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Autodesk Audit – was kommt auf mich zu?

Autodesk Audit – was kommt auf mich zu?

Wenn Kunden die Aufforderung zu einem Autodesk Audit (auch Autodesk Lizenzaudit genannt) erhalten, geht es in den betroffenen Unternehmen turbulent zu. Bin ich überhaupt dazu verpflichtet? Was kommt auf mich zu? Wie läuft ein Autodesk Audit ab? Die Fragen der CIOs und verantwortlichen Software Lizenzmanager reißen nicht ab.

Hersteller Autodesk beruft sich bei der Aufforderung für ein Autodesk Audit auf den Lizenzvertrag. Bei Installation des Produktes muss diesen Nutzungsbedingungen zugestimmt werden. Insbesondere ist „Punkt 9.7 Überprüfung“ die relevante Stelle im Lizenzvertrag. Hier behält sich Autodesk das Recht vor, Installationen und Aufrufe zu überprüfen (in elektronischer oder anderer Form). Werden Unterlizenzierungen aufgedeckt, ist der Kunde aus Sicht von Autodesk verpflichtet, umgehend Lizenzen (zum Listenpreis) zu beschaffen und die angemessenen Kosten des Autodesk Audits zu zahlen. Um sich diesen Prozess möglichst einfach zu machen möchten die Auditoren die Systeme des Kunden mit einem Tool überprüfen und greifen hier oftmals auf den Dienstleister NewCMI zurück.

„Kunden sind dem teilweise aggressiven Auftreten von Software-Konzernen im Audit nicht schutzlos ausgeliefert“, meint Christian Grave, Spezialist für Software Audits. Vielfach werden Behauptungen in den Raum gestellt, die vom Kunden nicht weiter überprüft werden, wie zum Beispiel die allgemeine Pflicht, Tools auf den Servern ablaufen zu lassen.

„Zunächst ist bei einem Autodesk Audit festzustellen, auf welcher rechtlichen Basis eine Lizenzprüfung erfolgen soll“, so Grave weiter. Autodesk gibt an, dass in den Produkten der jeweilige Lizenzvertrag aufgerufen werden kann. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass dies gerade bei älteren Produkten nicht immer der Fall ist und der Kunde über Verlinkungen auf teilweise nicht funktionierende Internetseiten geleitet wird. Lizenzverträge können also nicht immer eindeutig eingesehen werden. Dies ist jedoch für ein Software Audit ein zentraler Punkt. „Wie soll die Einhaltung von Lizenzregeln geprüft werden, wenn nicht klar ist, was die damals vereinbarten Lizenzregeln waren“, fragt Audit-Spezialist Grave. Rechtlich ist auch gesichert, dass ohne die Vorlage eines beidseitig gezeichneten Vertrages kein Auditrecht bei Lizenzüberprüfungen besteht. Somit bleibt in solchen Fällen nur die gesetzliche Regelung. Hier bestehen nach dem Urheberrecht jedoch hohe Hürden für ein Audit. So muss bespielweise ein Urheberrechtsverstoß hinreichend wahrscheinlich sein und der Anfangsverdacht müsste auch entsprechend dargelegt werden.

Ebenso viele Unklarheiten bestehen bei Autodesk Audits im Bereich des Daten- und Geheimnisschutzes. „Unternehmen sollten darauf achten, dass ihre Daten entsprechend geschützt werden und alle Regelungen dazu nach deutschem Recht vereinbart werden“, rät Christian Grave, der bereits viele Software Audits mit seinen Mandanten durchlebt hat. Autodesk speichert Kundendaten auf US-Servern und NewCMI ist ein britisches Unternehmen und auch hier verlassen Unternehmensdaten nach erfolgtem Brexit mindestens den europäischen Rechtsraum. Dies gilt es zu vermeiden.

Im Falle eines Autodesk Audits berichten Software Lizenzmanager immer wieder, dass schon bei wenigen Rückfragen zur Rechtmäßigkeit oder ergänzenden Regelungen das Autodesk Audit eskaliert und Kunden es schnell mit der Rechtsabteilung zu tun haben oder gar mit externen Rechtsanwälten. „Davon sollte man sich nicht einschüchtern lassen und auf seine Rechte bestehen“, erklärt Grave. Die Software Audit-Spezialisten von ProLicense unterstützen im Falle eines Autodesk Audits den Kunden dabei, seine Rechte zu sichern. Die Audit-Experten agieren dabei vollkommen unabhängig, da ProLicense keinerlei Verbindungen oder Partnerschaften zu Software-Herstellern unterhält. „Es ist auf jeden Fall ratsam unabhängigen Rat zu suchen, da wir immer wieder erleben, dass nicht maximal im Kundensinne gehandelt wird, wenn Berater auch gleichzeitig Software verkaufen. Hier besteht immer eine Hemmschwelle den Kunden mit allen Mitteln gegen den Hersteller bzw. Provisionszahler zu verteidigen“, erläutert Markus Oberg, Chairman der Lighthouse Alliance (www.lighthouse-alliance.com). Die Lighthouse Alliance ist ein Zusammenschluss von mehr als 30 Unternehmen, darunter viele DAX-Konzerne, die sich radikal bezüglich ihrer Erfahrungen in Software Audits – auch Autodesk Audits – austauschen. In wenigen Einzelfällen mag ein Software Audit gerechtfertigt sein, aber wir erleben die meisten Audits als Mittel zu Lizenzvertrieb und dagegen wehren wir uns“, verdeutlicht Oberg.

Unternehmen können über die Website von Prolicenselegal (www.legal.prolicense.com/software-audit) Kontakt zu den unabhängigen Autodesk-Audit-Beratern aufnehmen und sich in einem unverbindlichen Gespräch über die nächsten Schritte informieren. Auf der Website der Lighthouse Alliance steht eine Reihe Kurzfilme bereit, die über die Arbeitsweise der Kunden-Allianz gegen Software Audits informieren. Mehr unter

www.lighthouse-alliance.com/wissenswertes

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SAP Lizenzoptimierung, Autodesk Audit, das neue IBM IASP-Programm und Vieles mehr

SAP Lizenzoptimierung, Autodesk Audit, das neue IBM IASP-Programm und Vieles mehr

Am 18.11.2020 treffen sich die Mitglieder der Lighthouse Alliance zu ihrem 8. Mitgliedertreffen in Frankfurt. „Dies ist bereits unser viertes Treffen in diesem Jahr. Coronabedingt waren zwei Treffen rein virtuell, aber nun sind wir seit der Jahreskonferenz in Hamburg zu einer hybriden Veranstaltung gewechselt“, berichtet Markus Oberg, Chairman der Lighthouse Alliance. Vor vier Jahren entstand die Lighthouse Alliance mit der Idee eine Kunden-Allianz gegen umsatzgetriebene Herstelleraudits zu gründen. „Alles begann mit einer Handvoll Unternehmen. Nun sind es über 30 – darunter DAX-Konzerne, öffentliche Auftraggeber und Vertreter des gehobenen Mittelstand“, so Oberg weiter.

Der gesamte Erfahrungsaustausch der Teilnehmer wird aufgenommen und in Playbooks, Musterverträgen und anderen Dokumenten verarbeitet. „Wichtig ist uns, dass unsere Mitglieder stets die besten Tipps aus der Praxis erhalten. Alles kommt auf den Tisch.“, erläutert Rechtsanwalt Sören Reimers, Rechtsanwalt und Experte für Oracle Lizenzaudits.

Beim nächsten Treffen der Lighthouse Alliance stehen wieder spannende Themen auf dem Programm. Der Erfahrungsaustausch bezüglich VMware Audits wird vertieft und Christian Grave, Geschäftsführer bei ProLicense und Spezialist für Software Audits, stellt eine Case Study zu einem weiteren Autodesk Audit vor. „Wir sehen im Markt gerade einen starken Anstieg der Anzahl an Software Audits. Hersteller versuchen derzeit alles, um coronabedingte Umsatzeinbrüche aufzuholen“, erläutert Grave.

