Firma doxx-on systems, Autor bei Software-Journal

Dokumentenmanagement und Prozessautomatisierung im Mittelstand – wo stehen Unternehmen wirklich?

Firma doxx-on systems — Wed, 22 Apr 2026 06:15:00 +0000

doxx-on systems war als Aussteller auf dem Zukunftstag Mittelstand 2026 in Berlin. Der Digitalisierungsbenchmark vor Ort zeigt: Viele Mittelständler liegen beim Digitalisierungsgrad deutlich unter dem Durchschnitt – besonders bei DMS Software, Prozessautomatisierung und Rechnungsfreigabe.

8.000 Unternehmerinnen und Unternehmer, hochrangige Gäste aus der Politik, drei Bühnen, über 100 Speaker – der Zukunftstag Mittelstand 2026 in der STATION Berlin war Deutschlands größter Mittelstands-Gipfel des Jahres. Das dominierende Thema: Digitalisierung, Dokumentenmanagement und Künstliche Intelligenz. Die doxx-on systems GmbH aus Ettlingen war als Aussteller vor Ort – gemeinsam mit Technologiepartner Starke + Reichert. Das Fazit nach einem intensiven Tag voller Gespräche mit Entscheidern aus dem Mittelstand: Der Bedarf an DMS Software und Prozessautomatisierung ist real, der Handlungsdruck hoch – und die Lücke zwischen Anspruch und Wirklichkeit größer als viele vermuten.

Was 8.000 Entscheider im Mittelstand wirklich bewegt

Der Zukunftstag Mittelstand ist kein Event für Theoretiker. Wer dort ausstellt, trifft Geschäftsführer, Verwaltungsleiter und IT-Verantwortliche, die konkrete Probleme mitbringen – und konkrete Antworten suchen. Genau das hat doxx-on systems erlebt.

Die Gesprächsthemen am Stand waren breit und kamen aus den unterschiedlichsten Branchen – von Logistik über Personaldienstleistung bis hin zu Verkehr und Industrie. Was sie alle verbunden hat: dieselben Kernprobleme. Drei Beispiele aus den Gesprächen machen deutlich, wie konkret der Handlungsbedarf im Mittelstand ist.

Beispiel 1 – Verkehr und Eisenbahn: Einzelne Mitarbeiter verwalten bis zu 40 verschiedene Dokumente parallel – Versionsmanagement, Aktualitätsprüfung, Vollständigkeitskontrolle – ohne strukturiertes Dokumentenmanagementsystem..

Beispiel 2 Logistik / Spedition: Ein klassischer Medienbruch kostet täglich Zeit und Geld. Aufträge entstehen in System A, landen als PDF, werden ausgedruckt und manuell in System B erfasst – weil eine Schnittstelle fehlt oder nie umgesetzt wurde. Prozessautomatisierung und Systemintegration sind hier der entscheidende Hebel.

Beispiel 3 Personaldienstleistung: Unternehmen suchen nach DMS Software, die nicht nur Dokumente ablegt, sondern auf Knopfdruck relevante Informationen zu aktuellen und ehemaligen Mitarbeitenden liefert – inklusive KI-gestützter Dokumentenauswertung. Bestehende Tools sind im Einsatz, aber nicht zufriedenstellend.

Branchenübergreifend war die automatisierte Rechnungsverarbeitung das meistgenannte Thema: Eingangsrechnungen werden noch immer ausgedruckt, manuell geprüft und per E-Mail weitergeleitet – mit allen Risiken für Fristen, Fehler und Liquidität.

„Was uns auf dem Zukunftstag Mittelstand beeindruckt hat, war nicht das Interesse an Digitalisierung – das ist längst vorhanden. Was uns beeindruckt hat, war die Konkretheit der Probleme. Die Unternehmen wissen genau, wo es hakt. Was ihnen fehlt, ist ein strukturierter Weg raus." — Ralf Göbel, Geschäftsführer, doxx-on systems GmbH

Digitalisierungsbenchmark live: Der Mittelstand liegt unter dem Durchschnitt

doxx-on systems hat auf dem Zukunftstag Mittelstand 2026 einen Digitalisierungsbenchmark direkt vor Ort mit Besuchern durchgeführt – mit klaren Ergebnissen.

