Schlagwort: rechnungen

Digitalisierung in gemeinnützigen Organisationen

Digitalisierung in gemeinnützigen Organisationen

Digitalisierte Finanzprozesse und Non-Profit-Unternehmen – es klingt wie ein Gegensatz, ist jedoch eine große Chance. Obgleich gemeinnützige Organisationen und Institutionen nicht gewinnorientiert arbeiten, müssen sie sich finanzieren und organisieren. Der Softwareanbieter JustOn bietet dafür die passende Automatisierungslösung.

Weniger Verwaltungsaufwand heißt mehr Zeit für den guten Zweck

Egal, ob sich Non-Profit-Unternehmen für soziale, kulturelle, sportliche oder wissenschaftliche Zwecke engagieren, ein großer Teil der Zeit fließt in organisatorische Tätigkeiten. Der Einsatz von speziell konfigurierter Software hilft, den Verwaltungsaufwand für Fundraising, Spendenmanagement, Buchhaltung und Mitgliederverwaltung zu minimieren. Dafür automatisieren Lösungen wie JustOn for Non Profits folgende Prozesse:

  • Verwaltung von Spendern, Sponsoren, Mitgliedern und Partnern
  • Management von Zahlungseingängen wie Anlassspenden, Dauerspenden und Mitgliedsbeiträgen
  • Erstellen und Versand von Dankesbriefen, Spendenquittungen, Rechnungen und Mahnungen
  • Direkter Datentransfer in die DATEV-Buchhaltung

Digitale Prozesse erleichtern Organisation und Kommunikation

Die Digitalisierung von Prozessen in gemeinnützigen Organisationen ermöglicht es, alle relevanten Daten in einem einzigen System zu pflegen. Diese Veränderung verbessert zu einem die Verwaltung von Daten und ermöglicht einen Echtzeitüberblick über finanzielle Transaktionen.  Zum anderen gibt der automatisierte Dokumentversand die Möglichkeit, stabile Beziehungen zu Unterstützern, Mitgliedern und Partnern aufzubauen.

Digitalisierung zu bezahlbaren Preisen

Häufig schrecken Non-Profit-Unternehmen aus finanziellen Gründen vor der Digitalisierung zurück. Das muss nicht sein, da neben zahlreichen Fördermitteln auch spezielle Angebote bei Softwareanbietern zur Verfügung stehen. So bietet auch JustOn vergünstigte Nutzerlizenzen für gemeinnützige Organisationen. Darüberhinaus profitieren sie von der nahtlosen Integration in Salesforce CRM* und vom Salesforce Nonprofit Success Pack. Unter Salesforce.org können sich Vereine und andere Organisationen für kostenlose und vergünstigte Software-Lizenzen bewerben. Nicht zuletzt sparen Non-Profit-Unternehmen durch die Automatisierung wertvolle Ressourcen, die sie wieder für die eigentlichen Aufgaben des Vereins einsetzen können.

Finden Sie mehr Informationen auf unserer Branchenseite.

Oder laden Sie sich das Datenblatt direkt herunter.

*Salesforce, Salesforce Platform, Salesforce CRM und andere Nennungen gehören zu den Marken von salesforce.com, inc.

Über die JustOn GmbH

Die JustOn GmbH, 2010 in Jena gegründet, ist ein führender Anbieter für automatische Rechnungsabwicklung auf der Salesforce Platform. Die von JustOn entwickelte innovative Software JustOn Billing & Invoice Management digitalisiert alle Rechnungs-, Zahlungs- und Forderungsprozesse in mittelständischen Unternehmen und ist in bestehende IT-Systeme integrierbar. Ursprünglich als Erweiterung für das weltweit führende CRM-System Salesforce entstanden, lässt sich die Applikation inzwischen in alle anderen CRM- und ERP-Systeme integrieren oder über Konnektoren mit Buchhaltungs-, Projekt- und Vorgangsmanagementsystemen verknüpfen. Mit JustOn sparen Unternehmen nicht nur Zeit und Kosten bei der Rechnungserstellung, sondern die Software ermöglicht ihnen ebenfalls die transparente und fundierte Auswertung von Schlüsselkennzahlen wie Cashflow oder Kundenfluktuationsraten. Weltweit nutzen namhafte Kunden die cloud-basierte Software zur Abrechnung von XaaS-Geschäftsmodellen und Verbrauchsdaten. Mehr unter www.juston.com

Firmenkontakt und Herausgeber der Meldung:

JustOn GmbH
Mälzerstraße 3
07745 Jena
Telefon: +49 (3641) 5598581
http://www.juston.com

Ansprechpartner:
Dr. Inka Daum
Head of Corporate Communication
Telefon: +49 (3641) 5598581
E-Mail: id@juston.com
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DreiMalM – Digitalmanufaktur launched intuitives ERP-System Cometa als digitale Zukunftslösung für KMU

DreiMalM – Digitalmanufaktur launched intuitives ERP-System Cometa als digitale Zukunftslösung für KMU

Die DreiMalM – Digitalmanufaktur bringt mit ihrem neuesten Softwareprodukt Cometa ERP eine intelligente ERP-Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) auf den Markt. Anwender behalten komplexe Vorgänge in Echtzeit im Blick und optimieren ihre täglichen Geschäftsprozesse. Mit dem modernen Design, dem intuitiven und logischen Aufbau setzt Cometa ERP Maßstäbe in Sachen User Experience.

Cometa ERP ist eine schnell erlernbare Software, die Spaß macht und individuell an den Workflow anpassbar ist und mitwächst. Die Einarbeitung in das ERP-System ist genauso leicht wie die Navigation in einem Shop-System. Cometa ERP automatisiert Geschäftsabläufe und verknüpft intelligent Vorgänge wie beispielsweise Auftragsübernahmen in Rechnungen mit automatischer Lieferscheinerstellung und gleichzeitiger Lagerbestandsprüfung und Nachbestellung.

Da Artikel- und Kundenmanagement als Erfolgsfaktoren eines Unternehmens gelten, sind ein PIM-Modul (Product Information Management) sowie ein CRM-Modul (Customer Relation Management) in Cometa ERP inklusive. Unbegrenzte Artikelbilder und ein automatisiertes Email-Management erleichtern den täglichen Workflow.