Neben den Software Audits wird intensiv über das neue IASP-Programm von IBM diskutiert. Hier garantiert IBM, dass keine Software Audits erfolgen, wenn der Kunde an diesem Programm teilnimmt. Dabei muss er ein Partner-Unternehmen von IBM auf seine Kosten beauftragen, das IBM mit Berichten versorgt. IBM-Kunden befinden sich dann quasi im Daueraudit durch einen „Wirtschaftsprüfer“. Es wird spannend, wenn die erfahrenen Lizenzmanager und Justitiare in der Lighthouse Alliance das Für und Wider dieses Ansatzes durch abwägen und diskutieren.

Darüber hinaus findet ein Streaming-Vortrag zu aktuellen Möglichkeiten der SAP Lizenzoptimierung statt. Auch die jährlichen SAP Lizenzüberprüfungen sind Gegenstand der Diskussion der Mitglieder. Weiterhin werden noch viele andere tagesaktuelle Themen besprochen. Interessierte Unternehmen, die sich näher über diesen Erfahrungsaustausch informieren wollen, werden auf der Homepage der Lighthouse Alliance (www.lighthouse-alliance.com) fündig. Dort wurden erst kürzlich zwölf Erklär-Videos eingestellt, die über die Inhalte und die Arbeitsweise der Lighthouse Alliance informieren (https://www.lighthouse-alliance.com/de/wissenswertes/).

„Ich kenne keine andere Quelle, an der so viel Content zu Software Audits zusammengetragen wurde. Vom Erhalt des Audit Letters bis zum Settlement Agreement findet man Dokumente, Verträge und Musterschreiben in unserer Datenbank“, verdeutlicht ein mehrjähriges Mitglied. Für Unternehmen, die eine Hersteller-Aufforderung zu einer Lizenzprüfung erhalten, ist die Mitgliedschaft in der Lighthouse Alliance der einfachste und kostengünstigste Weg das Audit zu bestehen. „Zudem verfügt das Unternehmen sofort über eine 45 Personen-starke Audit Task Force – wir helfen uns immer gegenseitig“, so Markus Oberg.

Auf ihrer Website informiert die Lighthouse Alliance unter „Wissenswertes“ (https://www.lighthouse-alliance.com/de/jetzt-mitglied-werden/) über die Möglichkeiten einer Mitgliedschaft. Gern können interessierte Unternehmen auf diesem Wege Kontakt zu Chairman Markus Oberg aufnehmen und sich unverbindlich informieren.

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Software Lizenzaudit – Was ist die beste Strategie?

Software Lizenzaudit – Was ist die beste Strategie?

Wenn die Aufforderung zu einem Software Audit bei einem Unternehmen eintrifft, müssen sich CIOs und Software Asset Manager für eine Strategie entschieden. Soll man die Auditbegehren des Herstellers knallhart ablehnen oder doch lieber nachgeben? Die Angst, dass bei zu harter Ablehnung der Eindruck erscheint, dass man etwas zu verbergen hat und der Hersteller es einem beim nächsten Lizenzkauf heimzahlen will und nur noch minimale Rabatte gewährt, ist berechtigt. Auf der anderen Seite können Kosten explodieren, wenn Software Kunden quasi alles umsetzen, was Hersteller verlangen.

Bei genaueren Überlegungen wird schnell klar, dass es keine allgemeingültige Strategie für ein Software Audit gibt. Es kommt immer auf den Einzelfall an. „Wir haben verschiedenste Audit-Szenarien analysiert und eine Entscheidungsmatrix für Software Audits erstellt“, so Markus Oberg, Chairman der Lighthouse Alliance, der Kunden-Allianz gegen Software Audits. Konkrete Beurteilungskriterien aufzustellen war dabei keine leichte Aufgabe. Unter anderen bezieht sich die Matrix auf die Fragen:

  1. Worauf bezieht sich der Hersteller (Vertrag oder gesetzliche Regelung)?
  2. Welches Recht liegt zu Grunde (zum Beispiel deutsches Recht oder US-Recht)?
  3. Wie ist mein Wissensstand über den konkreten Hersteller?
  4. Bin ich erpressbar?

Mit der neuen Entscheidungsmatrix, die auf den Erfahrungen unzähliger Software Audits beruht, finden Kunden schnell einen Anhaltspunkt, welche Strategie sich für eine genauere Betrachtung im Einzelfall lohnt. Darüber hinaus stellt die Lighthouse Alliance auf ihrer internen Plattform auch Muster-Antwortschreiben je Strategie zur Verfügung, die Unternehmen auf Ihren konkreten Fall anpassen können. Bei der Lighthouse Alliance tauschen sich seit Ende 2016 über 30 Unternehmen, darunter einige DAX-Konzerne, bezüglich Ihrer Erfahrungen bei Software Audits auf. Auf diese Weise sind viele Whitepaper, Musterverträge, Handlungsanweisungen und Musterschreiben entstanden, welche die Mitglieder auf der internen Plattform abrufen können.

„Neuerdings stellen wir fest, dass Hersteller kreativer werden, um ihre Kunden zu einem Software Audit zu zwingen“, meint Chairman Markus Oberg. „Beispielweise werden Audit-Aufforderungen nicht an die Firmenzentrale geschickt, sondern man versucht über Niederlassungen in Drittländern einen Einstieg zu finden“, ergänzt Christian Grave, Experte für Oracle Lizenzaudits. Es sind auch Fälle bekannt, bei denen Kunden eine Supportanfrage stellten und im Rahmen der Problemlösung vom Hersteller Daten erfasst wurden, die dann eine kurze Zeit später in einem Software Audit präsentiert wurden. In anderen Fällen erreichte das Unternehmen die Software Audit Aufforderungen per Email und schon zwei Stunden später versuchten Wirtschaftsprüfer die Datenbankadministratoren zu interviewen. „In wenigen Fällen mag ein Software Audit angebracht sein, da zweifelsfrei der Verdacht einer Urheberrechtsverletzung besteht. In der Regel sehen wir aber Audits, die eher der Erzielung von Lizenzumsätzen dienen sollen. Dem muss Einhalt geboten werden", erläutert Oberg.

Betroffene Unternehmen sollten sich nicht von Software-Herstellern unter Pauschalverdacht stellen lassen und auf ihre Rechte bestehen. Der Gesetzgeber hält hier klare Regelungen für eine Urheberrechtsverletzung bereit, die auch den Kunden schützen. Beispielsweise ist eine Untersuchung nur bei einer hinreichenden Wahrscheinlichkeit zulässig, die auch vom Hersteller belegt werden muss. 

Über die Website der Lighthouse Alliance können Unternehmen Kontakt zu Chairman Markus Oberg aufnehmen und sich in einem unverbindlichen Gespräch genauer informieren:

www.lighthouse-alliance.com

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Software Asset Management in der Corona-Krise – Wie Softwarekonzerne jetzt ihren Umsatz erhöhen wollen!

Software Asset Management in der Corona-Krise – Wie Softwarekonzerne jetzt ihren Umsatz erhöhen wollen!

Corona vorbei – alles läuft wieder normal? Schön wäre es, aber die Realität in den Unternehmen sieht anders aus. Noch immer ist der Alltag von Kurzarbeit und Umsatzeinbrüchen geprägt. Nach Ansicht des Ifo-Institutes ist die Talsohle zwar durchschritten, aber von Normalität ist man noch weit entfernt. Die vergangenen Wochen hatten auch die IT-Abteilungen der Unternehmen vor einige Herausforderungen gestellt, wie zum Beispiel die schlagartige Umstellung auf Home-Office und die Einführung neuer Online-Konferenz-Tools. Doch was bedeutet dies für das Software Lizenz Management und den Software Einkauf.

Weniger Software-Umsatz

Klar ist, dass Unternehmen in der Krise alles versuchen, um den Cash Out zu vermeiden. Cash ist jetzt King und soll bitte auf dem eigenen Konto bleiben. Dies bedeutet auch, dass geplante Software Projekte verschoben oder vorerst unterbrochen wurden. Überall wo es geht, haben die Controlling-Abteilungen den Ausgaben einen Riegel vorgeschoben. In der Folge sind auch die Umsätze der Software-Konzerne zurückgegangen. Beispielsweise fiel der Umsatz bei Oracle im Bereich Cloud License & On Promise License um satte 22%. Software-Hersteller machen sich sicher grundsätzlich weniger Sorgen um die fernere Zukunft. Denn die Corona-Krise ist der größte Digitalisierungstreiber der letzten Jahre. Doch kommt der Umsatz dieser Software-Projekte oft zu spät, d.h. vielleicht erst im nächsten Geschäftsjahr. Das kann Milliarden an Börsenwert kosten. Zudem werden Software-Kunden deutlich preissensibler und buchen weniger Services. Wie jedes andere Unternehmen werden auch Software-Konzerne versuchen, jedes Mittel zu nutzen, eingebüßte Umsätze zurück zu holen.

