher ist es empfehlenswert, schon während der Vertragsverhandlungen eine Basis für Teilrechnungen zu schaffen. Ein bestimmter Projektfortschritt ist nämlich schwieriger nachzuweisen als geleistete Arbeitszeiten oder gelieferte Materialien. Über festgelegte Ziele lässt sich sogar eine halbautomatische, auf Workflows basierende Abrechnung umsetzen.

5. Rechtliche Schritte einleiten

Wenn alle Stricke reißen und der Kunde nicht auf Mahnungen reagiert, gibt es nur eine letzte Möglichkeit: den Rechtsweg. Unternehmen können hier entweder selbst den gerichtlichen Mahnbescheid beantragen oder einen Spezialisten beauftragen. Dabei gilt die Faustregel: Handelt es sich um viele kleine Rechnungen, ist ein Inkassobüro die richtige Anlaufstelle. Bei einzelnen großen Vorgängen wenden sich Unternehmen hingegen besser direkt an einen Anwalt. In beiden Fällen hilft ein flexibles ERP-System mit Zusatzmodulen, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren. So muss nur ein kleiner Teil des Mahnbescheids manuell ausgefüllt werden oder die Kundenakte kann vollständig per Mausklick an den jeweilig beauftragen Spezialisten übermittelt werden. 

Fazit

Wer Rechnungen rechtzeitig stellt und pünktlich abrechnet, verbessert die eigene Liquidität und den Cashflow, während das Ausfallsrisiko sinkt. Da sich dies positiv auf Kreditverhandlungen mit Banken auswirken kann, ist ein professionelles Forderungsmanagement ein überaus wichtiger Bestandteil des Risikomanagements. Mithilfe eines modernen ERP-Systems wie proALPHA werden Prozesse effizient und sicher abgewickelt. Zudem lässt sich das Risiko deutlich minimieren. So geraten Außenstände nicht in Vergessenheit und die eigenen Mitarbeiter werden entlastet.

Über die proALPHA Business Solutions GmbH

proALPHA macht seit mehr als 25 Jahren Kunden glücklich, mit Software, die sie wirklich voranbringt. Neben mittelständischen Unternehmen aus Fertigung und Handel unterstützt die proALPHA Gruppe heute Anwender aus verschiedensten Branchen. Rund 1.200 Mitarbeitende begleiten jeden Tag mehr als 4.500 Kunden weltweit bei ihrer Digitalisierung. Dabei bildet die leistungsstarke ERP-Komplettlösung das digitale Rückgrat, das Systeme und Prozesse entlang der gesamten Wertschöpfungskette miteinander vernetzt und steuert. Weitere Lösungen, etwa zu Zutrittssicherung, Betriebs- und Maschinendatenerfassung sowie Datenanalyse, sowie von zertifizierten Partnern schließen sich direkt daran an.

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Digitale Signaturlösungen auf dem Vormarsch: 40 Prozent der Großunternehmen nutzen sie bereits

Digitale Signaturlösungen auf dem Vormarsch: 40 Prozent der Großunternehmen nutzen sie bereits

Der dritte Digital Office Index (DOI) des Digitalverbands Bitkom zeigt, dass die Nutzung von digitalen Signaturen deutlich zugenommen hat. Zudem belegt die Studie, dass die Corona-Pandemie Auswirkungen auf die Digitalisierung von Unter­nehmen hat. Francotyp-Postalia (FP), Experte für sichere digitale Kommunikation, hat die Studie als Partner unterstützt.

Digitale Signaturen und E-Rechnungen finden in den Büros in Deutschland zunehmend Verbreitung. Hierbei sind die Großunternehmen (500 Mitarbeiter oder mehr) klar an der Spitze: Ganze 40 Prozent nutzen bereits digitale Signaturlösungen. Das hat eine Umfrage des Digitalverbands Bitkom ergeben. Für die Studie[1] „Digital Office Index“ (DOI) führte Bitkom zum dritten Mal eine reprä­sentative Befragung von mehr als 1.100 Unternehmen aller Branchen ab 20 Mitarbeitern durch. Der DOI bildet die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen, ihren Fortschritt und ihre Effekte ab. Die Studie liefert auch erstmals Erkenntnisse über den Digitalisierungs­grad in der öffentlichen Verwaltung, der dem Durch­schnitt aller Umfrageteilnehmer entspricht. An erster Stelle der Branchen stehen Banken und Finanzdienstleister.