Das ebenso integrierte Business-Intelligence-Modul (Geschäftsanalyse) liefert anschauliche, farbige Auswertungsdiagramme und Berichte, die bei zukunftssicheren Marktentscheidungen helfen.

Der Download der 30-Tage-Testversion erfolgt über die Seite www.cometaerp.de.

Über DreiMalM – Digitalmanufaktur

Die DreiMalM – Digitalmanufaktur mit Sitz im Bergischen Land ist eine inhabergeführte Software-Agentur, die mit einem kleinen agilen Team smarte Digital-Lösungen anbietet. Langjährige Erfahrung in der Programmierung von ERP- und CRM-Software und nachhaltige Kundenbeziehungen zeichnen die Agentur aus.

Firmenkontakt und Herausgeber der Meldung:

DreiMalM – Digitalmanufaktur
Schaberger Str. 77
42659 Solingen
Telefon: +49 (212) 240918-75
Telefax: +49 (212) 243589-20
http://dreimalm.de

Ansprechpartner:
Kai Mummert
Inhaber
Telefon: +49 (212) 240918-75
E-Mail: kai.mummert@dreimalm.de
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EasyFirma 2 unterstützt die Schweizer QR Rechnung

EasyFirma 2 unterstützt die Schweizer QR Rechnung

Seit Juni 2020 wird in der Schweiz offiziell die QR Rechnung als Standard für maschinenlesbare Rechnungen verwendet. Unser Rechnungsprorgramm EasyFirma 2 unterstützt auch dieses Format und erlaubt Ihnen eine einfache und unkomplizierte Rechnungslegung.

Die QR Rechnung ist eine Rechnung mit integriertem Zahlteil und Empfangsschein. Sie beinhaltet den Swiss QR Code, der alle relevanten Zahlungsinformationen wie Zahlungsempfänger, Betrag und Währung (CHF, EUR) enthält. Die Illustration zeigt ein Beispiel einer Musterrechnung mit QR Code. 

Die QR Rechnung kann dabei mit allen handelsüblichen Druckern ausgefertigt werden. So können Zahlungsinformationen mit dem Smartphone erfasst und via mobiles Banking an die Bank gesendet werden. Die manuelle Erfassung wird damit erheblich vereinfacht und Zahlungen können damit schneller und effizienter abgewickelt werden.

Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserem Artikel Rechnungsprogramm Schweiz bzw. auf unserer Webseite zum Thema e-Rechnungen.

Testen Sie EasyFirma 2 noch heute 30 Tage kostenlos und unverbindlich und erstellen Sie ganz einfach Ihre eigenen QR Rechnungen.

EasyFirma 2, das einfache Rechnungsprogramm, unterstützt Sie bei der effizienten Erledigung Ihrer täglichen Büroarbeit, ist unkompliziert zu bedienen und vereint alle Funktionen, die Sie für Ihre Geschäftsabläufe benötigen.

Besuchen Sie uns auf unserer Website www.woax-it.com oder auf unserem Youtube-Kanal, wo wir anschauliche Videos für Sie bereithalten.

 

Über die WoAx-IT Wolfgang Axamit KG

WoAx-IT wurde im Jahr 2006 von Ing. Mag. Wolfgang Axamit und Mag. Sally Axamit als Kommanditerwerbsgesellschaft (KEG) gegründet, mit Geschäftszweig IT & Consulting. Der Schwerpunkt war projektbezogene Softwareentwicklung und Consulting. Die Technologie war immer Windows, .NET, C# und SQL Server. Es wurde sowohl für Web und Desktop entwickelt.

Firmenkontakt und Herausgeber der Meldung:

WoAx-IT Wolfgang Axamit KG
Schöpfergasse 6
A1120 Wien
Telefon: +43 (650) 6342878
http://www.woax-it.com

Ansprechpartner:
Ing. Mag. Wolfgang Axamit
Telefon: 004366506342878
E-Mail: office@woax-it.com
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Pagero gründet Pagero Switzerland AG

Pagero gründet Pagero Switzerland AG

Pagero, ein globaler Spezialist im Bereich der Digitalisierung und Automatisierung der Geschäftsprozesse, gibt die Gründung der Pagero Switzerland AG bekannt, um Schweizer Kunden direkt vor Ort besser betreuen und unterstützen zu können.

Neue Niederlassung in der Schweiz

Pagero hat seinen Hauptsitz im schwedischen Göteborg und spezialisiert sich auf die Lösungen für die Digitalisierung und Optimierung im gesamten Ein- und Verkaufsprozess. Das Unternehmen betreibt seine Dienste im offenen Cloud-basierten Pagero Network, um Kunden weltweit, unabhängig von ERP-System, Branche und Transaktionsvolumen, den Austausch der elektronischen Geschäftsdokumenten und Rechnungen zu ermöglichen.

Damit die bestehenden und künftigen Kunden in der Schweiz bestmöglich vor Ort betreut werden, wurde im Jahr 2020 die Pagero Switzerland AG gegründet. Das Unternehmen ist eine 100% Tochtergesellschaft der nordischen Pagero AB. Die Aufnahme des Geschäftsbetriebes erfolgte zum 1.Januar 2021. Der neue Firmensitz befindet sich in Chur, Kanton Graubünden.

Die Rolle des Geschäftsführers der Schweizer Niederlassung übernimmt Norbert Kruchen, der ehemalige geschäftsführende Gesellschafter der deutschen Health Business Solutions GmbH, die heutzutage auch ein integrierter Teil der Pagero Group ist.

Erweiterung des Netzwerks

Pagero ist daran bestrebt, sein Netzwerk im schweizerischen und internationalen Kontext zu erweitern. Mit dem neuen Standort in Chur will Pagero die Beziehungen zu lokalen Kunden- und Partnern stärken, indem bessere Verfügbarkeit und Erreichbarkeit für die Schweizer Unternehmen geschaffen wird.

Die Vision von Pagero besteht darin, die vollständige Digitalisierung der Supply Chain und Optimierung der Abläufe für beide Handelsparteien, Besteller und Lieferanten, in den B2B- (Business-to-Business) und B2G- (Business-to-Government) Bereichen sicherzustellen. Ihre Dienstleistungen eignen sich sowohl für das Gesundheitswesen wie auch für alle anderen Branchen und sind unabhängig von den technischen Kapazitäten und internen Systemen der Endnutzer.