Die Top5-Maßnahmen zur Umsatzsicherung

Da es der Vertrieb der Software Konzerne gerade sehr schwer hat Kunden zu besuchen oder sich die Ansprechpartner im Home-Office befinden und Entscheidungen viel länger dauern, bleibt die Möglichkeit aus den Bestandskunden mehr herauszuholen. Dabei sind fünf Maßnahmen wahrscheinlich:

1. Software Audits

License Reviews waren schon in den letzten Jahren stets ein probates Mittel um Software Umsätze anzukurbeln, wenn Kunden nicht kaufen wollten. In Vertriebler-Kreisen nennt man das einen sogenannten „Shake-Up“ – der Kunde muss wachgerüttelt werden. Diese Maßnahme der kurzfristigen Umsatzsteigerung ist Software-Kunden leider schon bestens bekannt.

2. Mehr Services

Software-Hersteller werden versuchen mehr Services zu verkaufen, um die Projekte der Kunden voranzutreiben. Teilweise zu sehr günstigen Preisen. Zudem werden sie versuchen Services selbst anzubieten und dieses Feld nicht den Partnern zu überlassen. So sichert man sich auch das Potenzial von Cross-Selling-Möglichkeiten. Hier kann es zu einem Konkurrenzkampf zwischen den Herstellern und ihren Partnern kommen. In der Krise ist sich jedoch jeder selbst der nächste.

3. Mehr Cloud

Kundensicherung geht am besten mit Software-Produkten aus der Cloud. Anbieter, die ausschließlich auf dieses Modell setzen, wurden nicht stark von Umsatzrückgängen geplagt. Hersteller werden nun mehr denn je versuchen die Kunden in die Cloud zu treiben, um sich langfristige Umsätze zu sichern. Das Hauptargument des Vertriebes wird die Liquiditätsschonung des Kunden sein, dass er monatlich oder jährlich zahlt und nun keine großen Ausgaben für On-Premise-Lizenzen budgetiert werden müssen. Dies erkauft sich jedoch der Kunde mit einer großen Abhängigkeit vom Hersteller. Auslöser für die Verhandlungen sind dann oft Software Audits.

4. Längere Vertragslaufzeiten

Dort, wo die Cloud-Strategie nicht weiter getrieben werden kann, werden Hersteller versuchen, die Kunden in längerfristigen Verträgen zu binden. Oracle Java Subscription ist hier ein gutes Beispiel. Wurden am Anfang gern erst Jahresverträge verkauft, um danach die Preise zu erhöhen, sind jetzt eher 3-5-Jahresverträge angesagt. Kundenbindung ist überaus wichtig, denn verlorene Umsätze zurück zu erobern war schon immer eine schwere Aufgabe: Der Kunde darf gar nicht auf die Idee kommen, sich nach Alternativen um zu sehen. Für Kunden ist es sehr gefährlich hier in langen und teuren Verträgen gebunden zu werden.

5. Mehr Rabatte

Mehr Discount klingt für Software-Kunden in der Regel zunächst positiv. Doch dahinter verbergen sich zwei Probleme: Zum einen lernt man schon im ersten Semester des BWL-Studiums zum Thema Preistheorie, dass man nur Rabatte gibt, wenn man vorher die Preise erhöht hat. Hohe Rabatte zeugen in der Regel davon, dass der Ursprungspreis ungerechtfertigt ist. Der Kunde denkt aber, er macht an Schnäppchen und kauft mehr als er eigentlich wollte. Dies ist auch als sogenannter Kontrasteffekt bekannt. Zum anderen ist auch das Vergleichsniveau des Kunden wichtig. Hersteller werden versuchen Kunden mit hohen Rabatten in langfristige Verträge zu locken und sie an sich zu binden. Dabei werden Altbestände an Lizenzen oder Supportverträge eingerollt. Liegt man hier unwissentlich auf einem schlechten (teuren) Niveau, zahlt man auch in der Zukunft viel zu viel. Die Gefahr ist groß, hier mit Zitronen zu handeln.

„Wir sind überzeugt, dass wir im Markt in den nächsten Monaten deutlich mehr Software Audits sehen werden“, meint Markus Oberg, Partner und Business Development Manager der ProLicense GmbH und zudem Chairman der Lighthouse Alliance, der Kundenallianz gegen Software Audits. Die Software Audit Experten bieten einen Workshop an, bei dem Kunden sich schnell über die Prozesse und Anforderungen eines Software Audits informieren können. „Wir bieten unseren Workshop auch remote an und Kunden können so an einem Tag schnell Klarheit darüber bekommen, was jetzt zu tun ist, und wo die größten Fehler bei einem Software Audits schlummern“, ergänzt Sören Reimers, Rechtsanwalt und Experte für Software Audits. Oft ist Softwarekunden die eigene rechtliche Position nicht klar. Wozu hat man sich wirklich verpflichtet und was muss ich bei einem Software Audit leisten? Mit diesen Fragen fängt es eigentlich schon an. Die Experten stellen den gesamten Prozess eines Software Audits dar und zeigen beispielhafte Musterschreiben in einem Audit. Wer sich näher darüber informieren möchte, kann hier Kontakt zu den Software Audits-Spezialisten aufnehmen:

www.legal.prolicense.com/software-audit

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Micro Focus Lizenzaudit – Neue Welle an Software Audits!

Micro Focus Lizenzaudit – Neue Welle an Software Audits!

Software Audits sind stets ein Dorn im Auge der CIOs und Software Lizenzmanager. Besonders gefürchtet dabei sind Micro Focus Audits (Micro Focus Lizenzaudits), da dieser Software-Hersteller für seine aggressiv geführten Software Audits bekannt ist. Im Gegensatz zu anderen macht dieser Vendor auch keinen Hehl daraus. Auf seiner Internetseite zu der Micro Focus Compliance Policy (https://supportline.microfocus.com/licensing/compolicy.aspx) bekennt sich der Hersteller zu einem harten – aber fairen – Ansatz zur Beseitigung von Unterlizenzierungen. Wie fair der Ansatz aus Kundensicht ausfällt? –  Darüber lässt sich streiten. Im Markt wurde schon vor Jahren von einer steigenden Anzahl an Micro Focus Audits berichtet. Insbesondere nach der Akquisition von Attachmate, die ebenfalls eine bekannte Audit-Historie aufweisen. Gern wird hier auch ein Zusammenhang zwischen Umsatzrückgängen auf der einen Seite und zunehmenden Audits auf der anderen Seite hergestellt. Wir haben das alles schon bei Sybase erlebt. Als denen der Neuumsatz wegbrach, haben die sich darauf fokussiert ihre Bestandskunden zu melken – mittels Software Audits.

Auffällig war, dass Micro Focus Anfang diesen Jahres neue Stellen für sogenannte Micro Focus License Verification Manager ausschrieb. Mehr Personalbedarf für diese Zwecke lässt gesteigerte Aktivitäten an Micro Focus Lizenzaudits vorausahnen. So berichten auch derzeit einige Unternehmen gerade ins Fadenkreuz dieses Herstellers gekommen zu sein. Scheinbar sind die aktuellen Herausforderungen in Sachen Covid-19, die allen Unternehmen das Leben derzeit schwer machen, kein Hinderungsgrund, Kunden mit Software Audits zu belegen. Teilweise können gerade diese Schwierigkeiten im Tagesgeschäft der Auslöser für neue Software Audits sein, da Hersteller vermuten, dass durch Umstrukturierungen der IT, mehr Home Office und vernachlässigtes Software Asset Management erhebliche Unterlizenzierungen auftreten können.   

