DocuScan mit Hauptsitz in Erftstadt bei Köln ist seit über 20 Jahren ein bedeutender IT-Dienstleister im Bereich Digitalisierung und hat sich mit sachkundigem Service und maßgeschneiderten Workflow-Automatisierungslösungen für mittelständische Unternehmen in ganz Deutschland einen Namen gemacht.

„Als wir von den Verkaufsabsichten von DocuScan erfuhren, wurde uns schnell klar, dass eine Übernahme nicht nur Mitarbeitende und Kunden des Unternehmens schützen würde. Dadurch würde sich uns auch die Möglichkeit bieten, Kompetenzen, Erfahrungen und Know-how beider Unternehmen zu vereinen und so weiterhin wegweisend bei der Verbesserung von Unternehmenseffizienz und Workflow-Automation zu sein,“ so Dr. Michael Berger, President von DocuWare.

Michael Bochmann, der auch bei DocuWare als Managing Director von DocuScan tätig sein wird, sagt: „Es ist von großem Nutzen, Teil von DocuWare zu werden. Mein Team und ich freuen uns darauf, unser Kernwissen in den globalen Wachstumsplan von DocuWare einzubringen, um Partner zu unterstützen und die zukünftige Produktentwicklung positiv zu beeinflussen.“

DocuScan befindet sich vollständig im Besitz von DocuWare und wird als unabhängige Einheit innerhalb von DocuWare agieren.

Die Nachfrage nach effizienten DMS-Lösungen ist in den letzten Jahren weiter angestiegen. Unternehmen erkennen zunehmend, dass die Verwaltung von Dokumenten und Informationen entscheidend für den Erfolg ihres Geschäfts ist. Dieser Trend spiegelt sich auch in den Geschäftsjahreszahlen von DocuWare wider. Der Anbieter von Lösungen für Dokumenten-Management und Workflow-Automation schloss das Geschäftsjahr 2022 äußerst erfolgreich ab. Mit seinem Netzwerk aus über 800 Partnern verzeichnet DocuWare ein Umsatzwachstum von insgesamt 21,5 % und über 3.000 Neukunden.

Der Cloud-Boom setzt sich fort

In den letzten Jahren haben Cloud-Technologien die Geschäftswelt revolutioniert und Unternehmen neue Möglichkeiten eröffnet, effizienter und flexibler zu arbeiten. Aufgrund der hohen Nachfrage nach Cloud-basierten Lösungen und kontinuierlichen Innovationen hat sich DocuWare bereits seit 2012 als führender Anbieter in diesem Bereich etabliert. Das Cloud-Geschäft ist im Geschäftsjahr 2022 für ein Umsatzwachstum von 47,4 % im Vergleich zum Vorjahr verantwortlich. Von den etwa 3.000 Neukunden haben sich rund 2.500 für die Cloud entschieden, was einem weltweiten Anstieg von 33 % entspricht. Mit Abschluss des Geschäftsjahres Ende März verzeichnete DocuWare 8.500 Cloud-Kunden.

Dr. Michael Berger, President der DocuWare Group, kommentiert: „Wir haben das Geschäftsjahr 2022 sehr erfolgreich abgeschlossen – sowohl in Bezug auf das Umsatz- als auch auf das Kundenwachstum. In Zukunft werden wir weiter an innovativen technologischen Lösungen arbeiten und dafür in der Produktentwicklung weitere personelle und finanzielle Ressourcen einsetzen. Um unsere Position als führendes Softwareunternehmen zur Unterstützung der digitalen Transformation von Unternehmen weltweit zu sichern, investieren wir in den kommenden drei Jahren 15 Millionen Euro zusätzlich.“

Die globale Reichweite von DocuWare wächst rasant. DocuWare Cloud wurde bisher an Unternehmen in 98 Ländern verkauft, der ECM-Anbieter betreibt vier globale Rechenzentren und die Benutzeroberfläche ist mittlerweile in 24 Sprachen verfügbar.

Organisatorische Veränderungen

Als Folge des anhaltenden Wachstums und der geplanten Investitionen in den kommenden Jahren hat DocuWare René Fischer zum neuen Vice President Product ernannt. Mit über 20 Jahren Erfahrung in der B2B-Softwarebranche (u.a. Sage GmbH und NEVARIS Bausoftware GmbH) ist René Fischer für die Verwaltung und Umsetzung der Produktentwicklungsstrategie des Unternehmens verantwortlich.

Was kommt: Version 7.8

Im zweiten Quartal dieses Geschäftsjahres bringt DocuWare die Version 7.8 auf den Markt. Weitere Details werden im Juni bekannt gegeben – zu den Neuerungen gehört eine verbesserte Nutzerfreundlichkeit der DocuWare App sowie eine vereinfachte Verbindung zu Microsoft Teams, wodurch das Teilen, Indexieren und Archivieren von Dokumenten innerhalb von Microsoft Teams möglich ist.

Die neue Zertifizierung NF552 reiht sich damit in eine Vielzahl von Auszeichnungen ein, die regelmäßig von unabhängigen Dritten vergeben werden. Nach der Zertifizierung SOC 2 Typ 2, die die Sicherheit für Cloud-Lösungen garantiert, und der GoBD-Zertifizierung, erhält DocuWare als erster DMS-Anbieter für seine Lösung die NF552-Zertifizierung.