Um die gesetzten Ziele zukunftssicher zu erreichen, setzt Pagero auf enge Aktivitäten und Kooperationen mit lokalen Marktteilnehmern in allen Branchen. Im Gesundheitswesen wurden bereits viele Spitäler auf Universitäts-, kantonaler und regionaler Ebene gewonnen. Das Kantonspital Graubünden in Chur ist der Kunde der ersten Stunde und zusammen mit diesem wurden sowohl die internen wie auch die externen Versorgungsstrukturen des Hauses umfassend reorganisiert und digitalisiert.

„Das Kantonsspital Graubünden (KSGR) ist das Zentrumsspital der Südostschweiz und bietet mit 33 verschiedenen Disziplinen die meisten Behandlungsformen eines modernen Zentrumspitals. Im Bereich Einkauf und Logistik arbeitet das KSGR mit Pagero zusammen. Durch die Lösungen von Pagero sind im KSGR vom Scan-Prozess auf der Abteilung bis zur Bestellung beim Lieferanten mit Lieferschein und der Rechnung die Prozesse digitalisiert und automatisiert. Auch der Konsignationsprozess wird vollumfänglich abgedeckt. Für externe Kunden der Spitalapotheke ist der Shop von Pagero im Einsatz. Ohne die Pagero-Lösung wäre die Digitalisierung und Automatisierung für die genannten Prozesse im KSGR nicht auf dem heutigen Stand,“ so Martin Zurburg, Bereichsleiter Einkauf/Logistik beim Kantonspital Graubünden.

„Mit der Gründung der Pagero Switzerland AG strebt die Pagero Group die Präsenz auch in der Schweiz an, um internationale Netzwerke auszubauen und gleichzeitig die digitale Globalisierung nachhaltig zu fördern,“ so Norbert Kruchen, Geschäftsführer der Pagero Switzerland AG.

In der Zukunft wird die Pagero Switzerland AG auch außerhalb des Gesundheitswesens ein international agierender Partner für national tätige digitale Dienstleistungsunternehmen werden und zusammen mit diesen die globale Erweiterung des Netzwerkes vorantreiben.

Für weitere Informationen bezüglich Pagero und seine globale Tätigkeit besuchen Sie bitte pagero.com und pagero.de.

Für Korrespondenz und weitere relevante Anfragen ist Pagero Switzerland unter der folgenden Adresse erreichbar:

Pagero Switzerland AG, Poststr.30. 7000 Chur, Switzerland.

Über die Pagero GmbH

Wir glauben, dass Geschäfte einfach sein sollten. Aus diesem Grund bauen wir das weltweit größte, offene Geschäftsnetzwerk auf. Mit unserem Cloud-basierten Netzwerk können Sie jedes Unternehmen überall auf der Welt erreichen – unabhängig davon, wie viele Grenzen Ihre Geschäfte überschreiten. Wir kümmern uns um die technischen und regulatorischen Anforderungen über Ihre gesamten Order-to-Cash-, Purchase-to-Pay- und Frachtprozesse hinweg, um Ihnen Datengenauigkeit und -sicherheit, Transparenz und Echtzeit-Transparenz zu bieten. All dies über eine einzige Verbindung. Für weitere Informationen besuchen Sie bitte www.pagero.de.

Firmenkontakt und Herausgeber der Meldung:

Pagero GmbH
Elisabeth-Selbert-Straße 5c
40764 Langenfeld
Telefon: +49 (208) 679800-00
http://www.pagero.de

Ansprechpartner:
Maria Kornienko
Marketing Coordinator Central Europe
Telefon: 020867980079
E-Mail: maria.kornienko@pagero.com
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GoBD öffnet Steuerprüfern Tür und Tor

GoBD öffnet Steuerprüfern Tür und Tor

Seit Januar 2020 gelten die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD. Dieter Kutschus, Geschäftsführender Gesellschafter der Digi-Annexus GmbH in Filderstadt rät, die neuen GoBD-Grundsätze zu berücksichtigen, um Schwierigkeiten bei Steuerprüfungen zu vermeiden. Der Experte erläutert: „Es besteht das Risiko, dass Finanzbeamte digitale Belege nicht anerkennen, womit zusätzliche Kosten auf den Steuerpflichtigen zukommen.“

Die vier Eckpfeiler der GoBD sind die Prinzipien der Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit. Insgesamt beinhalten diese Grundsätze Vorgaben für die elektronische Aufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen.

Die Dokumentation ist nicht neu. Sie war schon in den alten GoBD verankert. Dieter Kutschus warnt: „In der Vergangenheit waren die Finanzbehörden hier nachsichtiger.“ Doch heute stellt die fehlende Verfahrensdokumentation nach Ansicht der Finanzverwaltung und des Bundesfinanzhofs einen Verstoß gegen die GoBD dar. Das führt automatisch zu einer nicht ordnungsgemäßen Finanzbuchhaltung. Damit kann der Steuerprüfer bei einer Betriebsprüfung beliebige Zusatzschätzungen vornehmen, um die Verfahrensdokumentation genau zu prüfen.“ Die Empfehlung von Dieter Kutschus: „Wer bisher noch keine GoBD-konforme Dokumentation vorliegen hat, sollten diese umgehend erstellen bzw. erstellen lassen.“

Der Unternehmer gründete bereits 1994 die Digi-Zeiterfassung GmbH in Filderstadt-Bonlanden. Das Unternehmen bietet modulare Lösungen zur mobilen und zentralen Zeiterfassung über verschiedene Tools, Apps und Programme für KMUs aus der Baubranche, dem Handwerk, dem Dienstleistungssektor und der Industrie. Als Visionär war er gesetzlichen Richtlinien immer einen Schritt voraus und entwickelte beständig mit seinem Team neue Programme, die Unternehmern auf leichte Weise helfen, gesetzeskonform und zeitsparend agieren zu können und sich auf ihr Kerngeschäft zu fokussieren. Um Unternehmen ganzheitlich betreuen zu können, gründete Dieter Kutschus zusammen mit Thomas Lauxmann die Digi-Annexus GmbH für die Bereiche CRM und ERP. Ihre Software ermöglicht Unternehmern nur die einzelnen Module zu kaufen, die sie benötigen. Mit dem neuen DIGI-RECHNUNGSARCHIV wird hier einfach und kostensparend vorgegangen. Der Geschäftsführer Dieter Kutschus erläutert: „Wir bieten damit die Möglichkeit, GoBD-konforme Archive für Eingangs- und Ausgangsrechnungen anzulegen. Über eine Schnittstelle können andere, gängige Softwarelösungen angebunden werden.