Micro Focus stellt auf einer seiner Websites recht detailliert dar, was sie vom Kunden im Falle eines Micro Focus Audits (Micro Focus License Verification Process: https://www.microfocus.com/en-us/solutions/lvprocess) erwarten. Die sogenannte Micro Focus License Compliance Charta wird vom Global License Verification Team über den Lizenzverifizierungsprozess umgesetzt. Im Rahmen dieses Prozesses bindet der Hersteller nach eigenen Aussagen auch Distributoren und Wiederverkäufer in den Prozess ein. Je nach Produkt und besonderen Umständen kann dies durch das Ausfüllen eines Lizenzverifizierungsfragebogens, eine Bewertung der Kundennutzung durch einen Vertreter von Micro Focus, eine gegenseitige Systemprüfung und/oder eine Datenerfassung vor Ort durch einen Prüfer von Micro Focus oder Dritten erfolgen.

Was können Kunden bei einem Micro Focus Lizenzaudit erwarten? 

Der Micro Focus Lizenzverifizierungsprozess umfasst im Kern drei Schritte:

1. Informationsbeschaffung

Durch Ausfüllen von Fragebögen, Bewertung durch eine Micro Focus Repräsentanten oder auch Datenerhebung vor Ort.

2. Abgleich der Daten mit gekauften Lizenzen und Identifizierung von Unterlizenzierungen

Micro Focus benachrichtigt den Kunden in der Regel innerhalb von 10 Tagen über Unterlizenzierungen.

3. Lösung von Unterlizenzierungen

Micro Focus erwartet eine Lösung innerhalb von 45 Tagen nach Meldung der Unterlizenzierung.  Dabei werden Lizenzgebühren für den Zeitraum der Unterlizenzierung und zudem Wartungsgebühren erhoben. Micro Focus teilt auf seiner Homepage mit, dass hier Listenpreise zur Anwendung kommen. Zudem werden Verzugszinsen für die verspätete Zahlung erhoben. Die Kosten, die beim Audit z.B. durch die Hinzunahme eines externen Auditors entstehen, soll der Kunde zudem tragen, sofern seine Compliance signifikant ist.

Bereits in den allgemeinen Erläuterungen baut der Hersteller Micro Focus ein erhebliches Drohszenario gegenüber dem Kunden auf – nicht nur gegenüber dem Unternehmen, sondern auch gegenüber dem verantwortlichen Lizenzmanager und/oder Einkäufer. Micro Focus macht schon einmal deutlich, dass die Angelegenheit möglichweise an leitende Manager im eigenen Unternehmen eskaliert wird. Zudem wird Micro Focus die Angelegenheit möglicherweise intern an das Micro Focus Global Compliance Team mit weitreichenden Berechtigungen, wie Kündigung von Lizenz- und Wartungsverträgen, eskalieren (https://supportline.microfocus.com/licensing/compolicy.aspx). Bei unangemessener Verzögerung droht Micro Focus mit der  Rechtsabteilung bzw. Rechtsstreitigkeiten.

Steht der Vertrieb von Lizenzen im Fokus?

Interessanterweise macht Micro Focus deutlich, dass sie bestrebt sind Lizenzprobleme „schnell, einvernehmlich und kommerziell“ zu lösen (siehe: https://www.microfocus.com/en-us/solutions/lvprocess). Die Lösung eines Lizenzproblems wird in der Regel durch Ausführung eines Kaufauftrags und/oder einer Abrechnungsvereinbarung und die entsprechende Zahlung abgeschlossen. Aus Sicht der Kunden gebe es natürlich auch andere Lösungsmöglichkeiten, wie zum Beispiel Hilfe bei der Neustrukturierung der Infrastruktur, um mit den bestehenden Lizenzen die Software compliant einzusetzen. Bei der Komplexität, die bei Studium des Kleingedruckten entsteht, wäre das sicher auch eine faire Gangart, die wir bei Micro Focus vermissen.

Tipp: Micro Focus Audit ruhig angehen

Kunden sollten sich jedoch nicht einschüchtern lassen, sondern ein Micro Focus Lizenzaudit ruhig und strukturiert angehen. „Zunächst geht es bei einem Software Audit immer um die gleiche Frage: Was wurde rechtswirksam unterschrieben“, erklärt Rechtsanwalt Sören Reimers, Geschäftsführer der ProLicense GmbH und Experte für Software Audits und Lizenzrecht. Erläuterungen der Software Hersteller auf Websites oder in sogenannten Policies stellen zwar die Sicht des einzelnen Herstellers auf das Thema Software Audit dar. Sie werden aber nicht automatisch Vertragsbestandteil. Diese Umstände sind genau zu klären und im Zweifel vom Hersteller zu belegen. „Wir unterstützen unsere Mandanten  dabei, Ruhe zu bewahren und die bestmögliche Strategie für das Mico Focus Audit zu entwickeln“, so Christian Grave, Spezialist für Software Audit Verhandlungen. Die Experten von ProLicense bieten dafür einen initialen Workshop an (https://legal.prolicense.com/software-audit/). Typische Inhalte eines solchen Workshops sind:

  • Bildung eine Software Audit Response Teams (SAR-Team)
  • Grundsätzliche Software Audit Strategien
  • Analyse von Software Audit Ankündigungsschreiben
  • Analyse der Software Auditklausel in Lizenzverträgen
  • Entwicklung von Musterschreiben
  • Entwicklung eines speziellen NDAs für Software Audits
  • Abwehr von technischen Vermessungstools
  • Grundsätze der Auditverhandlungen
  • Und weitere

Über die Website von ProLicense Legal können sich betroffene Kunden weiter informieren und ein erstes unverbindliches Informationsgespräch vereinbaren.

Schwarmintelligenz als Wunderwaffe?

Seit 2016 organisiert ProLicense© die Lighthouse Alliance, der Kunden-Allianz gegen Software Audits.

Die Mitglieder der Lighthouse Alliance tauschen sich intensiv in Bezug auf Ihre Erfahrungen in Sachen Software Audits herstellerübergreifend aus. Die auf diese Weise entstehende Schwarmintelligenz hilft den einzelnen Mitgliedern unbeschadet das nächste Software Audit zu bestehen oder auch ganz zu verhindern. Somit kann jedes Mitglied auf einen umfangreichen Fundus an Erfahrungen anderer zugreifen, spart Beraterkosten und wendet finanziellen Schaden ab.

Mittlerweile verfügt die Datenbank der Lighthouse Alliance über mehr als 300 Seiten prägnantes Software Audit-Know-how zusammengetragen. Es liegen Whitepaper zu verschiedenen Softwareherstellern vor und darüber hinaus Musterverträge, Musterantwortschreiben und viele andere Whitepaper mit Handlungsempfehlungen.

In der Lighthouse Alliance haben sich mehr als 45 Teilnehmer zusammengeschlossen und tauschen ihre Erfahrungen aus. Sie beschäftigen zusammen mehr als eine 1,8 Millionen Mitarbeiter und erwirtschaften zusammen mehr als 700 Milliarden Euro Umsatz. Dazu zählen zum Beispiel DAX-Konzerne (Automobil, Energie, Medien), SMI-Konzerne (Pharma), Versicherungen, der gehobene Mittelstand, (Landes-)Rechenzentren, sowie andere öffentliche Auftraggeber aus Deutschland, Österreich und der Schweiz.

„In der Lighthouse Alliance werden Micro Focus Lizenzaudit ebenfalls diskutiert. Auch in unserem gesamten Netzwerk spüren wir eine verstärkte Tätigkeit der regionalen Verification Teams“, so Markus Oberg, Chairman der Lighthouse Alliance. „Gern stehen wir für betroffene Unternehmen für eine erste Diskussion zu Micro Focus Audits bereit“, so Oberg weiter. Hier können Sie sich näher über die Lighthouse Alliance informieren und Kontakt aufnehmen:

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Bald mehr Software Audits? Das sind die Top5-Auslöser!

Bald mehr Software Audits? Das sind die Top5-Auslöser!

Die weltweite Verbreitung des Corona-Virus hat zu erheblichen wirtschaftlichen Verwerfungen geführt. Fast jedes Unternehmen verzeichnet starke Umsatzeinbußen. Die Hoffnung auf ein baldiges Ende des Spuks ist verständlich, doch könnte es in der Zeit danach zu mehr Software Audits seitens der Hersteller kommen.