Der durchschnittliche Digitalisierungsgrad mittelständischer Unternehmen in Deutschland liegt laut Studien von KfW und Bitkom bei rund 52 von 100 Punkten. Die Unternehmen, die den Benchmark am Stand ausgefüllt haben, lagen mehrheitlich darunter. Ein repräsentatives Beispiel aus der Praxis: 36 von 100 Punkten – Einstufung „Teilweise digitalisiert". Die größten Schwachstellen: digitale Workflows und Checklisten (0 von 10 Punkten), E-Mail-Management (0 von 10 Punkten) und Eingangsrechnungsverarbeitung (3 von 10 Punkten).

Das sind keine Ausreißer – das ist der Alltag vieler mittelständischer Unternehmen in Deutschland.

Was das konkret bedeutet: Unternehmen mit einem Digitalisierungsgrad unter 60 Punkten verlieren im Schnitt 15 bis 25 Prozent ihrer produktiven Arbeitszeit durch manuelle, nicht automatisierte Prozesse. Die größten Hebel für Prozessautomatisierung im Mittelstand liegen dabei fast immer an denselben Stellen: Rechnungsverarbeitung, Dokumentenmanagement und digitale Workflows.

DMS Software und Prozessautomatisierung: Kein Großprojekt, sondern klare Phasen

Was doxx-on systems vom Zukunftstag Mittelstand 2026 mitnimmt, ist eine klare Botschaft: Der Wille zur Digitalisierung ist vorhanden. Was fehlt, ist der strukturierte Einstieg.

Viele mittelständische Unternehmen haben bereits einzelne digitale Lösungen im Einsatz – aber keine durchgängigen Prozesse. Tools existieren nebeneinander statt miteinander. Das Ergebnis: Medienbrüche, Doppelarbeit, verlorene Zeit. Die gute Nachricht: Mit dem richtigen Dokumentenmanagementsystem und gezielter Prozessautomatisierung lassen sich die größten Effizienzgewinne oft in wenigen Wochen realisieren – ohne Großprojekt, ohne monatelange Einführungsphase.

Bewährt hat sich dabei ein Vorgehen in vier Phasen: In den ersten Wochen stehen Quick Wins im Fokus – digitaler Posteingang, E-Mail-Archivierung. Danach folgen Kernprozesse wie Rechnungs- und Vertragsmanagement. In Phase drei werden Workflows automatisiert und bestehende Systeme integriert. Phase vier schließlich schafft vollständige mobile Verfügbarkeit und kontinuierliche Optimierung.

Über doxx-on systems GmbH

Die doxx-on systems GmbH aus Ettlingen ist Digitalisierungspartner für mittelständische Unternehmen bundesweit. Als Spezialist für Dokumentenmanagementsysteme, DMS Software, Workflow-Automatisierung und Prozessautomatisierung im Mittelstand begleitet doxx-on systems Unternehmen von der Analyse bis zur Umsetzung – praxisnah, verständlich und individuell abgestimmt. Technologiepartner ist Starke + Reichert mit dem Starke-DMS®.

Weitere Informationen: www.doxx-on.de

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Über die doxx-on systems GmbH

Effizient, automatisiert und zukunftssicher – dafür stehen die Digitalisierungslösungen der doxx-on systems GmbH.

Die doxx-on systems GmbH ist Digitalisierungspartner für mittelständische Unternehmen bundesweit und entwickelt sowie implementiert Lösungen zur Optimierung von Geschäftsprozessen. Als Spezialist für Dokumentenmanagementsysteme, Workflow-Automatisierung und digitale Prozessstrukturen unterstützt doxx-on systems Organisationen dabei, papierbasierte Abläufe zu reduzieren oder vollständig digital abzubilden.

Mit individuell abgestimmten Digitalisierungskonzepten ermöglicht das Unternehmen effizientere Arbeitsprozesse, eine ressourcenschonende Organisation sowie nachhaltige Entlastung von Teams. Ziel ist es, Unternehmen dabei zu unterstützen, Zeit zu gewinnen, Kosten zu senken und ihre Wettbewerbsfähigkeit langfristig zu sichern. Weitere Informationen unter www.doxx-on.de
.