Das DIGI-RECHNUNGSARCHIV kann aber auch als komplett unabhängige Software eingesetzt werden, um die GoBD im Bereich der Rechnungen sicherzustellen. „Uns war es auch wichtig, dass unsere Kunden eine pragmatische Lösung bekommen, die einen geringen Installations- und somit Zeitaufwand für den Kunden erzeugt. Unser Supportteam übernimmt die Installation sowie das Einrichten der Software.“

Der Experte erklärt: „Viele glauben, wenn sie ihre Rechnung als PDF auf einem Laufwerk oder in einer Cloud archivieren, wäre das bereits GoBD-konform – aber das ist ein Irrglaube. PDF-Rechnungen, die auf herkömmlichem Weg abgespeichert werden, sind nicht mehr zulässig, da durch das einfache Speichern die Unveränderbarkeit der Dokumente nicht sichergestellt ist.“

Das Finanzamt verlangt eine Rechnungsdokumentation, die auf Hard- und Software basiert, die Prozesse nachvollziehbar macht, IT-Sicherheit gewährleistet und die dauerhafte Verfügbarkeit sowie interne Kontrollsysteme transparent für die Finanzbehörden darstellt. „Diese Dokumentation wird als sogenannte Verfahrensdokumentation bezeichnet und bietet einem sachverständigen Dritten die Möglichkeit zur Nachvollziehbarkeit von Rechnungsgängen innerhalb eines kurzen Zeitraums. Solch eine Verfahrensdokumentation wird nun vermehrt von der Finanzverwaltung angefordert. Nur wenn alle oben genannten Bausteine vorhanden sind, kann eine Lösung als revisionssicher bezeichnet werden“, so Kutschus.

Wer seine Rechnungsunterlagen in der Cloud eines US-Anbieters speichert, muss sich dessen bewusst sein, dass diese bisher keine überzeugenden Konzepte für das Aufbewahren steuerrelevanter Unterlagen bieten, die DSGVO- und GoBD-konform sind. Dieter Kutschus klärt auf: „Die 2019 überarbeitete Version der GoBD erlaubt zwar ausdrücklich den Einsatz von Cloud-Technologien, jedoch ist völlig unklar, was darunter zu verstehen ist.“ Der Fachmann Kutschus weiß: Vielen ist nicht bewusst, dass dann ihre Daten auch amerikanischem Recht unterliegen. Das bedeutet zum Beispiel, dass der sogenannte Cloud Act US-amerikanischen Strafverfolgungsbehörden direkten Zugriff auf Firmendaten erlaubt, wenn diese bei einer amerikanischen Firma gehostet werden. Sie werden darüber auch nicht informiert, wenn diese in ihren Daten stöbern.“ Hinzu komme, dass viele Nutzer arglos das Key-Handling für ihre Daten dem Cloud-Provider anvertrauen. „Das wäre wie ein Bankschließfach zu mieten und dann den Schlüssel am Schließfach stecken lassen“, warnt der Experte.

Datenschutz und absolute Datensicherheit wurde von der Digi-Annexus GmbH hingegen schon lange vor Einführung der DSGVO großgeschrieben. „Daher haben wir bei unserem neuen DIGI-RECHNUNGSARCHIV komplett auf die Cloud verzichtet, um dem Datenschutz 100% Rechnung zu tragen. Wir bieten stets eine einfache Nutzer-Anwendbarkeit mit absoluter Transparenz, Datensicherheit und viel Unterstützung durch unsere Supportmitarbeiter und begleiten auch nach Implementierung der Software mit Einführungsschulungen. So ist die Rechnungserstellung und -archivierung nicht nur GoBD-konform, sondern auch zeitsparend und das bei höchster Datensicherheit.

Infokasten:

Die Abkürzung GoBD steht für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Die GoBD wurde erstmals im November 2014 vom Bundesministerium der Finanzen veröffentlicht und im November 2019 überarbeitet. Es heißt darin konkret: „Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z.B. bei digitalen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.“

Über die DIGI ZEITERFASSUNG GmbH

Dieter Kutschus gründete gemeinsam mit Jochen Briem die DIGI-ZEITERFASSUNG GmbH 1994. Die Firmenzentrale ist in Filderstadt-Bonlanden. Das Unternehmen bietet modulare Lösungen zur mobilen und zentralen Zeiterfassung über verschiedene Tools, Apps und Programme für KMUs aus der Baubranche, dem Handwerk, Dienstleistungssektor und Industrie.

Firmenkontakt und Herausgeber der Meldung:

DIGI ZEITERFASSUNG GmbH
Raiffeisenstr. 30
70794 Filderstadt
Telefon: +49 (711) 70960-0
Telefax: +49 (711) 70960-60
http://www.digi-zeiterfassung.de

Ansprechpartner:
Dieter Kutschus
Geschäftsführer
Telefon: 0711-709 600
E-Mail: info@digi-zeiterfassung.de
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Optimierter Eingangsrechnungsworkflow trotz Homeoffice

Optimierter Eingangsrechnungsworkflow trotz Homeoffice

Bei der Arbeit aus dem Homeoffice kommen analoge, papierbezogene Prozesse an ihre Grenzen. Obendrein ist eine manuelle Rechnungserfassung zeitaufwendig, fehleranfällig und führt bei dezentralem Eingang zu unnötiger Mehrarbeit und Verzögerungen. Die Digitalisierung dieses Segments schafft nicht nur Transparenz und reduziert Fehler, sondern ermöglicht auch erhebliche Kosteneinsparungen – durch die Optimierung des gesamten Ablaufes sowie durch Einhaltung von Skontofristen.