Dokumente sicher und kontaktlos unterzeichnen

Besonders digitale Signaturen und E-Rechnungen finden in den Büros in Deutschland zunehmend Verbreitung. Mithilfe von elek­tro­nischen Signaturen lassen sich Verträge, Rechnungen und andere Dokumente rechtssicher, ortsunabhängig und innerhalb weniger Minuten digital unterschreiben und austauschen. Die Nutzung von digitalen Signaturlösungen hat seit der letzten Befragung deutlich zugenommen: Waren sie 2018 bei 13 Prozent der befragten Unter­nehmen im Einsatz, sind es 2020 bereits 18 Prozent, also bei fast jedem fünften Unternehmen. Und dieser Trend wird sich voraus­sichtlich fortsetzen: Planten 2018 noch 8 Prozent der befragten Unternehmen, künftig digitale Signaturlösungen zu verwenden, verdoppelte sich diese Zahl 2020 auf 16 Prozent. Im Zuge dessen setzen auch immer mehr Unternehmen auf E-Rechnungen: 2018 erstellten 53 Prozent der Befragten mindestens die Hälfte ihrer Rechnungen elektronisch, 2020 sind es bereits 65 Prozent, also fast zwei Drittel. Überraschender Spitzenreiter: öffentliche Verwaltungen. 88 Prozent der Befragten dieser Branche gaben an, mindestens die Hälfte ihrer Rechnungen elektronisch zu erstellen.

Digitalisierung in Unternehmen nimmt zu

Bei der vermehrten Nutzung von digitalen Lösungen spielt die Corona-Pandemie eine wichtige Rolle: 18 Prozent der Befragten sagten, dass Corona die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungs­prozessen in ihrem Unternehmen beschleunigt habe. Zudem gaben 55 Prozent der Umfrageteilnehmer an, aufgrund von Corona die Investition in die Hardwareausstattung erhöht zu haben, und bei 39 Prozent war dies auch bei der Softwareausstattung der Fall. Insgesamt wird die Digitalisierung in Unternehmen und Behörden in naher Zukunft noch einmal deutlich an Fahrt aufnehmen. Knapp drei Viertel (74 Prozent) der befragten Unternehmen besitzen bereits eine Digitalisierungsstrategie und somit 6 Prozent mehr als noch 2018.

„Durch die Digitalisierung von Geschäftsabläufen sparen Unter­nehmen und Behörden Zeit und Geld, gerade jetzt während der Corona-Pandemie. So sorgen etwa Signaturprozesse, die per Post oder E-Mail abgewickelt werden, oftmals für Verzögerungen. Dadurch können Unternehmen regelmäßig Einnahmen verloren gehen. Mithilfe von digitalen Signaturlösungen wie FP Sign lassen sich Verträge und Rechnungen innerhalb weniger Minuten rechtssicher und ortsunab­hän­gig unterzeichnen und austauschen“, sagt Stephan Vanberg, Geschäftsführer FP Mentana-Claimsoft.

[1] https://www.bitkom.org/doi-2020

Über die Francotyp-Postalia Holding AG

Der international agierende börsennotierte FP-Konzern mit Hauptsitz in Berlin ist Experte für sicheres Mail-Business und sichere digitale Kommunikationsprozesse (FP = "Sichere digitale Kommunikation"). Als Marktführer in Deutschland und Österreich bietet der FP-Konzern mit den Produktbereichen "Software/Digital", "Frankieren und Kuvertieren" sowie "Mail Services" digitale Lösungen für Unter-nehmen und Behörden sowie Produkte und Dienstleistungen zur effizienten Post-verarbeitung und Konsolidierung von Geschäftspost. Der Konzern erzielte 2019 einen Umsatz von über 210 Millionen Euro. FP ist in zehn Ländern mit eigenen Tochtergesellschaften und über ein eigenes Händlernetz in 40 weiteren Ländern vertreten. Aus seiner fast 100-jährigen Unternehmensgeschichte heraus verfügt FP über eine einzigartige DNA in den Bereichen Aktorik, Sensorik, Kryptografie und Konnektivität. Bei Frankiersystemen hat FP einen weltweiten Marktanteil von 12 Prozent und verfügt im Digitalbereich über einzigartige, hochsichere Lösungen für das Internet der Dinge (IoT/IIoT)) sowie für die digitale Signatur von Dokumenten.