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Schönblick 38
76275 Ettlingen
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Von papierbasierten Abläufen zu digitalen Prozessen: MAX Power Products optimiert seine Dokumentenorganisation

Firma doxx-on systems — Wed, 01 Apr 2026 06:00:00 +0000

In vielen Unternehmen dominieren noch immer papierbasierte Abläufe, manuelle Freigaben und dezentral abgelegte Informationen.

Auch bei der MAX Power Products GmbH & Co. KG, einem Unternehmen aus dem Bereich Energiespeicher und Konsumgüter, zeigte sich, wie stark solche Strukturen den Arbeitsalltag ausbremsen können.

Ausgangssituation: Hoher Suchaufwand, manuelle Abläufe, wenig Transparenz

Vor der Digitalisierung waren wichtige Dokumente an unterschiedlichen Orten gespeichert – teils digital, teils in Papierform. Informationen mussten aufwendig gesucht werden, Freigaben erfolgten manuell und Prozesse waren nur eingeschränkt nachvollziehbar.

Im Alltag bedeutete das:

hoher Zeitaufwand bei der Dokumentensuche
verzögerte Freigaben
fehlende Transparenz in Abläufen
hoher Abstimmungsbedarf zwischen Abteilungen

Mit wachsendem Geschäftsvolumen wurde deutlich: Diese Arbeitsweise war weder effizient noch zukunftsfähig.

Lösung: Klare Strukturen mit Starke-DMS® und digitalen Workflows

Gemeinsam mit der doxx-on systems GmbH wurde eine Lösung entwickelt, um die Dokumentenprozesse strukturiert zu digitalisieren und Arbeitsabläufe nachhaltig zu verbessern.

Zum Einsatz kam das Dokumentenmanagementsystem Starke-DMS®, das eine zentrale und revisionssichere Ablage aller relevanten Dokumente ermöglicht. Ergänzt wurde die Lösung durch automatisierte Workflows, um wiederkehrende Abläufe zu standardisieren und Freigaben deutlich zu beschleunigen.

Damit entstand eine neue Grundlage für das tägliche Arbeiten: Dokumente zentral verfügbar, Prozesse klar definiert, Informationen jederzeit nachvollziehbar.

Ergebnis: Weg vom Papier – hin zu einer neuen Arbeitsweise

Die Einführung digitaler Dokumentenprozesse hat bei MAX Power Products nicht nur einzelne Abläufe verbessert, sondern die tägliche Arbeitsweise spürbar verändert.

Heute profitiert das Unternehmen von:

100 % papierlosen Dokumentenprozessen
zentralem Zugriff auf relevante Informationen
deutlich kürzeren Suchzeiten
schnelleren und transparenten Freigaben
klaren Zuständigkeiten
ortsunabhängigem Zugriff auf Dokumente und Prozesse

Statt Informationen in Ordnern, E-Mails oder auf verschiedenen Laufwerken zu suchen, stehen Dokumente heute zentral und strukturiert zur Verfügung. Das schafft nicht nur Effizienz, sondern auch deutlich mehr Transparenz im Arbeitsalltag.

Zitat

„Es hat unsere Arbeitsweise und Firmenkultur komplett verändert– wir arbeiten heute viel strukturierter, transparenter und effizienter.“– Anne Bertels, Projektverantwortliche Digitalisierung bei MAX Power Products GmbH & Co. KG.

Fazit: Digitalisierung verändert nicht nur Prozesse, sondern Zusammenarbeit

Die Success Story von MAX Power Products zeigt, dass strukturierte Dokumentenprozesse weit mehr sind als ein IT-Thema. Sie verändern Abläufe, schaffen Verbindlichkeit und machen Unternehmen effizienter und flexibler.

Durch die Kombination aus Starke-DMS®, klaren Prozessstrukturen und automatisierten Workflows konnte MAX Power Products die Grundlage für eine moderne, papierarme und ortsunabhängige Arbeitsweise schaffen.