PROXESS, Experte für Dokumentenmanagement, bietet mit seinem browserbasierten Eingangsrechnungsworkflow eine Lösung für eine digitale, effiziente und transparente Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Alle Standardprozesse, von der Belegerfassung bis zur Buchung, werden automatisiert und – auch bei dezentralem Eingang – über den zentralen Workflow bearbeitet. Dennoch haben alle Standorte und beteiligten Mitarbeiter*innen ortsunabhängig und mobil jederzeit Zugriff auf den Verarbeitungsprozess. Liege- und Transportzeit bei der Prüfung und Freigabe werden durch den digitalen, KI-gestützten Weg erheblich minimiert, eine manuelle Erfassung und Prüfung im ERP-System entfallen.

Denn durch die Nutzung von Standards wie XML lässt sich das PROXESS-Modul „Digitaler Rechnungseingang“ unkompliziert in die vorhandene IT-Umgebung eines Unternehmens, beispielsweise ERP oder FiBu, integrieren und verfügt über Schnittstellen zu E-Mail-Programmen, Office-Anwendungen und weiteren PROXESS-Modulen. Somit ist die Handhabung für die Mitarbeiter*innen denkbar einfach. Der Zugang ist browserbasiert via PROXESS Web Client möglich, was die notwendige Flexibilität für dezentrales Arbeiten mit sich bringt.

Als Erweiterung sorgt das Modul „PROXESS Belegleser“ für eine automatische Prüfung digital eingehender oder eingescannter Rechnungen. Relevante Kopf- und Fußdaten wie Rechnungsempfänger, -datum, -nummer, Kreditor, Brutto-, Netto- und Mehrwertsteuerbeträge werden ausgelesen. Anschließend erfolgt automatisiert eine Prüfung auf Konsistenz, Vollständigkeit und Richtigkeit der Daten und Beträge mittels mathematischer Regeln sowie KI-basierter Methoden. So können Fehler frühzeitig erkannt und korrigiert werden. Das System zieht Erfahrungswerte aus der Praxis zur Prüfung heran und lernt mittels KI. Dieser selbstlernende Ansatz führt zu einer laufenden Systemoptimierung im Hintergrund.

Nach der Datenextraktion und -überprüfung werden die erkannten Rechnungsdaten nahtlos an den Eingangsrechnungsworkflow übergeben. Dieser steuert notwendige Prüfungs- und Freigabeprozesse und leitet Eingangsrechnungen zielgerichtet durchs Unternehmen, bis zur FiBu und dem Archiv als zentrale Endpunkte. Die Prüfung, Freigabe und Versendung der Rechnungen können automatisch oder manuell, regelbasiert, an die individuellen Prozessanforderungen des Unternehmens angepasst erfolgen. Die Weiterleitung von Aufgaben an verantwortliche Personen erfolgt automatisch, mit einer entsprechenden Benachrichtigung via E-Mail. Wo und in welchem Status sich eine Rechnung befindet und wer sie zuletzt bearbeitet hat, ist jederzeit digital einsehbar. Alle beteiligten Kolleg*innen können den Bearbeitungsstatus standortunabhängig via PROXESS Web Client abrufen und haben jederzeit Zugriff auf alle notwendigen Dokumente, was die interne, dezentrale Zusammenarbeit und die Informationstransparenz nachhaltig verbessert. Wenn der Bearbeitungsprozess abgeschlossen ist, erfolgt die rechtssichere, GoBD-konforme Archivierung der Rechnung, inklusive aller Bearbeitungsschritte, im digitalen PROXESS Archiv. Durch die automatische Übergabe von Schlagworten ist eine komfortable Suche auch für Mitarbeiter*innen ohne Zugriff auf den Workflow garantiert.

Über die PROXESS GmbH

Akzentum und HABEL, zwei Softwareunternehmen, die sich bereits seit Anfang der 1990er Jahre mit der Digitalisierung von Dokumenten beschäftigen, haben Ihre Kompetenzen gebündelt und agieren seit 01. September 2019 gemeinsam unter dem neuen Unternehmensnamen PROXESS GmbH. Mit langjähriger Erfahrung entwickelt die PROXESS GmbH zukunftsweisende Lösungen im Bereich Dokumentenmanagement, wie Lösungen für digitale Archivierung, automatische Belegverarbeitung und Dokumentenworkflow.

Firmenkontakt und Herausgeber der Meldung:

PROXESS GmbH
Untere Hauptstraße 1 – 5
78604 Rietheim-Weilheim
Telefon: +49 (7461) 9353-0
Telefax: +49 (7461) 9353-99
http://www.proxess.de/

Ansprechpartner:
Sabine Ahlgrim
Marketing
Telefon: 023646655327
E-Mail: s.ahlgrim@proxess.de
Nadine Konstanty
Pressekontakt
Telefon: +49 (211) 730633-60
Fax: +49 (211) 730633-89
E-Mail: nadine@konstant.de
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Mit dem ERP-System zu mehr Nachhaltigkeit

Mit dem ERP-System zu mehr Nachhaltigkeit

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Unternehmen müssen heute nicht nur finanziell erfolgreich sein. Bewerber, Mitarbeiter, Kunden und Investoren fordern ein nachhaltigeres Wirtschaften. Dem ERP-System kommt auch hierbei eine Schlüsselrolle zu.

Die Aufgabe des ERP-Systems hat sich in den letzten Jahren massiv gewandelt, von der reinen Warenwirtschaft zum Rückgrat der digitalen Transformation. In jüngster Zeit übernimmt es noch eine weitere Schlüsselposition: als zentrale Drehscheibe für eine nachhaltigere Betriebsführung. Der Software-Hersteller proALPHA beschreibt, in welchen Bereichen ein ERP-System schon heute zu mehr Umweltschutz beiträgt:

Papier einsparen
Auch wenn der komplett digitalisierte Betrieb eine Vision bleiben wird: Unternehmen, die möglichst viele Prozesse über das ERP-System abwickeln, sparen Papier und tragen so aktiv zum Schutz der Wälder bei. In der Verwaltung gelingt dies zum Beispiel durch die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung. Ebenso sollten Ausgangsrechnungen möglichst auf E-Rechnungen umgestellt werden. Wo das noch nicht möglich ist, können Unternehmen zumindest auf einen CO2-neutralen Versand achten. Aber auch in der Produktion läuft heute noch viel auf Papier – von Stückliste und Arbeitsplan bis zur Rückmeldung. Eine mobile Betriebsdatenerfassung (BDE) macht hier nicht nur Schluss mit der Zettelwirtschaft, sie verkürzt auch Durchlaufzeiten.   