Umsatzsicherung durch Software Audits

Mehr oder weniger wird jedes Unternehmen am Markt versuchen seinen Umsatz zurück zu erobern – dafür ist manchen jedes Mittel recht. Auf der einen Seite gibt es die klassischen Instrumente, um den Umsatz zu erhöhen, wie zum Beispiel Sonderangebote, Bündelnachlasse und andere Kundenaktionen – oder einfach mehr Vertriebsdruck. Software Hersteller haben aber noch einen anderen Pfeil im Köcher, den andere nicht haben: Software Audits. Vor allem stechen fünf Auslöser für mehr Software Audits hervor:

1. Schlagartige Home-Office-Nutzung

Mit weiterer Verbreitung des Virus schickten alle Unternehmen, denen es möglich war, Mitarbeiter ins Home-Office, um die Ansteckungsgefahr zu senken. Doch nicht alle Software Produkte lassen dies den Lizenzbedingungen nach auch so einfach zu. Teilweise sind andere Metriken der Lizenzen erforderlich, wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter bei einer gerätegebundenen Lizenz nicht mehr an seinem Arbeitsplatz sitzt, sondern nun über ein anderes Laptop die Anwendung bedient. Auch eigens veränderte IT-Strukturen können ad hoc einen anderen Lizenzbedarf erfordern, wenn beispielsweise aufgrund verstärkten Online-Zugriffs auf Datenbanken, diese von den DBAs auf leistungsstärkere Maschinen gebracht werden. Hängt der Lizenzbedarf, wie bei Oracle-Datenbanken, auch von der Hardware ab, sprich der Anzahl der verwendeten Prozessorkerne, wird es deutlich teurer. Ein anderes Beispiel wäre, wenn Anwendungen oder Datenbanken auf einmal in virtualisierten Umgebungen laufen, die vom Lizenzbestand nicht abgedeckt sind.

 2. Weniger Software Asset Management

Auch weniger Software Asset Management kann zu Software Audits bzw. zu Problemen in Audits führen. Mitarbeiter versuchen aus dem Home Office heraus das unter den Umständen Bestmögliche zu gewährleisten, aber nicht immer ist dies auch uneingeschränkt möglich. Weniger Abstimmung und vielleicht auch durch Krankheit ausfallende Kollegen führen zu weniger SAM. Leicht treten in dynamischen Situationen wie diesen Fehler auf, die am Ende teuer werden können. Erfahren die Software Lizenzmanager vielleicht zu spät von Maßnahmen der DBAs (siehe Punkt 1.), können sie nicht die vertragskonforme Lizenzierung sicherstellen. Hersteller werden das zum Thema machen – nicht heute, aber morgen.

 3. Keine oder zu wenige Software-Investitionen

Geld auf den Tisch zu legen und dann wieder zurück zu nehmen, war schon immer ein starker Auslöser für Audits. Gerade jetzt verschieben Unternehmen Investitionen in die Zukunft oder suchen ihr Glück in kostenfreier Freeware. Doch auch die Sales-Mitarbeiter der Software Hersteller müssen Ihre Vertriebsquoten erfüllen und werden den Druck erhöhen. Wenn dies nicht hilft, bleibt manchmal auch das Mittel eines Software Audits oder die Aufforderung der Hersteller ein freiwilliges True-Up zu durchlaufen, was im Kern nichts anderes ist als ein Software Audit. Die gleichen Personen gehen hier mit den gleichen Mitteln ans Werk.

 4. Keine Verlängerung von Verträgen

Werden Verträge vom Kunden nicht verlängert, bedeutet es einen tiefen Eingriff in die Finanzstruktur der Software Hersteller. Supporteinnahmen müssen auf jeden Fall gesichert werden, denn hier wird auf Herstellerseite das große Geld verdient. Die Margen im Support liegen bei den Softwareriesen in der Regel bei deutlich über 90%. Wer Verträge nicht verlängert, sollte auf jeden Fall mit einem Software Audit in der Zukunft rechnen.

5. Mergers & Acquisitions, Divestitures

In den nächsten Wochen und Monaten wird es zu vielen Umorganisationen von Unternehmen kommen. Manche werden Unternehmensteile abstoßen, andere werden zukaufen und manche werden Insolvenz anmelden und aus der Zahlungsunfähigkeit heraus ganz oder teilweise übernommen werden. Dies führt zu erheblichen Auswirkungen auf die Lizenzierung und die Compliance der Unternehmen. Problematisch ist, dass Software Hersteller oft beide Seiten als Ihre Kunde kennen – den Käufer und das gekaufte Unternehmen. Sie erkennen dann anhand ihrer eigenen Unterlagen, dass die Verträge nicht zusammen passen können. Dann folgt ein Software Audit, welches auf einen konkreten Anfangsverdacht begründet ist und somit auch nach dem deutschen BGB zulässig wäre. AGB rechtlich begründete Abwehrversuche scheitern. Es entsteht eine schwierige Verteidigungsposition für Unternehmen. Aber auch die reine interne Umorganisation aus Kostengründen in Unternehmen kann eine veränderte Lizenzierung erfordern, auf die sofort reagiert werden muss. Viele Software Produkte tracken die Nutzung mit. Diese Daten werden später von den Auditoren abgerufen und können zum Verhängnis werden.

„Wir denken nicht, dass wir sofort mehr Audits auf dem Höhepunkt der Krise sehen werden. Ganz im Gegenteil hört man im Markt von Audits, die verschoben wurden. Doch in ein paar Wochen oder Monaten wird sich das ändern“, ist sich Markus Oberg, Chairman der Lighthouse Alliance, der Kundenallianz gegen Software Audits sicher. Unternehmen sollten sich trotz aller schwierigen Anforderungen auf kommende Audits vorbereiten.

Besonders leicht geht dies durch eine Mitgliedschaft in der Lighthouse Alliance. „Wir haben in den vergangenen Jahren über 300 Seiten Knowhow zusammengetragen. Nahezu jedes Software Audit lässt sich verhindern oder zumindest aus Kundensicht abmildern“, meint Oberg. Neben Playbooks zu einzelnen Herstellern, wie zum Beispiel, Oracle, IBM oder auch Microsoft, finden Mitglieder auf ihrer Online Plattform auch Muster-Antwortschreiben auf Audit-Aufforderungen der Hersteller oder auch fertige Musterverträge zur Durchführung von Software Audits.

„Wir nutzen die Strategie der Lighthouse Alliance im Falle eines Audits und haben damit sehr gute Erfahrungen gemacht. Voraussetzung ist natürlich, dass das Verfahren auch von der Führungsebene getragen wird, das ist bei uns der Fall“, weiss der Leiter des Lizenzmanagements eines DAX-Energie-Konzerns zu berichten. „Die Lighthouse Alliance gibt einem Sicherheit in panischen Auditsituationen“, sagt der IT-Service Manager bei einem großen Bekleidungsunternehmen. Besonders die starke Gemeinschaft der Mitglieder untereinander, die sich gegenseitig coachen, wird als starker Vorteil in Software Audit-Situationen gesehen. Der Referent für IT-Systemarchitektur einer Berufsgenossenschaft meint dazu: „Die gemeinsam entwickelten Strategien lassen mich gelassener dem nächsten Audit gegenübertreten“.

Interessierte Unternehmen können über die Website der Lighthouse Alliance (www.lighthouse-alliance.com) Kontakt zu Chairman Markus Oberg aufnehmen und sich unverbindlich über eine Mitgliedschaft informieren. Das nächste Software Audit kommt bestimmt, wenn die Krise zum Teil überstanden ist.