Digitalisierung live erleben: Zukunftstag Mittelstand 2026

Wie digitale Dokumentenprozesse in der Praxis umgesetzt werden können, präsentiert die doxx-on systems GmbH gemeinsam mit Starke + Reichert auf dem Zukunftstag Mittelstand 2026 in Berlin. Besuchen Sie uns am Stand B12.

Details zum Zukunftstag Mittelstand 2026 sowie zum Messeprogramm sind abrufbar unter:

https://zukunftstag-mittelstand.de/de

Persönlichen Beratungstermin vereinbaren:

https://messetermin.doxx-on.de/

Die vollständige Success Story finden Sie unter:

https://doxx-on.de/fallstudie-max-power-products/

Weitere Informationen zu MAX Power Products GmbH & Co. KG finden Sie unter:

https://www.mp-products.de/

Über die doxx-on systems GmbH

Effizient, automatisiert und zukunftssicher – dafür stehen die Digitalisierungslösungen der doxx-on systems GmbH.

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Wie Unternehmen ihre Geschäftsprozesse nachhaltig digitalisieren

Firma doxx-on systems — Thu, 12 Mar 2026 07:00:00 +0000

Digitale Geschäftsprozesse gewinnen im Mittelstand zunehmend an Bedeutung. Viele Unternehmen arbeiten jedoch weiterhin mit papierbasierten Dokumentenabläufen, manuellen Freigaben und dezentral abgelegten Informationen. Was im Arbeitsalltag oft noch „funktioniert“, verursacht bei genauerer Betrachtung erhebliche Effizienzverluste: Dokumente werden mehrfach abgelegt, Freigaben verzögern sich und wichtige Informationen sind nicht zentral verfügbar.

Im ersten Fachartikel dieser Reihe wurde deutlich, dass papierbasierte Prozesse Unternehmen im Tagesgeschäft ausbremsen. Dokumente werden nicht gefunden, Informationen liegen verteilt in E-Mails oder Ordnerstrukturen und wichtige Entscheidungen verzögern sich.

Dokumentenmanagementsysteme schaffen Struktur und Transparenz

Ein Dokumentenmanagementsystem bildet die Grundlage moderner digitaler Dokumentenprozesse. Lösungen wie das Starke-DMS®, das von doxx-on systems implementiert wird, ermöglichen es Unternehmen, Dokumente digital zu erfassen, zentral zu archivieren und strukturiert zu organisieren. Unternehmen profitieren dabei von klaren Dokumentenstrukturen, schnellen Suchfunktionen und einer revisionssicheren Archivierung.

Ein modernes Dokumentenmanagementsystem ermöglicht:

zentralen Zugriff auf Dokumente und Informationen
schnelle Dokumentensuche über intelligente Suchfunktionen
revisionssichere Archivierung wichtiger Unternehmensdokumente
transparente Dokumentenabläufe
strukturierte Dokumentenorganisation

Gerade im Mittelstand sorgt ein Dokumentenmanagementsystem für mehr Übersicht, bessere Informationsverfügbarkeit und effizientere Arbeitsprozesse.

Workflow-Automatisierung reduziert manuelle Prozessschritte

Neben der digitalen Archivierung spielt auch die Workflow-Automatisierung eine zentrale Rolle bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Viele administrative Abläufe bestehen aus wiederkehrenden Arbeitsschritten, beispielsweise bei Rechnungsfreigaben, Vertragsprüfungen oder Personalprozessen.

Ohne digitale Unterstützung werden diese Prozesse häufig manuell organisiert. Dokumente werden per E-Mail weitergeleitet oder physisch von Abteilung zu Abteilung weitergegeben.

Digitale Workflow-Systeme automatisieren solche Abläufe. Dokumente werden automatisch an zuständige Personen weitergeleitet, Bearbeitungsschritte werden dokumentiert und Freigaben erfolgen digital.