Ressourcenverbrauch minimieren
Zu einem nachhaltigen Ressourcenmanagement gehört, Materialien möglichst wirkungsvoll, sparsam und rentabel einzusetzen. Ein ERP-System setzt hier gleich an mehreren Stellen an, etwa durch eine intelligente Produktionsplanung. Aufträge lassen sich so zusammenfassen, dass möglichst wenig Abfall entsteht, etwa beim Stanzen oder Laserschneiden. Um Produktionsfehler und Ausschuss zu minimieren, hilft eine Qualitätssicherung mit Echtzeit-Datenverarbeitung: ein weiterer Baustein, um den Materialverbrauch zu senken. 

Zu einer nachhaltigen Produktion gehört aber nicht nur ein geringer Materialeinsatz. Wer Lagerüberschüsse vermeiden will, kann zum Beispiel in kleineren Losen bis hin zur Losgröße 1 fertigen. Eine automatisierte Produktionsplanung übernimmt dabei die Ressourcenplanung und bringt die richtige Menge an Material zum richtigen Zeitpunkt mit den richtigen Werkzeugen und dem richtigen Personal zusammen. 

Auf dem Weg zur Kreislaufwirtschaft
Mit Hilfe eines Product Lifecycle Managements (PLM) schaffen Unternehmen den ersten Schritt in Richtung Kreislaufwirtschaft. Basisbaustein dafür ist ein funktionierendes Lieferantenmanagement. Nur so kann verhindert werden, dass sich Nachweis und Überprüfung von nachhaltigen und ethischen Produktionsbedingung entlang der Lieferkette zur Papierschlacht auswachsen. Zudem erlaubt ein modernes ERP-System eine lückenlose Rückverfolgbarkeit von Chargen und Serien bis zur Materialquelle.

Unterstützt wird dieses Ziel auch durch die vorausschauende Wartung: Und das nicht nur, weil sich die Lebensdauer von Produkten und Maschinen verlängern lässt. Predictive Maintenance verhindert auch unnötiges Tauschen von Ersatzteilen und damit übermäßigen Materialverbrauch. Zudem bringt der Wunsch nach mehr Nachhaltigkeit neue Geschäftsmodelle hervor, von Miete und Pay-per-Use-Modellen bis hin zu Rücknahme und zur Refabrikation. Hersteller – und ERP-Systeme – müssen sich darauf zunehmend einstellen. 

Intelligenter unterwegs
Immer mehr Unternehmen arbeiten heute an praktikablen und umweltfreundlichen Mobilitätskonzepten für ihre Mitarbeiter. Ein zentraler Bestandteil: Remote Work. Denn wer vom Homeoffice aus arbeitet, erspart sich viele Fahrten ins Büro. Zudem macht der Einsatz von modernen, ins ERP-System integrierten Projektmanagement-Werkzeugen viele Vor-Ort-Termine und damit Geschäftsreisen überflüssig. Die für die verteilte Teamarbeit so wichtigen, aktuellen Informationen sind dort jederzeit und von überall abrufbar. ERP-Systeme unterstützen aber auch eine effiziente Intralogistik: So zeigt zum Beispiel ein Real-Time Location System (RTLS) schnell unnötige Wege und Transporte auf.  

Energieverbrauch senken
Mit der fortschreitenden Digitalisierung steigt in den Rechenzentren der Energiebedarf. In Zukunft wird es daher immer wichtiger, Rechen- und Speicherleistung sinnvoll zu nutzen. Es sollten daher nur diejenigen Daten gesammelt und gespeichert werden, die auch wirklich benötigt werden. Zusätzlich zur Datensparsamkeit beugen integrierte, modulare ERP-Systeme auch einer redundanten Datenhaltung in verteilten Applikationen vor und leisten so einen weiteren Beitrag, Energie zu sparen.

Die Transformation zu einem nachhaltigeren Betrieb betrifft Veränderungen in allen Bereichen. Viele berühren die Kernprozesse und damit das ERP-System. Das Ziel Sustainability ist daher ohne zeitgemäße Software kaum zu erreichen. 

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Über die proALPHA Business Solutions GmbH

proALPHA macht seit mehr als 25 Jahren Kunden glücklich, mit Software, die sie wirklich voranbringt. Neben mittelständischen Unternehmen aus Fertigung und Handel unterstützt die proALPHA Gruppe heute Anwender aus verschiedensten Branchen. Rund 1.400 Menschen begleiten jeden Tag mehr als 5.000 Kunden weltweit bei ihrer Digitalisierung. Dabei bildet die leistungsstarke ERP-Komplettlösung das digitale Rückgrat, das Systeme und Prozesse entlang der gesamten Wertschöpfungskette miteinander vernetzt und steuert. Lösungen von Gruppenunternehmen, etwa zu Datenanalyse, Beschaffungs- und Qualitätsmanagement, Betriebs- und Maschinendatenerfassung, Zeitwirtschaft oder Zutrittssicherung sowie von zertifizierten Partnern schließen sich direkt daran an.

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67685 Weilerbach
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Krankenhauszukunftsgesetz – Jetzt Förderung für E-Signatur und E-Siegel beantragen

Krankenhauszukunftsgesetz – Jetzt Förderung für E-Signatur und E-Siegel beantragen

In den letzten Jahren wurde nicht ausreichend in die Digitalisierung deutscher Krankenhäuser investiert – das zeigt nicht zuletzt die außerordentliche Zusatzbelastung durch die Corona-Pandemie. Dagegen geht der Bund nun mit dem Krankenhauszukunftsgesetz (KHZG) vor. Insgesamt stellt er ein Fördervolumen von drei Milliarden Euro für notwendige Investitionen in Krankenhäusern zur Verfügung (Krankenhauszukunftsfond § 14a ff. KHG).