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JAVA Subscription – Oracle setzt Kunden Pistole auf die Brust

JAVA Subscription – Oracle setzt Kunden Pistole auf die Brust

Softwaregigant Oracle ist im Markt immer wieder für eine Überraschung gut und sorgt mit einer neuen Entscheidung wieder für eine Menge Unruhe unter CIOs und Software Lizenzmanagern. Im vorletzten Jahr wurde bekannt gegeben, dass der Support für JAVA ab der Version 11 nicht mehr kostenfrei angeboten wird. Ein Schock für die Branche, da sich die Unternehmen nun wesentlichen Preissteigerungen gegenüber sahen. Doch nun folgt ein weiterer Schachstreich von Oracle:

  • Java Subscription ist nur noch über Oracle zu beziehen
  • Es werden vorrangig 3-Jahres-Verträge angeboten

Oracle setzt seinen Kunden nun die Pistole auf die Brust, indem man alle Reseller von Oracle Software die Rechte entzog Java Subscription anzubieten. Diese kann in der Zukunft nur noch beim Hersteller Oracle selbst bezogen werden. „Dieser Schritt stößt einige Oracle-Kunden vor den Kopf“, meint Christian Grave, Geschäftsführender Gesellschafter der ProLicense GmbH und Experte für die JAVA Lizenzierung und JAVA Subscription. „Viele Kunden sind es gewohnt, stets bei ihrem Händler des Vertrauens ihre Software zu beziehen. Das ist nun nicht mehr möglich“, ergänzt Grave. Was Oracle dazu veranlasste diesen Schritt zu gehen, darüber kann man nur spekulieren. Viele Oracle Kunden sind über die Einführung der kostenpflichtigen JAVA Subscription verärgert und planen den aktiven Umstieg auf Software-Alternativen wie zum Beispiel das kostenfreie Open JDK. Reseller, die in der Regel auch Beratungsleistungen für Kunden erbringen, helfen ihrem Kunden wahrscheinlich lieber bei solchen Projekten und erzielen Einnahmen durch Beratungsleistungen als auf JAVA zu bestehen. Sie wollen ihre Kunden nicht unter Druck zu setzen und diese womöglich verlieren. „Möglich, dass Oracle hier die Kette durchbrechen will, um mit jedem Kunden selbst zu sprechen und zu verhandeln“, so Grave weiter.

Will Oracle seine Kunden blockieren?

Darüber hinaus sollen nur noch 3-Jahres-Verträge für JAVA Subscription angeboten werden. Auch dies scheint ein Versuch zu sein, die Kunden wenigstens für diesen Zeitraum zu blocken und einen Umstieg auf andere Produkte zu unterbinden. „Wer noch nicht auf kostenfreie Produkte umgestiegen ist, wird es auch nicht in den nächsten drei Jahren tun, wenn er sich für diesen Zeitraum verpflichten musste“, erläutert Grave, der Kunden dabei unterstützt die JAVA Subscription zum minimalen Kosten mit Oracle zu verhandeln. „Wichtig ist, dass Kunden sich erstmal darüber im Klaren sind, wofür sie eigentlich Java Subscription benötigen“, erklärt Sören Reimers, Rechtsanwalt und ebenfalls Geschäftsführer der ProLicense GmbH. Bei einigen Software-Produktion ist JAVA bereits inklusive und wird über eine Gebühr unter den Softwareherstellern beglichen. Bei anderen Lösungen muss sich der Kunde selbst darum kümmern.

„Wir unterstützen Oracle-Kunden dabei, schnell festzustellen, was an JAVA Subscription wirklich gebraucht wird und verhandeln dann mit Oracle den besten Preis“, so Reimers. Die Oracle-Experten von ProLicense sind seit 2009 auf die unabhängige Oracle Lizenzberatung spezialisiert und haben davor über neun Jahre beim Hersteller selbst gearbeitet. „Wir haben unzählige Verhandlungen mit Oracle geführt und kennen alle Stellschrauben“, verdeutlicht Grave. Kunden, die gezwungen sind, eine JAVA Subscription abzuschließen, sollten jede Möglichkeit nutzen, sich nicht in ihrer Flexibilität blockieren zu lassen. Die unabhängigen Berater von ProLicense unterstützen sie dabei.

Bald auch JAVA Audits?

Manch einer fragt sich, was dann wohl als nächstes folgt. Markus Oberg, Chairman der Lighthouse Alliance (www.lighthouse-alliance.com), der Kunden-Allianz gegen Software Audits, hat eine mögliche Antwort parat. „Nahezu jeder Hersteller nutzt Software Audits um weitere Lizenzumsätze mit seinen Kunden zu generieren. Auch bei JAVA ist dies in Zukunft denkbar“, so Oberg. „Auch mit Blick auf mögliche JAVA Audits in der Zukunft sollten Kunden sich sicher sein, ob sie ausreichend JAVA Subscription vereinbart haben, um nicht in die nächste Kostenfalle zu tappen“, so Oberg weiter.

Über die Website von ProLicense können Kunden Kontakt zu den JAVA Spezialisten aufnehmen und sich über eine unabhängige Beratung informieren:

www.prolicense.com

 

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IBM Audit – Whitepaper mit Expertenwissen!

IBM Audit – Whitepaper mit Expertenwissen!

Wie viele andere Hersteller nutzt auch Software-Gigant IBM die ungeliebten Software Audits, um zusätzliche Lizenzeinnahmen zu generieren. Bei Erhalt des sogenannten Audit-Letters fragen sich viele Software Lizenzmanager und CIOs, was nun auf sie zukommt. Die Furcht vor Lizenznachforderungen in Millionenhöhe bei einem IBM Audit (auch IBM Lizenzaudit genannt) ist groß. Die Experten der Lighthouse Alliance haben ein Whitepaper erstellt, das umfassend über den Ablauf eines IBM Audits und über häufige Lizenzfallen informiert.

Kunden-Allianz gegen Software Audits 

Die Lighthouse Alliance ist ein Zusammenschluss von UWhitepapernternehmen gegen rein umsatzgetriebene Software Lizenzaudits. Mittlerweile haben sich über 30 Unternehmen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz zusammengeschlossen und teilen ihre Erfahrungen in Sachen Software Audits und Cloud Management. Mehr als 300 Seiten Knowhow sind dabei in den vergangenen drei Jahren zusammen gekommen. „In unseren Dokumenten stecken die Erfahrungen unzähliger Software Audits“, so Markus Oberg, Chairman der Lighthouse Alliance.

Weitere Playbooks zu Audits von Oracle, SAP und Microsoft

Neben dem neuen Whitepaper zu IBM Audits, liegen bei der Lighthouse Alliance bereits weitere sogenannte „Vendor-Playbooks“ vor. „Wir haben in der Vergangenheit schon Whitepaper zu Oracle, SAP und Microsoft erstellt. Dieses Jahr folgen neben dem neuen Playbook zu IBM Audits noch Dokumente zu den Herstellern VMware und Autodesk“, so Oberg weiter. Neben diesen Vendor-Playbooks stehen den Mitgliedern noch viele weitere hilfreiche Dokumente zur Verfügung, wie zum Beispiel Muster-Antwortschreiben für Audit-Letter, spezielle NDAs oder auch Musterverträge zur Durchführung von Software Audits – sogenannte Software Audit Execution Agreements. Jedes Mitglied kann online auf alle Dokumente zugreifen. „Zudem entwickeln wir uns ständig weiter. Mit jedem Software Audit, das unsere Mitglieder erleben, fließen neue Erfahrungen ein und wir verbessern unsere Schwarmintelligenz“, erläutert Oberg.

Regelmäßige Experten-Treffen

Die Mitglieder der Lighthouse Alliance treffen sich zum regelmäßigen Austausch. Auf dem nächsten Treffen im Raum Frankfurt wird das neue Playbook zu IBM Audits den Mitgliedern vorgestellt. „Auf unseren Treffen tauschen mehr als 40 Experten ihre Erfahrungen aus. Dies sind nicht nur Software Lizenzmanager, sondern auch Rechtsanwälte, Einkäufer und andere IT-Experten der Mitgliedsunternehmen. „Wir haben in der Vergangenheit gesehen, dass eigentlich immer etwas geht. Nahezu jedes Software Audits kann mit der richtigen Strategie abgemildert werden. Oft schaffen es unsere Mitglieder auch, Software Audits ganz zu verhindern“, erklärt Oberg weiter.

Abwehr von Lizenzierungs-Policies

Neben dem Whitepaper zum IBM Audit und der detaillierten Analyse der IBM Audit-Klausel werden viele weitere spannende Themen diskutiert. Konkret geht es zum Beispiel um Abwehrmöglichkeiten von Lizenzierungs-Richtlinien, die nicht Vertragsbestandteil sind. Fast alle Hersteller berufen sich im Software Audit auf vertragsergänzende Policies wenn es um die korrekte Lizenzierung geht. „Fraglich ist, was eigentlich zum Vertrag gehört und woran sich der Kunde überhaupt halten muss“, meint Oberg.