Unternehmen profitieren dadurch von:

schnelleren Entscheidungsprozessen
klar definierten Verantwortlichkeiten
höherer Prozessqualität
geringerer Fehleranfälligkeit
transparenteren Geschäftsprozessen

Digitale Prozessstrukturen schaffen Skalierbarkeit

Digitale Dokumentenprozesse sind nicht nur effizienter, sondern auch besser skalierbar. Während papierbasierte Abläufe stark von individuellen Arbeitsweisen abhängig sind, lassen sich digitale Prozesse standardisieren und standortübergreifend organisieren.

Unternehmen können dadurch:

Prozesse einfacher erweitern
neue Mitarbeiter schneller einarbeiten
Wissen strukturiert dokumentieren
gesetzliche Dokumentationspflichten besser erfüllen

Damit wird Digitalisierung zu einem wichtigen Erfolgsfaktor für Effizienz, Transparenz und Wettbewerbsfähigkeit im Mittelstand.

Digitalisierung live erleben: Zukunftstag Mittelstand 2026

Wie moderne Dokumentenprozesse und automatisierte Workflows konkret umgesetzt werden können, präsentieren doxx-on systems und der Technologiepartner Starke + Reichert auf dem Zukunftstag Mittelstand 2026 in Berlin. Dort erhalten Unternehmen Einblicke in digitale Dokumentenprozesse, Dokumentenmanagementsysteme wie Starke-DMS® sowie automatisierte Workflow-Lösungen für den Mittelstand.

Persönlichen Beratungstermin am Messestand vereinbaren

Unternehmen, die ihre Digitalisierungsprojekte bereits im Vorfeld besprechen möchten, können hier einen Termin für ein Gespräch mit den Digitalisierungsexperten von doxx-on systems & Starke + Reichert am Messestand buchen:
https://messetermin.doxx-on.de/

Weitere Informationen zu digitalen Dokumentenprozessen und Automatisierungsmöglichkeiten finden Sie unter:
https://www.doxx-on.de

Details zum Zukunftstag Mittelstand 2026 sowie zum Messeprogramm sind abrufbar unter:
https://zukunftstag-mittelstand.de/de

Über die doxx-on systems GmbH

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Digitalisierung im Mittelstand: Warum papierbasierte Prozesse Unternehmen ausbremsen

Firma doxx-on systems — Wed, 18 Feb 2026 07:15:00 +0000

Die Digitalisierung im Mittelstand ist längst kein Zukunftsthema mehr – sie ist zur wirtschaftlichen Notwendigkeit geworden. Dennoch arbeiten viele Unternehmen weiterhin mit papierbasierten Prozessen, manuellen Freigaben und dezentral abgelegten Dokumenten. Was im Alltag „funktioniert“, entpuppt sich bei genauerer Betrachtung als massiver Effizienzverlust.

Papierbasierte Prozesse: Unsichtbare Kosten im Tagesgeschäft

Typische Szenarien sind bekannt: Dokumente werden nicht gefunden, Rechnungen bleiben im Freigabeprozess liegen, Informationen befinden sich in E-Mail-Postfächern oder physischen Ordnern. Mitarbeitende investieren wertvolle Arbeitszeit in die Suche nach Unterlagen oder in manuelle Abstimmungen.

Diese papiergebundenen Abläufe führen zu:

mangelnder Prozessübersicht
Medienbrüchen zwischen Systemen
hoher Fehleranfälligkeit
verzögerter Rechnungsbearbeitung
fehlender Transparenz für Führungskräfte
erhöhtem Aufwand bei gesetzlichen Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten
Herausforderungen bei der Umsetzung von E-Rechnungsanforderungen
Risiken bei Datenschutz und Personalaktenverwaltung
erschwerter Vorbereitung auf elektronische Betriebsprüfungen (z. B. euBP)

Gerade im Mittelstand, wo Ressourcen gezielt eingesetzt werden müssen, entstehen dadurch vermeidbare Kosten und Produktivitätsverluste.

Fehlende Transparenz hemmt Wachstum und Skalierbarkeit

Ineffiziente Geschäftsprozesse sind nicht nur ein organisatorisches Problem – sie bremsen strategisches Wachstum. Ohne strukturierte Dokumentenablage und klar definierte Workflows fehlt die Grundlage für Skalierbarkeit.
Wenn Freigabeprozesse nicht nachvollziehbar sind oder Dokumente physisch zirkulieren, entstehen Engpässe. Entscheidungen verzögern sich, Verantwortlichkeiten sind unklar, und Prozessqualität wird vom individuellen Arbeitsstil abhängig.