Die Vorteile von E-Signatur und E-Siegel

Viele Krankenhäuser weisen nach wie vor Entwicklungspotenzial im Bereich digitale Signaturverfahren auf. Schließlich entstehen in medizinischen Einrichtungen bei der Patientenaufnahme und -behandlung, in der Administration etc. tagtäglich zahlreiche unterschriftsbedürftige Dokumente wie Befunde, Gutachten, Abrechnungen und viele mehr.

Die Einführung von E-Signatur und E-Siegel sorgt bei der Digitalisierung solch sensibler Dokumente nicht nur für einen hohen Beweiswert, sondern auch für effiziente medienbruchfreie Vorgänge. Medizinische Einrichtungen können mit dem Werkzeug der E-Signatur bzw. des E-Siegels die Entstehung von Papier vermeiden sowie bereits vorhandene Papierdokumente scannen, digitalisieren und langfristig archivieren.

secrypt unterstützt Ihr Förderprojekt

Als IT-Experten helfen wir Ihrem Krankenhaus, Ihr Förderprojekt im Bereich digitale Signatur und Siegelung zu realisieren – das dazu benötigte Förder-Know-how haben wir uns im Rahmen einer gesonderten Schulung zertifizieren lassen.

Sie wollen …

  • Entlassbriefe, Befunde, Rechnungen etc. rechtskonform elektronisch signieren oder siegeln?
  • Bestandsakten ersetzend scannen inklusive maximalem Integritätsschutz?
  • Dokumente sicher elektronisch archivieren und der Langzeitbeweiswerterhaltung zuführen?
  • Oder Sie denken an ein weiteres Einsatzszenario?

Kontaktieren Sie uns jederzeit über unser Kontaktformular, wir beraten und unterstützen Sie gerne bei der Planung und Durchführung Ihres elektronischen Signatur- bzw. Siegelprojekts sowie der entsprechenden Förderung durch den Krankenhauszukunftsfond.

Mehr zu den Vorteilen und Einsatzszenarien von E-Signatur-Lösungen im Gesundheitswesen erfahren Sie unter: secrypt.de/branchen/gesundheitswesen/.

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Geschäftsprozesse digitalisieren

Geschäftsprozesse digitalisieren

In Zeiten von Corona, wo ein Virus uns unsere Verwundbarkeit zeigt und beinahe die gesamte Wirtschaft zum Stillstand bringt, zeigt sich vor allem eines: Home-Office ist gefragt und digitale Unternehmen sind nun im Vorteil. Es ist spätestens jetzt an der Zeit über die Digitalisierung nachzudenken.

Nein, es an der Zeit umzudenken und die Digitalisierung von Arbeitsabläufen umzusetzen. Wir von Gerlach Media können Sie dabei unterstützen. Und zwar in der Beratung und Optimierung von Arbeitsabläufen und in der Umsetzung der Digitalisierung von Geschäftsprozessen.

Einsatzgebiete
In diesen Bereichen können wir Prozesse für Sie digitalisieren.

  • Bestellungen
  • Lieferverwaltung
  • Vertragsverwaltung
  • Einkauf
  • Lagerverwaltung
  • Dokumentenverwaltung
  • Personalmanagement
  • Buchhaltung
  • interne Prozesse
  • Auftragsverwaltung
  • interne Kommunikation
  • Produktverwaltung
  • Produktverkauf
  • Kunden Kommunikation
  • Warenwirtschaft


Was kostet mich die Digitalisierung?
Nichts. Wichtig ist zuerst zu verstehen, dass es Sie nichts kostet, sondern eine Investition ist, die Ihnen zukünftig Zeit und damit Geld spart. Wie hoch diese sein wird, ist pauschal natürlich nicht zu beantworten, da es auf die Art- und den Umfang und die Anforderungen ankommnt.

Die kleinste von uns umgesetzte Digitalisierung belief sich auf 2.800 Euro für die Entwicklung. Es gibt aber auch selbstverständlich Digitalisierungen und Softwareentwicklungen, die eine Investition über mehrere zehntausende Euro verlangt. Wie man am nachstehenden Beispiel sieht, rentiert sich dies aber auch schnell wieder und die Investition lohnt sich.

Das sparen Sie. Ein Rechenbeispiel
Durch die Software spart der Unternehmer am Tag ca. 3 Stunden Arbeitszeit. 1 Stunde im laufenden Betrieb, durch wenige Klicks sind Rechnungen, Angebote und Belege erstellt. Und 2 Stunden am Abend, denn die Belege müssen nicht mehr in das Kassenbuch übertragen werden, das geschieht automatisiert in der Software. Diese Zeit, die der Unternehmer spart, kann er entweder in das Unternehmen oder in seine Freizeit investieren. Investiert er in das Unternehmen, hat sich dies nach einem Jahr rentiert! 3 Stunden Ersparnis am Tag macht bei 20 Arbeitstagen im Monat, 60 Std. Ersparnis je Monat. Das bedeutet bei einem Stundenlohn von 60,00 Euro (der noch gering ist!) spart dieser Unternehmer 3.600 Euro. Jeden Monat. Im Jahr bedeutet das: 43.200 Euro gespart.

Geschäftsprozesse jetzt digitalisieren.
Wir programmieren individuelle Web-Software zum Beispiel für das Personalmanagement, die Buchhaltung oder die Warenwirtschaft. Starten Sie jetzt mit uns in die Digitalisierung von Arbeitsabläufen und sparen Sie damit in Zukunft Zeit und Geld. Wir sind Gerlach Media und seit über 10 Jahren Ihr Partner für maßgeschneiderte, webbasierte Software.

Über Stefan Gerlach

Mein Name ist Stefan Gerlach. Seit mittlerweile 15 Jahren helfe ich, mit Gerlach Media, Unternehmen dabei bei Google besser gefunden zu werden. Unternehmen profitieren dabei vor allem von meinem Wissen aus 20 Jahren in den Bereichen SEO, Webentwicklung, Digitalisierung und Design.