Weitere Informationen finden Sie unter www.fp-francotyp.com

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Esker kündigt Partnerschaft mit Imaweb im Bereich Debitorenbuchhaltung für die Automobilbranche an

Esker kündigt Partnerschaft mit Imaweb im Bereich Debitorenbuchhaltung für die Automobilbranche an

Esker, ein weltweit führender Anbieter von auf künstlicher Intelligenz basierenden Systemen für automatisierte Dokumentenprozesse und Pionier in Sachen Cloud-Computing, gab heute die Technologiepartnerschaft mit Imaweb, einem führenden Anbieter von Dealer Management Systems (DMS) sowie CRM-Lösungen für die europäische Automobilbranche bekannt. Diese Partnerschaft steht voll und ganz im Einklang mit der indirekten Wachstumsstrategie von Esker und ermöglicht es Imaweb, sein Angebot im Bereich der digitalen Prozessautomatisierung weiter auszubauen.

Die cloud-basierte Esker-Lösung für die Debitorenbuchhaltung ergänzt das Lösungs- und Serviceportfolio von Imaweb. Die Endkunden von Imaweb profitieren von der automatisierten Rechnungszustellung.

Die vollständig in das DMS von Imaweb eingebundene Lösung von Esker bietet Autohändlern zahlreiche Automatisierungsvorteile, darunter:

  • Verbesserte Produktivität und Betriebseffizienz durch Eliminierung von Problemen bei der manuellen Verarbeitung
  • Vereinfachte und konforme elektronische Archivierung mit sicherer Online-Verfügbarkeit rund um die Uhr
  • Erheblich reduzierte Druck- und Archivierungskosten
  • Globale B2B- und B2G-Compliance für elektronische Rechnungen
  • Schnelle Lösungsimplementierung
  • Verbesserte Kundenzufriedenheit dank einfacher Zugänglichkeit und Transparenz der Rechnungen über ein Portal

„Wir haben unseren Prozess in der Debitorenbuchhaltung mit Esker in den letzten fünf Jahren erfolgreich automatisiert und freuen uns sehr, unseren Kunden nun im Rahmen unserer DMS-Lösung die unserer Meinung nach beste Lösung für die Rechnungszustellung am Markt anbieten zu können“, so Philippe Dressy, COO von Imaweb. „Unsere Zusammenarbeit bringt uns einen Schritt näher an unser Ziel, zur anerkannten Referenz für die digitale Transformation im Automobilvertrieb zu werden.“

„Unsere Partnerschaft mit Imaweb steht im Einklang mit unserer Strategie, ein Partnernetzwerk zu entwickeln, um unseren Kundenstamm zu erweitern und neue Umsatzmöglichkeiten zu erschließen“, sagt Eric Thomas, Vice President International Business Development bei Esker. „Dank Esker konnte Imaweb sein Portfolio erweitern und den Kunden eine einfache Lösung für die problemlose Rechnungszustellung anbieten. Rechnungen werden nun schneller beglichen.“

Über Imaweb
Imaweb ist ein führender Entwickler und Distributor von digitalen Lösungen für die Automobilbranche in Europa. Das Unternehmen entstand 2019 durch den Zusammenschluss des spanischen Unternehmens Imaweb, das sich der Entwicklung globaler Kundenmanagementlösungen für Vertrieb, Marketing und Aftersales widmet, und der Unternehmensgruppe DATAFIRST-I’Car Systems, einem französischen Softwareentwicklungsunternehmen für Automobilhersteller, Konzerndistributoren und Händler.

Über die Esker Software GmbH

Esker ist ein weltweit führender Anbieter von cloud-basierter Software zur Automatisierung von Dokumentenprozessen und unterstützt Finanz- und Kundendienstabteilungen bei der digitalen Transformation ihrer Zyklen in den Bereichen Order-to-Cash (O2C) und Procure-to-Pay (P2P). Die Lösungen von Esker werden weltweit von über 6.000 Unternehmen eingesetzt und beinhalten Technologien wie künstliche Intelligenz (KI), um die Produktivität zu steigern, die Transparenz zu optimieren, das Betrugsrisiko zu senken und die Zusammenarbeit intern sowie mit Kunden und Lieferanten zu verbessern. Esker verfügt über Niederlassungen in Nord- und Lateinamerika, Europa und im Asien-Pazifik-Raum, wobei sich der deutsche Sitz in München und Ratingen befindet. Weitere Informationen über Esker und die Lösungen des Unternehmens finden Sie unter: www.esker.de und blog.esker.de.

Firmenkontakt und Herausgeber der Meldung:

Esker Software GmbH
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85622 Feldkirchen
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Telefax: +49 (89) 70088770
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Ansprechpartner:
Kerstin Hanning
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