Schwarmintelligenz selbst erfahren

Interessierte Unternehmen können über die Website der Lighthouse Alliance (www.lighthouse-alliance.com) Kontakt zu Chairman Markus Oberg aufnehmen. „Wir freuen uns sehr über neue Mitglieder, da auf diese Weise immer mehr neue Erfahrungen in unseren Datenschatz einfließen. Unser Ziel ist es, rein umsatzgetriebe Software Audits vom Markt zu verdrängen“, so Oberg weiter. Die Vorteile für Unternehmen liegen auf der Hand. Auf der einen Seite werden Beraterkosten drastisch reduziert und auf der anderen Seite Lizenznachforderungen im Software Audit möglichst vermieden. Das Optimum an Kostenersparnis wird erreicht, wenn Software Audits mit der richtigen Abwehrstrategie gar nicht erst stattfinden – Schwarmintelligenz macht es möglich.

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Noch mehr Software Audits durch Cloud?

Noch mehr Software Audits durch Cloud?

Eigentlich dachten CIOs und Software Lizenzmanager, dass das ungeliebte Thema der Software Audits nachlassen würde, doch das Gegenteil ist der Fall. Der Grund für noch mehr Software Audits liegt ausgerechnet in der immer stärker werdenden Cloud-Nutzung. Genau dadurch hatten sich CIOs eigentlich Entlastung erhofft. Der Grund der vermehrten Software Audits ist in den unterschiedlichen Angeboten zu suchen. Kunden nutzen eben nicht nur SaaS (Software as a Service), sondern sehr stark auch IaaS (Infrastructure as a Service).  Das CIO-Magazin teilte jüngst auf seiner Website mit, dass eine Untersuchung ergab, dass 93% der befragten CIOs sich Sorgen wegen Software Audits im IaaS-Umfeld machen. [1]

Software Audits in IaaS-Umgebungen

Zunächst bietet IaaS den Kunden einige Vorteile. Indem man Recheninfrastruktur mietet, werden beispielsweise einmalige Anwendungen bezahlbar, Belastungsspitzen können abgefangen werden, plötzliches Wachstum ist ohne Probleme möglich und brachliegende Kapazitäten können sofort wieder freigegeben werden. Zudem muss für selten benötigte Anwendungen nicht extra eine Infrastruktur vorgehalten werden. Doch so interessant das Thema IaaS auf der technischen Seite ist, so unangenehm kann es bei Lizenzierungsfragen sein. Der Anbieter der Infrastruktur ist nicht für die Lizenzierung zuständig. Hierfür muss der Kunde gerade stehen. Genau diese Schnittstelle wird in immer mehr Software Audits von den Herstellern geprüft.

Probleme durch Richtlinien und Policies

Amazon Web Services (AWS) ist der größte Anbieter im Bereich IaaS mit Produkten wie EC2 für Rechenleistung oder S3 für Speicher. Schaut man sich beispielsweise den Betrieb von Oracle Software in einer IaaS-Umgebung bei Amazon Web Services an, wird schnell klar, wie groß die Probleme werden können. AWS verweist auf seiner Internetseite darauf, dass der Kunde für die Lizenzierung zuständig ist. Oracle hält hierfür ein eigenes Dokument bereit – „Licensing Oracle Software in the Cloud Computing Environment“ (https://www.oracle.com/assets/cloud-licensing-070579.pdf). Für Kunden bedeutet es, dass zum Beispiel die sogenannte Oracle Core Factor-Tabelle nicht mehr gilt. Aus der Lizenzsicht wird es also in den meisten Fällen doppelt so teuer, da bei den meisten Prozessoren nun doppelt so viele Lizenzen bereitgestellt werden müssen. Die meisten Hersteller halten ähnliche Lizenzierungsdokumente für die Kunden bereit. Aus Sicht der Software Asset Manager wird es immer komplizierter, da sich Metriken ändern. Ein weiteres Problem ist, dass Kunden teilweise massiv von Hardware-Umstellungen auf Seiten des Hosters betroffen sind. Erfolgt hier keine Meldung an den Kunden, bzw. setzt dieser die nötigen Anpassungen an die Lizenzierung nicht soft um, kann es in Audits unerwartet teuer werden. Selbst wenn der Hoster die Kunden in Kenntnis setzen, ist der Kunde meist in einer schwachen Verhandlungsposition und muss entsprechend seinen Lizenzbestand aufstocken. Hier ist es also bedeutend, dass mit dem Hoster/Cloud-Anbieter eindeutige Vereinbarungen bzgl. Umstellungen der Infrastruktur getroffen werden.

Software Audit-Schwarmintelligenz der Lighthouse Alliance

Bereits seit Ende 2016 haben sich Unternehmen in der Lighthouse Alliance zusammengeschlossen, um sich gegen rein umsatzgetriebene Software Audits durch die Hersteller zu wehren. „Wir haben mit einer Handvoll Unternehmen angefangen und wollten all unsere Erfahrungen zu Software Audits aufschreiben und miteinander teilen“, so Markus Oberg, Chairman der Lighthouse Alliance. „Wir saßen damals vor einem weißen Blatt Papier und haben bis heute über 300 Seiten zusammengeschrieben. In unseren Whitepapers steckt das Wissen unzähliger Software Audits“, so Oberg weiter. Bis heute ist die Gemeinschaft auf über 30 Unternehmen angewachsen, darunter gehobener Mittelstand, Öffentliche Auftraggeber und einige DAX-/MDAX-Konzerne sowie andere große Unternehmen aus Österreich und der Schweiz. Zusammen erzielen sie einen Jahresumsatz von mehr als 700 Milliarden €. Nahezu alle Wirtschaftsbereiche sind vertreten:

  • Automobil
  • Dienstleistung
  • Energie
  • Bank/Versicherung
  • Gesundheit
  • Industrie
  • Medien
  • Pharma
  • Telekommunikation
  • Textil und Handel
  • Öffentliche Auftraggeber

Auf den Treffen der Lighthouse Alliance tauschen mittlerweile 43 Manager aus den Unternehmensbereichen Software Asset Management, Einkauf und Recht, ihre Erfahrungen zum Thema Software Audits aus. Die Datenbank der Lighthouse Alliance enthält neben Whitepapern über Audits einschlägiger Vendoren auch Musterbriefe, Musterverträge und viele andere nützliche Dokumente, wie rechtliche Bewertungen zu einzelnen Fragestellungen. Beispielsweise hat die Lighthouse Alliance auch eine rechtliche Bewertung zu dem oben genannten Thema der sogenannten Lizenzierungsrichtlinien bzw. Policies in Auftrag gegeben. „Zwar kommt es immer auf den Einzelfall an, aber man kann sehen, dass oft erhebliche Zweifel an der rechtlich wirksamen Einbeziehung der Policies angebracht sind“, berichtet Oberg weiter. Mit dieser Schwarmintelligenz sehen sich die Mitglieder der Lighthouse Alliance für kommende Audits bestens aufgestellt. Bisher konnten in nahezu allen Fällen Software Audits abgemildert oder sogar ganz verhindert werden.

Weitere Gründe für mehr Software Audits durch den Trend in die Cloud sind, dass Kunden aus Sicht der Hersteller den Weg in die Cloud bzw. zu IaaS oder PaaS-Angeboten noch nicht gefolgt sind und quasi durch Software Audits zu ihrem Glück gezwungen werden sollen. „Die Angebote der Hersteller zu einer im Software Audit festgestellten Unterlizenzierung sind fast immer Cloud-Angebote“, so Oberg weiter. Auf der anderen Seite hat der Kunde manchmal aus Sicht der auditierenden Hersteller die „falsche“ Cloud gekauft, also das Konkurrenzangebot. Dann möchte man auch gern ein Stück vom Kuchen. Für manche Hersteller scheint das Software Audits ein probates Mittel zu sein. Leider behalten sie recht in ihrer Einschätzung, da Unternehmen jährlich einen hohen durch Audits getriggerten Betrag für Software und Cloud Credits ausgeben. Diese Einnahmequelle werden sich die Hersteller sicher nicht nehmen lassen wollen.