Firmenkontakt und Herausgeber der Meldung:

Stefan Gerlach
Berliner Str. 42
21514 Büchen
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Stefan Gerlach
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E-Mail: Stefan@gerlach.media
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Alpensped steuert auf papierloses Büro zu

Alpensped steuert auf papierloses Büro zu

Die Alpensped GmbH setzt seit Jahresanfang auf digitales Dokumentenmanagement. Im ersten Schritt sind alle Subunternehmer auf die selbstentwickelte Lösung des mittelständischen Logistikers umgestiegen. Das Ergebnis: In diesem Bereich erfolgt die gesamte Buchhaltung bereits komplett papierlos.

Rechnungen, Frachtdokumente, Belege – der Alltag beim Mannheimer Familienunternehmen Alpensped wird von unzähligen Dokumenten bestimmt. „In der Vergangenheit hatten wir bis zu 50.000 Mappen mit jeweils mehreren Seiten Papier im Einsatz“, erklärt Alpensped-Geschäftsführer Christian Faggin. Entsprechend hoch waren Archivierungs- und Verwaltungsaufwand, Papierverbrauch und Druckkosten. „Deshalb haben wir uns im letzten Jahr das klare Ziel gesetzt: Wir wollen runter von diesen Aktenbergen“, sagt Faggin. Und zwar mit Softwareunterstützung.

Nach eingehender Recherche entschieden sich die Mannheimer Logistikexperten gegen eine Standardlösung, sondern setzten auf eine Eigenentwicklung. So konnten sie die Lösung ihren Anforderungen anpassen. Herausgekommen ist ein zweisprachiges Webportal, über das Subunternehmer nun mühelos ihre Dokumente hochladen können, die dann automatisch weiterverarbeitet und in digitalen Akten abgelegt werden. „Von der ersten Planung bis zum Go-Live haben wir nicht mal ein Jahr gebraucht“, berichtet Faggin.

Automatisierung spart Kosten und Zeit

Der Umstieg der Subunternehmer nahm ebenfalls nicht viel Zeit in Anspruch. „Durch intensive Schulungen unserer Experten war innerhalb von drei Wochen alles in trockenen Tüchern“, erinnert sich Faggin. Heute profitieren beide Seiten von der digitalen Verarbeitung der Dokumente: „Der neue Workflow spart bei allen Beteiligten jede Menge Kosten“, so der Geschäftsführer. Zum Beispiel durch den Wegfall von Portogebühren und deutlich reduzierten Ausgaben für Druck und Papier. Zudem trägt der automatisierte digitale Dokumentenaustausch dazu bei, die Arbeitsprozesse spürbar zu beschleunigen und die Qualität zu steigern. Falsch einsortierte Belege und verlegte Akten gehören damit ebenso der Vergangenheit an wie das aufwendige Suchen nach relevanten Informationen. „Dank Schlagwortsuche haben unsere Mitarbeiter jetzt jederzeit auf Knopfdruck Zugriff auf sämtliche Informationen – und zwar auch im Homeoffice“, verweist Faggin. Ein Berechtigungskonzept schützt die Dokumente dabei vor unerlaubtem Zugriff. Dadurch erhält jeder Mitarbeiter genau die Informationen, die er benötigt. Zudem lassen sich kritische Bearbeitungsaktionen, wie etwa das Löschen oder Verschieben von Dokumenten oder Akten, zuverlässig überwachen.

Nach dem gelungenen Start nimmt der Alpensped bereits die nächste Ausbaustufe ins Visier: In Zukunft sollen auch Kunden an das System angebunden werden. „Wir haben die Lösung so entwickelt, das sich weitere individuelle Funktionen unkompliziert als Bausteine einfügen lassen“, erklärt Faggin.

Über die Alpensped GmbH

Das internationale Logistikunternehmen, Mannheim, wurde 1993 gegründet und ist heute mit 36 Mitarbeitern Spezialist für Süd. Ost. Europa.

Wichtigste Kundenbranchen sind Automobil (36 Prozent), Konsumgüter (19 Prozent), Stahl (15 Prozent), Recycling (9 Prozent), Papier (8 Prozent), andere (13 Prozent). Das mittelständische Familienunternehmen zählt unter anderem Firmen wie den VW-Konzern, Rewe, Alfred Kärcher, Danone, sowie ArcelorMittal zu seinen Kunden.

2020 führte Alpensped 20.040 Transporte durch und erzielte einen Jahresumsatz von 20,1 Millionen Euro.

Mehr als 20 Destinationen: Albanien, Benelux, Bosnien und Herzegowina, Bulgarien, Deutschland, Frankreich, Griechenland, Großbritannien, Italien, Kroatien, Mazedonien, Moldawien, Montenegro, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, Serbien, Slowakei, Slowenien, Spanien, Tschechien und Ungarn.
Das logistische Dienstleistungsangebot umfasst die Organisation und Durchführung von Teil- und Komplettpartien, Kontrakt- und Projektlogistik sowie Sonder- und Schwerlasttransporten.

Ökonomie, Ökologie sowie soziales Engagement bilden für Alpensped die Säulen der Nachhaltigkeit. Dies spiegelt sich unter anderem durch das aktive Engagement an karitativen Einrichtungen und durch das starke Umweltengagement wider. So hat das mittelständische Unternehmen erstmalig 2011 seinen CCF Corporate Carbon Footprint nach ISO 14064 zertifizieren lassen. 2012 erfolgte die Erstzertifizierung des TCF Transport Carbon Footprint gemäß EN 16258. Seitdem wird für jede durchgeführte Sendung der spezifische TCF auf allen Einzel- und Sammelrechnungen ausgewiesen. 2018 veröffentlichte Alpensped bereits seinen vierten Nachhaltigkeitsbericht.

Vierter Nachhaltigkeitsbericht
Mehr unter www.alpensped.de

Firmenkontakt und Herausgeber der Meldung:

Alpensped GmbH
Innstraße 41
68199 Mannheim
Telefon: +49 (621) 84408-0
Telefax: +49 (621) 84408-49
http://www.alpensped.de

Ansprechpartner:
Heike Herzig
HERZIG Marketing Kommunikation GmbH
Telefon: +49 (2234) 989905-0
Fax: +49 (2234) 989905-1
E-Mail: hh@herzigmarketing.de
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