Eine nachhaltige Digitalisierung im Mittelstand erfordert daher mehr als einzelne Softwarelösungen – sie benötigt strukturierte, digital abgebildete Prozessketten.

Dokumentenmanagementsysteme als Grundlage moderner Prozessorganisation

Hier setzen moderne Dokumentenmanagementsysteme an. Sie ermöglichen es, Dokumente zentral zu erfassen, digital zu archivieren und strukturierte Workflow-Automatisierung umzusetzen.
Das Dokumentenmanagementsystem Starke-DMS® bietet Unternehmen eine Technologieplattform, um dokumentenbasierte Geschäftsprozesse transparent, nachvollziehbar und effizient zu gestalten. In Kombination mit klar definierten Freigabe- und Prüfprozessen entsteht eine digitale Prozesslandschaft, die papierlose Prozesse unterstützt und Arbeitsabläufe beschleunigt.
Als Digitalisierungspartner begleitet die doxx-on systems GmbH mittelständische Unternehmen bei der Analyse bestehender Abläufe, der Strukturierung von Dokumentenprozessen und der Implementierung digitaler Workflow-Strukturen. Ziel ist es, Transparenz zu schaffen, Bearbeitungszeiten zu verkürzen und Teams nachhaltig zu entlasten.

Digitalisierung live erleben: Zukunftstag Mittelstand 2026

Wie moderne Dokumentenprozesse konkret aussehen können, präsentieren doxx-on systems und der Herstellerpartner Starke + Reichert gemeinsam auf dem Zukunftstag Mittelstand 2026 in Berlin. Dort werden praxisnahe Anwendungsszenarien rund um das Dokumentenmanagementsystem Starke-DMS® und automatisierte Workflow-Prozesse vorgestellt.

Der Messeauftritt bietet Entscheidern die Möglichkeit, konkrete Digitalisierungsansätze zu diskutieren und individuelle Potenziale zu identifizieren.

Weitere Informationen zu digitalen Dokumentenprozessen und Automatisierungsmöglichkeiten finden Sie unter:
https://www.doxx-on.de

Details zum Zukunftstag Mittelstand 2026 sowie zum Messeprogramm sind abrufbar unter:
https://zukunftstag-mittelstand.de/de

Über die doxx-on systems GmbH

Effizient, automatisiert und zukunftssicher – dafür stehen die Digitalisierungslösungen der doxx-on systems GmbH.

Die doxx-on systems GmbH ist Digitalisierungspartner für mittelständische Unternehmen bundesweit und entwickelt sowie implementiert Lösungen zur Optimierung von Geschäftsprozessen. Als Spezialist für Dokumentenmanagementsysteme, Workflow-Automatisierung und digitale Prozessstrukturen unterstützt doxx-on systems Unternehmen dabei, papierbasierte Abläufe zu reduzieren oder vollständig digital abzubilden.

Mit individuell abgestimmten Digitalisierungskonzepten ermöglicht das Unternehmen effizientere Arbeitsprozesse, eine ressourcenschonende Organisation sowie eine nachhaltige Entlastung von Teams. Ziel ist es, Unternehmen dabei zu unterstützen, Zeit zu gewinnen, Kosten zu senken und ihre Wettbewerbsfähigkeit langfristig zu sichern.

Bei der Umsetzung digitaler Dokumentenprozesse arbeitet doxx-on systems eng mit seinem Herstellerpartner Starke + Reichert zusammen. Zum Einsatz kommt dabei unter anderem das Dokumentenmanagementsystem Starke-DMS®, das Unternehmen bei der revisionssicheren Archivierung, Workflow-Automatisierung und Digitalisierung dokumentenbasierter Geschäftsprozesse unterstützt.

Gemeinsam präsentieren doxx-on systems und Starke + Reichert ihre Lösungen auf dem Zukunftstag Mittelstand 2026.

Weitere Informationen unter www.doxx-on.de

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