In einer Zeit, in der die Digitalisierung allgegenwärtig ist, hat der Schutz personenbezogener Daten höchste Priorität. Seit 2018 regelt die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dem Gebiet der Europäischen Union. Jede öffentliche oder private Organisation, die personenbezogene Daten von EU-Bürgern erfasst und speichert, muss diese Verordnung einhalten – unabhängig davon, ob sie in der Europäischen Union ansässig ist oder nicht.

Max Ertl, President DocuWare Group, bestätigt: „Wir sind sehr stolz auf die neue Zertifizierung für unsere Dokumentenmanagement-Lösung. Sie unterstreicht die Qualität unserer Software und garantiert Transparenz sowie ein hohes Maß an Sicherheit. Damit unterstützen wir unsere Kunden dabei, Compliance-Anforderungen mit geringem Aufwand zu erfüllen. Dies ist ein nicht zu unterschätzender Vorteil in der heutigen Zeit. Unternehmen müssen mehr denn je sicherstellen, dass die von ihnen verarbeiteten und gespeicherten Daten innerhalb des gesetzlichen Rahmens sicher und vertraulich behandelt werden.“

So entsprechen die DocuWare Lösungen, sobald sie bei den Kunden konfiguriert wurden, dem Prinzip “Privacy by Design" und "Privacy by Default" unter anderem in Bezug auf:

• Sicherheit
• Integrität
• Verfügbarkeit der Daten
• Archivierung, Bereinigung und Aktualisierung der Daten
• Nachweis von Einwilligungen
• Information der Personen
• Minimierung der Daten

ECM-Lösungen sind gefragter denn je – das spiegelt sich auch bei DocuWare in den Zahlen zum Kunden- und Umsatzwachstum wider. Der Umsatz des Unternehmens ist im Geschäftsjahr 2021 (1. April 2021 bis 31. März 2022) um 24,7 Prozent gestiegen, während im gleichen Zeitraum 3.113 Unternehmen neu gewonnen werden konnten – das ist ein respektables Plus von 34,8 Prozent. Und der Trend geht weiter in Richtung Cloud-basierte Lösungen: Der Cloud-Umsatz ist um 50,5 Prozent und der On-Premises-Umsatz um 11,2 Prozent gestiegen. Ende März 2022 zählte DocuWare weltweit mehr als 6.500 Cloud-Kunden, zum 30.6.2022 waren es über 6.900.

Homeoffice hat die Nachfrage nach digitaler Transformation in die Höhe schnellen lassen. Und Cloud-Technologien haben die Geschäftsprozesse revolutioniert und somit sind Führungskräfte in allen Märkten offener als je zuvor für deren Einführung. Die Cloud steht für eine einfache Implementierung mit geringem Aufwand für die IT-Abteilungen, höchste Sicherheit und Stabilität. Diese Faktoren haben dazu beigetragen, dass die digitale Transformation weltweit schnell voranschreitet.

Nr. 4: Neues Rechenzentrum in APAC

DocuWare ist davon überzeugt, dass sich diese Entwicklung fortsetzen wird. Um den steigenden Anforderungen eines schnell wachsenden globalen Kundenstamms gerecht zu werden, hat das Unternehmen ein neues Rechenzentrum im asiatisch-pazifischen Raum (APAC) eröffnet. Bisher betrieb der ECM-Spezialist drei Rechenzentren: In Europa, den USA und Japan. Mit dem vierten Standort in Australien kann DocuWare nun auch die Speicher- und Compliance-Anforderungen seiner Kunden in der APAC-Region erfüllen.

„In den letzten zwei Jahren konnten wir in APAC 33 Prozent mehr Kunden gewinnen“, freut sich Geschäftsführer Dr. Michael Berger. „Die Cloud gewinnt auch in dieser Region an Bedeutung und die Zahl der hier ansässigen mittelständischen Unternehmen, die intelligente Technologien zur Automatisierung von Prozesse nutzen, steigt. Wir stellen unseren Kunden die Cloud-basierten Lösungen zur Verfügung, die sie in einem wettbewerbsintensiven Geschäftsumfeld benötigen.“

Ein ERP System wie SAP Business One (SAP B1) unterstützt auch kleineren Unternehmen dabei, ihre internen Prozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten. Durch die Verbindung mit DocuWare können jetzt auch Informationen und Anforderungen von außen sinnvoll integriert werden, die diese internen Prozesse beeinflussen.

So lassen sich alle ein- und ausgehenden Dokumente zentral archivieren und zu einem Geschäftsvorfall bündeln. Damit können berechtigte Mitarbeiter auf Knopfdruck alle Dokumente zu einem Vorgang direkt aus SAP B1 heraus aufrufen. Durch die Einbindung der Dokumente in Workflows werden die Geschäftsprozesse noch um ein Vielfaches beschleunigt.

Interessiert? Dann melden Sie sich für unser Gratis-Webinar an und erfahren Sie mehr über

• die Funktionalitäten der SAP Business One Schnittstelle,
• das Zusammenspiel von DocuWare und SAP B1 – veranschaulicht anhand eines klassischen Einkaufsprozesses,
• Ihre Vorteile durch die Integration.

Eventdatum: Donnerstag, 24. Februar 2022 13:30 – 14:30

Eventort: Online