Kurzfristig mehr Software Audits

Die Zeit der Software Audits ist noch lange nicht vorbei – ganz im Gegenteil. Die Nutzung von Services wie IaaS und PaaS führen kurzfristig zu noch mehr Software Audits. Unternehmen können sich jedoch gut darauf vorbereiten und die Schwarmintelligenz der Lighthouse Alliance nutzen, um sich zur Wehr zu setzen. Interessierte IT-Manager können über die Website der Lighthouse Alliance direkt Kontakt zu Chairman Markus Oberg aufnehmen, um ebenfalls an der Gemeinschaft teilzunehmen:

www.lighthouse-alliance.com

[1] Vgl. www.CIO.de; „CIOs fürchten Audits und Kontrollverlust“; 16.12.2019

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Oracle Lizenzmanagement – Die Top3-Herausforderungen für 2020

Oracle Lizenzmanagement – Die Top3-Herausforderungen für 2020

Das Jahr neigt sich dem Ende und viele blicken bereits erwartungsvoll Richtung 2020. Besonders nach den letzten turbulenten Jahren fragen sich Software Asset Manager, was wohl im nächsten Jahr in Sachen Oracle Lizenzmanagement auf sie zukommt. „Im Kern kann man die Herausforderungen in 2020 auf drei Themenbereiche reduzieren“, so Oracle Lizenzspezialist Christian Grave, Geschäftsführer bei ProLicense und Experte für die JAVA-Lizenzierung.

Oracle Lizenzaudit, Policies und JAVA…

„Natürlich sehen wir auch andere spannende Themen – wie zum Beispiel relevante Kosteneinsparungen bei Oracle Spatial-Kunden, aber es sind die anderen Themen, die den Software Lizenzmanagern die Sorgenfalten auf die Stirn treiben wird“, meint Grave. Die Spezialisten für Oracle Lizenzberatung von ProLicense haben die drei Themen unter die Lupe genommen.

Oracle Lizenzaudits

Oracle Lizenzaudit (auch Oracle License Reviews oder schlicht Oracle Audits genannt) sind nicht wirklich etwas Neues. Oracle ist dafür im Markt bekannt – und teilweise gefürchtet. Manche Marktteilnehmer vermuteten, dass durch immer mehr Cloudnutzung in Zukunft die Zahl der Software Audits abnehmen werden. Dies ist jedoch noch nicht zu beobachten. „Gerade die Cloud ist einer der Haupttreiber für Oracle Lizenzaudits. Allgemein versuchen Hersteller durch Audits den Kunden in Ihre Cloud zu treiben, wenn er den Schritt nicht freiwillig gehen will“, erklärt Rechtsanwalt Sören Reimers, Experte für Oracle Audits. „Oder der Kunde hat aus Sicht eines Herstellers die falsche Cloud – also die des Konkurrenten – gekauft“, ergänzt Markus Oberg, Chairman der ITAM Rockstars (www.itam-rockstars.com) und der Lighthouse Alliance (www.lighthouse-alliance.com). Der Auditdruck auf die Unternehmen ist bis dato schon hoch, könnte aber in 2020 noch zunehmen. „Der Kosteneinspardruck auf die Unternehmen ist angesichts der erwarteten schlechteren wirtschaftlichen Lage hoch. Viele bauen Stellen ab, müssen den Gürtel enger schnallen und senken die Budgets“, erläutert Oberg. Wenn Kunden weniger Software einkaufen, können die Vertriebsmitarbeiter ihre Ziele nicht erreichen. Dies war schon in den  vergangenen Jahren einer der Hauptauslöser für Software Audits.

Policies und Richtlinien

Oracle konfrontiert seine Kunden mit einer ganzen Reihe an Dokumenten außerhalb des Vertrages zu bestimmten Themen der Oracle Lizenzierung. Oracle Kunden kennen diese „Policies“ aus den vergangenen Jahren vor allem im Hinblick auf das Thema Virtualisierung bzw. Partitionierung (https://www.oracle.com/assets/partitioning-070609.pdf). Doch in 2020 könnte ein ganz anderes Dokument in den Mittelpunkt rücken – es geht um die Lizenzierung von Oracle in der Cloud. Das Dokument „Licensing Oracle Software in the Cloud Computing Environment“ (https://www.oracle.com/assets/cloud-licensing-070579.pdf) wird Software Asset Managern das Leben in Zukunft schwer machen. „Wir sehen, dass Kunden immer mehr Richtung Cloud wandern und Oracle Umgebungen in Microsoft Azure ober bei AMAZON AWS betreiben“, berichtet Christian Grave. Die Herausforderung im Hinblick auf den Oracle Lizenzbestand ist vor allem, dass die allseits bekannte Oracle Core-Faktor-Tabelle (http://www.oracle.com/us/corporate/contracts/processor-core-factor-table-070634.pdf) nicht mehr gelten soll. „Dies bedeutet für Kunden, dass es in der Cloud doppelt so teuer wird, wenn sie Oracle Lizenzen beistellen“, so Oberg. „Der Wechsel zu Microsoft Azure oder AWS wird damit oft unattraktiv und Kunden bleiben bei der herkömmlichen Lizenzierung, wenn sie nicht in die Oracle Cloud wollen“, meint Grave weiter. Es ist jedoch äußerst fraglich, ob die Dokumente, also die von Oracle verbreiteten Richtlinien, wirksam in die Verträge eingebunden wurden. Kunden versuchen sich oft damit zu retten, dass sie die Dokumente ja nicht unterschrieben haben, jedoch ist die Realität komplexer. Oracle’s Haltung dazu ist recht klar. In dem Oracle Master Agreement, also den Oracle AGB (https://www.oracle.com/a/ocom/docs/lic-online-toma-de-deu-v040119.pdf), heisst es:

„…Sie sind damit einverstanden, dass der Rahmenvertrag und die durch schriftliche Inbezugnahme eingeschlossenen Angaben bzw. Informationen zum Rahmenvertrag (darunter auch Hinweise auf Angaben, die einer URL oder einschlägigen Oracle Richtlinien und Policies zu entnehmen sind) zusammen mit dem dazugehörigen Auftrag den gesamten Vertrag …darstellen…“

Die referenzierten Policies gehören also zum Vertrag und sind aus Sicht des Herstellers zu beachten. „Hier sind jedoch erhebliche Zweifel angebracht, ob diese Dokumente tatsächlich wirksam eingebracht wurden“, so Rechtsanwalt Reimers. Am Ende kommt es auf die Vertragshistorie und den jeweiligen Einzelfall an, ob Richtlinien gelten oder nicht. „Es ist zu erwarten, dass wir in 2020 hier einigen Wirbel um die Cloud-Policy erleben werden. Viele Kunden verpassen aber auch die Chance hier massiv zu sparen“, so Oracle-Experte Grave.

JAVA-Lizenzierung

Die JAVA-Lizenzierung war der große Paukenschlag in 2019. Auf einmal sahen sich die Unternehmen einem neuen Kostenblock gegenüber, da Oracle sich dazu entschieden hatte Updates und Patches zu monetarisieren und nicht mehr kostenfrei zur Verfügung zu stellen. Nahezu alle Kunden haben eine JAVA Subscription für ein bestimmtes Maß an Lizenzen unterzeichnet. Manche Großkunden ein sogenanntes UASA (Unlimited Annual Subscription Agreement), also eine Flatrate. „Man hat sich zunächst einmal freigekauft. Aber nun stehen die Unternehmen vor der Aufgabe, einmal genau zu überprüfen, wofür eigentlich eine Subscription abzuschließen ist“, erklärt Grave, Spezialist für die JAVA-Lizenzierung. Die Gefahr hier unnötig viel zu zahlen, ist für die Unternehmen sehr groß. „Die Frage ist zudem, wann wir die ersten JAVA Lizenzaudits sehen“, meint Oberg, Chairman der Lighthouse Alliance, der Kunden-Allianz gegen Software Audits. „Oracle hat bisher immer angefangen die Software von Unternehmenszukäufen früher oder später zum Audit-Thema zu machen. Dies war auch bei Siebel oder Hyperion zu beobachten. Vielleicht ist das bei JAVA im nächsten Jahr der Fall. Wir gehen davon aus und richten uns darauf ein unseren Mandanten auch hier helfen zu können “, sagt Rechtsanwalt Sören Reimers.

Zusammenfassend kann man festhalten, dass 2020 für Oracle Kunden ein durchaus anspruchsvolles Jahr werden könnte, da die Aufgaben recht komplex sind und der steigende Kostendruck auch in den IT-Abteilungen ankommt, die teilweise in der Vergangenheit recht üppige Budgets gewohnt waren. Interessierte Kunden, können über die Website von ProLicense Kontakt zu den Oracle Lizenzspezialisten aufnehmen:

www.prolicense.com

 

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